A gestão correta das jornadas de trabalho é determinante para que as empresas sejam assertivas na construção de escalas e na organização do banco de horas e das horas extras. No entanto, para ser assertivo, é necessário evitar o ponto irregular.
O ponto irregular acontece quando existe algum tipo de erro nos registros de entrada, saída, intervalos ou horas extras dos funcionários. Isso pode acontecer devido a inconsistências ou fraudes nos registros.
De acordo com uma pesquisa da American Payroll Association, três quartos dos funcionários nos EUA já perderam dinheiro com um dos tipos de fraudes do ponto irregular, o buddy punching (ponto amigo), em que pagam para outro colaborador efetuar o registro no seu lugar. O custo anual com a fraude é de 1560 dólares por colaborador.
Para que sua empresa seja assertiva no controle de jornada e evite o ponto irregular, este artigo abordará os seguintes tópicos relacionados ao tema:
- O que é ponto irregular?
- O que a legislação diz sobre ponto irregular?
- Quais problemas o ponto irregular pode causar para as empresas?
- Como evitar o ponto irregular?
Ficou interessado no assunto? Tenha uma boa leitura!
O que é ponto irregular?
A marcação de ponto corresponde aos registros de entrada, saída, intervalos e horas extras dos colaboradores. Esse processo detalha com clareza as horas trabalhadas pelo funcionário e permite que a empresa tome decisões assertivas quanto à jornada, além de fechar corretamente a folha de pagamento.
Por outro lado, o ponto irregular ocorre quando os registros de jornada são incorretos e não seguem as normas da legislação trabalhista. Isso acontece por marcações irregulares, fraudes no ponto e registros fora do horário previsto em contrato.
Diferenças entre marcação de ponto irregular e falta de registro
A falta de registro de ponto não está ligada à marcação de ponto irregular. O ponto irregular só acontece quando existe um registro, mas que não segue as leis do trabalho.
Já a falta de registro ocorre quando o colaborador não efetua nenhum registro de jornada. Ela pode decorrer de falhas técnicas do sistema, que impedem a marcação, ou esquecimento do funcionário.
O que a legislação diz sobre ponto irregular?
A CLT e a Portaria 671 detalham todas as normas que envolvem o controle de jornada, desde os limites para duração do trabalho e as regras específicas para setores distintos até modelos de sistema de gestão de ponto que podem ser utilizados. Tudo que foge à regra dessas duas legislações ocasiona o surgimento do ponto irregular.
Segundo o art. 74 da CLT, todas as empresas, com mais de 20 funcionários, precisam efetuar o controle de ponto em registro manual, mecânico ou eletrônico:
“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados
2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
§ 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo.
§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.”
A Portaria 671 ainda explica que o registro de jornada, seja ele manual ou mecânico, deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador. Já o art. 98 menciona que a empresa pode ser penalizada no caso de adulteração dos dados de jornada:
“Art. 98. Comprovada a adulteração de horários marcados pelo trabalhador ou a existência de dispositivos, programas ou sub-rotinas que permitam a adulteração dos reais dados do controle de jornada ou parametrizações e bloqueios na marcação, o Auditor-Fiscal do Trabalho deverá apreender documentos e equipamentos, copiar programas e dados que julgar necessários para comprovação do ilícito.”
Quais problemas o ponto irregular pode causar para as empresas?
O ponto irregular é a consequência de registros de jornada incorretos. Portanto, pode trazer uma série de consequências para a empresa, desde o pagamento de multas até prejuízos à imagem da companhia no mercado. Conheça alguns desses problemas:
Multas e penalidades
O ponto irregular pode constar a partir de fiscalizações e auditorias, que identificam registros de jornada incorretos. Caso fique constatado o descumprimento da legislação trabalhista, a empresa pode sofrer penalidades, sanções administrativas e multas.
Essas penalidades acontecem pois a empresa tem como uma das principais responsabilidades na rotina trabalhista exigir que as jornadas de trabalho sejam cumpridas e fiscalizar esses registros frequentemente.
Pagamento incorreto de horas extras
O ponto irregular pode ter um impacto direto nas finanças da organização. Isso porque marcações incorretas comprometem os cálculos da folha de pagamento, já que os dados não correspondem à realidade das horas trabalhadas.
Assim, em função do ponto irregular, podem ocorrer pagamentos menores, mesmo com o colaborador trabalhando mais tempo do que o previsto, ou pagamentos maiores, quando os registros de horas extras mostram uma jornada que não foi cumprida, podendo empregador ou empregado serem prejudicados pelo erro.
Ações trabalhistas
O registro de ponto precisa ser um espelho das horas trabalhadas pelo colaborador. Ou seja, precisa mostrar exatamente quais foram seus horários de entrada, saída, intervalos e horas extras.
Se não houver controle e transparência nesses dados, o colaborador pode ficar insatisfeito e se sentir prejudicado, alegando jornadas excessivas ou não pagamento de horas extras e movendo uma ação trabalhista contra a empresa.
Reputação prejudicada
A reputação da empresa pode ser comprometida em função do ponto irregular. Isso porque irregularidades no controle de ponto levam a penalidades e processos trabalhistas, gerando uma exposição negativa da companhia.
Nesse caso, a credibilidade da empresa é afetada por problemas recorrentes com a justiça trabalhista, e cria-se uma imagem que dificulta a atração de novos talentos ou a retenção dos colaboradores engajados, prejudicando, inclusive, a relação com clientes e parceiros.
Como evitar o ponto irregular?
Para evitar erros no controle de jornada em função de fraudes ou marcações incorretas, a empresa pode se atentar aos seguintes pontos, precavendo-se do ponto irregular:
Políticas internas claras
A inclusão de políticas internas claras podem evitar o ponto irregular. A partir delas, a empresa estabelece as regras dos horários de entrada, saída, intervalos e horas extras. Dessa forma, os colaboradores têm uma base para cumprir sua jornada de trabalho sem erros.
As políticas internas para evitar o ponto irregular promovem um ambiente de trabalho organizado e transparente. Nele, cada um tem conhecimento de seus deveres e responsabilidades e possíveis consequências em função dos erros de registro.
Conscientização dos funcionários
Para evitar o ponto irregular, os colaboradores precisam ter conscientização da importância de efetuarem seus registros corretamente. É necessário informar o que irregularidades podem causar, como pagamentos incorretos de salário, benefícios e outros.
Essa conscientização pode ser reforçada por comunicados internos e participação ativa de líderes e gestores, além da criação de canais abertos para feedbacks contínuos ou que tirem dúvidas rapidamente em relação ao tema.
Investimento em um sistema de ponto confiável
Investir em sistemas de gestão de jornada confiáveis pode evitar erros, fraudes e retrabalhos. Atualmente, muitos sistemas de registro com REP-P oferecem segurança no controle de jornada para evitar o ponto irregular, com acesso via aplicativo ou web, a qualquer hora e lugar.
Com um sistema de ponto online, é possível acompanhar os dados em tempo real, permitindo que o gestor visualize rapidamente os dados de jornada dos colaboradores, agilizando as tomadas de decisões quanto a escalas de trabalho, banco de horas e horas extras.
A analista de RH, psicóloga organizacional e recrutadora Lara Avelino destaca a importância da automatização no RH em diversas tarefas, como na gestão de ponto:
“Falando como o RH para mim, a tecnologia otimiza demais, porque tenho acesso a inúmeros relatórios que facilitam muito a minha vida. Assim, já extraio o relatório necessário, que me traz as informações na ordem que quero, na hora que preciso, ou enfim, consigo acessá-lo de qualquer lugar do mundo”
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A Pontotel conta com um sistema de ponto que alia tecnologia a uma plataforma de gestão humanizada, que proporciona maior tranquilidade e segurança no controle de jornada, evitando o ponto irregular.
Com nosso sistema, o RH da sua empresa será mais produtivo e estratégico, organizando as relações de trabalho para que sejam mais harmoniosas e transparentes. Tudo isso a partir de um sistema em nuvem, que permite o acesso aos dados de jornada em tempo real para que as tomadas de decisões sejam mais rápidas e estratégicas.
Utilizando a plataforma Pontotel, a gestão de jornada será automatizada e livre do ponto irregular. Confira alguns dos recursos do nosso sistema:
- Acesso aos dados em tempo real, centralizados em uma mesma plataforma;
- Medidas antifraude, que garantem a autenticidade das marcações;
- Mais de 30 tipos de relatório de dados para consulta;
- Sistema 100% adequado às normas da CLT, LGPD e Portaria 671;
- Múltiplas formas de registro (reconhecimento facial, senha, geolocalização, foto e voz);
- Verificações e correções variadas nos dados da folha de pagamento.
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Treinamento constante
O treinamento constante destinado a colaboradores, gestores e líderes pode evitar o ponto irregular. A promoção dessas capacitações garante que todos os funcionários tenham conhecimento das regras do registro de ponto e do papel de cada um nesta rotina.
O alinhamento das equipes na gestão de jornada reduz as chances de erros e permite que as jornadas sejam mais tranquilas e assertivas. É importante ainda que a empresa avalie continuamente o impacto dos treinamentos para reforçar os conteúdos, quando necessário.
Monitoramento e fiscalização
O monitoramento da jornada contribui para que a empresa identifique rapidamente o ponto irregular, seja oriundo de inconsistências, erros ou fraudes. Esse acompanhamento contínuo garante que a empresa esteja em conformidade com a lei.
Além disso, a supervisão ativa dos registros mantém a segurança do controle de ponto e protege a empresa de multas e penalidades nas auditorias e fiscalizações.
Acompanhamento da legislação
Como explicado, o controle de jornada é regido pela CLT e pela Portaria 671. Para a empresa evitar o ponto irregular, é primordial ter entendimento da legislação e seguir todas as normas e práticas que vão garantir a conformidade com a lei.
Para isso, os treinamentos, a política interna e o sistema de ponto adotado são fundamentais, garantindo que todos estejam sempre atualizados com o que exige a lei e para que, consequentemente, todas as decisões sejam tomadas de modo mais mais rápido e assertivo.
Conclusão
O ponto irregular pode comprometer a reputação da empresa, causando diretamente o recebimento de multas, penalidades e ações trabalhistas. Como visto, o ponto irregular surge a partir de erros, inconsistências ou fraudes no ponto, atrapalhando a gestão de jornada.
Entretanto, é possível sanar os problemas que envolvem a gestão de jornada a partir de estratégias que facilitem os registros e o manuseio dos dados. Para que isso ocorra, é determinante investir em sistemas de ponto confiáveis e que ofereçam recursos para uma gestão de dados em tempo real.
Além disso, é importante escolher sistemas que sigam as regras da CLT e da Portaria 671. Assim, a empresa estará em conformidade com a legislação trabalhista e conseguirá tomar decisões de forma assertiva e estratégica para organizar as escalas.
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