A complacência de algumas empresas com sistemas antigos de registro de ponto faz com que a transição para novas tecnologias pareça um desafio muitas vezes desnecessário. Mas a verdade é que o monitoramento de ponto online se tornou a solução mais prática para enfrentar as demandas do ambiente de trabalho moderno.
No Brasil, um dos temas mais recorrentes em causas trabalhistas, segundo o Relatório Geral do Tribunal Superior do Trabalho, é a disputa sobre o pagamento de horas extras, um problema que está diretamente relacionado à falta de controle do tempo de trabalho.
Para saber como enfrentar esses desafios com tecnologia, confira neste conteúdo as maiores vantagens de um sistema para monitoramento de ponto online, entre outros assuntos relacionados ao tema:
- O que é monitoramento de ponto online?
- Quais as vantagens do monitoramento de ponto online?
- Como funciona o monitoramento de ponto online?
- Como implementar o monitoramento de ponto online?
- Qual a melhor plataforma para monitoramento de ponto online?
Veja como transformar a gestão da jornada de trabalho com uma plataforma online!
O que é monitoramento de ponto online?
O monitoramento de ponto online é o registro e controle das horas trabalhadas pelos colaboradores utilizando um software em nuvem. Com esse sistema, os colaboradores podem marcar os horários de entrada, saída e intervalos de qualquer local com acesso à internet, seja por meio de smartphones, tablets ou computadores.
A adoção do monitoramento de ponto online é permitida pela legislação trabalhista brasileira. A Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) regulamenta o uso de sistemas eletrônicos de controle de jornada de trabalho pela internet como uma solução alternativa aos métodos manuais ou mecânicos.
Segundo a legislação, as empresas podem usar o monitoramento de ponto online, desde que o sistema seja autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho e que sejam garantidas a segurança, a integridade e a confidencialidade dos dados registrados.
Quais os tipos de controle de ponto?
Existem várias maneiras de uma empresa fazer o registro da jornada de trabalho dos funcionários. Confira abaixo um resumo dos tipos de controle de ponto:
- Controle de ponto manual: registro das horas trabalhadas em folhas de papel ou livros de ponto, feito manualmente pelos funcionários;
- REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional): um aparelho eletrônico que registra as horas de trabalho presencialmente, com dados armazenados no próprio dispositivo;
- REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo): plataforma que permite o registro da jornada em dispositivos eletrônicos, como smartphones ou computadores, com dados armazenados em nuvem;
- REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa): um sistema mais robusto que também permite o registro em dispositivos eletrônicos, com dados armazenados em nuvem, mas sem necessidade de aprovação por convenção coletiva.
Apenas o REP-A e o REP-P podem ser considerados tipos de monitoramento de ponto online. Ambos permitem o registro da jornada de trabalho em dispositivos conectados à internet, com os dados sendo armazenados na nuvem, o que facilita a gestão e o acesso às informações em tempo real.
Quais as vantagens do monitoramento de ponto online?
O monitoramento de ponto online inclui mudanças que podem transformar e melhorar a rotina de uma empresa. A seguir, veja como cada vantagem impacta a operação diária.
Precisão e confiabilidade
Um bom sistema de ponto online tem o cálculo automático dos apontamentos de entrada e saída dos funcionários, o que elimina alguns dos problemas mais comuns no registro manual, como erros de digitação e cálculos incorretos.
A integração com sistemas de folha de pagamento também garante que os dados de jornada sejam transferidos diretamente para o cálculo dos salários, e isso reduz a necessidade de ajustes e revisões.
“O controle de ponto transparente oferece visibilidade tanto para os colaboradores quanto para os gestores, promovendo uma relação de trabalho mais transparente.”, diz Carla Souza, coordenadora de marketing da Pontotel.
Acessibilidade e flexibilidade
A possibilidade de registrar as horas de trabalho a partir de qualquer tipo de dispositivo — como celulares, tablets e computadores — oferece maior flexibilidade tanto para os funcionários quanto para a empresa.
As organizações com equipes que trabalham remotamente são as maiores privilegiadas com esse tipo de tecnologia, pois todos os funcionários têm a facilidade de registrar suas horas independentemente de onde estejam.
O sistema online ainda simplifica a operação da empresa com a gestão de ponto em comparação com métodos físicos, como cartões de ponto ou relógios de ponto mecânicos, que exigem treinamento e manutenção física de equipamentos.
Redução de fraudes
Para garantir a integridade e segurança dos dados, os sistemas de monitoramento de ponto online incorporam diversas camadas de proteção:
- Criptografia dos dados assegura que as informações armazenadas e transmitidas estejam protegidas contra acessos não autorizados;
- Autenticação de acesso dificulta a manipulação fraudulenta dos registros de ponto, e pode ser feita por meio de senhas complexas, reconhecimento biométrico ou até mesmo autenticação multifator (MFA);
- Backups regulares previnem a perda de dados em caso de falhas técnicas ou ataques cibernéticos.
Com menos fraudes e problemas relacionados, a empresa pode manter a confiança e a transparência, além de evitar disputas e problemas legais.
Conformidade legal
Os sistemas de controle de ponto online são desenvolvidos para estar em conformidade com as regulamentações vigentes. Além da Portaria 671 do MTP, existe a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que é a principal legislação sobre coleta, armazenamento e tratamento de dados pessoais, incluindo os registros de ponto dos funcionários.
Um sistema de ponto online em conformidade com essas regulamentações garante que a empresa proteja a privacidade dos funcionários, além de evitar multas e sanções legais.
Como funciona o monitoramento de ponto online?
A seguir, estão descritas as principais funcionalidades que tornam o sistema de monitoramento de ponto online uma ferramenta para qualquer empresa que tenha uma equipe de colaboradores.
Registro de entrada e saída
Cada funcionário da empresa precisa ser cadastrado no sistema com suas informações básicas, como nome, cargo, horários de trabalho e outras especificidades contratuais. Feito isso, o processo de registro de entrada e saída funciona da seguinte maneira:
Registro de entrada
- O colaborador acessa o sistema de ponto online por meio de um dispositivo autorizado. O acesso pode ser feito por meio de aplicativos móveis ou interfaces web;
- Ele registra a entrada usando o dispositivo, e o sistema pode solicitar autenticação adicional, como senha, código PIN ou biometria (impressão digital, reconhecimento facial), para garantir a identidade do usuário;
- O horário de entrada é registrado e enviado para a nuvem em tempo real.
O sistema armazena essa informação junto da localização do dispositivo, se a geolocalização estiver habilitada.
Registro de saída
- No final do expediente, o funcionário registra a saída usando o mesmo dispositivo. O processo de autenticação é novamente necessário para confirmar a identidade do funcionário;
- O sistema calcula o total de horas trabalhadas, descontando pausas e intervalos, conforme as regras definidas pela empresa e pela legislação trabalhista;
- O horário de saída é registrado e integrado com o banco de dados central, o qual é combinado com o registro de entrada para calcular a jornada total de trabalho.
Normalmente, os dados são atualizados em tempo real na nuvem e podem ser acessados pelos gestores e pelo departamento de RH.
Geolocalização
Empresas que possuem equipes trabalhando em campo ou de forma remota enfrentam o desafio de garantir que os registros de ponto sejam feitos no local correto. A funcionalidade de geolocalização, implementada por um sistema de monitoramento de ponto online, serve para atender a essa necessidade das empresas.
O sistema utiliza os dados de localização dos dispositivos conectados à internet, como smartphones ou tablets, para registrar com o máximo de precisão onde os funcionários estão no momento de registrar seus pontos. O processo funciona assim:
- Quando um funcionário faz um registro de ponto, o sistema utiliza o GPS do dispositivo para capturar a localização geográfica;
- A localização é registrada e associada ao horário de entrada ou saída no banco de dados;
- O sistema pode definir áreas geográficas específicas onde o registro de ponto é permitido para garantir a conformidade com as políticas da empresa (geofencing);
- A geolocalização confirma que o funcionário está no local autorizado no momento do registro.
A empresa que usa o sistema com geolocalização precisa garantir que os dados sejam utilizados apenas para o monitoramento da jornada de trabalho e os colaboradores sejam informados sobre como e quando suas localizações serão monitoradas.
Relatórios e análises de dados
O software de ponto coleta automaticamente todos os registros de ponto dos funcionários, que ficam armazenados em um banco de dados centralizado, acessível em tempo real. A fim de facilitar a visualização e interpretação dessas informações, muitos sistemas oferecem a funcionalidade de geração de relatórios. Neles, estão reunidas várias métricas:
- Faltas;
- Horas de sobreaviso;
- Horas de compensação;
- Jornadas de trabalho;
- Cumprimento de escala;
- Relatório de turnos;
- Ausências programadas;
- Análise de produtividade;
Os relatórios geralmente ficam disponíveis no dashboard do sistema e são apresentados em formatos de gráficos de barras, linhas e pizza para mostrar tendências e comparações.
Integração com outros sistemas
Os melhores sistemas de ponto online podem se conectar automaticamente com outros softwares da empresa, como:
- Ferramentas de folha de pagamento;
- ERP (Enterprise Resource Planning);
- Sistemas de gestão de RH.
A integração automática tem muitas vantagens. Por exemplo, se as horas trabalhadas registradas no sistema de ponto são transferidas para o sistema de folha de pagamento, o RH não precisa manualmente calcular salários ou horas extras.
A redução de tarefas manuais, como a reconciliação de dados entre sistemas, também libera tempo para que a equipe de RH e o Departamento Pessoal se concentrem em tarefas mais estratégicas para os resultados da empresa.
Como implementar o monitoramento de ponto online?
O monitoramento de ponto online é uma solução tão prática que pode até parecer que há alguma complexidade escondida ou barreira que torna a adoção de um software de controle de ponto na nuvem inacessível para a maioria das empresas brasileiras. Mas a verdade é que a implementação do sistema é acessível e ocorre em poucas etapas.
Confira o passo a passo de como implementar o monitoramento de ponto online:
- Compare diferentes opções de software com base em funcionalidades, segurança e conformidade com regulamentações, como a Portaria 671 do MTP e a LGPD. Escolha o fornecedor que melhor atenda às necessidades da empresa;
- Adapte o sistema às particularidades da empresa, ajustando horários de trabalho, regras de ponto e permissões de acesso. Importe dados existentes, se necessário, para garantir que o sistema esteja alinhado com a jornada de trabalho da equipe;
- Forneça instruções sobre como registrar entradas e saídas, utilizar o aplicativo ou interface web e acessar relatórios;
- Realize testes para verificar a precisão dos registros de ponto e a integração com outros sistemas. Também corrija problemas identificados durante o período de teste com base no feedback dos usuários.
Escolher o melhor software disponível no mercado pode garantir que a empresa tenha acesso a uma equipe de suporte pronta para resolver dúvidas e problemas que possam surgir durante a etapa de implementação.
Qual a melhor plataforma para monitoramento de ponto online?
A Pontotel é a melhor ferramenta para o monitoramento de ponto online. Ela conta com o conjunto mais completo de funcionalidades do mercado, além de uma plataforma na nuvem, acesso aos dados atualizados em tempo real e uma abordagem humanizada para a gestão da jornada de trabalho.
Dê uma olhada nas principais funcionalidades e vantagens de implementar a plataforma Pontotel na empresa:
- Reconhecimento facial e ponto biométrico;
- Dashboards;
- Relatórios gerenciais;
- Integração com outros sistemas;
- Painel de acompanhamento de funcionários;
- Simulador de regra de cálculo de horas;
- Controle de ponto pelo celular;
- Acesso via web;
- Recursos de autenticidade de ponto;
- 100% de adequação à Portaria 671 do MTE e à LGPD.
Além das funcionalidades, a Pontotel conta com uma equipe de suporte disponível para ajudar em todas as etapas de implementação e uso da plataforma. Ou seja, as empresas têm total supervisão de especialistas para aproveitar ao máximo todos os recursos!
Conclusão
Embora muitas empresas ainda tenham métodos mais tradicionais de controle de ponto, fica claro que a adoção de um sistema para monitoramento de ponto online se tornou a solução mais completa para uma gestão moderna da jornada de trabalho.
No entanto, as vantagens da gestão de ponto online dependem de um bom fornecedor da tecnologia. No Brasil, a Pontotel é a plataforma com todas as funcionalidades e conformidades legais necessárias para uma gestão de pontos atual, segura e tecnológica.
As principais novidades sobre estratégias de RH e tecnologias para as empresas estão publicadas no blog Pontotel. Confira e aproveite!
