Você sabe qual é a importância da marcação de ponto nas empresas?
Fazer o controle da jornada vai muito além de apenas garantir o armazenamento das horas dos funcionários ou o registro das horas extras. Afinal, existem leis que regulamentam a obrigatoriedade dessa prática.
Além disso, o tratamento de ponto de cada funcionário é uma tarefa que demanda muito tempo dos profissionais de RH. E se a empresa não utiliza um sistema de controle de ponto, garantir que esse processo aconteça da melhor forma se torna um grande desafio.
Se você quer entender tudo sobre a marcação de ponto, está no texto certo. Ao longo da sua leitura falaremos sobre quais são as principais regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e responderemos dúvidas acerca desse tema.
Além disso, veremos qual é o melhor sistema de marcação de ponto e abordaremos as penalidades que podem ser tomadas quando o seus colaboradores não seguem as regras de marcação de ponto.
A seguir, confira os tópicos que veremos aqui:
- O que é a marcação de ponto?
- O que diz a CLT sobre a marcação de ponto?
- Tipos de marcação de ponto
- Controle de ponto alternativo: como funciona o ponto online?
- Quais são os principais benefícios do ponto online?
O que é a marcação de ponto?
O conceito de marcação de ponto é bem simples, ele representa as anotações dos horários que o colaborador faz durante sua jornada de trabalho.
Esta é uma maneira do colaborador marcar em seu dia horários como entrada, almoço, saída. Além disso, também é uma forma da empresa saber que o colaborador compareceu ao trabalho e cumpriu todos os seus horários.
Simples, não é? Agora, veja o que a CLT diz sobre essa prática.
O que diz a CLT sobre a marcação de ponto?
O artigo n° 74 da CLT determina que todo estabelecimento que conta com 20 ou mais funcionários deve realizar o controle de ponto. Essa lei também determina que a marcação pode ser feita de três formas diferentes.
Aqui, é importante lembrar que até 2019 empresas que tinham mais de 10 colaboradores já deveriam garantir o controle de ponto.
No entanto, a Lei da Liberdade Econômica trouxe algumas mudanças e, desde então, o acompanhamento da jornada é obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 colaboradores. Confira:
“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”
Agora, uma curiosidade. Você sabia que antes de 2019 o artigo que tratava sobre controle de ponto já tinha sofrido alterações?
Pois é, as leis estão sempre sendo atualizadas para acompanhar o desenvolvimento da sociedade, até o fim da década de 80, o artigo 74 dizia que a marcação de ponto poderia ser feita por meios mecânicos ou não, fazendo referência apenas ao relógio de ponto cartográfico.
Foi somente em 1989 que alguns trechos da CLT foram alterados, incluindo normas em relação ao controle de ponto. Foi neste momento que o artigo incluiu os meios manuais e eletrônicos também, como vimos um pouco acima.
Mas não para por aí, com o avanço da tecnologia os relógios de ponto eletrônico estão bem mais modernos. Até o ano passado, a lei tinha o amparo de duas portarias expedidas pelo antgo Ministério do Trabalho e Emprego: a 1510 e a 373.
Mas, em novembro de 2021, ambas foram revogadas com a vigência de uma nova portaria: a 671 do Ministério do Trabalho e Previdência. Ela modificou uma série de normas ligadas às legislações trabalhistas, sendo algumas relacionadas ao controle de ponto eletrônico.
Vamos relembrar melhor estas anteriores e, o que exatamente diz a nova portaria de controle de ponto eletrônico.
Entenda tudo sobre as Portarias 373, 1510 e 671
Das três, a portaria 1510 é a mais antiga. Sancionada em 2009, essa portaria era responsável por regulamentar o uso do Registrador Eletrônico de Ponto (REP) e, ainda, estabelecer as regras de uso para o sistema de tratamento de ponto.
Até então, REP era a nomenclatura técnica dada aos relógios de pontos, que ficam localizados fisicamente em algum local da empresa.
Pouco tempo depois, a portaria 373 foi expedida, com o intuito de promover mais inovação para a marcação de ponto. Sancionada em 2011, ela flexibilizou e permitiu a utilização de sistemas alternativos nas empresas, antes limitadas apenas ao REP.
Na prática, ela trouxe mais modernização para os sistemas de controle de ponto eletrônico, por meio da criação do ponto online. Mas, vale lembrar que uma não excluía a outra, e ambas eram válidas e possíveis de serem implementadas pelas companhias.
Em 2021, contudo, esse cenário mudou. Com a chegada do Marco Regulatório Trabalhista Infralegal, mais especificamente, o surgimento do Decreto Nº 10.854, uma nova portaria se derivou, alterando diversas regras sobre o assunto.
A nova portaria 671/21, expedida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), revogou as portarias 1510 e 373, trazendo novas normas acerca do controle de ponto eletrônico, e alterações de regras relacionadas aos temas carteira de trabalho, registro de empregados, aprendizagem profissional e outras previsões legais.
Em suma, ela simplificou as normas já existentes sobre o assunto, facilitando seu entendimento de aplicação. Todas as formas de registro de ponto eletrônico foram consolidadas e denominadas por “REP” (Registrador Eletrônico de Ponto), com variações específicas.
Dessa forma, agora ao falarmos sobre REP, não estamos falando apenas do relógio de ponto, mas sim de todas as formas de marcação.
Mas não foi só essa a modificação, em seu artigo 93 a portaria fala sobre algumas regras para o registro de ponto manual, entre elas estão que esse tipo de marcação deve representar, fielmente, a jornada do colaborador, ou seja não é permitido a assinatura do horário contratual, ação popularmente conhecida como ponto britânico.
É obrigatório fazer a marcação de ponto?
Sim e não. De acordo com a CLT, somente empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a garantir o controle da jornada de trabalho.
Todavia, é essencial falar que por mais que não seja obrigatório para algumas empresas, o controle de ponto oferece uma série de vantagens para a organização.
Mas, fique tranquilo que iremos abordar as vantagens da marcação de ponto ainda nesse texto. Ainda ficou com dúvidas sobre a obrigatoriedade da marcação de ponto?
Vamos explicar melhor. Por exemplo, se uma empresa possui 5 estabelecimentos, e nenhum deles atinge o limite dos 20 funcionários, nesse caso, o controle de ponto é opcional.
Mas, para aqueles estabelecimentos que tiverem 20 ou mais funcionários, o controle de ponto se torna obrigatório.
Nos próximos tópicos, entenda mais sobre cada tipo de marcação de ponto!
Como está o nível da sua gestão de ponto? Responda abaixo e receba o resultado na hora!
Tipos de marcação de ponto
Como vimos, existem três tipos de sistemas de registro de ponto, são eles: manual, mecânico e eletrônico. Sendo que cada um deles apresenta diferentes formas de marcação de ponto.
Controle de ponto manual: como funciona?
Na maioria das vezes, o controle de ponto manual é feito a partir dos livros de ponto. O livro de ponto nada mais é do que um caderno, no qual os funcionários anotam com uma caneta as suas marcações de entrada, saída e pausas de refeição.
Essa modalidade é a menos recomendada, afinal, está sujeita a rasuras, erros e até mesmo fraudes! Isso acontece porque, de fato, é praticamente impossível saber a veracidade daquelas informações anotadas.
Com certeza você já ouviu casos de funcionários que fizeram a anotação de colegas de equipe que faltaram sem justificativa.
Muitas vezes, essas pessoas querem burlar o ponto e não ter aquele dia perdido e descontado em sua folha de pagamento, no entanto, isso é considerado fraude. Para o RH, fica difícil ter o controle dessas atitudes quando usa um sistema de ponto manual.
Controle de ponto mecânico: como funciona?
O controle de ponto mecânico é mais conhecido por ponto cartográfico. Assim, para fazer a marcação de ponto o funcionário insere um cartão de papel em um aparelho mecânico que imprime o horário.
Essa forma de controle era bastante utilizada antigamente. Mas apresenta as mesmas desvantagens do controle de ponto manual e também está sujeita a fraudes. Além disso, caso o aparelho pare de funcionar, a empresa terá que fazer o controle manualmente.
Relógio de ponto eletrônico: como funciona?
O relógio de ponto serve para que o colaborador efetue a marcação de ponto e registre sua jornada de forma eletrônica para que a empresa tenha controle.
Esse modelo de registro precisa do Programa de Tratamento de Registro de Ponto, sistema que acolhe e trata os pontos batidos.
Dessa forma, o relógio coleta o ponto e, o programa de tratamento transforma essas marcações em dados que fazem parte da jornada do colaborador. Esse tipo de ponto era regulamentado pela portaria 1510, que falamos um pouco mais acima.
Os pontos negativos do relógio e ponto estão diretamente relacionados à falta de mobilidade para a marcação de ponto. Tudo isso, pode implicar na falta de acompanhamento da jornada no home office e também para os colaboradores externos como por exemplo, vendedores, caminhoneiros e técnicos que atuam fora da organização.
Além disso, outro grande problema do relógio de ponto é que ele requer manutenção constante, o que envolve a contratação de um técnico para realizar o serviço e a geração de mais gastos para a empresa.
Mas e agora, como ficam os relógios de ponto com a chegada da nova portaria?
Mesmo com a extinção das portarias 1510 e 373 substituídas pela nova portaria 671, os relógios de ponto já homologados pelo Ministério do Trabalho continuarão válidos. O que mudará, contudo, serão as regras acerca do tratamento do ponto, cujo prazo de adequação é de um ano.
Ainda, o relógio de ponto integrará um dos novos modelos de registro de ponto criados pela portaria 671: o REP-C. Ele abrange todo sistema de registro eletrônico de ponto composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional e pelo programa de tratamento.
O REP-C possui três modelos de marcação de ponto, são eles: relógio de ponto biométrico, magnético e por senha, vamos falar sobre cada um deles nos próximos tópicos. Acompanhe!
Ponto biométrico
O ponto biométrico é aquele relógio de ponto com leitor de biometria, ou seja, que capta a impressão digital do funcionário. Assim, para fazer a marcação de ponto, o colaborador precisa posicionar seu dedo cadastrado para que o relógio leia sua digital e registre os horários.
Ponto magnético
O nome pode soar confuso, mas o ponto magnético é bem simples. Cada colaborador possui um cartão magnético, e deve aproximá-lo do relógio de ponto para registrar os pontos de entrada, saída e pausas de refeição.
Um ponto negativo dessa forma de marcação é que, caso o funcionário perca o seu cartão, o RH precisa anotar manualmente os horários a serem registrados.
Ponto por senha
Outros relógios de ponto possuem o ponto por senha. Dessa forma, cada funcionário tem uma senha pré-definida e deve digitá-la no aparelho para fazer a marcação de seus horários.
Controle de ponto alternativo: como funciona o ponto online?
O controle de ponto alternativo era uma das modalidades de registro de ponto regulamentados pela portaria 373, a qual se referia aos sistemas de registro de ponto online, como o PontoTel.
Mas hoje, com a vigência da portaria 671, essa classificação deixou de existir, sendo substituída por dois novos modelos oficiais: o REP-A e o REP-P. Dentre eles, o controle de ponto online pode se encaixar nas duas categorias tanto REP-A quanto REP-P, tudo vai depender de sua construção.
Na prática, o controle de ponto online funciona por meio de um software de armazenamento em nuvem. Ao registrarem seu ponto, a informação de horário é adicionada ao sistema automaticamente e somada às demais horas já anotadas.
Todos os registros são armazenados diariamente em uma folha de ponto online, podendo ser consultados a qualquer momento.
Para entender melhor como ele funciona, vamos utilizar o PontoTel como exemplo.
Para fazer a marcação de ponto, basta que o funcionário tenha acesso a um computador, tablet ou smartphone. Em seguida, é só acessar o aplicativo ou site do PontoTel e escolher qual registro deseja fazer (entrada, pausas de refeição ou saída).
Nesse momento será solicitado que o funcionário coloque a sua senha pré-definida. Logo, o aplicativo irá direcionar o colaborador para a tela de confirmação de identidade, por meio de registro de foto ou voz. E pronto! Ponto registrado e armazenado com sucesso.
Vale ressaltar que o PontoTel conta com 6 medidas de segurança para eliminar quaisquer chances de erros ou fraudes no controle de jornada! Mas, não pense que é só isso.
Ainda nesse texto, falaremos sobre os principais benefícios do controle de ponto online.
Agora, vamos explicar como esse sistema de ponto oferece modernização para as empresas que buscam otimizar esse processo do RH.
A primeira diferença significativa em relação aos três últimos sistemas que apresentamos (manual, mecânico e relógio de ponto) é que controle de ponto online oferece mobilidade para os colaboradores.
Como assim?
Bom, o ponto online, como o nome mesmo diz, não fica instalado em um local fixo. Em vista disso, funcionários externos ou que estão em home office, podem fazer a marcação de ponto da mesma forma sem limitações ou problemas.
Se tratando de seu controle, o RH/DP também não enfrentará nenhum empecilho nessa tarefa. Afinal, graças ao seu funcionamento em nuvem, este sistema permite o acompanhamento da jornada dos colaboradores em tempo real, podendo ser acessado utilizando um computador, tablet ou smartphone.
Com o relógio de ponto, ponto mecânico ou manual, isso não seria possível.
Quais são os principais benefícios da marcação de ponto online
A marcação de ponto online oferece benefícios para a sua empresa e para os seus colaboradores.
Nos próximos tópicos falaremos sobre como o controle de ponto online ajuda na redução de custos, no cumprimento da legislação e na produtividade da sua empresa..
Vamos lá?
Reduzir Custos
Já imaginou reduzir custos da sua empresa sem que os seus colaboradores percam a qualidade de vida no trabalho?
Sabia que a marcação de ponto pode ajudar com isso?
Veja, quando você controla a jornada dos seus colaboradores de forma eficiente, evita que erros e penalidades aconteçam. Com isso, pagamentos de horas incorretas deixarão de existir e consequentemente o número de passivos trabalhistas também irá diminuir, resultando em uma ampla redução de custos.
Para o colaborador, isso também é vantajoso, pois tem a segurança de que suas horas estão sendo registradas fielmente impossibilitando descontos e sendo bonificado de forma correta quando houver horas a mais em sua jornada.
Só em 2021 foram registrados cerca de 40 mil processos trabalhistas relacionados a horas extras no Tribunal Superior do Trabalho (TST). Se esse é um problema que sua empresa enfrenta, com certeza um controle de ponto eficiente pode ajudar.
Legislação
Um dos maiores benefícios do controle de ponto é estar em dia com a legislação trabalhista.
Com o controle de ponto online do PontoTel, o RH/DP pode visualizar quando um funcionário está realizando mais horas do que o permitido ou se as jornadas de trabalho estão ocorrendo conforme o previsto em lei.
Vale ressaltar que ao utilizar o PontoTel, a sua empresa estará seguindo não só as normas da CLT e as regras do MTE, mas também estará de acordo com a Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD).
Rendimento de equipes
Um controle de ponto auxilia o seu RH a observar quais são os problemas dentro da empresa. O PontoTel não é apenas um controle de ponto online, ele também é uma ferramenta que otimiza a gestão de pessoas da sua empresa.
Com ele é possível identificar se determinado setor está realizando muitas horas extras ou tendo problemas com absenteísmo, e a partir dessa informação, você pode investigar mais a fundo os motivos.
Por meio de relatórios, pesquisas internas e feedbacks. Horas extras excessivas ou uma alta taxa de absenteísmo podem indicar dois problemas: que o setor precisa de mais mão de obra para realizar todas as tarefas ou que existe algum problema interno ocasionando faltas e ausências recorrentes.
Todas essas informações ajudam o RH a planejar ações que minimizem esse tipo de problema.
Principais dúvidas sobre a marcação de ponto
Neste tópico separamos as principais dúvidas do RH em relação a marcação de ponto. Confira!
O empregador pode restringir o horário de marcação de ponto?
Esse tema requer atenção, afinal, sabemos que na contratação de cada funcionário existe um acordo de horário que diz respeito a sua jornada de trabalho.
Todavia, isso não quer dizer que é o que ocorre no dia a dia das empresas. Muitas vezes, o que acontece é que, para evitar horas extras ou atrasos, o empregador pode querer restringir a marcação de ponto em certo horário.
Entretanto, essa ação não pode ocorrer de jeito nenhum.
As portarias 1510 e 373 já eram bem claras quanto a isso, cujas regras foram mantidas na nova portaria 671: nenhum sistema de controle de jornada pode restringir os horários de marcação de ponto e, muito menos, marcar os pontos automaticamente, salvo os horários para repouso ou alimentação que podem ser pré-assinalados.
O próprio colaborador é quem precisa registrar seus horários diariamente, e a marcação deve sempre ser fiel. Caso contrário, descumprir essas normas pode levar a sua empresa a receber autuações fiscais.
O empregado deve ser comunicado sobre a marcação de ponto?
Sim, o colaborador deve ser avisado da sua jornada de trabalho e da obrigatoriedade de marcar o ponto de acordo com as regras da empresa.
Fazer essa comunicação é muito importante e evita que o funcionário esqueça ou deixe de marcar o ponto, pois, é um benefício tanto para a empresa quanto para ele.
Inclusive, o sistema PontoTel possui uma funcionalidade que permite o envio de notificações, assim o colaborador não esquece de registrar o seu ponto.
Qual a tolerância na marcação de ponto?
Os relógios de ponto não podem restringir as marcações dos funcionários, sendo assim, não tem tolerância para marcar o ponto, ou seja, mesmo que ele chegue ao trabalho 1 hora depois de seu horário o ponto deve ser marcado normalmente.
Agora, quando falamos sobre tolerância de atrasos, o artigo 58 da CLT diz que não serão descontadas nem computadas horas extras entre 5 e 10 minutos a mais na jornada do colaborador.
A lei não diz nada sobre atrasos, mas muitas empresas têm como regra um limite de 15 minutos de tolerância para atraso.
Cada empresa pode ter sua própria política em relação a isso. Mas, deve sempre garantir que o colaborador marque seu ponto.
Quais informações deve ter no comprovante de marcação de ponto?
De regra, todos os modelos de controle de ponto devem emitir um comprovante do registro de ponto do empregado.
Com a vigência da portaria 671, essa obrigatoriedade se manteve, porém com uma novidade, agora o comprovante pode ser de forma impressa ou digital. No primeiro caso, o artigo 79 da portaria estabelece que tais comprovantes devem conter as seguintes informações:
- Cabeçalho com o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
- Número Sequencial do Registro – NSR;
- Identificação completa do empregador, contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
- Endereço do local onde o funcionário presta serviço, ou está vinculado;
- Identificação do trabalhador, com nome completo e CPF;
- Data e horário do registro do ponto;
- Modelo e numeração de fabricação do REP-C, ou, número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, caso o registro seja via REP-P;
- Assinatura eletrônica, para comprovantes impressos.
Já no caso do comprovante digital, a portaria define, em seu artigo 80, as seguintes obrigatoriedades de informações a serem contempladas, o comprovante deve:
- Estar no formato Portable Document Format – PDF;
- Possuir assinatura eletrônica;
- Ser disponibilizado ao trabalhador, após cada marcação em sistema eletrônico;
- A disponibilização dos comprovantes ao trabalhador devem ser feitas sempre, no máximo 48 horas após cada registro de ponto.
Quais funcionários são isentos de marcação de ponto?
De acordo com o artigo 62 da CLT, apenas em três casos o funcionário não precisa marcar seu ponto.
- Colaborador que faz atividade externa;
- Cargos de confiança como gerentes, diretores e chefes;
- Trabalhador em regime de teletrabalho.
Contudo, mesmo diante dessas categorias isentas pela dificuldade de controle de jornada antes defendida pela lei, hoje temos diversos recursos modernos e completos que auxiliam no acompanhamento da marcação de ponto.
Com o registro de ponto online por meio de aplicativos, as empresas podem pedir que seus colaboradores marquem o ponto a distância, além de possuírem acesso em tempo real aos dados de jornada de seus colaboradores. Permitindo, assim, uma melhora significativa na gestão de informações.
Junto a essa automação, os riscos de erros de cálculos nas folhas de pagamento são consideravelmente reduzidos, possibilitando também uma diminuição nos custos derivados, principalmente, dos altos investimentos em sistemas e equipamentos físicos.
A empresa pode descontar no salário por falta de marcação de ponto?
Aqui é importante frisar que a lei não diz nada a respeito de desconto por falta de marcação de ponto. Porém, o funcionário só pode ser descontado caso ele falte ao trabalho.
Por falta de marcação de ponto, é válida uma conversa ou também uma advertência verbal ou escrita, depende do regimento interno da empresa.
Esqueci de registrar o ponto na saída, e agora?
Quando o colaborador esquece de registrar o ponto não tem muito o que fazer, a não ser notificá-lo para que não esqueça novamente.
Se for recorrente o esquecimento, a empresa pode observar o caso e pensar em alternativas para que os funcionários não esqueçam.
No sistema PontoTel, quando o funcionário não marca o seu ponto, aparece uma inconsistência no sistema. Assim, na hora de fechar a folha, o RH pode corrigir o ponto não batido e adicionar uma justificativa.
Como a marcação de ponto otimiza o RH?
O sistema online faz tudo a partir de pequenos comandos. Basta que o RH cadastre os funcionários e suas jornadas, a partir daí o sistema já realiza todo trabalho, calculando dia após dia todas as marcações de ponto de forma automática.
Dessa forma, os gestores da área ou RH podem observar em gráficos dados como faltas, horas extras, fazendo toda a gestão de ponto e otimizando todos os processos do RH.
Outra otimização que acontece ao utilizar um controle de ponto online é que o colaborador não fica preso ao relógio físico. Isso pois, ele pode fazer a marcação de ponto utilizando um computador, tablet ou celular. E, com a função de acompanhamento em tempo real, o gestor ou RH pode visualizar rapidamente os pontos batidos naquele instante.
Se você ainda pensa que não é seguro, está enganado, o ponto online oferece mais segurança nas informações. Com o PontoTel, também é possível visualizar a localização de onde o colaborador bateu o ponto, e identificá-lo por meio de reconhecimento facial.
Agora, já pensou em minimizar erros com um controle de ponto online?
Um RH/DP que não é tecnológico, passa horas do dia realizando cálculos manuais. Esses cálculos manuais quase sempre trazem algum problema para a empresa, afinal, somos humanos e estamos sujeitos a erros.
No entanto, ao utilizar um controle de ponto online como o PontoTel, isso não acontece. O PontoTel mostra automaticamente quantas horas negativas ou positivas o colaborador teve naquele mês, sem se preocupar com horas quebradas.
Portanto, as vantagens em otimizar a marcação de ponto com o PontoTel são:
- Modernização;
- Tratamento de ponto facilitado;
- Informação de ponto em tempo real;
- Controle de banco de horas;
- Controle de jornada para home-office .
Viu só, otimizar o seu controle de ponto tem muitas vantagens!
Temos uma solução para você – Conheça a Pontotel
A Pontotel é uma plataforma completa de sistema de registro, tratamento e gestão de ponto que uniu todas as etapas da gestão de pessoas em um só lugar.
Tem curiosidade para saber porque o sistema da Pontotel é a melhor solução do mercado em controle de frequência e gestão de ponto?
Então venha saber mais – você é nosso convidado para uma demonstração exclusiva. Solicite um horário no formulário abaixo e entenda como podemos tornar a gestão de ponto na sua empresa muito mais simples e eficiente.
Conclusão
Chegamos ao final deste artigo! Ao longo da sua leitura vimos qual é a importância da marcação de ponto para as empresas, além de explicar todas as regras e também como o ponto online otimiza o seu RH.
Otimizar todos esses processos vai ajudar a sua empresa a reduzir custos, gerenciar melhor os colaboradores, além de desburocratizar os processos para os gestores.
No entanto, não adianta procurar otimizar os processos de controle de jornada da sua empresa, se você não escolher o sistema certo, não é mesmo?
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