Fazer o controle de afastamento é fundamental para melhorar a gestão de pessoas da empresa, reduzir custos operacionais e garantir a continuidade do trabalho mesmo em caso de ausência de funcionários.
Apesar da sua importância, muitas organizações ainda negligenciam esse processo, o que pode causar prejuízos financeiros, redução da força de trabalho e até perda de talentos.
Afinal, bons profissionais valorizam empresas que investem na saúde e no bem-estar das equipes no ambiente de trabalho, o que também contribui para a sua produtividade.
O problema é que muitos líderes e gestores não sabem qual a importância e como fazer uma gestão eficiente de afastados. Assim, para aprender a lidar com esse processo, neste artigo, será explicado tudo o que é preciso saber sobre controle de afastamento.
Para isso, serão discutidos os seguintes tópicos:
- O que é um controle de afastamento?
- Qual a importância do controle de afastamento?
- Desafios do controle de afastamento para empresas
- Quais os benefícios do controle de afastamento?
- Como implementar um controle de afastamentos eficaz?
Boa leitura!
O que é um controle de afastamento?
O controle de afastamento do trabalho se refere ao processo realizado pelas empresas para monitorar e gerenciar os afastamentos dos funcionários.
Afinal, a legislação trabalhista e previdenciária permite que os colaboradores se ausentem do trabalho por determinado período em função de vários motivos. Por exemplo, por licença médica, licença-maternidade, acidente de trabalho, entre outros.
Nesse contexto, o controle é importante para que as empresas possam administrar adequadamente a força de trabalho e garantir a continuidade das operações.
Responsabilidades das empresas durante o afastamento
Conforme explicado, a legislação trabalhista e previdenciária assegura ao trabalhador o direito ao afastamento do trabalho por diferentes razões.
Para isso, leis como a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a Lei de Benefícios da Previdência Social, entre outras, estabelecem diferentes regras e normas que as empresas são obrigadas a seguir.
Por esse motivo, as organizações devem cumprir algumas obrigações legais durante o afastamento de um funcionário. Vale lembrar que as obrigações estabelecidas em lei variam de acordo com o motivo do afastamento.
Por isso, é fundamental que o setor de Recursos Humanos (RH) conheça os aspectos legais por trás de cada tipo de afastamento e se mantenha atualizado sobre o assunto.
Além dessa responsabilidade, a empresa também deve receber, organizar e gerenciar os documentos que comprovam a necessidade do afastamento.
Por fim, a organização tem a responsabilidade de planejar e gerenciar a ausência de funcionários. Ou seja, durante o afastamento de um colaborador, ela precisa se organizar para suprir essa ausência e garantir a continuidade das atividades.
Qual a importância do controle de afastamento?
O controle de afastamentos é importante porque permite que a empresa não só cumpra suas obrigações legais, mas também evite passivos trabalhistas associados à má gestão dos afastados.
Além disso, o controle eficiente dos afastamentos permite que a organização se prepare para as ausências dos funcionários e implemente estratégias para garantir a continuidade das operações.
A contratação de profissionais temporários, o planejamento do uso de recursos e a gestão de benefícios são algumas das soluções que podem ser utilizadas nesse cenário.
Vale lembrar que, dependendo do motivo do afastamento, além da ausência do colaborador, a organização pode sofrer com impactos tributários e aumento dos custos diretos com o funcionário ausente.
Por isso, a gestão de afastados também envolve a adoção de medidas para promover a saúde e o bem-estar dos profissionais, bem como para minimizar riscos de acidentes e doenças ocupacionais.
Desafios do controle de afastamento para empresas
Implementar qualquer processo que otimiza e melhora algum aspecto da gestão empresarial sempre exige a superação de algum desafio. No caso do controle de afastamento, os desafios estão relacionados principalmente com a complexidade das leis trabalhistas.
Isso porque as leis determinam que as empresas devem receber, solicitar, organizar e armazenar a documentação adequada para cada tipo de afastamento dentro de prazos específicos.
Outro desafio é garantir a cobertura adequada das atividades e responsabilidades do funcionário afastado, especialmente quando a ausência é prolongada ou ocorre em momentos críticos.
Superar esses desafios requer conhecimento especializado em legislação trabalhista e previdenciária, treinamento dos profissionais responsáveis pelo controle de afastamento e investimento em um sistema de gestão adequada de recursos humanos.
Quais os benefícios do controle de afastamento?
Fazer o controle de afastamento promove benefícios importantes para as empresas. Confira a seguir as principais vantagens de implementar essa prática.
Redução do absenteísmo e do tempo de afastamento
Uma gestão eficiente de afastados permite que a empresa identifique padrões e tendências relacionadas a faltas, atrasos e saídas adiantadas dos funcionários.
Assim, a organização pode adotar medidas preventivas e até implementar programas de saúde ocupacional para reduzir o absenteísmo e minimizar o tempo de afastamento dos colaboradores.
Além disso, como o controle de afastamento permite um acompanhamento mais eficaz da saúde dos profissionais, é possível identificar problemas de saúde em estágios iniciais. Isso permite intervenções precoces, caso necessário, e reduz a duração dos afastamentos.
Minimização dos custos e riscos financeiros
O controle de afastamento exige o planejamento adequado das atividades e o monitoramento da frequência dos funcionários.
Como resultado, é possível evitar a sobrecarga de trabalho, o retrabalho e a perda de produtividade. Além disso, essa prática também promove ações relacionadas à saúde, ao bem-estar e à prevenção de doenças e acidentes ocupacionais.
Assim, as empresas podem reduzir despesas com licenças médicas prolongadas, contratação de substitutos temporários, entre outras despesas. Tudo isso minimiza os custos operacionais e os riscos financeiros associados à gestão empresarial.
Melhoria da saúde ocupacional e prevenção de afastamentos
Ao monitorar e controlar os afastamentos, as empresas podem identificar riscos à saúde ocupacional. Por exemplo, condições de trabalho inadequadas, problemas ergonômicos, fatores de estresse excessivo, entre outros problemas.
Com essas informações, é possível implementar medidas preventivas, contribuindo para a melhoria da saúde e do bem-estar dos funcionários. Assim, é possível reduzir o número de afastamentos e promover um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.
Como implementar um controle de afastamentos eficaz?
A adoção de um controle de afastamento exige que o setor de RH ou o profissional responsável pela gestão dos afastados siga algumas etapas. Conheça cada uma delas a seguir:
Conheça o nível de absenteísmo da sua empresa
O primeiro passo para fazer um controle de afastamentos eficaz é identificar o nível de absenteísmo da empresa.
Para isso, é importante analisar registros e dados históricos sobre faltas e afastamentos, tentar identificar padrões e tendências, e avaliar as principais causas de ausências.
Essas informações são essenciais para realizar ajustes e medidas preventivas, estabelecer metas e direcionar os esforços de controle de forma mais eficaz.
Faça o gerenciamento de documentos de afastamentos
Conforme explicado, entre as responsabilidades da gestão de afastados, estão receber, organizar e gerenciar os documentos que comprovam e justificam o afastamento. Por exemplo, atestados médicos, laudos periciais, solicitações, entre outros.
Por isso, é fundamental definir procedimentos eficientes para lidar com essas demandas e arquivar esses documentos. Dessa forma, é possível garantir que eles estão armazenados e atualizados, podem ser acessados com facilidade e estão em conformidade com a legislação.
Estabeleça os processos de controle desde o primeiro dia de afastamento
O ideal é iniciar o controle de afastamento desde o primeiro dia de ausência do funcionário, já que isso facilita a gestão do afastado e a adoção de medidas para garantir a continuidade do seu trabalho.
Para isso, é importante definir processos claros para comunicar o afastamento, solicitar a documentação necessária dentro dos prazos estabelecidos e registrar todas as informações relevantes.
Estabelecer protocolos para acompanhar o progresso do afastamento e definir datas e condições de retorno do colaborador ao trabalho também são medidas que devem ser implementadas.
Utilize a tecnologia para otimizar o controle de afastamentos
Investir em tecnologias como softwares e sistemas especializados para registrar e gerenciar as informações dos afastamentos é fundamental para otimizar a gestão de afastados.
Isso porque os recursos informatizados e a automação de procedimentos facilitam o acompanhamento e a gestão de responsabilidades e desafios envolvidos nesse processo.
Além disso, essas tecnologias facilitam a identificação de pontos de melhorias e a realização de ajustes nos processos conforme necessário, tornando essa gestão mais eficaz.
Vale lembrar que alguns sistemas de controle de ponto eletrônico mais robustos, do tipo Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P), também oferecem recursos que permitem a gestão eficiente de afastados.
Por isso, eles são indicados para empresas que querem melhorar o controle de afastamentos e, ao mesmo tempo, otimizar a marcação e o controle de jornada dos seus funcionários.
Qual a melhor plataforma para gerenciar afastamentos e atestados?
É a Pontotel! Graças a seu sistema de ponto eletrônico completo e robusto, a Pontotel é uma das melhores plataformas do tipo REP-P do mercado.
Uma das suas principais vantagens é a possibilidade de fazer uma gestão completa da jornada de trabalho dos colaboradores, facilitando o monitoramento de faltas e atrasos, garantindo tranquilidade para o RH.
Além disso, a plataforma permite o lançamento de atestados diretamente no seu aplicativo, sendo que os dias de afastamento podem ser inseridos na folha de ponto do funcionário.
Assim, o sistema calcula automaticamente os dias trabalhados e quaisquer outros dados que impactam na folha de pagamento do funcionário.
Outra vantagem da Pontotel é que seu sistema possibilita a visualização completa de todos os afastamentos registrados na empresa, sendo que esses registros podem ser organizados por relatório.
Dessa forma, fica mais fácil analisar o nível de absenteísmo e o excesso de atestados, dados importantes para orientar a adoção de ajustes e medidas para minimizar essas ocorrências.
Com a Pontotel, sua empresa ainda tem acesso a vários recursos que facilitam a gestão de escalas, o cálculo de apontamentos, a notificação de funcionários e muito mais!
Quer otimizar as rotinas do RH e ainda tornar seu controle de afastamentos mais eficiente?
Invista na Pontotel! Fale com um especialista Pontotel e veja como essa plataforma pode transformar sua rotina de RH/DP!
Conclusão
O controle de afastamento é a melhor solução para empresas que desejam reduzir as taxas de absenteísmo, minimizar riscos e custos financeiros, melhorar a saúde dos funcionários e prevenir os afastamentos.
Conforme explicado, para obter esses benefícios, a organização precisa superar alguns desafios e lidar com todas as responsabilidades envolvidas na gestão de afastados.
Para isso, o setor de RH precisa conhecer seus níveis de absenteísmo, gerenciar documentos relacionados aos afastamentos, adotar procedimentos de controle e usar tecnologias a seu favor, como a plataforma Pontotel.
Seguindo esses passos, será bem mais fácil fazer uma gestão eficiente de atestados e ainda otimizar o trabalho do RH.
Gostou do conteúdo? Aprenda mais sobre gestão de empresas no blog Pontotel!
