A evolução tecnológica afetou o mercado de forma geral, e as rotinas de muitas empresas puderam ser automatizadas, como o controle de ponto digital, que passou até a oferecer aos gestores notificações de ponto em tempo real.
A vantagem para quem adota esse tipo de facilidade, é ter um controle maior para gerir a jornada dos colaboradores, podendo antecipar problemas com ausências, identificar atrasos e ter maior visão sobre a jornada de colaboradores externos ou em home office.
Com isso, por meio do controle de ponto em tempo real, as equipes do departamento pessoal que se dedicavam a essa burocracia voltada ao controle de ponto, agora podem se voltar para tarefas mais estratégicas.
Mas, na prática, como funcionam as notificações de ponto em tempo real e de que forma a empresa pode adotar medidas para garantir que as informações registradas neste sistema de ponto eletrônico sejam verídicas?
Este conteúdo abordará o tema controle de ponto e apontará quais os benefícios a adotar as notificações de ponto em tempo real na rotina da empresa, facilitando a gestão de jornada dos colaboradores. Aqui, você verá:
- Controle de ponto em tempo real: definição
- O que diz a lei sobre o controle de ponto em tempo real?
- O que são as notificações de ponto em tempo real?
- Vantagens para as empresas em receber notificações de ponto em tempo real
- Como ter certeza de que as notificações de jornada são verídicas?
Se interessou pelo conteúdo e quer saber mais sobre como as notificações de ponto em tempo real podem otimizar o controle de jornada da sua empresa? Siga em frente neste conteúdo e boa leitura!
Controle de ponto em tempo real: definição
Antes de entender como funcionam as notificações de ponto em tempo real, é preciso entender o que de fato é o controle de ponto em tempo real.
O controle de ponto em tempo real consiste no uso de tecnologias capazes de dar à empresa uma gestão, em tempo real, dos dados de jornada dos colaboradores.
O acesso às informações se dá por meio da web ou via aplicativo. A principal proposta desse modelo de controle é a desburocratização dessa rotina trabalhista, que é obrigatória para empresas que possuem mais de 20 funcionários, segundo o Artigo 74 da CLT:
“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
§ 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.
§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.”
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O que diz a lei sobre o controle de ponto em tempo real?
As regras do controle de ponto online estão previstas na Portaria 671, que determina quais os três tipos de sistema de registro eletrônico de ponto que podem ser utilizados. Aliás, dois deles possuem tecnologia em nuvem, permitindo o controle de ponto em tempo real.
São eles: REP-A e REP-P. Ambos são citados no Artigo 75 da Portaria 671, que faz uma breve descrição sobre os dois sistemas:
“II – sistema de registro eletrônico de ponto alternativo: composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo – REP-A e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
III – sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.”
Nos Artigos 73 e 74, presentes na Portaria, existe um detalhamento sobre o funcionamento dos sistemas de registro de ponto eletrônico e quais as obrigações a cumprir com base nas marcações que serão efetuadas.
“Art. 73. Sistema de registro eletrônico de ponto é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico, de que trata o § 2º do art. 74 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.
Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:
I – restrições de horário à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT;
III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.”
Mais detalhes sobre o REP-P e o REP-A
Tanto o REP-P como o REP-A são controles de pontos que podem conceder à empresa possibilidades para desburocratizar a rotina do controle de ponto.
Isso porque, ambas tecnologias oferecem sistemas capazes de dar acesso a informações em tempo real da jornada do colaborador, inclusive notificando a empresa. Mas qual a diferença entre esses modelos de registro de ponto?
O REP-A necessariamente precisa ser autorizado por convenção coletiva ou acordo coletivo. Já o REP-P não precisa seguir essa obrigação e é uma evolução do REP-A, oferecendo à empresa um sistema mais robusto de controle e tratamento de ponto.
Os dois sistemas estão previstos na Portaria 671. O REP-A é citado no Artigo 77 da portaria e o REP-P, no Artigo 78.
“Art. 77. O REP-A é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
Art. 78. O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.”
O que são as notificações de ponto em tempo real?
As notificações em tempo real, dentro de um sistema de controle de ponto, são informações que tanto a empresa como o colaborador podem receber, enviadas no momento do registro de ponto ou previamente a ele.
O sistema, no caso das notificações de ponto em tempo real, pode notificar a empresa sobre possíveis atrasos do colaborador, erros no controle de ponto, faltas, além de informações sobre algum colaborador que possa ter começado horas extras.
Essa notificação pode servir também para o colaborador, que pode ser informado previamente sobre o horário para bater o ponto, evitando esquecimentos, além de notificações sobre os seus registros de entrada e saída.
A principal proposta das notificações de ponto em tempo real é que, dessa forma, os gestores tenham maior controle sobre a jornada dos seus colaboradores, podendo, assim, tomar decisões mais estratégicas na reorganização de equipes, escalas e outros.
De acordo com um relatório da McKinsey, as empresas poderiam automatizar 60% das suas atividades diárias. O mesmo estudo estima que os gestores da empresa perdem 20% do seu tempo dedicados a tarefas que poderiam ser automatizadas.
É neste cenário, inclusive, de possibilidade de redução de burocracia por meio do uso de tecnologias, que as notificações de ponto em tempo real assumem um papel importante no controle de jornada dos colaboradores e na gestão dos dados de ponto.
Vantagens para as empresas em receber notificações de ponto em tempo real
Adotar um sistema que ofereça notificações de ponto em tempo real pode proporcionar inúmeras vantagens à empresa, a começar pela oportunidade de ter um controle maior para gerir a jornada dos colaboradores.
A seguir, você confere alguns dos principais benefícios para quem adota notificações de ponto em tempo real no seu dia a dia.
Informação sobre jornada do funcionário
Por meio das notificações de ponto em tempo real, a empresa tem total controle sobre a jornada do funcionário.
Isso porque ela obtém em tempo real informações referentes ao dia a dia de trabalho desse colaborador, sabendo exatamente o horário que ele entrou, saiu, atrasou-se, está cumprindo horas extras e muito mais. Isso dá mais suporte aos gestores para tomar decisões.
Acompanhamento de trabalho externo
Com as novas tecnologias de controle de ponto, o acompanhamento do trabalho externo foi facilitado, afinal a empresa pode oferecer uma série de opções para que o colaborador registre o seu ponto de onde ele estiver. Assim, ela consegue ter um controle maior da jornada desse colaborador.
Com as notificações de ponto em tempo real, a gestão desse modelo de trabalho, inclusive, é facilitada, já que os gestores terão as informações da jornada do trabalho externo a todo momento, podendo corrigir rotas, reorganizar equipes, montar escalas de maneira assertiva, etc.
Acompanhamento de trabalho híbrido ou home office
O controle de jornada híbrida ou home office sempre foi um grande desafio para as empresas devido à distância entre empregado e empregador, além da dificuldade encontrada para gerir os horários de trabalho dos profissionais.
Porém, com a possibilidade de receber notificações de ponto em tempo real, esses problemas acabaram, pois, mesmo remotamente, a empresa consegue ter um controle real sobre a jornada do colaborador, sabendo exatamente se ele está cumprindo seus horários.
Isso porque, por meio dessas notificações, ela tem em mãos, em tempo real, informações sobre início do trabalho, término, atrasos, pausas e horas extras.
Prática do RH ágil
Ao adotar um sistema que dá acesso a notificações de ponto em tempo real, a empresa consegue agilizar muitas rotinas do RH, da gestão do ponto aos cálculos para fechamento da folha de pagamento.
Essa agilidade é advinda do controle de dados em tempo real, que permite à companhia antecipar processos e ter acesso a informações mais concretas e corretas sobre a jornada do colaborador, evitando erros e retrabalhos que atrapalham o manuseio de dados.
Como ter certeza de que as notificações de jornada são verídicas?
Um receio recorrente para quem não conhece o controle de ponto em tempo real é referente à veracidade das informações de jornada, registradas pelos sistemas eletrônicos, e que permitem a gestão em tempo real e até registros de ponto a distância.
Contudo, diversas medidas são adotadas pelas empresas que oferecem uma plataforma de ponto no mercado e pela própria organização que contratou os serviços, junto aos colaboradores, para que o controle de ponto seja feito corretamente, evitando fraudes.
Confira a seguir quais medidas garantem a veracidade das informações destes sistemas:
Medidas de segurança
Os sistemas que possuem notificações de ponto em tempo real contam com diversas medidas de segurança antifraude que garantem a veracidade das informações de jornada, como registro de digital, reconhecimento facial, comando de voz e geolocalização.
Com a geolocalização, por exemplo, a empresa consegue acessar o exato lugar em que o funcionário está acessando o sistema, tudo feito via web, dispositivo móvel ou app. Isso evita que os dados sejam falsos ou inconsistentes.
Treinamento com funcionários
Outra maneira de evitar informações inautênticas é oferecendo aos colaboradores treinamentos sobre o uso da plataforma de ponto em tempo real.
Nessas formações, a empresa pode explicar como deve ser feito o registro de ponto e detalhar as funcionalidades da ferramenta.
Assim, ela evita erros no registro de ponto e deixa os colaboradores cientes sobre qual o processo correto para que eles possam bater o ponto, evitando que existam fraudes ou erros.
Tecnologia como aliada
Tendo a tecnologia como aliada, a empresa garante também a veracidade das informações da jornada.
Afinal, além de esses sistemas oferecerem medidas antifraude, como já citado, o armazenamento de dados em nuvem também é feito de forma segura, com uso de criptografia, o que dificulta a invasão de hackers ou o vazamento de dados.
Conheça a Pontotel: plataforma de jornada com notificações de ponto em tempo real!
O controle em tempo real pode oferecer inúmeras vantagens como apontado neste conteúdo.
Entretanto, para que a empresa consiga tirar o máximo de proveito desta facilidade, é primordial a escolha de uma ferramenta prática, segura e que siga as leis trabalhistas.
Neste sentido, a plataforma Pontotel se destaca, oferecendo ao departamento pessoal a possibilidade de controlar a jornada dos colaboradores desde o registro de ponto até a gestão de dados, de maneira prática e funcional.
Com a plataforma Pontotel, sua empresa conseguirá minimizar problemas referentes a registro de ponto, tratamento de ponto e gestão de frequência. Isso porque, ao adotar esse sistema no dia a dia do seu negócio, será possível:
- Ter acesso a dados da jornada em tempo real, com acesso via web ou app;
- Receber notificações de ponto em tempo real;
- Centralizar todas as informações em um único sistema de ponto;
- Garantir a autenticidade das marcações, com um sistema com 6 medidas antifraude;
- Cumprir com todas as obrigações legais previstas na lei da CLT e Portaria 671;
- Acessar a qualquer momento relatórios gerenciais e de indicadores de desempenho;
- Oferecer uma série de opções para o colaborador bater o ponto — reconhecimento facial, comando de voz, senha e outros;
- Organizar escalas com base em informações em tempo real;
- Fechar a folha de pagamento em alguns cliques, com cálculos automatizados de horas extras.
Quer automatizar seu controle de ponto com uma plataforma completa de gestão e tratamento de ponto, com notificações em tempo real? Então, entre em contato com os especialistas Pontotel e saiba como implementar essa plataforma na sua empresa.
Conclusão
Planejamento e gestão são pontos que fazem toda a diferença para empresas que almejam ser competitivas. Como você viu neste conteúdo, a tecnologia vem contribuindo para que cada vez mais as empresas se tornem estratégicas.
Isso porque muitas rotinas burocráticas vêm sendo automatizadas, facilitando as tomadas de decisão e contribuindo para que os gestores foquem em atividades que agregam valor.
Para deixar a empresa mais estratégica, uma dessas alternativas são as notificações de ponto em tempo real. Com essa possibilidade, a empresa consegue ter um controle maior sobre a jornada do colaborador.
Isso porque ela terá controle, em tempo real, de entradas, saídas, faltas, atrasos, cumprimentos de horas extras e tudo que envolve a jornada diária do colaborador.
Assim, ela tem maior facilidade para controlar o tempo de trabalho das equipes, reajustar escalas, controlar horas a mais de trabalho e muito mais.
Entendeu como adotar um sistema com notificações de ponto em tempo real pode ser uma medida válida para sua empresa agir estrategicamente na gestão de jornada? Se você gostou deste conteúdo, acesse o blog Pontotel e leia mais artigos como esse.
