A Portaria 1255 determinou algumas mudanças importantes na forma como as empresas precisam lidar com o registro de ponto dos seus funcionários. Isso porque as novas regras alteraram o texto da Portaria 671 que, entre outros temas, também regulamenta o uso de sistemas de controle de ponto.
Como qualquer alteração relacionada ao uso desse tipo de sistema impacta na rotina do setor de Recursos Humanos (RH), é importante acompanhar as mudanças legais para fazer as adaptações exigidas por lei.
Afinal, caso a empresa não cumpra suas obrigações legais, ela se torna suscetível a penalidades e até prejuízos financeiros. Para ajudar sua empresa a evitar esses problemas, neste artigo você vai entender o que mudou com a Portaria 1255 e como se adaptar às novas regras.
Acompanhe a leitura conforme os tópicos abaixo:
- O que é a Portaria 671?
- Afinal, qual é o intuito da Portaria 1255?
- O que a Portaria 1255 mudou na Portaria 671?
- Como garantir o cumprimento das regras das Portarias 1255 e 671?
Boa leitura!
O que é a Portaria 671?
A Portaria 671 regulamenta diferentes aspectos referentes à legislação trabalhista, às normas de inspeção do trabalho, às políticas públicas e às relações entre empresas e funcionários.
Uma das grandes mudanças realizadas pelo seu texto foi a revogação de outras portarias, como a 1510 e 373 ligadas.
Além disso, ela também consolidou o uso de todas as formas de controle de ponto eletrônico e alterou algumas regras relacionadas à carteira de trabalho, ao registro de empregados, entre outros assuntos.
Afinal, qual é o intuito da Portaria 1255?
A Portaria 1255 apenas reforça e atualiza o texto da Portaria 671, mas não altera as regras que dizem respeito ao uso do controle de ponto eletrônico. Por isso, a regulamentação referente ao uso dos diferentes tipos de Registrador Eletrônico de Ponto (REP) continua em vigor.
O que a Portaria 1255 mudou na Portaria 671?
A principal mudança realizada pela Portaria 1255 foi a revogação do parágrafo único do Artigo 83 da Portaria 671.
Essa revogação deve resultar em algumas alterações no processo de gestão de ponto realizado pelas empresas.
Mas essa não foi a única mudança realizada. Conheça as principais alterações consolidadas pela Portaria 1255 a seguir:
REP-A: exigência de arquivo eletrônico
O Artigo 83 da Portaria 671 fazia uma exigência importante para as empresas que adotam o programa de tratamento de registro de ponto que utilizassem REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo).
Segundo o texto, essas empresas eram obrigadas a manter arquivos eletrônicos e relatórios. Porém, como esse trecho foi revogado, esses documentos só serão exigidos para acordos e convenções coletivas de trabalho. Leia na íntegra:
“Art. 83.
Parágrafo único. No caso de programa de tratamento de registro de ponto que utilize REP-A, o arquivo eletrônico e o relatório especificados no caput somente serão exigidos para os acordos e convenções coletivas de trabalho firmados após a entrada em vigência desta Seção.”
Relatório de espelho de ponto
A Portaria 1255 também adicionou uma nova regra no Artigo 83 da Portaria 671, relacionada ao chamado relatório de espelho de ponto eletrônico.
Esse documento reúne todos os dados sobre o registro de ponto dos funcionários em determinado período. Na prática, ele funciona como um resumo de todas essas informações.
Segundo a nova portaria, agora esse relatório deve ser gerado pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto Eletrônico, independentemente do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) utilizado pela empresa.
Assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-P
Uma das novidades estabelecidas pela Portaria 1255 foi adicionada aos Artigos 88 e 89 da Portaria 671.
Segundo o novo texto, as assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa) para o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador, emitidas em arquivos eletrônicos, devem seguir o padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature).
Essa mesma regra também se aplica à validação de assinaturas eletrônicas, realizadas por REP-P, de Atestados Técnicos e Termos de Responsabilidade.
Assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-A e REP-P
O Artigo 88 da Portaria 1255 também traz outra novidade importante em relação às assinaturas eletrônicas.
De acordo com o texto, caso essas assinaturas sejam geradas por REP-A, REP-P ou programa de tratamento de registro de ponto e enviadas para o Arquivo Fonte de Dados e para o Arquivo Eletrônico de Jornada, então elas devem estar no padrão CAdES (CMS Advanced Electronic Signature).
Além disso, essas assinaturas eletrônicas devem ser armazenadas em um arquivo no formato .p7s destacado (detached). Pode parecer complicado, mas todas essas mudanças podem ser implementadas de forma simples.
Para isso, basta utilizar um sistema de controle de ponto eletrônico que atenda às regras estabelecidas pelo novo texto dos Artigos 88 e 89 da Portaria 671.
Especificações a serem consultadas no portal gov.br
Por fim, a Portaria 1255 atualiza a forma de consulta sobre as especificações para a geração de Arquivo Fonte de Dados, Arquivo Eletrônico de Jornada, Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade.
Agora, as especificações sobre cada um desses documentos podem ser consultadas no portal gov.br.
Como garantir o cumprimento das regras das Portarias 1255 e 671?
O primeiro passo para garantir o cumprimento dessas portarias é verificar se o fornecedor do registro de ponto está adequado às novas regras.
Afinal, empresas que utilizam registradores de ponto que não estão em conformidade com a legislação podem sofrer penalidades na Justiça do Trabalho.
Por esse motivo, é importante ficar atento a algumas questões para se proteger de problemas. Para isso, basta seguir as dicas abaixo.
Atente-se a novas MP’s e portarias
As novas regras estabelecidas pela Portaria 1255 e pela Portaria 1486, que alteraram o texto da Portaria 671, mostram como a legislação acerca de controle de ponto não é imutável e está sob constante atualização.
Isso indica que o setor de RH deve ficar atento à publicação e à atualização de Medidas Provisórias (MPs) e portarias que tratam desse assunto.
Esse nível de atenção deve ser ainda maior caso a empresa utilize um sistema de registro de ponto eletrônico, método de registro cuja regulação tem passado por mais aprimoramento.
Diante disso, é fundamental que o RH acompanhe as mudanças na lei e verifique se o sistema de registro de ponto utilizado pela organização está em conformidade com as novas regras.
Monte uma equipe de compliance
Uma das formas mais eficientes para assegurar que a empresa cumpra suas obrigações legais é montar uma equipe de compliance.
Também chamada de compliance empresarial, essa equipe é responsável por se certificar que a empresa está em conformidade com todas as normas, regras, leis, políticas e protocolos exigidas para a sua atividade econômica.
O objetivo é garantir que todos os processos da organização, inclusive aqueles relacionados ao RH, estejam alinhados com as obrigações legais que possuem.
Na prática, o trabalho de compliance ajuda a proteger a imagem da empresa, combater a corrupção e prevenir que a companhia seja penalizada pelos órgãos fiscalizadores e pela Justiça.
Sendo assim, o compliance da empresa também pode ajudar o RH a acompanhar as mudanças na legislação trabalhista e indicar quais procedimentos devem ser atualizados para que a organização cumpra suas obrigações legais.
Utilize sistemas que sigam a legislação trabalhista
Por fim, é essencial verificar se o sistema de controle de ponto utilizado pela empresa está em conformidade com a legislação trabalhista, especialmente se o sistema utilizado for eletrônico.
Essa informação deve ser fornecida pelo próprio fornecedor do sistema, que precisa acompanhar as mudanças da lei para fazer as adaptações necessárias no programa e ajudar seus clientes a cumprir suas obrigações legais em relação ao controle de ponto.
Caso esse fornecedor não faça essas alterações ou demore demais para se adaptar às novas regras, o ideal é que a empresa troque de fornecedor e adote um sistema mais confiável.
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Considerado um dos melhores sistemas de controle de ponto do mercado, o Pontotel cumpre todas as exigências feitas pelas Portarias 671 e 1255.
Assim, ele garante segurança jurídica aos seus usuários, já que fornece os recursos necessários para o cumprimento das obrigações legais destes. Mas essa não é sua única vantagem.
Além disso, o Pontotel também garante a segurança da informação do seu sistema e ainda oferece uma ferramenta robusta e completa para registro, gestão e tratamento de ponto.
Por isso, as empresas que usam o Pontotel facilitam e agilizam o trabalho do RH, já que seu sistema otimiza o fechamento da folha de pagamento e permite o monitoramento eficiente da jornada de trabalho dos funcionários da empresa.
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Conclusão
A nova Portaria 1255 não alterou as regras referentes ao uso do REP, consideradas algumas das principais mudanças estabelecidas pela Portaria 671.
Conforme explicado, as alterações impostas pelo novo texto estão relacionadas a processos burocráticos associados ao uso desses sistemas, como a exigência de formatos específicos para a geração de alguns documentos.
Embora essas mudanças pareçam simples, elas precisam ser implementadas pelo fornecedor do sistema de registro de ponto. Caso contrário, a empresa que utiliza esse sistema não consegue se adequar às novas regras e se torna suscetível a penalidades legais.
Por isso, é fundamental que o RH verifique se o sistema de registro utilizado pela empresa está em conformidade com a legislação e é capaz de fornecer todos os recursos necessários para uma gestão eficiente de ponto.
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