O controle de dados de jornada é uma prática essencial para empresas de todos os tamanhos e segmentos. Ele envolve registrar e acompanhar as horas trabalhadas pelos colaboradores, garantindo a conformidade legal, a eficiência operacional e o bem-estar dos funcionários. 

O controle adequado das horas trabalhadas pelos colaboradores não apenas atende às exigências legais, mas também oferece uma visão clara da utilização do tempo de trabalho e do desempenho dos funcionários, contribuindo para a transparência nas relações trabalhistas, promovendo um ambiente de trabalho justo e equilibrado.

Neste artigo, é possível entender tudo sobre o controle de dados de jornada, desde o seu conceito até a escolha do melhor sistema para implementá-lo. Confira a seguir quais serão os tópicos abordados:

• O que é controle de dados de jornada?
• Como funciona um controle de jornada de trabalho?
• Como fazer controle de dados de jornada?
• O que diz a lei sobre o controle de dados de jornada?
• Qual a importância de fazer controle de dados de jornada?
• Como implementar um sistema para fazer o controle de dados de jornada?
• Quais os benefícios de fazer um controle de dados de jornada para as empresas?
• E quais os benefícios para os colaboradores?
• Quais são os métodos de controle de jornada de trabalho?
• Qual é o melhor sistema para fazer um controle de dados de jornada eficiente?

Boa leitura!

O que é controle de dados de jornada?

O controle de dados de jornada refere-se ao processo de registrar e acompanhar as horas trabalhadas pelos funcionários de uma empresa. Ele envolve o registro preciso do início e do término do expediente, assim como eventuais intervalos, horas extras e folgas. 

O objetivo principal é garantir o cumprimento da legislação trabalhista e previdenciária, além de fornecer informações valiosas para a gestão de pessoas e a tomada de decisões estratégicas.

Esse controle permite acompanhar de forma precisa e sistemática a jornada de trabalho de cada colaborador, garantindo que a empresa esteja de acordo com a lei e que os funcionários tenham seus direitos amparados.

Com o controle de dados de jornada, as empresas podem obter informações valiosas sobre a utilização do tempo de trabalho, identificar possíveis problemas relacionados a horas extras excessivas ou faltas injustificadas, e tomar medidas adequadas para melhorar a eficiência operacional. 

Como funciona um controle de jornada de trabalho?

Existem diversas maneiras de realizar o controle de jornada de trabalho. Alguns métodos comuns incluem registros manuais em folhas de ponto, sistemas eletrônicos de ponto, aplicativos móveis e sistemas de ponto biométrico. Em geral, o processo envolve o registro preciso dos horários de entrada, saída e intervalos dos colaboradores. 

Existem métodos manuais, como o preenchimento de folhas de ponto, em que os funcionários anotam manualmente os horários. Outra opção é o uso de sistemas eletrônicos de ponto, nos quais os colaboradores registram sua entrada e saída por meio de um dispositivo específico, como um relógio de ponto.

Muitas empresas estão adotando aplicativos móveis ou softwares online que permitem aos colaboradores registrar sua jornada por meio de dispositivos móveis, como smartphones ou tablets. Essas soluções oferecem maior flexibilidade e praticidade, permitindo que os funcionários registrem sua jornada em qualquer lugar.

Cada método tem suas particularidades, mas todos visam coletar dados precisos e confiáveis sobre as horas trabalhadas pelos colaboradores. Independente do método utilizado, é fundamental que o controle de jornada seja preciso e confiável, registrando de forma adequada as horas trabalhadas.

Como fazer controle de dados de jornada?

Para fazer o controle de dados de jornada de forma eficaz, é importante seguir algumas etapas fundamentais. Primeiro, deve-se definir o método de registro que melhor se adequar à empresa, levando em consideração o número de colaboradores, a estrutura organizacional e as possíveis necessidades específicas de controle de ponto. 

Após definir o método, é essencial estabelecer políticas e procedimentos claros para o registro da jornada de trabalho. Isso inclui orientar os colaboradores sobre a importância do registro correto dos horários de entrada, saída e intervalos, bem como das horas extras realizadas. 

É necessário também garantir que os gestores e a equipe de recursos humanos estejam devidamente capacitados para acompanhar e verificar os registros de jornada, garantindo sua precisão e conformidade com as leis trabalhistas.

Utilizar ferramentas tecnológicas que automatizam o processo de controle de dados de jornada, como softwares de gestão de ponto, pode ajudar a empresa a otimizar esse processo. 

Essas soluções facilitam o registro, o cálculo e o monitoramento das horas trabalhadas, além de fornecerem relatórios detalhados e análises úteis para a gestão de capital humano. 

Por fim, é importante realizar periodicamente a revisão e a atualização das políticas e procedimentos de controle de jornada, garantindo sua eficácia contínua e adaptabilidade às necessidades da empresa e às mudanças na legislação trabalhista.

O que diz a lei sobre o controle de dados de jornada?

No Brasil, a legislação trabalhista prevê a obrigatoriedade do controle de jornada para empresas que possuam mais de 20 funcionários, definindo também que a carga horária regular não pode ultrapassar 8 horas diárias ou 44 horas semanais, salvo em casos específicos previstos em lei. Se esses limites forem ultrapassados, é necessário realizar o pagamento de hora extra ou compensação com banco de horas. 

Segundo o Art. 74, § 2º, da CLT: “Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”

As leis brasileiras que definem o controle de dados de jornada e estabelecem as diretrizes para sua aplicação são principalmente a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e a Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Emprego. 

A CLT é a principal lei trabalhista no Brasil e estabelece os direitos e deveres dos empregados e empregadores. No que se refere ao controle de dados de jornada, a CLT determina que as empresas são obrigadas a manter registros precisos e atualizados da jornada de trabalho de seus colaboradores, incluindo horários de entrada, saída e intervalos.

Já a Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho e Emprego, a mais recente legislação referente ao controle de horas, entrou em vigor no mês de novembro do ano de 2021 e foi complementada posteriormente pela Portaria 1.486 em junho de 2022. A partir do dia 11 de janeiro de 2023, o prazo para a devida adaptação chegou ao seu término, fazendo-se necessário que todas as organizações estejam em conformidade.

Conforme o disposto no artigo 93 da Portaria 671, é exigido que o registro manual reflita de forma verídica a jornada de trabalho do colaborador, vedando-se a simples assinatura do horário contratual, prática conhecida como “ponto britânico“.

Outra inovação diz respeito às diretrizes para o registro de ponto mecânico, as quais não eram adequadamente estabelecidas na legislação anterior. Agora, conforme estipulado no artigo 94, estabelece-se o seguinte:

“Art. 94. O registro mecânico deve retratar de maneira precisa a efetiva jornada exercida pelo trabalhador, sendo realizado por meio de um procedimento mecânico que registre as marcações de ponto de maneira impressa e indelével, em um cartão individual, sendo permitida a pré-assinalação do período de descanso.”

Por fim, a portaria estipula que ambas as modalidades de registro podem ser adotadas por meio do regime de ponto por exceção, porém, é imprescindível a celebração de um acordo individual por escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

Além dessas leis, existem outras normas e regulamentos que podem variar de acordo com a atividade econômica, o tipo de contrato de trabalho e outras especificidades. O não cumprimento dessas exigências pode resultar em penalidades legais e financeiras para a empresa. 

Qual a importância de fazer controle de dados de jornada?

Fazer o controle de dados de jornada é de extrema importância tanto para as empresas quanto para os colaboradores. Para as empresas, o controle adequado proporciona a garantia da segurança jurídica. Com os dados da jornada em mãos, é possível ter provas seguras em caso de passivos trabalhistas, auxiliando na defesa da empresa em processos judiciais. 

Além disso, o controle de dados de jornada contribui para o aumento da eficiência operacional, a melhoria da produtividade, o apoio à tomada de decisões estratégicas e o fortalecimento da cultura organizacional.

Para os colaboradores, o controle de dados de jornada traz benefícios como a melhoria da conciliação entre trabalho e vida pessoal. Com registros precisos, é possível estabelecer uma jornada de trabalho equilibrada, evitando excesso de trabalho e permitindo que os profissionais tenham tempo para suas atividades pessoais. 

Outro ponto importante é que o controle de dados de jornada garante o recebimento correto das horas trabalhadas, evitando injustiças salariais e garantindo o cumprimento dos direitos trabalhistas, como férias e licenças. Ademais, também ajuda na prevenção do excesso de trabalho, assegurando que os colaboradores não ultrapassem os limites de carga horária estabelecidos por lei.

Como implementar um sistema para fazer o controle de dados de jornada?

A implementação pode ser feita de diferentes maneiras, dependendo das necessidades e dos recursos da empresa. Uma opção é utilizar sistemas eletrônicos de ponto, que registram automaticamente os horários de entrada e saída dos colaboradores. Esses sistemas podem ser integrados a dispositivos como relógios de ponto biométricos ou podem funcionar por meio de aplicativos móveis e softwares online. 

Portanto, primeiro é essencial identificar as necessidades e os requisitos da empresa, levando em consideração o tamanho da equipe, a complexidade dos horários de trabalho e as regulamentações específicas do setor. Em seguida, é preciso pesquisar e selecionar um software ou serviço que atenda a essas demandas.

Ao escolher um sistema, deve-se considerar aspectos como a facilidade de uso, a capacidade de integração com outros sistemas já utilizados pela empresa e a disponibilidade de recursos adicionais, como relatórios personalizados e informações do ponto em tempo real. É fundamental também garantir que o sistema esteja em conformidade com as leis trabalhistas e as regulamentações de proteção de dados.

Depois, é só planejar a implementação. Isso inclui definir as etapas de transição, treinar os colaboradores responsáveis pelo registro de ponto e estabelecer políticas e procedimentos claros para o uso do sistema. É recomendado realizar testes antes da implantação definitiva, verificando se o sistema funciona corretamente e atende às necessidades da empresa.

Quais os benefícios de fazer um controle de dados de jornada para as empresas?

São vários os benefícios de fazer um controle de dados de jornada para o negócio, pois este é um passo importante para valorizar o capital humano da empresa. Confira a seguir algumas vantagens: 

Garantia da segurança jurídica

Com os dados da jornada em mãos, as empresas têm provas seguras em caso de passivos trabalhistas. Isso ajuda a evitar disputas judiciais e a reduzir riscos financeiros, proporcionando uma base sólida para a defesa em possíveis processos.

Aumento da eficiência operacional

O controle de dados de jornada permite verificar ineficiências nos processos de trabalho. Ao analisar os registros, as empresas podem identificar gargalos, otimizar a alocação de recursos e melhorar a produtividade geral. Com essa análise, é possível reorganizar a equipe, redistribuir tarefas e adotar medidas que maximizem a eficiência operacional.

Melhoria da produtividade

Com o controle de dados de jornada, as empresas podem ter uma visão mais clara sobre a produtividade de seus colaboradores. Com base nessas informações, é possível identificar padrões de desempenho e momentos de maior produtividade, e tomar medidas para incentivar e recompensar os colaboradores que se destacam.

Apoio à tomada de decisões estratégicas

O controle de dados de jornada fornece informações valiosas para embasar a tomada de decisões estratégicas. Ao analisar esses dados, as empresas podem identificar tendências, padrões de comportamento, sazonalidades e outros insights relevantes para o planejamento estratégico. Essa análise embasada em dados ajuda a empresa a adotar medidas mais precisas e eficazes.

Fortalecimento da cultura organizacional

O controle de dados de jornada reforça uma cultura organizacional de transparência e respeito aos direitos dos colaboradores. Ao demonstrar um compromisso com o cumprimento das leis trabalhistas e a correta remuneração dos funcionários, a empresa constrói uma reputação sólida e um ambiente de trabalho saudável, fortalecendo a confiança e o engajamento da equipe.

E quais os benefícios para os colaboradores?

Além de trazer vários benefícios corporativos, o controle de dados de jornada faz toda a diferença na vida do colaborador. Confira a seguir quais são as vantagens dessa prática para os funcionários de um negócio: 

Melhoria da conciliação entre trabalho e vida pessoal

O controle de dados de jornada ajuda a estabelecer limites mais claros entre trabalho e vida pessoal. Com um registro preciso das horas trabalhadas, as empresas podem assegurar que os colaboradores tenham tempo adequado para descanso, lazer e atividades pessoais, contribuindo para um melhor equilíbrio entre as esferas profissional e pessoal.

Recebimento correto de horas trabalhadas

Com o controle de dados de jornada, os colaboradores têm a garantia de que serão remunerados corretamente pelas horas de fato trabalhadas. Isso evita erros no cálculo do pagamento, atrasos salariais e problemas relacionados à remuneração, proporcionando segurança financeira para os profissionais.

Prevenção de excesso de trabalho

O controle de dados de jornada ajuda a prevenir o excesso de trabalho, garantindo que os colaboradores não ultrapassem os limites legais de jornada e descanso. Ao monitorar e registrar as horas trabalhadas, a empresa pode identificar situações em que os colaboradores estejam sobrecarregados e tomar medidas para evitar o burnout e garantir um ambiente de trabalho saudável.

Facilitação do gerenciamento de férias e licenças

O controle de dados de jornada simplifica o gerenciamento de férias e licenças dos colaboradores. Com registros precisos, a empresa pode planejar e conceder períodos de descanso de forma organizada, evitando conflitos e garantindo que os colaboradores usufruam seus direitos de forma adequada. Isso promove uma gestão eficiente do tempo de folga, contribuindo para o bem-estar e a satisfação dos colaboradores.

Quais são os métodos de controle de jornada de trabalho?

Existem diferentes métodos de controle de jornada de trabalho que as empresas podem adotar, dependendo das suas necessidades e recursos disponíveis. A seguir, estão alguns dos métodos mais comuns:

• Registro manual: nesse método, os colaboradores registram sua entrada e saída do trabalho manualmente, utilizando um livro de ponto, folhas de frequência ou planilhas. Esse método é simples e de baixo custo, mas pode ser suscetível a erros de registro e fraudes;
• Relógio de ponto mecânico: esse método envolve a utilização de relógios de ponto mecânicos, nos quais os colaboradores inserem um cartão de papel no dispositivo para registrar sua presença. Ele possui maior precisão em relação ao registro manual, reduzindo a possibilidade de erros, mas ainda pode apresentar desafios de gestão e manutenção dos dispositivos;
• Relógio de ponto eletrônico: essa opção utiliza relógios de ponto eletrônicos, nos quais os colaboradores registram sua presença utilizando cartões de proximidade, senhas, impressão digital ou reconhecimento facial. Os dados são armazenados em um sistema eletrônico, proporcionando registros mais precisos e seguros;
• Aplicativos de controle de ponto: os colaboradores podem utilizar seus smartphones ou tablets para registrar sua jornada de trabalho por meio de aplicativos específicos. Esses aplicativos geralmente incluem recursos de geolocalização, que podem verificar a localização do funcionário no momento do registro, aumentando a segurança e a precisão dos dados;
• Sistemas de gestão de ponto online: esses sistemas permitem que os colaboradores registrem sua jornada de trabalho por meio de um painel online. Eles podem acessar o sistema por meio de computadores ou dispositivos móveis conectados à internet. Os dados são armazenados na nuvem, proporcionando acesso seguro e em tempo real a todas as informações relacionadas à jornada de trabalho.

Qual é o melhor sistema para fazer um controle de dados de jornada eficiente?

Não existe um sistema único que seja considerado o melhor para todas as empresas, pois cada uma possui suas particularidades. A escolha do sistema adequado depende do porte da empresa, do número de colaboradores, da estrutura organizacional e das necessidades específicas de controle de jornada. No entanto, algumas características que podem ser consideradas na escolha do sistema são:

• Facilidade de uso: um sistema intuitivo e de fácil utilização agiliza o processo de registro de jornada e reduz possíveis erros;
• Conformidade legal: verifique se o sistema está de acordo com as normas trabalhistas e previdenciárias vigentes;
• Relatórios e análises: um sistema que forneça relatórios e análises detalhadas dos dados de jornada pode auxiliar na gestão de pessoas e na tomada de decisões estratégicas;
• Integração com outros sistemas: se a empresa já utiliza outros sistemas de gestão, é interessante verificar se o sistema de controle de jornada pode ser integrado a eles, facilitando a gestão inteira;
• Suporte e atualizações: certifique-se de que o fornecedor do sistema oferece suporte técnico e realiza atualizações regulares para garantir o bom funcionamento da ferramenta.

Enfim, buscar empresas com soluções tecnológicas pode ser uma alternativa interessante para realizar o controle de dados de jornada de forma segura e verossímil. Conheça a Pontotel, plataforma completa para gestão de jornadas, desde o registro do ponto até a gestão de forma prática e segura.

Conclusão

O controle de dados de jornada é fundamental para empresas que desejam garantir a conformidade legal, aumentar a eficiência operacional e promover o bem-estar dos colaboradores.

Ao implementar um sistema adequado de controle, as empresas podem desfrutar de benefícios como a segurança jurídica, a eficiência operacional, a produtividade, o apoio à tomada de decisões estratégicas e o fortalecimento da cultura organizacional.

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