Ser estratégico nas tomadas de decisões faz a diferença para uma empresa obter bons resultados. Porém, isso só é possível com uma gestão de dados assertiva, que pode ser feita por meio de um sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS).
O sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS) proporciona uma gestão das informações em tempo real para que a empresa possa agir de forma eficiente em caso de problemas ou decisões que precisam ser tomadas rapidamente.
Nesses casos, a automatização pode contribuir para os processos serem simplificados, evitando que o setor de RH seja burocrático e fazendo com que ele foque questões estratégicas, voltadas para a gestão de pessoas.
Um estudo realizado pela Vanson Bourne revelou que mais de 80% das empresas que investem em tecnologias de gestão de informações reduzem os riscos nas tomadas de decisão e 72% impulsionam novas receitas.
Sabendo, então, da importância de um sistema de gerenciamento de recursos humanos, este artigo abordará as seguintes questões relacionadas ao tema:
- O que é um sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS)?
- Como funciona um HRMS?
- Quais são os componentes de um sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS)?
- Quais as vantagens de um HRMS?
- Como implementar um sistema de gerenciamento de recursos humanos?
Boa leitura!
O que é um sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS)?
Um sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS) é uma plataforma ou software que contribui para uma maior automatização dos processos que envolvem o RH da empresa.
Por meio dos recursos do HRMS, os gestores conseguem atuar de forma mais estratégica em diversas situações.
Com o uso do sistema de gerenciamento de recursos humanos, a empresa consegue automatizar tarefas e simplificar atividades administrativas, que são muitas vezes passíveis de erros humanos e acabam comprometendo a eficiência operacional.
Para que serve um sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS)?
O sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS) serve principalmente como um apoio para que a empresa alcance a eficiência operacional, otimizando suas tarefas e tomando decisões baseadas em dados concretos de forma mais rápida e estratégica.
Por meio da automatização, o uso do HRMS permite que os gestores acessem dados das mais diversas tarefas em tempo real, com funcionalidades voltadas à gestão da folha de pagamento, ao recrutamento e seleção, à administração de benefícios, à análise de dados, entre outras.
Como funciona um HRMS?
O sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS) funciona a partir de uma plataforma centralizada que organiza as tarefas em um mesmo local, desde a coleta até a geração de dados e relatórios e a análise avançada das informações.
O funcionamento do HRMS é online, com dados armazenados em nuvem e acessos facilitados por meio de aplicativo ou pela web. Isso garante que a gestão de informações por meio desse sistema seja realizada em tempo real.
Os processos, então, tornam-se mais monitoráveis, e as avaliações de resultados, desempenho e atividades se dão simultaneamente aos acontecimentos, facilitando o planejamento de objetivos e metas e o desenvolvimento de ações e planos de melhorias.
Quais são os componentes de um sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS)?
O sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS) é formado por componentes essenciais ao departamento pessoal.
Com o uso do HRMS, a empresa consegue otimizar as atividades do RH/DP, agilizando os processos de decisões e atuando com maior precisão e eficiência em cada situação.
Conheça, a seguir, alguns dos componentes do sistema de gerenciamento de recursos humanos.
Gestão de dados de funcionários
O HRMS serve principalmente como uma plataforma de gestão de dados de funcionários, desde informações profissionais do colaborador, como contatos e outros, até dados de jornada, como horários de entrada, saída e horas extras.
Todas essas informações são centralizadas no HRMS para otimizar o processo de gestão e garantir a segurança no armazenamento de informações.
Isso porque tudo é realizado em nuvem, com atividades mais seguras e medidas antifraudes que garantem a autenticidade dos dados.
Administração de benefícios e remuneração
A administração de benefícios e remuneração é um processo burocrático e passível de erros humanos.
Em muitos casos, essa atividade pode tomar um tempo importante dos gestores, impossibilitando que eles se dediquem a atividades estratégicas e que agregam valor à empresa.
Mesmo burocráticas, essas tarefas são importantes e fazem parte do HRMS, que automatiza esse processo para que a administração de dados de planos de saúde, seguro de vida e aposentadoria, por exemplo, seja mais fácil e centralizada na mesma plataforma.
Recrutamento e seleção
Outro componente importante do RH, que pode ser impactado pelo sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS), são os processos de recrutamento e seleção.
Afinal, por contar com um sistema automatizado, a empresa tem maior facilidade para atrair, selecionar e contratar novos profissionais.
Muitas vezes, com o sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS), a empresa consegue inserir informações essenciais para a seleção e a própria plataforma escolhe previamente os candidatos, de acordo com os currículos enviados.
Além disso, é possível agilizar os processos de integração, com treinamentos online personalizados para o colaborador contratado.
Quais as vantagens de um HRMS?
O uso do HRMS pode proporcionar uma série de vantagens à empresa, uma vez que os processos se tornam mais rápidos, devido à automatização de tarefas, e as decisões se baseiam em métricas concretas relacionadas às rotinas diárias da companhia.
A seguir, confira alguns dos benefícios de adotar o sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS) no dia a dia da empresa.
Eficiência operacional
A eficiência operacional de uma empresa depende principalmente de tomadas de decisões mais rápidas e estratégicas, conforme as demandas que se apresentam.
Com uma gestão de dados em tempo real via sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS), os processos são otimizados e se tornam mais assertivos.
Isso porque, com o HRMS, o gestor se baseia em informações simultâneas geradas pelo sistema, que dão suporte a ações baseadas em dados e contribuem para que a empresa corrija erros rapidamente e crie ações para aumentar sua eficiência operacional.
Precisão e conformidade
Com um acesso simplificado aos dados por meio do HRMS, existe maior precisão nas tomadas de decisões. Afinal, os gestores terão em mãos relatórios importantes de desempenho, engajamento e resultados, podendo, assim, agir de forma assertiva.
Além disso, com um sistema automatizado, fica mais fácil se enquadrar na legislação trabalhista e estar em conformidade com todas as diretrizes da lei para cumprir prazos de pagamento, manter registros precisos de jornada e realizar cálculos corretos na folha.
Melhoria da experiência do funcionário
Outra vantagem importante é que o sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS) está relacionado à melhoria da experiência do funcionário. Com acessos rápidos e práticos às informações de pagamento, férias e jornada, por exemplo, a relação trabalhista se torna mais transparente.
O reflexo disso é um ambiente de trabalho mais ético, flexível e que facilita a vida dos colaboradores, com recursos tecnológicos que agilizam as rotinas trabalhistas.
Como implementar um sistema de gerenciamento de recursos humanos?
Implementar um sistema de gerenciamento de recursos humanos requer da empresa uma atenção especial às suas necessidades específicas.
Isso significa avaliar o atual processo de gestão de dados relacionado a processos como controle de jornada, administração de benefícios, recrutamento e seleção e outros.
Esse é o primeiro passo para ser assertivo na escolha de um sistema de gerenciamento de recursos humanos que atenda ao que a empresa precisa.
Além disso, neste processo, é importante avaliar o sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS), verificando quais as soluções oferecidas, a reputação da empresa que oferece o serviço, e as facilidades de acesso e suporte.
É crucial que o sistema de gerenciamento de recursos humanos escolhido se integre facilmente aos sistemas já existentes, como de folha de pagamento e contabilidade, facilitando a implementação.
Uma boa implementação passa por formações e treinamentos para que todos se adequem ao uso da sua plataforma, absorvendo todas as suas facilidades. Por isso, a empresa deve garantir que os envolvidos saibam como utilizar de forma efetiva o novo sistema.
Por fim, a organização deve monitorar constantemente os resultados da implementação e se a plataforma de fato facilitou as rotinas da empresa. Essa avaliação pode ser feita por meio de feedbacks com os funcionários e gestores, verificando o engajamento, o desempenho e a produtividade a partir da implementação.
Conclusão
Agilizar os processos de RH permite que esse setor, que tem um papel decisivo para que as relações trabalhistas sejam mais transparentes e justas, elimine burocracias e se torne mais estratégico.
Como visto neste conteúdo, para que isso aconteça, é essencial automatizar algumas atividades por meio de um sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS). Esse tipo de investimento pode facilitar as tomadas de decisões.
Além disso, com um sistema de gerenciamento de recursos humanos (HRMS) a empresa pode atingir a eficiência operacional, centralizando as informações, otimizando processos e sendo mais assertiva nas suas ações.
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