Gestão de atividades: o que é , qual sua importância e como o RH pode ajudar!

imagem de duas mulheres e dois homens ao redor de uma mesa conversando e olhando para um computador

Um dos grandes desafios do mercado empresarial é manter a gestão de atividades em dia para alcançar bons resultados. Com uma boa organização das tarefas a empresa pode identificar prioridades e potencializar o desempenho dos seus colaboradores. 

Em muitas situações, a má gestão das tarefas acaba impactando negativamente a rotina da empresa e consequentemente interfere nos resultados. 

Isso ocorre principalmente em função de uma alta demanda de trabalho, em que muitos colaboradores acabam sobrecarregados e a queda de desempenho é visível.  

60% dos profissionais no país se dizem sobrecarregados diariamente no trabalho, de acordo com um estudo do International Stress Management Association Brasil. A falta de tempo é o fator principal para essa sobrecarga. 

Mas você sabia que essa situação pode ser um reflexo da falta de uma gestão de atividades? Pois, se existem muitas tarefas e não existe organização a tendência é que a qualidade do trabalho e o rendimento profissional caia. 

Para lhe ajudar a organizar a rotina da sua empresa, a caminho dos resultados, esse artigo vai abordar os seguintes assuntos: 

Boa leitura! 

gestao de jornada e redução de custos

Gestão de atividades: o que é?

imagem de uma mulher de máscara segurando um tablet

A gestão de atividades se refere à organização, planejamento, monitoramento, controle e a execução de tarefas de uma empresa. Baseado nesse processo é possível ter uma base para a tomada de decisões, seja no âmbito humano ou material.

Com a gestão de atividades a empresa consegue identificar possíveis necessidades de pessoal, realizar a divisão do trabalho e definir quais ferramentas podem contribuir para que os colaboradores atuem de forma produtiva e eficiente. 

Além disso, ela é um apoio para que os gestores e líderes possam delegar tarefas corretamente, otimizando o tempo de execução das mesmas, trabalhando com prazos factíveis e possibilitando maior qualidade no trabalho. 

Qual é a importância da gestão de atividades para sua empresa?

Antes mesmo de adotar a gestão de atividades como rotina na sua empresa é imprescindível conhecer a importância dela no andamento das tarefas e, de que forma, essa organização pode impactar nos resultados. 

Confira abaixo uma série de benefícios que a gestão de atividades pode trazer para sua empresa. 

Otimização da produtividade

A otimização da produtividade de uma empresa é dependente de uma boa organização das tarefas e de uma definição de prioridades. Afinal, tentar fazer tudo ao mesmo tempo pode sobrecarregar os colaboradores e comprometer a entrega das atividades. 

Com a gestão de atividades o gestor consegue prever os prazos disponíveis, analisar a capacidade da sua equipe para executar as tarefas e assim delegar tudo de forma assertiva, para que o tempo seja otimizado, sem perder a qualidade do trabalho. 

Finalização de tarefas em um prazo menor

Ao delegar tarefas de forma assertiva, repassando atividades para cada setor, conforme a necessidade e as possibilidades de execução, a empresa evita que as equipes fiquem sobrecarregadas

Com isso, baseado numa gestão de atividades, o que é prioridade vem na frente e consequentemente a finalização de tarefas ocorre em um tempo menor. Posto que, uma coisa será feita de cada vez, com organização e planejamento

Priorização de tarefas urgentes

A aleatoriedade na execução de tarefas, além de fazer com que muitos acabem ficando sobrecarregados, torna, muitas vezes, um tempo desnecessário para que as demandas sejam finalizadas. 

Quando existe a gestão de atividades, o gestor demonstra uma capacidade maior de analisar o que é menos importante e o que é prioridade no dia a dia da empresa. 

Assim, atividades mais urgentes passam para um nível de importância maior e os colaboradores conseguem focar em uma tarefa de cada vez, finalizando tudo em um prazo menor. 

Melhora no clima organizacional

A melhora no clima organizacional passa principalmente pelo engajamento e motivação dos colaboradores. Muitas vezes isso é consequência de um ambiente organizado na empresa, onde os colaboradores  conhecem a real importância da sua função nos resultados. 

Com a gestão de atividades, além da empresa poder evitar sobrecarga sobre os colaboradores, o fluxo de trabalho e o direcionamento sobre quais passos eles devem tomar na execução das tarefas contribui para que o clima organizacional seja bom. 

Já que os colaboradores não atuarão de forma desordenada, sem orientação e executando diversas tarefas ao mesmo tempo. 

Com tarefas bem distribuídas o profissional pode potencializar seu desempenho e suas competências, atuando nos 100% da sua capacidade. 

Melhora na visualização dos prazos

Por meio da gestão de atividades é possível ter uma visão ampla sobre o que precisa ser executado, o que está sendo feito e quais os resultados. A partir daí, o gestor consegue fazer uma análise concreta dos prazos e prioridades, visualizando sua viabilidade. 

Assim, ele define os fluxos de trabalho corretamente e o andamento das tarefas passa por monitoramento constante. Apoiando inclusive decisões sobre a necessidade de novas contratações ou cortes de pessoal na empresa.

Gestão de atividades: passo a passo

Para colocar a gestão de atividades em prática, fazendo da organização e do planejamento itens imprescindíveis para a empresa, é necessário seguir alguns passos que serão essenciais para as tomadas de decisões, impactando nos resultados. 

Abaixo você confere um passo a passo para colocar a gestão de atividades como parte integrante do dia a dia da sua empresa. Confira! 

Ranqueie suas tarefas

imagem de uma pessoa sentada anotando em uma planilha de tarefas

O primeiro passo para realizar a gestão de atividade é mapear tudo o que precisa ser feito na empresa, para que assim seja possível elencar as tarefas e ranqueá-las das mais para as menos importantes no momento. 

Partindo desse pressuposto, a organização consegue facilmente realizar um planejamento, focando sempre nas tarefas mais urgentes e deixando outras em segundo plano. 

Faça um planejamento das tarefas, estipulando metas e prazos

O segundo passo da gestão de atividades, após criar um ranking de prioridades, é definir o planejamento para que cada tarefa seja executada, estipular metas a serem alcançadas e definir prazos de entrega. 

Essa organização é importante para que a empresa consiga acompanhar de perto a execução e principalmente possa mensurar os resultados, tanto de qualidade do trabalho como de desempenho dos colaboradores, baseado no alcance das metas e dos prazos. 

Delegue as tarefas para sua equipe

Delegar tarefas é o terceiro passo da construção da gestão de atividades e um dos mais importantes nesse processo. Nesse item, o gestor define as tarefas e as distribui para as equipes, tendo em mente as competências, habilidades e disponibilidade dos envolvidos. 

É importante nesse ponto ter uma visão ampla sobre os pontos fortes e fracos de cada membro da equipe. 

Pois assim, as execuções são mais bem distribuídas e realizadas de forma mais rápida, com cada colaborador tendo o seu melhor aproveitado, no exercício da sua função. 

Faça um controle das etapas com reuniões e feedbacks

O último passo da implementação da gestão de atividades faz parte de um controle das etapas por meio de reuniões e feedbacks contínuos. 

Um controle de atividades sobre gestão de pessoas e tarefas só se torna efetivo se a empresa mensurar os resultados desse planejamento. 

Sendo assim, é importante reunir gestores e colaboradores para discutir periodicamente o andamento das ações, para realizar correções ao longo das execuções, colocando os feedbacks como ponto central desse debate. 

Já que assim fica mais fácil analisar o que tomou muito tempo da equipe, erros ao longo do processo, qual foi o desempenho dos colaboradores e o que pode ser melhorado.

Exemplos de metodologias para gestão de tarefas

Uma gestão de tarefas tende a seguir diversas metodologias que servem de base para auxiliar a empresa no planejamento e na execução das atividades. Entre as mais utilizadas do mercado é possível destacar: 

Metodologia GTD

GTD é a abreviação de Getting Things Done. Essa metodologia de gestão de tarefas para equipes foi criada pelo consultor e autor David Allen. A principal proposta desse método é fazer o registro de tudo que a empresa precisa realizar. 

Na metodologia GTD, também conhecida como “gerenciadora de tempo”, as ideias não ficam na cabeça do gestor, tudo – ideias, metas, objetivos – precisa ser registrado . São cinco os passos previstos no GTD: coletar, processar, organizar, revisar e executar.

Na coleta, o gestor organiza as ideias e registra tudo no papel ou em alguma ferramenta de gerenciamento de atividades (Trello, Asana, Google Tarefas, RunRun.it). Já no processamento, a metodologia GTD analisa o que foi registrado e define as demandas. 

No terceiro passo – organizar – o gestor define as prioridades e os prazos de cada tarefa. Ao chegar no passo “revisão”, o gestor precisa reavaliar as tarefas descritas anteriormente e verificar o que foi definido como prioridade e o que é necessário acrescentar. 

Por fim, na metodologia GTD, o gestor passa para o momento da execução, com base no que foi definido nos passos anteriores. A ideia nesse método é ter tudo registrado para facilitar o workflow.  

Metodologia Justin

imagem de uma pessoa sentada em uma mesa escrevendo em um caderno

A metodologia Justin ou Just in time (JIT), “bem na hora”, é conhecida no mercado como a metodologia da Toyota e hoje é base para muitas empresas organizarem suas tarefas. 

O principal objetivo desse método é otimizar os gastos, reduzindo desperdícios e tornando os processos mais efetivos.

Imaginando esse método na logística da empresa, é a partir dele que a companhia consegue saber o que realmente será necessário em mão de obra e produtos. 

Isso quer dizer que na metodologia Justin a empresa trabalha com números reais, ou seja, não existem especulações ou chutes no sentido do que será produzido. O trabalho só se inicia conforme as demandas vão surgindo. 

Por exemplo, uma loja virtual que produz camisetas e, que utiliza da metodologia Justin, não fará 100 camisetas de uma vez para o estoque, mas só começará a produzi-las a partir do que será demandado durante as compras efetuadas. 

Com isso, a qualidade do trabalho aumenta, os custos são reduzidos, não há excedente e existe um equilíbrio entre a gestão dos recursos humanos e materiais a serem utilizados na execução das tarefas.  

Como o RH pode auxiliar na gestão de atividades?

Com sua função estratégica, fica cada vez mais evidente que para o sucesso organizacional, o RH tem um papel de extrema importância na gestão de atividades. 

Isso se dá principalmente, porque o sucesso do negócio depende de ações para motivar e engajar o colaborador. 

Entre as principais ações que o RH pode tomar para que a gestão de atividades seja efetiva e que os colaboradores tenham um bom desempenho nesse plano estão: 

  • Processos de seleção assertivos, conforme as necessidades da empresa;
  • Humanização da gestão do capital humano; 
  • Criação de plano de cargos e salários
  • Capacitação de funcionários por meio de formações, workshops, treinamentos;
  • Cuidado com o clima organizacional com a aplicação de pesquisas de clima;
  • Reconhecimento profissional, de acordo com o perfil da equipe (bonificações, participação nos lucros, etc.);
  • Apontamento de falhas no crescimento da empresa. 

Conclusão

Planejamento e organização são alguns dos pontos mais importantes no dia a dia das empresas. Companhias que conseguem fazer da gestão de atividades uma rotina tendem a gerenciar melhor suas atividades e aumentam a produtividade das equipes. 

Com a gestão de atividades, como descrito neste artigo, o planejamento e execução do trabalho se tornam mais estratégicos, já que, fica mais fácil definir prioridades, delegar tarefas e determinar prazos. 

Assim, com base nessa gestão de atividades, a empresa não sobrecarrega as equipes, otimiza o tempo das tarefas e potencializa os pontos fortes dos seus colaboradores para aumentar o desempenho dos mesmos. 

Entendeu a importância da gestão de atividades na rotina da empresa? Quer conferir mais dicas para o seu negócio? Então, acesse o blog do PontoTel e leia mais artigos como esse.  

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