Nem sempre um colaborador cumpre o seu expediente na sede da empresa. Em muitas situações, ele precisa fazer uma viagem a trabalho para atender os interesses do empregador.
E não são poucas as organizações que investem nesse tipo de atividade. Somente em 2024, o segmento de viagens corporativas brasileiro teve um faturamento total de R$ 13,5 bilhões, um recorde para a categoria.
Como esse tipo de deslocamento exige planejamento prévio e investimento, os setores de Recursos Humanos (RH) e financeiro precisam se mobilizar para garantir que a viagem seja bem-sucedida e cumpra seu propósito. Por esse motivo, é importante entender quais são os direitos e deveres do colaborador nesse contexto.
Este artigo explicará o que caracteriza uma viagem a trabalho e quais são as responsabilidades da empresa nesse processo, bem como responderá as principais dúvidas sobre o tema. Para isso, serão abordados os seguintes tópicos:
- O que caracteriza uma viagem a trabalho?
- Quais são os direitos do trabalhador em viagem corporativa?
- Quais são os deveres do colaborador em uma viagem a trabalho?
- Responsabilidades da empresa antes, durante e após a viagem
- Como calcular os reembolsos de despesas em viagens corporativas?
- Dúvidas frequentes sobre viagens a trabalho (FAQ)
Boa leitura!
O que caracteriza uma viagem a trabalho?
A viagem a trabalho é todo deslocamento realizado pelo colaborador em nome da empresa. Também chamada de viagem corporativa, ela acontece sempre que o funcionário precisa executar tarefas relacionadas ao seu cargo ou participar de capacitações indicadas pelo empregador.
Diferenças entre viagem a trabalho e deslocamento comum
A principal diferença entre esses dois tipos de deslocamento está na finalidade e no contexto. Na viagem corporativa, o colaborador deve estar a serviço da empresa, atuando como seu representante.
Não há uma regra legal que limite o tempo dessas viagens. Elas podem durar o tempo necessário para atingir os objetivos propostos pela organização. Já o deslocamento comum, também conhecido como trajeto in itinereé o percurso diário que o colaborador faz entre a sua casa e o local de trabalho.
Esse percurso não é considerado uma viagem corporativa. Na verdade, ele é uma obrigação do colaborador e, desde a Reforma Trabalhista (Lei nº 13.467/2017), deixou de ser contabilizado como parte da jornada de trabalho, exceto em situações muito específicas, como quando o empregador oferece transporte em locais de difícil acesso.
Quando a viagem é considerada parte da jornada de trabalho?
A viagem será considerada parte da jornada quando o colaborador realiza atividades laborais durante o deslocamento ou no destino, e permanece subordinado às ordens da empresa.
Porém, o tempo de deslocamento só integra a jornada quando o empregado está efetivamente à disposição da empresa. Por exemplo, quando ele se desloca entre compromissos profissionais para exercer suas funções.
Já o trajeto até o destino da viagem (como voos, trechos de ônibus ou carro), geralmente, não é contabilizado como jornada. A exceção ocorre em casos de trabalho externo com controle de horário ou quando fica comprovado que o funcionário esteve à disposição da empresa durante esse período.
Quais são os direitos do trabalhador em viagem corporativa?
Durante uma viagem corporativa, o colaborador continua amparado pela legislação trabalhista e tem uma série de direitos que devem ser garantidos pela empresa. Conheça os principais a seguir:
Diárias e reembolsos
O trabalhador tem direito ao ressarcimento de todas as despesas relacionadas à viagem. Esse reembolso pode ser feito por meio de adiantamentos, apresentação de comprovantes ou pagamento de diárias fixas.
Vale lembrar que, após a reforma trabalhista, as diárias não integram mais o salário, independentemente do valor. No entanto, se a empresa pagar valores adicionais que ultrapassem os custos da viagem e não exigir comprovação, esses valores podem ser considerados remuneração.
Direito a hospedagem, alimentação e transporte
Conforme o artigo 2º da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), cabe à empresa fornecer ou custear todos os meios necessários para garantir conforto e segurança ao trabalhador, inclusive durante viagens corporativas.
Isso significa que o empregador deve arcar com passagens, deslocamentos locais (como táxi ou aplicativos), hospedagem e refeições. Caso o colaborador utilize veículo próprio, a empresa também deve considerar o desgaste do carro e os custos com combustível no cálculo do reembolso.
Cobertura em caso de acidente de trabalho durante a viagem
Durante uma viagem corporativa, o trabalhador permanece sob responsabilidade da empresa. Por isso, se ocorrer algum imprevisto, como um acidente de trajeto ou um problema de saúde relacionado ao deslocamento, o caso pode ser caracterizado como acidente de trabalho.
Para evitar complicações, o ideal é que a empresa forneça um seguro-viagem corporativo ao colaborador. Esse seguro pode incluir assistência médica e hospitalar (inclusive no exterior), repatriação em situações de emergência, além de cobertura para perda de bagagem ou documentos.
Direito a folga ou compensação pelo tempo fora
O trabalhador contratado sob o regime celetista mantém seus direitos garantidos pela CLT, mesmo durante uma viagem. Isso significa que a empresa deve respeitar os intervalos interjornada e intrajornada e o descanso semanal remunerado (DSR), conforme o artigo 67 da CLT.
Além disso, o tempo em que o colaborador permanecer de sobreaviso também pode gerar pagamento adicional correspondente a 1/3 do valor da hora normal, desde que essa condição esteja prevista em contrato ou acordo coletivo.
Quais são os deveres do colaborador em uma viagem a trabalho?
Quando o funcionário viaja a serviço da empresa, ele assume responsabilidades que vão além de suas funções habituais. Uma delas é seguir todas as orientações da política de viagens da organização.
Normalmente, essa política define normas específicas para esse tipo de situação, como limites de gastos, regras para uso do cartão corporativo, tipos de despesas permitidas, processos de reembolso, entre outros detalhes importantes.
Um dos pontos mais relevantes dessa política é a prestação de contas, que determina como o colaborador deve comprovar todos os gastos relacionados à viagem. Além disso, mesmo que não esteja descrito formalmente na política, o colaborador tem o dever de representar a empresa com conduta profissional.
Afinal, durante a viagem, ele age em nome da organização. Por isso, deve manter uma postura ética, responsável e alinhada à cultura da empresa. Isso inclui desde a forma como se comunica com clientes e parceiros até seu comportamento em eventos, reuniões e deslocamentos.
Responsabilidades da empresa antes, durante e após a viagem
Para garantir que a viagem atenda os objetivos da empresa e seja realizada em segurança, o setor de RH precisa cumprir uma série de responsabilidades antes, durante e após a viagem. Conheça esses deveres a seguir:
Antes da viagem
- Organizar toda a documentação necessária, como passagens, reservas de hospedagem e autorizações internas, com antecedência;
- Apresentar a política de viagens ao colaborador, explicando regras de conduta, limites de gastos, formas de reembolso e itens cobertos;
- Orientar o funcionário quanto às suas responsabilidades durante o período;
- Definir e comunicar o cronograma da viagem;
- Planejar como será feito o controle de ponto durante a viagem.
Durante a viagem
- Oferecer suporte ao colaborador, mantendo canais de comunicação abertos para resolver eventuais imprevistos;
- Garantir meios seguros de contato e resposta a emergências;
- Acompanhar a jornada de trabalho do colaborador;
- Assegurar condições adequadas de transporte, alimentação e hospedagem.
Após a viagem
- Verificar os comprovantes apresentados e realizar os reembolsos conforme a política interna;
- Calcular corretamente as horas trabalhadas e eventuais adicionais referentes à viagem;
- Coletar o feedback do colaborador para avaliar pontos de melhoria no processo;
- Arquivar documentos e dados da viagem para fins de compliance, auditoria e planejamento futuro.
Como calcular os reembolsos de despesas em viagens corporativas?
O cálculo dos reembolsos deve seguir a política de viagens da empresa, que precisa definir critérios claros sobre os tipos de gastos permitidos, os valores-limite por categoria e o formato de prestação de contas.
Em geral, o reembolso é feito com base na apresentação de notas fiscais entregues pelo colaborador após o retorno da viagem. A área responsável faz a conferência dos documentos e reembolsa o valor exato das despesas aprovadas.
O que pode e o que não pode ser reembolsado
A legislação trabalhista garante que o empregador deve arcar com os custos necessários para a realização de uma viagem a trabalho. Em geral, as despesas reembolsáveis incluem gastos com passagens aéreas ou rodoviárias, hospedagem, alimentação, transporte urbano e materiais necessários para reuniões ou eventos.
No entanto, a empresa não é obrigada a reembolsar gastos de caráter pessoal ou que não estejam diretamente relacionados à atividade profissional do colaborador. Segundo o advogado Augusto Cruz, cada empresa pode definir suas próprias regras sobre o que não será reembolsado.
“Esse fenômeno é um reflexo da Reforma Trabalhista, que permitiu maior flexibilização nos acordos firmados entre a empresa e seus funcionários, inclusive no que diz respeito às viagens corporativas”, explica o advogado.
Dúvidas frequentes sobre viagens a trabalho (FAQ)
As viagens a trabalho regidas pela CLT costumam gerar muitas dúvidas, já que envolvem atividades fora da rotina habitual do colaborador. Confira abaixo as respostas para outras perguntas comuns sobre esse tema:
Quem deve pagar a passagem aérea?
A empresa é responsável por esse custo, já que o deslocamento está diretamente ligado às obrigações profissionais do colaborador. Conforme explicado, o empregador deve assumir os custos relacionados à atividade laboral, incluindo o transporte até o local onde as tarefas serão executadas.
Colaborador pode recusar uma viagem?
Depende. Se as viagens estiverem previstas como parte das atribuições do cargo, o colaborador não pode se recusar a viajar sem uma justificativa válida. Nesses casos, a recusa pode ser interpretada como descumprimento contratual.
No entanto, se a exigência de viagens não estiver claramente especificada no contrato, ou se a viagem impuser condições que violem direitos trabalhistas, o colaborador tem o direito de recusar.
Viagem a trabalho gera hora extra?
O colaborador só terá direito ao pagamento de horas extras se, durante a viagem, ultrapassar a carga horária de 8 horas diárias ou 44 horas semanais. Para que esse pagamento seja válido, é necessário haver algum mecanismo de controle de jornada, como aplicativo de ponto, que comprove as horas trabalhadas.
Conclusão
A viagem a trabalho, também chamada de viagem corporativa, é todo deslocamento feito pelo colaborador em nome da empresa para cumprir atividades profissionais, como reuniões, visitas a clientes, treinamentos ou eventos.
Durante esse período, o trabalhador tem uma série de direitos garantidos por lei, como o reembolso de despesas com transporte, hospedagem, alimentação e comunicação profissional. Por outro lado, também precisa cumprir deveres, como prestar contas à empresa e seguir as orientações da política de viagens.
Para que tudo ocorra de forma eficiente, a empresa deve cumprir suas responsabilidades antes, durante e após a viagem, como o acompanhamento da jornada para o cálculo correto de reembolsos e possíveis horas extras.
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