A sigla ATS pode até causar uma certa estranheza, mas ela é muito conhecida entre os recrutadores de recursos humanos. O ATS (Applicant Tracking System) é utilizado para contribuir no processo de seleção de candidatos.

Ele é um software responsável por armazenar informações dos candidatos, que preencheram formulários de vagas de emprego, geralmente por meio de sites de vagas ou um site da própria empresa.

Por meio destas informações, se cria um rankeamento, que permite a administração dos dados de maneira eletrônica, facilitando a seleção para as próximas etapas de entrevistas.

Neste artigo você saberá:

• O que é ATS?
• Funcionalidades do Applicant Tracking System
• Qual é a importância do ATS em sua empresa?
• O ATS ajuda o RH?
• Quais as vantagens de utilizar o ATS no recrutamento?
• Como escolher um ATS?
• O ATS ajuda o RH?
  

O que é ATS?

ATS é sigla de Applicant Tracking System, que na tradução do inglês significa Sistema de Rastreamento de Candidatos. 

Esse é um software utilizado em todas as fases de um recrutamento e seleção, ele acompanha a publicação da vaga, atração dos candidatos, triagem dos currículos, seleção dos candidatos, o agendamento de entrevista e por fim a etapa final com a escolha do perfil que mais se assemelha a vaga.

Como o ATS funciona?

Por ser administrado de maneira online, é possível armazenar as informações mesmo após a finalização do processo e até mesmo colocar perguntas que, se a resposta não for de acordo com a vaga, já causa uma eliminação automática do candidato.

O sistema ATS, possibilita que o setor de recursos humanos adicione as etapas que quiserem da seleção, como vídeos de apresentações, PDF e outros formatos de arquivos que podem fazer parte do processo.

Funcionalidades do Applicant Tracking System

Podemos dizer que o ATS padroniza as informações mesmo com a grande quantidade de dados contidas no sistema, criando uma organização e uma gestão de tempo mais facilitada para o recrutador, deixando todo o processo mais intuitivo para os candidatos.

O sistema ATS busca currículos que contém as palavras-chaves desejadas da vaga, para mostrar os perfis compatíveis, como “analista de dados”, “gestor de marketing”, “estagiário de BI”, mostrando apenas currículos que contenham essa experiência.

Também busca palavras atreladas a habilidades como: inglês fluente, certificação em google adwords, MBA em gestão de negócios.

Com a UX user experience intuitiva, é fácil manuseio para os recrutadores. Permite que a coleta de informações seja feita com mais versatilidade e dinâmica, além de disponibilizar várias opções para aplicar em cada etapa dos testes.

As informações sobre cada etapa podem ser recebidas por email, whatsapp, sms ou ligação.

Banco de Currículos 

O sistema ATS consegue identificar se um candidato já passou por algum processo de seleção da empresa. Todos os currículos que não foram aprovados passam a fazer parte do banco de talentos, no qual a empresa pode recorrer quando necessário.

As informações armazenadas no ATS são:

• Dados dos candidatos;
• Respostas de testes;
• Pretensão salarial;
• Habilidades;
• Tempo de experiência
• Empresas que já trabalhou;
• Expertises;
• Desempenho por etapas;

Desta maneira, é selecionado os candidatos que ficarão no Banco de Talentos e os que seguirão para os próximos passos da seletiva.

Ranking de Resultados

De acordo com as respostas é traçada uma pontuação para definir através de um ranking quais candidatos têm mais alinhamento com a vaga.

• Palavras-chaves;
• Descrição de candidatura;
• Avaliação comportamental;
• Avaliação de testes;
• Triagem;
• Compatibilidade com a vaga;
• Etapa final.

Assim é o sistema cria uma avaliação de todas as respostas e rankea junto com os detalhes da vaga, para saber quais candidatos estão qualificados para a etapa final que definirá a contratação.

Aplicação de testes específicos e de comportamento  

É muito comum a aplicação de testes para realizar avaliações comportamentais e outros testes, para saber se o candidato realmente está apto a fazer parte da equipe.

Para o recrutador não tirar conclusões precipitadas, é analisado o resultado desses testes, que passam para o ranqueamento dos candidatos que são mais propensos a se alinharem à cultura da empresa.

A aplicação de testes específicos, costuma ter:

• Interpretação de texto;
• Resoluções de problemas;
• Desempenho em idiomas;
• Habilidade em cálculos;
• Boa escrita;
• Criação de proposta;
• Conhecimento técnico.

Já no teste de comportamento é avaliado:

• Trabalho em equipe;
• Autonomia;
• Desenvolvimento de atividades;
• Personalidade;
• Como age em situações cotidianas;
• Como lida com problemas;
• Como convive no profissional.

Os testes também podem ser reaplicados no decorrer das atividades profissionais, como base para analisar se o candidato teve alguma evolução ou mudança após um período de tempo.

Existem algumas aplicações mais comuns e outras mais específicas para cada vaga ou de acordo com a avaliação que a empresa desejar.

Triagem mais planejada 

Triagem é o processo de separação dos candidatos, no qual é definido quem seguirá na seleção e quem será dispensado, é importante criar informativos para cada situação.

São enviados e-mails automáticos de agradecimento aos candidatos dispensados, e aos selecionados são enviadas instruções para as próximas etapas.

No sistema ATS é disponibilizado duas interfaces: a do candidato com detalhes da oportunidade e a do Recursos Humanos com detalhamento dos candidatos.

Interface do candidato contém:

• Informações sobre a vaga;
• Faixa salarial;
• Tipo de contratação;
• Carga horária;
• Pré-requisitos;
• Requisitos obrigatórios;
• Descrição da vaga;
• Cargos;
• Benefícios.
• Envio de portfólio;
• Currículo.

E a interface do Recursos humanos contém:

• Carta de apresentação;
• Currículos;
• Vídeos dos candidatos;
• Resultados de provas ou testes online;
• Resultados de teste comportamental;
• Pretensão salarial;
• Número de candidatos;
• Detalhamento de informações;
• Candidatos que se alinharam a vaga;
• Candidatos dispensados;
• Disparo de email com informativos da seleção.

Durante todo o processo, o sistema ATS armazena e seleciona os dados de acordo com as palavras-chaves correspondentes e o resultado do testes com as pontuações necessárias.

Assim é encaminhado automaticamente ao RH, somente os cadastros dos candidatos aptos, criando uma agilidade de tempo, favorecendo que o processo não dure tanto tempo e que a escolha seja a mais alinhada possível.

Relatórios  

Os relatórios captam todos os dados e informações, de maneira parcial ou em sua totalidade para apontar os resultados. Por meio deles é gerado um arquivo com gráficos, textos e imagens de fácil leitura.

O RH analisa esses dados, e toma como base para saber quais pontos precisam ser mantidos ou melhorados para as próximas seleções.

Para criar os relatórios é necessário:

• Utilizar os dados por completo;
• Integrar em um único local;
• Segmentar os dados;
• Padronização das informações;
• Priorizar pontos mais relevantes;
• Analisar indicadores positivos e negativos;
• Acrescentar informações adicionais.

Os relatórios são importantes para não levar as incertezas em consideração, o famoso “achismo”. Ele também facilita para que o departamento de RH possa fazer a análise em equipe e sugerir melhorias, assim o departamento só tem a ganhar.

Melhoria na comunicação 

O sistema ATS é muito intuitivo para os candidatos e aos recrutadores, evitando ruídos na comunicação e até desclassificações por falta de entendimento na proposta.

As informações precisam ser sucintas e os testes precisam ter uma automatização para manter os dados sempre atualizados.

Um processo mais simplificado traz um bom direcionamento a cada etapa, deixando claro ao candidato em qual fase ele se encontra, o que ainda precisa entregar e até qual data precisa aguardar um retorno.

Para melhorar a comunicação precisa:

• Definir as funções da vaga;
• Definir as etapas necessárias;
• Os critérios de avaliação;
• Apresentação da empresa;
• Quanto de budget tem disponível;
• Qual sistema ATS irá utilizar;
• Colocar palavras-chaves na plataforma;
• Ter uma comunicação objetiva;
• Realizar entrevistas;
• Ter os resultados em tempo real.

A comunicação é fundamental para um bom desenvolvimento do processo, e facilita a automação do sistema ATS que precisa receber as informações alinhadas para indicar os candidatos adequados à vaga.

Qual é a importância do ATS em sua empresa?

Com o ATS, a equipe de RH economiza tempo nas análises e entrevistas com os candidatos, a chance de encontrar um colaborador que tenha mais conexão com a vaga e a empresa é maior, ele possibilita também, a criação de um recrutamento externo e interno, caso a vaga seja para os próprios colaboradores mudaram de setor.

Essa é uma plataforma que traz os dados de maneira visual. Sendo assim, não precisa ser um analista de dados para compreender as informações contidas no sistema ATS, basta acessar o detalhamento e criar um relatório que irá contribuir com novos processos.

Quais as vantagens de utilizar o ATS no recrutamento?

Ao utilizar o sistema ATS, a empresa só tem a ganhar, as vantagens são:

Economia de tempo e recursos

Imagina um cenário presencial ou até mesmo online, que os recrutadores teriam que ler os currículos um por um, ou até mesmo imprimi-los para ter uma noção melhor de quem deve ser chamado para uma conversa e quem será deixado para uma próxima oportunidade.

Imaginou?

Nesse cenário seria necessário falar com diversos candidatos até chegar nas fases finais Mas com o ATS sua empresa não precisa gastar dinheiro com impressão e muito menos fazer análises um a um.

O sistema ATS, segmenta todos os dados correspondentes para você através de um software que armazena informações e só te mostra os perfis que mais se adequam à vaga disponível.

Banco de Talentos

Ao utilizar o ATS no recrutamento, tem acesso a um banco de dados do processo e tem a possibilidade de gerar um banco de talentos, que é um extenso armazenador de dados e informações de processos anteriores em apenas um lugar.

Com o banco de talentos, é possível recorrer a outros candidatos que já participaram de um processo seletivo da empresa em algum momento.

Processo encurtado

Como o sistema ATS é automatizado, cada etapa pode ter um tempo limite e se atualizar sozinha após o candidato completá-la, assim não precisa do recrutador o tempo todo enviando as próximas informações aos candidatos, eles a recebem na mesma hora.

Sistema personalizado

É possível deixar o software com a cara da sua marca, adicionando o logo, cores e as informações necessárias que atendam a sua empresa, e também serve para que o candidato receba informações do processo seletivo. 

Melhor performance

É mostrado indicadores de compatibilidade profissional, a cada profissional, ao invés de fazer isso olho a olho ou precisar entrar em contato com os candidatos o sistema já faz isso por você e mostra os perfis da vaga que são similares à proposta.

Gestão no processo seletivo

Por ser algo automatizado e na nuvem, os recrutadores podem acessar as informações de qualquer lugar e a qualquer momento, apenas com login e senha em questão de segundos.

Há uma padronização de todos os dados dos candidatos, então o recrutador não precisa mais se deparar com diversos formatos diferentes de currículos. 

O sistema ATS oferece a possibilidade do candidato subir o currículo em PDF e o próprio software coleta as informações dos arquivos e preenche os campos de maneira automática,  o que cria a facilidade também ao candidato e não só aos recrutadores.

Aumento do desempenho no processo seletivo

Após as coletas de dados é criado uma hierarquia, através da descrição da vaga fornecida pela empresa que é o ATS junto a união de informações geradas através das palavras-chaves que é o SEO.

Com isso, as informações ficam mais precisas e qualquer erro pode impossibilitar a participação de um candidato no processo, pois a inteligência artificial entenderá que o perfil não bate com as palavras-chaves desejadas.

E com toda a escala e detalhamento bem direcionado, o processo se torna mais qualificado e a correspondência se torna cada vez mais exata.

Comunicação mais transparente com os candidatos

Com os tomadores de decisão automáticos, o candidato fica sabendo em tempo real se passou ou não para a próxima etapa, se foi selecionado, se a vaga já foi encerrada e até mesmo se existem novas oportunidades.

É muito comum as mensagens automáticas de seleção, alegarem ao candidato que ele não se encaixa no perfil naquele momento, mas que nada o impede de participar de outras seleções, em muitos casos o currículo é armazenado no banco de talentos.

Com as informações expostas ao candidato, causa mais credibilidade a empresa e mais comodidade para os recrutadores que não precisarão responder sobre feedbacks do processo a todo momento.

Economia de recursos com o recrutamento

Por não ter gasto com materiais e poupar o tempo dos recrutadores, a empresa não precisa se preocupar com a rotatividade de funcionários, pois o sistema de ATS já resolve as informações de recrutamento constantemente.

Enquanto o processo estiver ativado, um recrutador precisa analisar as informações, selecionar os candidatos e gerar o relatório, o que torna tudo muito simples, assim um recrutador novo na empresa também terá facilidade no acesso.

Integração de meios de comunicação

Podem se integrar a vários APIs de RH, que são interface de programação de aplicação, assim caso os dados estejam armazenados em outra plataforma é possível exportá-los para o sistema de ATS e também conectá-lo a outros canais de comunicação da empresa.

Diminuição do Turnover

O turnover significa rotatividade, as empresas acabam lidando com o desligamento de funcionários que ao serem contratados perceberam que não se encaixavam no perfil da vaga e da empresa.

Com isso, os recrutadores precisam fazer novas seleções a cada desligamento e com a aplicação do ATS, isso é reduzido, já que a seleção é bem precisa e a contratação do perfil de candidato que se alinha a vaga tem mais probabilidade de ser compatível.

Isso facilita para que a empresa tenha mais recrutamentos internos, do que externos, o que só traz benefícios para o setor.

Como escolher um ATS?

É preciso analisar as soluções que a sua empresa precisa, e se o sistema ATS escolhido atenderá todas as suas necessidades.

Alguns pontos para levar em consideração:

• Migração de API;
• Conectividade com outros canais;
• Automação de feedbacks;
• Personalização de etapas;
• Recrutamento interno;
• Aplicação de teste específicos;
• Aplicação de testes de comportamento;
• Coleta de dados;
• Formatação de relatório;
• Inteligência artificial.

O ATS ajuda o RH?

O sistema ATS é o braço direito do recrutador, pois além de cumprir etapas que economizam o tempo do RH, seleciona os perfis com mais probabilidade de identificação com a vaga, através dos dados.

O tempo que o RH gastaria, os achismos que poderiam ocorrer na hora de selecionar um candidato e o trabalho que teriam para gerar um relatório com todas as informações do processo, é feito pelo próprio sistema.

O recrutador precisa apenas fazer as análises, selecionar os candidatos de acordo com as informações de nível hierárquico da plataforma, entrar em contato com os perfis selecionados e, por fim, realizar a contratação.

Conclusão

Neste artigo, vimos que a sigla ATS significa Sistema de Rastreamento de Candidatos, e se trata de um software responsável por captar informações de vagas e alinhar o perfil de candidatos de maneira simplificada e automática.

Os benefícios geram a redução de recursos por não precisarem imprimir currículos e relatórios para embasamento de análise.

Proporciona a economia de tempo já que é o próprio sistema ATS que cumpre as fases iniciais do processo, que faz o armazenamento de dados, que seleciona os perfis para criar uma hierarquia de compatibilidade.

O ATS reduz a rotatividade e aumenta a autonomia do recrutador, por já selecionar perfis que se encaixam perfeitamente com os aspectos comportamentais e técnicos que a empresa está buscando. 

E isto cria mais oportunidades aos próprios colaboradores, pois com a redução de rotatividade, o aumento das contratações externas diminui e isso gera novas possibilidades de recrutamento interno.

Por ser uma ferramenta intuitiva, os candidatos ficam mais livres para visualizarem as informações da vaga, da empresa e conseguem ver em que fase estão no processo e isso gera mais transparência aos candidatos.