Veja como incentivar o registro de ponto dos colaboradores: estratégias para garantir transparência e cumprir as leis!

Entender como incentivar o registro de ponto é necessário por vários motivos, sobretudo para a empresa em virtude do que a legislação trabalhista brasileira dispõe. Afinal, não fazer esse registro deixa a empresa em descumprimento da lei, e isso pode resultar em processos trabalhistas.

Por exemplo, fazer o registro das horas extras é a única forma de calcular corretamente a remuneração dos funcionários que trabalharam além da jornada normal. É o que garante que eles receberão o valor adequado. Se o registro de ponto não é feito, isso é prejudicado.

A propósito, conforme o Relatório Geral da Justiça do Trabalho de 2023, entre os assuntos mais recorrentes nas Varas do Trabalho estão justamente as horas extras. A colocação desse tema conforme as regiões judiciárias é a seguinte: 2º lugar no Rio de Janeiro, 3º em Pernambuco e 4º em São Paulo e Rio Grande do Sul.

Assim, para evitar complicações legais devido à falta de registro de ponto ou mesmo por conta de falhas nesse processo, este texto abordará os pontos a seguir:

• Qual a importância do registro do ponto?
• O que fazer quando o funcionário não registra o ponto?
• Dificuldades que impedem o registro de ponto
• Como incentivar o registro de ponto dos colaboradores?

Continue acompanhando o conteúdo!

Qual a importância do registro do ponto?

No que diz respeito às relações trabalhistas, fazer o registro do ponto não se trata só de gerenciar os horários dos colaboradores. As implicações dessa prática vão além, tornando essencial conhecer o objetivo do registro de ponto e como incentivá-lo. Confira os detalhes a seguir. 

Cumprimento das obrigações legais

Estar em conformidade com as leis trabalhistas é, certamente, o principal motivo para a empresa saber como incentivar o registro de ponto. A Consolidação das Leis Trabalhistas afirma em seu art. 74 que as empresas com mais de 20 funcionários devem, obrigatoriamente, fazer a anotação da hora de entrada e saída deles.

Isso, como dispõe o texto legal, pode ser feito “em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso”.

Transparência no ambiente de trabalho

Outro aspecto que mostra a importância do registro de ponto é a transparência que ele traz a todos. Para a empresa, é uma forma de demonstrar compromisso com a legalidade. Enquanto isso, os colaboradores ficam a par das suas horas trabalhadas, evitando conflitos com a empregadora, como aqueles envolvendo divergências nas horas extras.

Garantia de remuneração correta

A remuneração correta também é uma das razões para as empresas entenderem como incentivar o registro de ponto dos funcionários. Isso porque, com esse registro, eles terão a certeza de que receberão o salário conforme as horas trabalhadas, os adicionais noturnos e quaisquer outras variáveis que possam entrar no cálculo.

Auxílio no planejamento e na organização

Outra nuance relacionada a como incentivar o registro de ponto engloba a gestão de equipes. Com esse registro, os gestores conseguem acompanhar a frequência e produtividade dos funcionários. 

Isso, em termos de tomada de decisões, auxilia em algumas ações, como a alocação de funcionários. Também é uma forma de a empresa entender como está a gestão de tempo e até a eficiência de turnos, se for o caso.

O que fazer quando o funcionário não registra o ponto?

A empresa pode adotar práticas para quando os colaboradores não baterem o ponto, como falar da importância legal de fazer esse procedimento. Caso ela adote o regime presencial, por exemplo, é necessário colocar o relógio de ponto em locais estratégicos onde os funcionários mais passam. Facilita a prática de registro no dia a dia.

Além disso, é necessário lembrar os funcionários sobre fazer esse registro, especialmente porque, caso eles continuem não o realizando, a empresa deve aplicar medidas disciplinares conforme suas políticas internas.

Dificuldades que impedem o registro de ponto

Para saber como incentivar o registro de ponto, é necessário entender todos os desafios que podem surgir e atrapalham essa prática. Quando eles acontecem, comprometem a eficácia do controle. A seguir, confira as principais dificuldades capazes de ocasionar isso.

Esquecimento e falta de conscientização

O esquecimento é um problema de registro de ponto e pode acontecer em todos os modelos de trabalho: remoto, presencial, híbrido. Os motivos desse esquecimento são vários, como quando os funcionários tiveram um dia repleto de tarefas ou simplesmente porque a empresa não os conscientizou o suficiente acerca da importância dessa prática.

Esse tipo de situação pode ocorrer tanto com funcionários antigos quanto, e principalmente, com os novos. Afinal, se estes ainda não sabem bem como funciona essa prática de registro, bem como os problemas legais de negligenciá-la, podem esquecer de bater o ponto.

Dificuldade ou problemas no acesso ao sistema de ponto

Se a empresa usa um sistema de ponto pouco eficiente, ou mesmo se o software comumente fica instável, isso resultará em erros no registro de ponto. 

O mesmo se dá quando o sistema não tem uma versão disponível para dispositivos móveis, que, se fosse o caso, geraria mais praticidade para os funcionários no cotidiano. Isso tanto por conta da facilidade de acessar o app quanto pelo envio de lembretes para bater o ponto após o horário da jornada de trabalho exceder, por exemplo.

Desconfiança do sistema de ponto atual

Ainda, para as empresas que querem saber como incentivar o registro de ponto do seu quadro de funcionários, é preciso entender que a desconfiança deles envolvendo o software de controle pode ser uma das dificuldades que os impede de bater o ponto. 

Isso fica ainda mais complicado com trabalhadores que já tiveram problemas em empresas anteriores em virtude de erros na folha de pagamento ou com divergências nas horas trabalhadas. Também deve-se considerar que alguns colaboradores podem ver o registro de ponto como um excesso de controle por parte da empresa, deixando-os mais resistentes.

Como incentivar o registro de ponto dos colaboradores?

Saber como incentivar o registro de ponto é, em essência, adotar medidas que tornem esse processo tão prático e transparente que os funcionários o farão sem objeções. Será natural. A seguir, confira ações específicas que a organização tem de adotar.

Faça um comunicado de registro de ponto

Seja em um e-mail ou durante uma reunião, comunicar a todos os funcionários sobre o quão importante é fazer o registro de ponto é a primeira ação da empresa. É preciso que ela seja específica para tornar isso “palpável”, por isso, deve destacar que bater o ponto é essencial para os profissionais receberem a remuneração correta e a empresa ficar dentro da lei.

A empresa também tem de guiar os funcionários, sobretudo em casos quando ela nunca fez registro de ponto. Nesse sentido, para atuar em conjunto com o time de RH, os gestores também têm um papel indispensável no incentivo do registro, pois estão em contato com os colaboradores diariamente. Como cita Bruno Rodrigues, CEO e cofundador da GoGood: 

“Os principais canais de comunicação que as pessoas do RH têm dentro da companhia não são a intranet, nem o e-mail marketing, nem o mural do refeitório. São os líderes. Eles estão no dia a dia falando com as pessoas”

Implemente recompensas e reconhecimentos

Focar uma cultura de recompensas e reconhecimentos não vale só para funcionários que cumprem metas e entregam projetos de qualidade. Fazer o registro de ponto também tem de fazer parte, e a empresa pode reconhecer esse compromisso dos funcionários em reuniões mensais, por exemplo.

Nesse sentido, ela também pode aplicar recompensas específicas. Elas podem ser desde flexibilizar um dia de trabalho para o funcionário resolver assuntos pessoais até  recompensar o trabalhador em uma festa de confraternização de fim de ano que a empresa organizar.

Opte por um sistema com notificações e acompanhamento em tempo real

Além das dicas anteriores, um dos aspectos que evidenciam a importância de a empresa compreender como incentivar o registro de ponto é quando ela, estrategicamente, adota um sistema de controle de ponto eficiente.

Isso é, afinal, um sinal de que ela entendeu o papel da tecnologia para estimular os funcionários a fazerem o registro de ponto. Aliás, Lara Avelino, analista de RH, psicóloga organizacional e recrutadora, cita algo interessante a respeito ao afirmar que a “tecnologia é uma aliada, seja pela flexibilização que ela traz, seja pela ajuda na otimização de funções”.

Sendo assim, um software de controle de jornada traz diversas funcionalidades que facilitam o registro de ponto, como o envio de notificações que auxiliam o colaborador a se lembrar de bater o ponto, condicionando-o, com o tempo, a fazer isso mais naturalmente.

Outra função dessa ferramenta envolve o acompanhamento preciso: o time de RH consegue ver assim que os funcionários batem o ponto. Estes também podem fazer isso, conferindo suas horas trabalhadas em tempo real. 

É por essa razão que o sistema da Pontotel, uma ferramenta de gestão de ponto completa e fácil de usar, mostra-se como a melhor opção para as empresas. Nossa plataforma foi desenvolvida para tornar esse processo simples tanto para o empregador quanto o empregado, e isso se justifica em todas as funções do software:

• Os funcionários conseguem registrar o ponto por celular, computador, notebook e até QR code;
• Há sistemas para assegurar a autenticidade do registro, como biometria facial, geolocalização, senha, verificador de GPS, entre outros;
• Também ocorre a automação dos cálculos para o time de RH, deixando a rotina mais simples e livre de erros.

Todas as funcionalidades do sistema foram projetadas para tornar o registro de ponto mais prático, fator essencial para incentivar os colaboradores a baterem o ponto. Para conhecer a plataforma Pontotel, preencha o formulário abaixo e converse com um de nossos especialistas.

Conclusão

Descobrir formas de como incentivar o registro de ponto não é só algo estratégico para a organização. Afinal, se ela não faz esse controle, não estará em conformidade com o que diz a CLT, gerando complicações legais para si.

Seja uma empresa nova que pouco sabe sobre o processo de registro de ponto ou uma que está migrando para um sistema de ponto mais eficiente, é primordial entender e aplicar as formas corretas de incentivar os funcionários a registrarem o ponto.

Implementar essa cultura de registro deve ser guiado estrategicamente pelo time de RH em conjunto com líderes. Para isso, adotar um sistema de controle completo e fácil de usar — como o da Pontotel — deve estar no plano de ação. Ele tornará o registro de ponto prático, como o simples ato de acessar o app e, em poucos cliques, já conseguir bater o ponto.

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