Pagamento em duplicidade para o colaborador: o que fazer e como prevenir esse erro

imagem de duas notas com o valor de 200 reais

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O momento de realizar o pagamento dos funcionários requer paciência e atenção. Não somente por ser um processo vital para a empresa, mas também porque a falta de recursos tecnológicos e de organização, podem causar sérias consequências, como é o caso do pagamento em duplicidade. 

É importante sempre mantermos em mente que o dinheiro de muitas empresas é, por vezes, contado e, em alguns casos, já predestinado para certos projetos, treinamento, empréstimos e várias outras coisas!

Portanto, um erro no fechamento das contas, como o pagamento em duplicidade para um colaborador, é preocupante e deve ser investigado e resolvido o mais rápido possível. 

Quando um pagamento acontece duplicado, a empresa deve se atentar e averiguar os processos internos e que, até mesmo, antecedem a folha de pagamento, como é o caso do controle da folha de ponto, em busca de falhas durante ou após o fechamento. 

Pensando em te ajudar, preparamos este artigo completo para que você possa entender melhor como que ocorre, o que é e o que a legislação fala sobre o pagamento em duplicidade! Abaixo, estão os tópicos que irão ser tratados neste artigo:

Uma boa leitura!

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O que é o pagamento em duplicidade?

O pagamento em duplicidade ocorre quando uma pessoa, física ou jurídica, paga duas vezes a mesma conta, independente do que seja (energia, telefone, salário, hora extra e etc.), e independente da forma de pagamento, seja no boleto ou no cartão de crédito. 

O motivo para que esse pagamento duplicado aconteça pode variar entre uma desorganização financeira, erro do próprio banco, falha interna e outros. Contudo, o motivo mais comum para que ele ocorra é por falta de uma organização no setor financeiro ou de recursos humanos de uma empresa na hora de fechar a folha de pagamento. 

Esse pequeno “erro”, ou falta de atenção, causa grandes transtornos para uma organização, pois o dinheiro vem do caixa de uma empresa e, muito provavelmente, havia outros projetos ou planos que o envolviam. 

Perante a lei, quando uma conta é paga duas vezes, o valor pago a mais deve ser estornado ao pagante. Porém, dependendo da quantidade do valor pago, o meio de pagamento e o tipo de transação pode dificultar essa devolução.

O que fazer quando ocorrer o pagamento em duplicidade para o colaborador? 

imagem de um cartão e, ao lado dele, uma carteira. Ambos são segurados por uma mão

Se o pagamento em duplicidade ocorrer na hora de pagar o salário do colaborador, é vital que assim que a empresa note o pagamento duplo e não saiba a origem do mesmo, entre em contato imediato com o banco e, depois, com o colaborador. 

Nesse momento, você deve estar se perguntando: por que entrar em contato com o banco? Mantenha a leitura para entender o porquê de contactar as duas partes. 

É extremamente importante que a empresa entre em contato com o banco para se certificar que a causa do pagamento em duplicidade não tenha relação com um erro bancário, pois em casos onde erros bancários ocorrem, quem tem de reaver o dinheiro é a própria instituição bancária, e não a empresa.

Assim que for certificado que o banco não teve relação com o extravio, a empresa deve, por fim, comunicar o colaborador que recebeu a quantia em dobro e solicitar a devolução do valor ou propor um acordo com o mesmo. 

Nessa situação, as formas de devolução do valor duplicado podem ser várias: devolução da quantia por meio do cartão de crédito do colaborador, transferência direta para a conta bancária da empresa ou, o mais comum em casos de uma quantia a mais, descontar o valor excedente em parcelas de 30% dos próximos salários até que tudo se quite. 

O que acontece com o colaborador? 

Nesse caso, o colaborador, ou seja, a pessoa que recebeu o salário a mais, tem duas opções: ou devolve a quantia ou aceita os descontos de 30%. 

O que está fora de cogitação é o colaborador se negar a devolver o valor, pois esse ato se configura em uma ação ilegal, chamada “enriquecimento ilícito”, um acréscimo no patrimônio pessoal sem justa causa ou declaração ao órgão competente, podendo resultar em prisão.

O que diz a CLT sobre pagamentos em duplicidade?

Basicamente, não há leis na CLT que falem diretamente sobre o pagamento em duplicidade, porém, existe um artigo na CLT que pode ser muito bem utilizado como solução em casos que ocorrem esse tipo de pagamento. 

A lei que se encaixa nesse caso, é a do artigo 462 da CLT. Nela, é alegado que é permitido o desconto de adiantamento no salário. Contudo, segundo a Lei 10.820/ 2003 destinada à empréstimos, a quantia de dinheiro destinado para esse tipo de desconto tem de ser correspondente ao valor de 30% do salário líquido do colaborador. 

Para melhor entendimento sobre a lei e o desconto, eu irei explicar, brevemente, sobre o que é o desconto de adiantamento no salário e quais leis o protegem: 

Um desconto como adiantamento, nada mais é do que pagar, ao seu funcionário, uma parcela do salário antecipadamente.

Por exemplo: o trabalhador precisa, imediatamente, de uma quantia X do salário, e com um acordo com o empregador, o colaborador pode vir a receber uma parcela – máxima de 30% do valor do salário base – em uma semana, e o resto em outra. 

Contudo, em casos de duplicação do pagamento, se pode usar essa lei para quitar o valor excedente. Ao invés de pagar adiantado, o empregador pode “não pagar”, por assim dizer, máximo 30% do salário do colaborador, até que o valor a mais de anule. 

Obviamente, todo esse processo tem de ser comum acordo e estar documentado e com as assinaturas do empregado e do empregador. Como impõem as leis, vide abaixo: 

O artigo 462 da CTL, determina que: “Art. 462 – Ao empregador é vedado efetuar qualquer desconto nos salários do empregado, salvo quando este resultar de adiantamentos, de dispositivos de lei ou de contrato coletivo.” . Ou seja, essa lei autoriza alguns descontos salariais. 

Já a Lei 10.820/2003, a qual se refere a empréstimos salariais,  informa que o valor máximo deste desconto não pode ultrapassar a quantia de 30% do salário bruto, podendo ser feito em parcelas, conforme antes acordado entre ambas partes. Vide o Artigo 155 desta lei :

 Art. 115. …………………………………………………………….

VI – pagamento de empréstimos, financiamentos e operações de arrendamento mercantil concedidos por instituições financeiras e sociedades de arrendamento mercantil, públicas e privadas, quando expressamente autorizado pelo beneficiário, até o limite de trinta por cento do valor do benefício.

§ 1o Na hipótese do inciso II, o desconto será feito em parcelas, conforme dispuser o regulamento, salvo má-fé.

§ 2o Na hipótese dos incisos II e VI, haverá prevalência do desconto do inciso II.” (NR)”

 Portanto, há a possibilidade da empresa fazer parcelamentos de até  30% de desconto do salário do colaborador, até que tudo se quite. Fácil, não?

Mas, a empresa tem de ter em mente, que, caso o colaborador ganhe menos de 70% de seu salário durante o processo de quitação do valor a mais, é considerado um ato de ilegalidade. 

Como ocorrem os erros de pagamento duplicado de salário?

imagem de um homem teclando em uma calculador e anotando em um papel

Como já falado nos tópicos anteriores, há vários motivos que podem ocasionar um pagamento em duplicidade: desorganização, erro bancário, falha nas transações e muitos outros. Além disso, é importante frisarmos que a causa mais comum para esse pagamento é a falta de organização do setor financeiro ou do setor de RH. 

 Abaixo, para facilitar seu entendimento sobre como esse pagamento em duplicidade pode ocorrer e como evitá-lo, separamos os mais comuns de acontecerem em sua empresa:

Falha interna

Erros internos podem ocorrer a qualquer momento. Seja na hora de fechar a folha de pagamento e emiti-la, ou até mesmo, antes dela na hora do cálculo ou na hora de realizar o controle das marcações de ponto, ocasionando um pagamento em duplicidade. 

Essas falhas se duplicam quando o meio de controle de horas e da jornada de trabalho dos colaboradores é feito de forma manual.

Isso porque, na maioria de sistemas manuais de controle ou folha de pagamento, as informações são inseridas pelo funcionário manualmente, e os cálculos são feitos por uma pessoa sozinha, dando abertura para erros humanos. 

Imagine que a cada mês que se termina, você tem de pegar uma folha cheia de horários de entrada e saída de uma quantia X de funcionários e averiguar dado por dado, informação por informação. Fazer as contas da jornada de trabalho de cada funcionário, prestando atenção em horas extras e adicionais e etc. Trabalhoso, não?

Pois, alguma informação errônea pode passar despercebida pelo recursos humanos, algum horário alterado, em ato de má-fé, não é investigado pela pessoa que fecha a folha de ponto, ou, até mesmo, em um ato não intencional, os valores podem ser passados errados para a folha de pagamento.  

Erro na transação bancária

Como já informado previamente, uma das causas de um pagamento redobrado pode ser devido a uma falha do banco. Essa falha pode ocorrer na hora em que a instituição opera a transferência, em forma dupla, do valor salarial para o colaborador e, sem notar, acaba ocorrendo um pagamento indevido. 

Nesses casos, quando a culpa do extravio é da instituição bancária, quem deve tomar as rédeas da situação e reaver o dinheiro é o banco e não o colaborador ou empresa, uma vez que quem cometeu o erro foi a instituição.

Falta de controle da folha de pagamento

A folha de pagamento está entre os maiores custos de uma empresa, e a falta de controle e averiguação dos dados que a envolvem é um dos grandes motivos para que um pagamento duplo aconteça. 

Isso porque, ela pode acarretar em uma emissão dupla de boletos para um mesmo funcionário, sem mencionar, em outros problemas como: o não pagamento de horas trabalhadas, podendo resultar em processos trabalhistas.

Quando não se tem um controle eficaz dela, é preocupante. Pois, além de seu tratamento ser uma obrigação mensal da empresa, ela é, também, uma obrigação legal. Ou seja, prevista em lei. 

E se engana quem pensa que, na hora de pagar seu funcionário, é necessário apenas depositar o salário equivalente às horas trabalhadas do mesmo. O salário bruto envolve muitas outras despesas, algumas previstas em leis, como: pagamento do FGTS, INSS, décimo terceiro e etc.  

Um dos erros mais comuns das empresas na hora de manusear a folha de pagamento, é o controle de eventos que a envolvem. Por um exemplo, promoções de funcionários, desligamentos, pagamentos, licenças-maternidade e etc. 

Para um controle mais efetivo e assertivo desses eventos, em empresas que contam com um sistema manual, o ideal é a adoção de soluções tecnológicas e inteligentes para a minimização de possíveis erros humanos. 

Além disso, outra solução é a adoção de um sistema de controle de ponto online, no qual os cálculos da jornada do funcionário são automáticos. 

Como prevenir pagamentos em duplicidade para colaboradores?

imagem de um homem caucasiano, trajando óculos e terno, teclando em seu celular

As medidas de prevenção ao um pagamento em duplicidade devem ser colocadas em pauta em uma empresa, uma vez que o assunto em voga é o desvio acidental de um dinheiro, o qual estava destinado a outros propósitos, como: investimentos, pagamentos de outras contas, pagamento de dívidas e etc. 

O fato de uma parcela de dinheiro se desviar de seu foco, é algo que deve chamar a atenção, pois se esse ato passar despercebido, e o colaborador agir ilegalmente mantendo o dinheiro, pode acarretar problemas que impactarão não somente o financeiro da empresa, mas também os colaboradores, como futuras crises que levam a demissões por justa causa.

Além disso, a ocorrência de pagamento em duplicidade pode indicar que há uma desorganização no setor de RH, ou que há algo de errado nas folhas de pagamento e de ponto ocasionando o erro. 

Veja abaixo alguns dos principais meios para evitar que pagamentos duplos ocorram: 

Utilize um sistema de folha de pagamento online

A adoção de um sistema de folha de pagamento online reduz muito o erro humano na hora de efetuar as contas. O fechamento é efetuado com a precisão de um sistema inteligente, evitando erros, processos trabalhistas, e problemas com o governo e com os colaboradores. 

Sem citar que, com um sistema de folha de pagamento online, os processos internos se tornam mais facilitados para o RH, o qual se torna, cada vez mais, estratégico. Uma vez que, sua rotina com o fechamento do pagamento no final do mês, é mais rápida, o que antes, durava semanas, com um sistema online, é finalizado em apenas alguns cliques. 

Acompanhe a folha de ponto por um sistema de controle de ponto

Com a adoção de um sistema de controle de ponto online, há uma diminuição de erros, tanto provenientes de anotações errôneas ou de cálculos de horas trabalhadas mal feitos, na hora de fechar a folha de pagamento.

Isso acontece porque, o cálculo de horas é feito de forma automática e atualizado diariamente e, com a possibilidade de utilização das informações da jornada de trabalho em tempo real, que são inseridas na folha de ponto, assim que o ponto foi batido pelo colaborador.

Com um sistema de controle de ponto automatizado, é possível que o gestor e o RH consigam fazer a gestão da folha de ponto de forma eficiente e segura. Com a  possibilidade de verificação do banco de horas e correções manuais pontuais, as quais não se perdem ou se apagam por conta do armazenamento em nuvem. 

Assim, o sistema de ponto evita que informações incorretas passem despercebidas. Além disso, o PontoTel conta com o travamento da folha, onde a folha de ponto é conferida e travada pelo próprio colaborador, para que não ocorra nenhuma interferência externa. 

Faça a integração deste dois sistemas

A integração ocorre quando dois sistemas diferentes conseguem se conectar e começam a dividir informações entre eles, sem perda de dados ou falha. A integração, às vezes, é um bom negócio, pois gera mais agilidade e produtividade no dia-a-dia do RH. 

A integração do sistema de controle de ponto com a folha de pagamento é uma mão na roda para empresas que costumam cometer muitos erros no processo de tratamento do ponto e pagamento de funcionários.

Isso porque, ao unificar esses dois sistemas, o tempo da gestão do ponto diminui para um RH atarefado, uma vez que o ponto batido, em um sistema online, já cai instantaneamente na folha de ponto, cujas informações ficam salvas em um sistema em nuvem. 

E caso ocorra algum erro de marcação, há a possibilidade de alteração manual do ponto, sem que o dado corrigido seja apagado, impedindo assim, ações fraudulentas. 

Além disso, uma das vantagens entre a integração desses dois sistemas, é a minimização de erros de dados e cálculos e, também, o tempo de todo o processo de fechamento pode cair pela metade. 

Conclusão

A ação de pagar um funcionário envolve muita coisa, além de somente depositar o equivalente a horas trabalhadas e, caso não se tenha um controle fiel e rígido dos dados e processos da mesma, há a grande possibilidade de ocorrer erros prejudiciais, a longo e curto prazo, a uma empresa, como é o caso do pagamento em duplicidade. 

Além da adoção de um controle eficiente da folha de ponto e pagamento para evitar que esse erro ocorra, a empresa também tem de se atentar aos procedimentos que ocorrem depois da emissão da folha de pagamento, pois, uma má administração bancária do próprio banco também pode acontecer, e, nestes casos as soluções são mais simplificadas. 

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