A assinatura eletrônica de folha de ponto não só otimiza e agiliza o trabalho do setor de Recursos Humanos, como também aumenta a segurança jurídica das empresas.
Por isso, em meio a essa onda de transformação digital que tem impactado o mercado, muitas organizações já começaram a aderir esse procedimento no seu dia a dia.
Porém, antes de adotar esse método inovador de validação de folha de ponto, você precisa entender o que diz a lei e como funciona esse tipo de assinatura.
Para te ajudar nesse processo, neste artigo, serão abordados os seguintes tópicos:
- O que é a assinatura da folha de ponto?
- O que é uma assinatura eletrônica?
- Ponto eletrônico: conceito
- Assinatura eletrônica da folha de ponto é permitida pela lei?
- Como funciona a assinatura eletrônica da folha de ponto?
- Como a assinatura eletrônica da folha de ponto é essencial para o home office?
- Vantagens da assinatura eletrônica de folha de ponto
Boa leitura!
O que é a assinatura da folha de ponto?
A assinatura da folha de ponto é o procedimento que valida oficialmente os horários de trabalho dos colaboradores, como entradas, saídas e intervalos. Ela pode ocorrer de forma manual, por meio de um documento físico, ou por meio da assinatura eletrônica de folha de ponto, realizada em plataformas ou sistemas digitais.
Assinatura da folha de ponto manual vs. digital
Na assinatura manual, o colaborador registra seus horários de entrada, saída e intervalos em um documento físico, como um livro ou folha de ponto. Esse método é tradicional e ainda utilizado por algumas empresas. No entanto, está sujeito a falhas humanas, como:
- Erros de preenchimento
- Rasuras e dificuldades na armazenagem e organização dos documentos
- Consolidação dos dados para a folha de pagamento trabalhosa e propensa a equívocos.
Com a evolução tecnológica, a assinatura digital tornou-se uma alternativa eficiente. Nesse modelo, os registros de ponto são feitos eletronicamente, utilizando sistemas informatizados que permitem ao colaborador assinar digitalmente sua folha de ponto, através de diferentes formas como:
- Biometria digital;
- Biometria facial;
- Assinatura digital autenticada;
- Reconhecimento de dispositivos (como IP e localização);
- Uso de tokens de segurança;
- Login e senha em sistemas protegidos;
- Cartões de proximidade ou crachás eletrônicos;
O que a CLT diz sobre a assinatura da folha de ponto?
A CLT, pelo art. 74, exige controle de jornada em empresas com mais de 20 funcionários, mas não detalha assinatura de pontos. Empresas podem usar métodos manual, mecânico ou eletrônico, conforme interpretação comum.
Mesmo sem obrigação explícita, juristas consideram que a autenticidade do registro depende da assinatura, com base no CPC. Assim, empresas aumentam sua segurança jurídica ao exigir assinatura, evitando potenciais passivos trabalhistas.
Nesse contexto, a assinatura confere mais segurança e autenticidade à folha de ponto, evitando problemas futuros.
O que é uma assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica de folha de ponto é uma ferramenta utilizada para substituir a assinatura tradicional. Assim, em vez de ser feita manualmente no papel, ela é realizada de maneira eletrônica e informatizada.
Além disso, a assinatura eletrônica se destaca por permitir várias formas de execução, utilizando códigos definidos entre o emissor do documento e o receptor, que realiza a assinatura. Entre os códigos mais utilizados, estão senhas, biometria, reconhecimento de IP, entre outros.
Por esse motivo, além de ser utilizada para validar um documento digital, a assinatura eletrônica também pode servir para bloquear ou desbloquear dados disponíveis em um sistema online. Esse modelo é considerado mais prático, simples e eficiente para validar ações e documentos, incluindo a folha de ponto.
Assinatura eletrônica de folha de ponto vs. assinatura digital: qual a diferença?
Enquanto a assinatura eletrônica de folha de ponto pode ser feita mesmo que a pessoa não tenha um certificado digital para acompanhar sua assinatura, a assinatura digital é válida mediante a utilização de um certificado digital.
Esse certificado é um documento digital que utiliza uma tecnologia com criptografia de dados para garantir autenticidade, confidencialidade e integridade das informações eletrônicas.
Na prática, esse certificado comprova a autoria e a veracidade da assinatura no mundo virtual. Por isso, somente documentos que recebem uma assinatura digital possuem validade jurídica e legal, sendo aceitos por entes públicos.
Ponto eletrônico: conceito
O ponto eletrônico é um sistema digital e informatizado capaz de registrar os horários de entrada, saída e intervalo dos funcionários da empresa por meio de um equipamento eletrônico.
Nesse caso, as formas de marcação de ponto dependem do modelo de equipamento utilizado. Atualmente, existem opções no mercado que permitem o registro dessas informações por meio de biometria, reconhecimento facial, cartão de ponto ou senha.
Isso aumenta a segurança do equipamento eletrônico, que geralmente também apresenta outros recursos capazes de evitar fraudes, falhas e erros no registro de dados.
Outra característica do sistema de ponto eletrônico é que, a depender do modelo, ele também pode fazer a gestão e o tratamento completo do ponto, facilitando o trabalho do RH.
Assinatura eletrônica da folha de ponto é permitida pela lei?
Sim. A publicação da Lei n.º 14.063, em 23 de setembro de 2020, deu validade jurídica à assinatura eletrônica. O texto se origina na Medida Provisória 2.200/2001-2, que antes era a principal referência no tema.
A publicação dessa lei não só desburocratizou o uso da assinatura eletrônica, mas também aumentou sua segurança jurídica. Ademais, a Lei 14.063 definiu os conceitos de assinatura eletrônica, certificado digital e autenticação, além de explicar as diferenças entre assinatura eletrônica simples e avançada (ou assinatura digital).
Devido a essas características, as empresas ainda utilizam a Lei 14.063 para validar o uso da assinatura eletrônica em diversos sistemas, incluindo softwares de controle de ponto eletrônico.
Quais são as exigências da Portaria 671 para a assinatura eletrônica da folha de ponto?
A Portaria 671/2021 consolidou as regras para o uso de diferentes métodos de controle de ponto eletrônico, também chamados de Registros Eletrônicos de Ponto (REP). Sendo assim, a empresa pode escolher entre três tipos de registradores: o REP-C, o REP-A e o REP-P.
Além de definir as regras para uso e fabricação desses métodos de controle de ponto, a Portaria 671 também define a obrigatoriedade de emissão de comprovante de registro de ponto do trabalhador. Esse documento deve conter algumas informações básicas relacionadas a esse registro, tais como a identificação da empresa e do trabalhador.
Por isso, o Artigo 86 da portaria determina a obrigatoriedade da assinatura eletrônica para validar esse comprovante. Leia o texto desse artigo na íntegra:
“Art. 86. A assinatura eletrônica será utilizada como meio de comprovação da autoria e integridade de documentos eletrônicos gerados pelo sistema de registro eletrônico de ponto e pelo programa de tratamento de registro de ponto, nos termos do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
Parágrafo único. A assinatura eletrônica, do fabricante ou do desenvolvedor, deve ser atribuída às saídas geradas:
I – pelo REP: Arquivo Fonte de Dados, Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador e, no caso do REP-C, Relação Instantânea de Marcações; e
II – pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto: Arquivo Eletrônico de Jornada.”
Além disso, o Artigo 88 dessa mesma portaria determina a necessidade da emissão de certificado digital para validar as assinaturas realizadas no REP-A e no REP-P.
Como funciona a assinatura eletrônica da folha de ponto?
O primeiro passo para utilizar a assinatura eletrônica na folha de ponto é usar um sistema de controle de ponto eletrônico que aceite esse procedimento. Após implementar esse sistema na empresa, o RH pode solicitar aos colaboradores que assinem, de forma eletrônica, esse documento.
O processo varia conforme o modelo de sistema adotado pela empresa, mas geralmente ocorre de forma simples, rápida e segura. Normalmente, o funcionário só precisa fazer seu login no sistema e assinar o documento solicitado.
Como a assinatura eletrônica da folha de ponto é essencial para o home office?
A adoção de um modelo de trabalho home office exige que a empresa faça algumas adaptações para acompanhar as atividades dos seus funcionários a distância.
Entre essas alterações, uma das mais importantes está relacionada ao método de controle de ponto. Afinal, nesse caso, a organização deve adotar um método flexível para registrar o ponto de maneira remota, eficiente e segura.
Nesse contexto, recomendamos os sistemas de ponto eletrônico do tipo REP-A ou REP-P, que o funcionário pode instalar no computador pessoal, smartphone ou tablet.
Assim, o colaborador pode registrar sua assinatura eletrônica na folha de ponto de forma remota e o RH da empresa pode monitorar a jornada de trabalho desse funcionário em home office ou regime híbrido.
Vantagens da assinatura eletrônica de folha de ponto
Ainda tem dúvidas sobre a assinatura eletrônica de folha de ponto? Então, confira a seguir as vantagens de adotar essa forma de registro na sua empresa!
- Redução de papel e custos com impressão
- Eliminação de espaço físico para arquivamento
- Maior agilidade no fechamento da folha
- Automação do banco de horas, cálculos e relatórios
- Mobilidade para colaboradores (assinatura de qualquer lugar)
- Segurança jurídica reforçada com aplicação da Portaria 671, certificado digital e criptografia
Conheça o ponto eletrônico da Pontotel e tenha acesso à assinatura eletrônica da folha de ponto
A Pontotel é considerada um dos melhores sistemas de controle de ponto do país! Por meio do seu software REP-P, seus usuários têm acesso a uma plataforma completa para registro, gestão e tratamento de ponto. Ainda, como esse sistema segue as orientações da Portaria 671, ele aceita a assinatura eletrônica da folha de ponto.
Além dessa funcionalidade e da segurança jurídica proporcionada a seus usuários, a Pontotel também se diferencia por permitir múltiplas formas de registro de ponto, gestão de frequência em tempo real e integração com outros sistemas.
Ademais, quem usa essa ferramenta também tem acesso a regras flexíveis de cálculo de folha, banco de horas inteligente e mais de 30 tipos de relatórios para facilitar o controle de frequência dos funcionários.
Quer saber mais sobre essa ferramenta? Agende uma demonstração gratuita através do formulário abaixo e conheça a Pontotel na prática!
Conclusão
A assinatura eletrônica é um método eficiente, simples, rápido e seguro para validar as informações fornecidas durante o registro de ponto dos funcionários.
Embora a CLT não aborde a assinatura eletrônica de folha de ponto, a Portaria 671 determina o uso desse tipo de assinatura para validar o comprovante de registro em sistemas de ponto eletrônico.
Além disso, muitos juristas orientam que as empresas adotem o procedimento de assinatura de folha de ponto na sua rotina, já que isso aumenta a segurança jurídica e evita problemas futuros.
Então, se o RH da sua empresa ainda não exige a assinatura da folha de ponto, talvez esteja na hora de mudar. Gostou do conteúdo? Confira outros artigos sobre gestão de RH no blog Pontotel!
