Como estruturar um processo de admissão eficiente e legal

A admissão é parte integrante do sucesso da empresa. Se uma empresa contrata bem, ela tem muito mais chances de oferecer um trabalho de qualidade e de manter colaboradores motivados e engajados no seu dia a dia. 

Porém, o processo de admissão exige do RH e dos gestores um trabalho minucioso, que passa tanto por questões burocráticas, como o registro do novo funcionário, quanto por questões estratégicas, ao identificar perfis de profissionais que mais se alinham aos objetivos da empresa.

Uma pesquisa da consultoria americana Wynhurst Group, mostrou que 22% do índice de rotatividade das empresas ocorre nos 45 primeiros dias de trabalho, e que grande parte dos novos empregados decidem se gostou da empresa nas três primeiras semanas. 

Por isso, as empresas têm investido num processo de admissão eficaz e um planejamento que vai de encontro com as necessidades da organização.

Mas como realizar um processo de admissão efetivo? Neste artigo será abordado os seguintes tópicos: 

• O que é o processo de admissão?
• Quais são os tipos de admissão?
• O que manda a lei sobre o processo de admissão?
• Como é feito o processo de admissão?
• Quais os documentos necessários para a admissão?
• Roteiro do processo de admissão
• Qual a importância de fazer um bom roteiro de admissão?
• Dicas para a recepção do novo colaborador

Boa leitura!

O que é o processo de admissão?

A admissão é o processo de contratação de um funcionário pela empresa. Ela engloba várias etapas que vão desde a divulgação da vaga, ao exame admissional e à assinatura do contrato, que é a parte legal para formalizá-la. 

O processo de admissão, portanto, pode ser dividido entre as questões burocráticas e também estratégicas, uma vez que, a escolha do candidato, a divulgação correta da vaga e uma boa seleção deve estar dentro da cultura de admissão da empresa. 

Uma admissão ruim é um dos principais motivos da rotatividade na empresa para 32% dos gestores no país, que citam o processo seletivo errado com 10% de culpa como reflexo da saída de um colaborador, de acordo com um estudo da Robert Half, especializada em recrutamento. 

Além disso, 17% desses gestores dizem que uma admissão errada traz graves prejuízos financeiros para a empresa, impactando na perda de moral e produtividade desse profissional contratado. 

Etapas essenciais

O processo de admissão é formado por uma série de “minis etapas” as principais são: 

• Descrição e divulgação da vaga
• Recrutamento e triagem de currículos
• Entrevista e feedback aos candidatos (incluindo os não selecionados)
• Coleta e validação de documentos: RG, CPF, PIS, CTPS (digital ou física), comprovante de residência, título de eleitor, reservista (homens), foto 3×4, diplomas, etc.
• Agendamento e realização do exame admissional (ASO), obrigatório por lei
• Registro no eSocial até um dia antes do início das atividades
• Registro na CTPS: até 5 dias úteis; devolução ao colaborador em até 48 horas
• Preparativos internos: espaço, equipamentos, logins, crachá, e-mail corporativo
• Onboarding e integração: apresentação da empresa, cultura, equipe, políticas, plano de ação dos primeiros dias

Quais são os tipos de admissão?

É possível dividir a admissão em três tipos: tácita, acordo verbal e tradicional. Abaixo você confere mais detalhes sobre esses três tipos:

Admissão tácita

Na admissão tácita não existe nenhuma oficialização oral ou escrita da contratação. Pode ser considerado como algo temporário, onde um colaborador começa a contribuir com determinada empresa, como uma loja, obra, mas não possui contrato, verbal ou escrito. 

Ele exerce sua função e recebe por isso semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente, sem que exista um vínculo empregatício. 

Admissão verbal

No caso do acordo verbal não existe nenhum termo ou contrato assinado. A contratação é comunicada pelo empregador verbalmente e em seguida o colaborador já pode começar a exercer sua função na empresa. 

Admissão tradicional 

O formato tradicional de contratação segue como base a legislação trabalhista. Isso quer dizer que, passa por um processo seletivo, apresentação de documentos e carteira de trabalho por parte do empregado, registro do funcionário, anotação em carteira e assinatura do contrato. 

O que manda a lei sobre o processo de admissão?

Para o registro do vínculo empregatício, parte integrante do processo de admissão, a empresa precisa respeitar a legislação trabalhista. 

Nela existem questões muito específicas em relação ao exame admissional, assinatura do contrato, preenchimento da carteira de trabalho e outros. Até por isso, esse processo exige que a empresa tenha profissionais capacitados para exercer essa função dentro do RH.

Esses colaboradores precisam conhecer a lei e tudo que gira em torno desse registro, para que a empresa não sofra com multas ou algum processo posteriormente. 

Sobre as anotações na carteira e o prazo para o mesmo, que efetiva a admissão, o artigo 29 da lei nº 5452 é bem claro: 

Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia. 

§ 1º As anotações concernentes à remuneração devem especificar o salário, qualquer que seja sua forma de pagamento, seja ele em dinheiro ou em utilidades, bem como a estimativa da gorjeta.

Como é feito o processo de admissão?

O processo de admissão de um funcionário depende de algumas etapas, cada uma delas têm sua devida importância para que a contratação seja efetiva. Elas englobam questões estratégicas e burocráticas. 

Isso se dá, pois, a empresa precisa não só saber exatamente o perfil que está buscando, mas também deve posteriormente se basear nas regras em torno da legislação trabalhista. 

Como citado anteriormente, o processo de admissão deve passar pela: 

• Publicação da vaga no site da empresa, redes sociais ou sites especializados (Catho e Vagas.com);
• Triagem de currículos;
• Agendamento de entrevista;
• Apresentação das condições da vaga (salário, benefícios e carga horária);
• Confecção e assinatura do contrato;
• Preenchimento da carteira de trabalho;
• Cadastro e admissão preliminar eSocial, além do envio dos dados para os órgãos responsáveis na plataforma.

Quais os documentos necessários para a admissão?

O processo de admissão também requer atenção nos pedidos e organização dos documentos, que servirão como base para que a empresa redija o contrato, preencha as informações na carteira de trabalho, etc. 

Entre os principais documentos que são solicitados pelas empresas na admissão é possível destacar. 

• CPF;
• RG;
• Título de eleitor;
• Certidão de nascimento; 
• Atestado médico admissional ;
• Carteira de trabalho; 
• Certificado de reservista ou dispensa, específico para o sexo masculino;
• Número do PIS; 
• Foto 3×4;
• Comprovante de endereço;
• Certificado de conclusão do ensino superior e diplomas; 
• Carteira de motorista, se necessário;
• Carta de recomendação, se necessário.

Roteiro do processo de admissão

Devido às suas inúmeras etapas, o processo de admissão deve seguir um roteiro que passa por várias fases como a produção do contrato e a assinatura do mesmo. Conhecer esses passos é essencial para que a empresa cumpra com seus deveres legais na contratação. 

Conheça cinco passos que não podem faltar no processo de admissão. 

1º: Contrato de trabalho

O contrato de trabalho está previsto no artigo 442 da CLT e é ele que vai estabelecer todas as diretrizes legais, obrigações do empregador e do empregado perante a legislação trabalhista e firmar o vínculo empregatício.

Nele vai constar os dados do colaborador e da empresa, valores que o empregado irá receber, benefícios e tarefas que irá exercer. 

2º: Exame admissional 

Está previsto na legislação trabalhista e no PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) a obrigatoriedade do exame admissional em admissões, demissões e periodicamente. 

Ele serve de referência para que a empresa saiba que está contratando alguém apto para exercer sua função, sem nenhum problema de saúde que atrapalhe o trabalho. Isso evita que posteriormente o funcionário alegue que ficou doente no exercício da sua função. 

3º: Envio de documentação

Essa etapa se refere ao envio de documentação, por parte do novo empregado, para a empresa. O empregador precisa informar qual a documentação necessária, prazo para entrega, quais precisam ser originais ou cópias. 

Por meio dessa documentação é que a empresa conseguirá informar os órgãos responsáveis, como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED),  sobre a contratação. 

O empregador, conforme o artigo 29, tem um prazo máximo de 48 horas para efetuar o registro para que de fato a formalização do vínculo empregatício seja realizada. 

4º: Admissão no eSocial

Em 2014, buscando reduzir a burocracia nas relações trabalhistas, surgiu o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas). Esse sistema serviu para unificar o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas dos colaboradores para os órgãos legais.

Dentro da plataforma a empresa realiza o cadastro de novo funcionário, insere os seus dados, com base nos documentos apresentados, e envia as informações para os órgãos, dentro do próprio eSocial. 

Depois basta acompanhar o processo e se houver algum erro a plataforma irá informar. Se o registro for feito com data retroativa, a empresa pode sofrer multas ou sanções. 

5º: Registro em carteira de trabalho

Cinco dias úteis, esse é o prazo que a empresa tem para efetuar o registro na carteira de trabalho do novo empregado, conforme o artigo 29 da lei da CLT. Lembrando que o empregado tem o prazo de 48 horas para efetuar o registro. 

As anotações na carteira devem conter: data de admissão, informações sobre o empregador e a remuneração ou qualquer adicional previsto em contrato. 

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Qual a importância de fazer um bom roteiro de admissão?

Se uma empresa contrata mal dificilmente terá sucesso e suas taxas de rotatividade serão altas. Agora se contratar bem tem mais chances de contar com colaboradores motivados, engajados e felizes. 

Até por isso, é essencial que o processo de admissão tenha sempre um caráter estratégico e não apenas burocrático. Sendo que a escolha de um perfil correto facilita a integração e o alinhamento dos objetivos da empresa com o do novo empregado. 

Organizar o processo de admissão e realizá-lo de forma correta pode trazer inúmeras vantagens à empresa, entre elas, é possível destacar: 

Evita erros e perda de prazos

• Diminuir as chances de erro na escolha ou na perda de prazos, seja para preencher determinada vaga ou para entregar os documentos aos órgãos responsáveis. 
• Evitar gastos desnecessários com demissões, afastamentos ou até mesmo com a qualidade do trabalho.
• Engajar o novo colaborador com respostas rápidas ao candidato sobre o resultado de cada etapa do processo seletivo; feedbacks ao longo das semanas; investir no acolhimento e agendar encontros com o novo colaborador e os antigos.

Dicas para a recepção do novo colaborador

A recepção do novo colaborador é tão importante quanto o recrutamento e a seleção em si. O profissional para se engajar precisa se sentir acolhido, ter a sensação de que apesar de novo é parte importante da equipe.

Por isso, as empresas devem adotar algumas medidas que podem facilitar essa integração do novo funcionário com as rotinas da empresa.

Aposte em um bom processo de onboarding 

Outra etapa do processo de admissão tão importante quanto o recrutamento é o que se refere ao onboarding. 

Nesse momento a empresa insere o colaborador nas rotinas da organização, regras internas, procedimentos, apresentando suas políticas, e apresentando os outros funcionários, os equipamentos e a empresa de uma forma geral. 

Esse passo segue aquele velho ditado de que “a primeira impressão é a que fica”, ou seja, se o colaborador for bem recebido a chance dele se motivar e se engajar logo de início é muito grande. 

Tenha uma boa integração

Uma pesquisa realizada pela Onboardia, especializada em processos de treinamento e integração, mostrou que 75% dos colaboradores que se sentem bem integrados, por um bom programa apresentado pela empresa neste sentido, se tornam leais à organização. 

Sendo assim, uma boa integração fará toda a diferença para que o colaborador se sinta acolhido e se engaje desde o início com a empresa. Além disso, uma boa integração facilita o alinhamento de objetivos e metas. 

Na integração também o empregador deve levar em conta o período de adaptação do colaborador, relevando alguns equívocos e orientando-o para que a transição seja gradativa e correta, sem cobranças iniciais excessivas. 

Faça treinamentos e capacitações

De acordo com o estudo Work and Learning Research Centre, da Universidade de Middlesex, 74% dos profissionais acreditam que não atingem todo o seu potencial no trabalho por não receberem um treinamento adequado. 

Até por isso, oferecer treinamento aos novos colaboradores pode mudar esse cenário e potencializar suas qualidades para que eles possam dar 100% na execução das suas tarefas. 

Se um colaborador entra numa empresa e começa a executar suas tarefas sem o mínimo de orientação ou treinamento ele acabará se perdendo ao longo do caminho e tem grandes chances de cometer erros que poderiam ser evitados. 

Por isso, uma dica essencial para a recepção do novo colaborador é investir em treinamento, no desenvolvimento da sua carreira, para que ele esteja confortável na função, principalmente de início.

Isso fará com que ele se sinta valorizado e a retenção desse talento será uma consequência. 

Conclusão 

Ao longo desse artigo você pode perceber que o processo de admissão é o ponto crítico para que a empresa tenha sucesso e como uma admissão assertiva depende de muitas etapas que devem estar extremamente alinhadas, para evitar desmotivação do colaborador ou processos trabalhistas.  

Um processo de admissão bem planejado, com suporte digital, clareza de prazos e foco na experiência do colaborador, transforma a contratação em um diferencial estratégico.

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