Assim como qualquer empresa com mais de 20 funcionários, os negócios do setor de eventos também devem realizar o registro de jornada dos trabalhadores. Por conta das particularidades desse tipo de negócio, o controle de ponto em eventos deve ser feito com ferramentas apropriadas que atendam às demandas específicas do setor.
Os funcionários que atuam em eventos frequentemente realizam suas atividades fora da sede da empresa, o que exige atenção especial. Modelos tradicionais de registro de ponto, como o manual e o mecânico, não atendem adequadamente às demandas dessa área.
Segundo a ABRAPE, o setor de eventos representa 7,7% das empresas brasileiras, com mais de 6,6 milhões de pessoas envolvidas no hub setorial.
Considerando a relevância desse setor no país e as características diferenciadas da jornada desses trabalhadores, é importante saber como fazer corretamente o controle de ponto em eventos.
Neste artigo, será possível entender com detalhes esse assunto, a partir dos seguintes tópicos:
- Como deve ser feito o controle de ponto em eventos?
- Desafios de controlar jornadas em eventos
- Benefícios do controle de ponto digital para eventos
- O que levar em consideração no controle de ponto em eventos?
- Como tornar o controle de ponto mais eficiente em eventos?
- Qual é o melhor controle de ponto para eventos?
Tenha uma ótima leitura!
Como deve ser feito o controle de ponto em eventos?
O controle de ponto em eventos deve ser realizado com um registrador autorizado pela legislação trabalhista, capaz de atender às particularidades do setor, como trabalho externo, ambientes com conexão limitada ou inexistente e necessidade de flexibilidade para diferentes jornadas de trabalho.
Por exemplo, o relógio de ponto é uma opção inviável para o setor de eventos, porque exige instalação fixa, não se adapta a diferentes locais e não permite registros fora da sede da empresa.
Logo, para suprir essas necessidades, é preciso utilizar um sistema de ponto digital, que permite a marcação de ponto em dispositivos como celulares e notebooks, tanto online como offline, bem como oferece maior mobilidade e praticidade para as equipes.
Por que o controle de ponto é essencial em eventos?
A gestão de ponto em eventos pode ser complicada, porque a equipe, geralmente, está distribuída em diferentes locais, os horários são variados e as jornadas podem incluir turnos noturnos, horas extras ou mudanças de última hora.
Por isso, um controle de ponto eficiente é indispensável para garantir a gestão adequada da equipe, o cumprimento das normas trabalhistas e a organização operacional do evento.
Imagine um grande festival de música: há centenas de funcionários espalhados por diferentes áreas, como segurança, alimentação, limpeza, produção técnica e atendimento ao público. Cada um tem horários variados, com turnos que podem se estender até tarde da noite ou começar de madrugada.
Sem um controle de ponto eficiente, é quase impossível acompanhar a jornada de trabalho, calcular horas extras corretamente e garantir o cumprimento das obrigações trabalhistas, além de comprometer a organização e a transparência do evento.
Legislação trabalhista: como garantir a conformidade em eventos?
Um ponto adequado para eventos, autorizado pela legislação trabalhista, é primordial para garantir a conformidade. Só assim será possível evitar fraudes e processos decorrentes de má gestão de jornada ou pagamentos incorretos.
Por isso, garanta que:
- O sistema de controle de ponto seja confiável e registre as informações com precisão;
- As jornadas dos funcionários sejam acompanhadas em tempo real, incluindo horas extras e intervalos;
- O método utilizado permita flexibilidade para diferentes locais e condições, como trabalho externo ou ambientes sem conexão à internet;
- Todos os registros estejam devidamente armazenados para auditorias e consultas futuras, assegurando transparência e segurança jurídica.
Com essas medidas, a gestão de ponto será mais eficiente, evitando problemas trabalhistas e fortalecendo a organização do evento.
Desafios de controlar jornadas em eventos
As nuances de um evento fazem com que o controle de jornada dos colaboradores neste ambiente de trabalho seja diferenciado, envolvendo questões de escalas e jornadas com flexibilidade. Entenda mais a seguir!
Jornada flexível e mudanças frequentes de escala
Em eventos, as jornadas de trabalho são frequentemente flexíveis, com horários que podem variar conforme a necessidade, incluindo turnos noturnos ou prolongados.
Além disso, mudanças de escala são comuns devido a imprevistos ou adaptações na programação, exigindo um sistema de controle de ponto que acompanhe essas alterações com agilidade e precisão.
Dificuldade de monitoramento em locais diversos
A atuação dos funcionários em diferentes locais, como arenas, espaços abertos ou instalações temporárias, torna o monitoramento centralizado mais difícil.
Por isso, essa diversidade de ambientes exige ferramentas capazes de registrar a jornada de trabalho de forma remota e precisa, assegurando o controle eficiente e a conformidade com as normas trabalhistas.
Por que os modelos de ponto convencionais não são recomendados para eventos?
Os modelos tradicionais, como ponto manual, mecânico ou relógios fixos, não atendem às demandas do setor de eventos por diversos motivos:
- Mobilidade limitada: são fixos e não permitem registros em locais variados, comuns no setor de eventos;
- Dependência de infraestrutura: muitos exigem instalação física, inviável em ambientes temporários ou remotos;
- Risco de inconsistências: métodos como o ponto manual podem levar a erros humanos ou fraudes no registro de jornada;
- Falta de flexibilidade: não acompanham alterações frequentes de escalas e jornadas, típicas em eventos;
- Dificuldade de integração: modelos tradicionais não oferecem soluções automatizadas para gestão e processamento de dados pelo RH.
Benefícios do controle de ponto digital para eventos
O controle de ponto digital é a melhor alternativa para o registro e acompanhamento de jornada em eventos.
Ele possibilita que cada funcionário registre seu ponto de forma remota, por meio de um celular ou tablet, por exemplo, com toda a segurança necessária na autenticação, como o reconhecimento facial.
Por ser um modelo integrado e automatizado, os gestores responsáveis pelos eventos conseguem acompanhar todos os dados de jornada em tempo real, identificando quem está disponível e os turnos de cada funcionário.
Também é útil em ambientes de evento em que há pouca ou nenhuma conexão, como pode acontecer em lugares mais remotos do país.
Confira o depoimento da Vanessa, analista de departamento pessoal da Urbi:
“Outra utilização muito bacana é bater o ponto sem estar com a internet ligada, uma função extremamente interessante devido à correria do dia a dia […], além do recurso de geolocalização.”
Além disso, o controle de ponto digital facilita o cálculo de horas extras, adicionais noturnos e períodos de descanso obrigatórios, evitando erros que podem gerar conflitos trabalhistas.
O que levar em consideração no controle de ponto em eventos?
Considerando as nuances do controle de ponto em eventos, é preciso se atentar a três pontos principais: a troca de turnos, o cálculo de horas extras e as escalas flexíveis, já que são questões inerentes ao setor e que demandam soluções ágeis e precisas para garantir a gestão eficiente. Entenda com detalhes a seguir!
Trocas de turnos
A troca de turnos em eventos é frequente devido à natureza dinâmica do setor, com mudanças de horário para atender à programação e imprevistos.
Considerar esse fator no controle de ponto é importante para evitar sobrecargas, garantir o cumprimento das jornadas e facilitar o cálculo exato de horas trabalhadas.
Cálculos de horas extras
O cálculo de horas extras deve ser considerado no controle de ponto em eventos, pois muitas vezes os funcionários trabalham além do horário estipulado. Estima-se que no Brasil, os trabalhadores fazem 18 horas extras todos os meses, segundo uma pesquisa da Maxis GBN.
Considerar esse fator é importante para garantir que os pagamentos sejam feitos corretamente, conforme as leis trabalhistas, evitando erros e possíveis disputas.
Escalas flexíveis
As escalas flexíveis são necessárias em eventos devido à natureza imprevisível e dinâmica do setor. Com horários que podem mudar rapidamente para atender à programação, é preciso usar um controle de ponto que permita ajustes em tempo real, o que é só possível com o ponto digital.
Como tornar o controle de ponto mais eficiente em eventos?
É fundamental adotar tecnologias modernas e alinhadas às particularidades do setor para aumentar a eficiência do controle de ponto em eventos.
Assim, o uso de sistemas digitais, como o REP-P, permite registros remotos e precisos, mesmo em locais limitados. Essas ferramentas oferecem funcionalidades como reconhecimento facial ou geolocalização, garantindo a autenticidade dos registros e reduzindo fraudes.
Outro ponto importante é a flexibilidade na gestão de escalas e turnos, pois eventos podem demandar alterações de última hora, como trocas de horários ou ajustes nas equipes, o que exige um sistema capaz de realizar essas mudanças de forma rápida.
Por fim, é preciso aproveitar essas tecnologias para fazer um acompanhamento constante, como explica Naomi Wagatsuma, analista de projetos na Pontotel:
“A liderança tem um papel muito importante em acompanhar e entender o tempo de trabalho dos colaboradores. Por exemplo, se perceber que alguém já passou do horário, pode intervir e sugerir que a pessoa encerre o dia para aproveitar o restante do tempo livre.”
Pontos de atenção em relação à segurança na gestão de ponto em eventos
A gestão de ponto em eventos envolve desafios específicos que exigem atenção redobrada à segurança. Com equipes trabalhando em locais diversos e frequentemente em condições adversas, é fundamental garantir que os registros sejam confiáveis, protegidos e acessíveis.
Confira os pontos de atenção:
- Autenticidade dos registros: use sistemas com métodos como reconhecimento facial ou biometria para evitar fraudes no registro de jornada;
- Conexão limitada: adote sistemas que funcionem offline, garantindo a segurança e a continuidade dos registros em locais sem internet;
- Proteção de dados: escolha tecnologias que cumpram as normas de privacidade, como a LGPD, para proteger informações dos funcionários;
- Armazenamento seguro: certifique-se de que os dados sejam armazenados em ambientes confiáveis e com backups regulares;
- Controle de acesso: restrinja o acesso ao sistema de ponto apenas a usuários autorizados.
Qual é o melhor controle de ponto para eventos?
O melhor controle de ponto para eventos é a Pontotel, uma plataforma de controle de ponto projetada para atender às necessidades dinâmicas do setor.
Nosso sistema é o REP-P, em que os colaboradores podem registrar seus pontos facilmente em dispositivos móveis, como celulares e tablets, seja online ou offline. Essa flexibilidade é fundamental para eventos, nos quais as condições variam e os locais podem ter conexão limitada ou inexistente.
Além disso, a Pontotel oferece métodos de segurança como biometria e senhas pessoais, garantindo que os registros de jornada sejam autênticos e confiáveis.
Os gestores têm acesso a informações em tempo real, com relatórios detalhados que facilitam a tomada de decisões rápida e eficaz durante o evento.
A Pontotel também permite ajustes rápidos em escalas e turnos, o que é comum em eventos, e oferece integração com outros sistemas de RH, otimizando a gestão.
Com a Pontotel, o controle de ponto em eventos é simples e eficiente!
Como a Pontotel simplifica o controle de ponto?
Confira as vantagens de como a Pontotel simplifica o controle de ponto em eventos:
- Registro remoto e flexível: permite que os colaboradores registrem o ponto via web ou aplicativo, em qualquer lugar, com ou sem conexão;
- Segurança avançada: métodos de autenticação como biometria e senhas pessoais garantem a integridade dos registros;
- Acompanhamento em tempo real: gestores têm acesso instantâneo aos dados de jornada, facilitando a tomada de decisões rápidas;
- Automação e integração: processos automatizados e integração com sistemas de RH otimizam a gestão e reduzem a carga de trabalho manual;
- Relatórios personalizados: geração de relatórios detalhados e ajustáveis, com facilidade para realizar ajustes em escalas e turnos;
- Conformidade legal: garantia de segurança jurídica e conformidade com a legislação trabalhista;
- Uso intuitivo: sistema fácil de usar, sem complexidade, agilizando o dia a dia da gestão.
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Conclusão
Por fim, foi possível perceber a necessidade de cuidados especiais para o controle de ponto em eventos, já que as particularidades desse setor exigem flexibilidade, segurança e agilidade
As empresas precisam adotar soluções que atendam a essas demandas, garantindo a conformidade com a legislação trabalhista e a eficiência no gerenciamento de jornada.
Seguindo as dicas deste artigo, as empresas poderão otimizar o controle de ponto, evitar erros e fraudes, além de garantir a transparência e o cumprimento das normas legais ao escolher as ferramentas corretas para esse controle de ponto.
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