As rotinas trabalhistas, principalmente em caráter de registro de jornada, são compostas por diversas regras que devem ser cumpridas pelas empresas. Esporadicamente,  são feitas atualizações na lei, entre as mais recentes, sancionada em junho, está a portaria 1486.

Essa nova regulamentação surgiu em complemento a portaria 671, e trouxe informações mais detalhadas sobre o registro de ponto eletrônico, formatos e armazenamento de arquivos, além de abordar regras relacionadas com Entidades Sindicais e Instrumentos Coletivos de Trabalho.

A cada atualização voltada às relações trabalhistas, torna-se imprescindível que a empresa crie uma força-tarefa para entender a nova lei e, consequentemente, seguir com as regras previstas nela. 

Com a portaria 1486, essa rotina não é diferente. Por isso, é essencial que a companhia entenda essas mudanças para cumprir com aquilo que a legislação prevê e evitar problemas com o Ministério do Trabalho.

Para sanar possíveis dúvidas em torno dessa nova portaria, a 1486, e entender as mudanças que ela traz principalmente no registro de jornada de trabalho, este artigo vai falar sobre:

• O que é a portaria 1486?
• Portaria 1486 e portaria 671: qual a relação entre as duas?
• Controle de jornada: saiba quais mudanças foram feitas pela portaria 1486
• Mudanças que a portaria 1486 trouxe relacionadas a Entidades Sindicais e Instrumentos Coletivos de Trabalho
• Quais as mudanças mais significativas para as empresas com nova a portaria 1486?

Quer saber mais? Então, boa leitura!

O que é a portaria 1486?

A portaria nº 1486 é uma regulamentação sancionada no dia 06 de junho de 2022, que prevê alterações na portaria 671 em relação à “legislação trabalhista, à inspeção do trabalho, às políticas públicas e às relações de trabalho”. 

Essa resolução trouxe alterações relacionadas aos mais variados temas da rotina trabalhista, sendo que alguns dos assuntos principais que ela modificou estão: 

• Registros de ponto eletrônico;
• Registros sindicais; 
• Modelos de contrato de trabalho;
• Assinaturas eletrônicas; 
• Armazenamento e formato de arquivos de jornada.  

Quais leis ela afeta?

A portaria 1486 é uma alteração direta das resoluções contidas na portaria n. 671/2021, que além de outras matérias trabalhistas trata também do controle de ponto eletrônico e registro de jornada. 

Ou seja, ela afeta diretamente a antiga portaria com normas e regras específicas no registro de ponto eletrônico, armazenamento e gestão de dados de assinatura eletrônica e jornada, além de trazer novas diretrizes junto a registros sindicais. 

Sendo assim, é possível afirmar que  a nova portaria 1486 revoga diversos anexos e altera o funcionamento de diversas normas e regras ligados aos temas anteriormente citados. 

Portaria 1486 e portaria 671: qual a relação entre as duas?

A portaria 671 prevê as normas relacionadas ao registro de ponto eletrônico, além de ter realizado alterações nas regras de registro de empregados e carteira de trabalho. A portaria 1486 surgiu justamente para alterar algumas das regulamentações trazidas pela portaria 671. 

A relação entre elas, então, está nas atualizações que a portaria 1486 trouxe relacionadas a assuntos que já estavam previstos na portaria 671, principalmente referente ao controle de jornada dos colaboradores. 

Controle de jornada: saiba quais mudanças foram feitas pela portaria 1486

As leis do controle de jornada sofreram algumas alterações  a partir das normas da portaria 1486. 

O novo texto alterou desde regras relacionadas a assinatura eletrônica ao armazenamento de arquivos de jornada e detalhou os requisitos para que o Registrador Eletrônico de Ponto esteja de acordo com a lei. 

Confira abaixo alguns dos artigos que sofreram mudanças a partir desta portaria.

Art. 81 e 83

Antes da portaria 1486, todas as regras referentes ao Arquivo Fonte de Dados deviam seguir as orientações previstas na portaria 671, porém, a partir de agora, de acordo com os artigos 81 e 83, a empresa deve seguir as especificações do portal do Governo. 

“Art. 81. Todos os tipos de sistema de registro eletrônico de ponto devem gerar o Arquivo Fonte de Dados, conforme especificações disponíveis no portal gov.br.” (NR)

“Art. 83. O programa de tratamento de registro de ponto, independentemente do sistema de registro eletrônico de ponto utilizado, deve gerar:

I – o Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme especificações disponíveis no portal gov.br; e

II – o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme art. 84.” (NR)

Art. 88

O artigo 88, previsto na portaria 1486, agora determina quais devem ser os formatos das assinaturas eletrônicas e também trata do armazenamento da mesma, geradas pelos registradores de ponto eletrônico. 

§ 1º As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-P para o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador emitido em arquivo eletrônico devem ser no padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature).

§ 2º As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-A, REP-P e programa de tratamento de registro de ponto para o Arquivo Fonte de Dados e o Arquivo Eletrônico de Jornada devem ser no padrão CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) e devem ser armazenadas em um arquivo no formato p7s destacado (detached).

Art. 89

O artigo 89 da portaria 1486 fez uma alteração no Anexo II da portaria 671. A nova regra determina as especificações de emissão do atestado técnico e o termo de responsabilidade de acordo com o que está previsto no Portal do Governo. 

Art. 89. 

§ 1º O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade deve ser emitido conforme modelo e especificações disponíveis no portal gov.br.

§ 3º O arquivo eletrônico que contém o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade deve ter o formato Portable Document Format – PDF, com assinatura no padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature), e o empregador deverá mantê-lo para apresentação à Inspeção do Trabalho.

Art. 96

Nas novas normas previstas na portaria 1486, existe uma nova informação que deve ser inserida no registrador de ponto referente ao PIS dos colaboradores. Confira abaixo o que determina a regra atual. 

I – empregados que possuem PIS: colocar “0” na primeira posição do campo e o PIS completo nas próximas onze posições ou informar o PIS completo nas onze primeiras posições e preencher com espaço na última posição;

Art. 97

A nova portaria 1486 revogou a obrigatoriedade de exigência da emissão de arquivos e relatórios quanto ao sistema alternativo eletrônico, que foram autorizados por convenção coletiva na portaria 373. Esse ajuste está previsto no artigo 97 da nova portaria.

“Art. 97. 

Parágrafo único. No caso de sistema alternativo eletrônico de controle de jornada autorizado por acordo ou convenção coletiva de trabalho, firmado sob a vigência da Portaria MTE nº 373, de 25 de fevereiro de 2011, não serão exigidos o arquivo eletrônico e o relatório especificados no art. 83.” (NR)

Art. 97-A

O artigo 97-A nada mais é do que um complemento que reitera os prazos de adequação às novas regras de geração do Arquivo Fonte de Dados por parte de fabricantes e desenvolvedores de REP-A.

“Art. 97-A. O prazo definido no art. 97 também se aplica aos fabricantes ou desenvolvedores de REP-A, especificamente para a geração do Arquivo Fonte de Dados.”

Art. 164 e Art. 167

O artigo 164 diz que o acesso e manuseio de dados pessoais exige um “acordo de cooperação técnica ou acordo de cooperação a ser celebrado entre solicitante de dados e Ministério do Trabalho e Previdência” para que garanta uma formalização desta questão.

Já o artigo 167 traz providências correlatas aos solicitantes, com exigências específicas voltadas para organizações da sociedade civil.

“Art. 164. 

VI – instrumento de cooperação para disponibilização de dados – ajuste realizado por meio de acordo de cooperação técnica ou acordo de cooperação a ser celebrado entre solicitante de dados e Ministério do Trabalho e Previdência, no uso de suas atribuições, com vias de formalizar o acesso aos dados pessoais, conforme modelos disponíveis no portal gov.br. 

“Art. 167. 

V – na hipótese de o solicitante ser organização da sociedade civil, regida pela Lei nº 13.019, de 31 de julho de 2014, a solicitação também deverá ser acompanhada:

a) dos documentos previstos no art. 34 da Lei nº 13.019, de 2014; e

b) da declaração que ateste que:

1. a entidade se enquadra na definição de organização da sociedade civil, nos termos do disposto no art. 2º da Lei nº 13.019, de 2014;

2. a entidade é regida por normas de organização interna cujos objetivos são voltados à promoção de atividades e finalidades de relevância pública e social, nos termos do disposto no inciso I do art. 33 da Lei nº 13.019, de 2014; e

3. a solicitação não se enquadra nos impedimentos previstos nos art. 39 e art. 40 da Lei nº 13.019, de 2014.

§ 3º 

II – análise quanto à materialidade do instrumento de cooperação e quanto à sua conformidade com esta Portaria.

§ 4º Para efeitos da alínea “a” do inciso V do caput, o solicitante apresentará cópia do estatuto social e de eventuais alterações estatutárias, devidamente registrados, não substituíveis por certidão de existência jurídica expedida pelo cartório de registro civil.” (NR)

Art. 169

O artigo 169 é o complemento destes artigos anteriores, explicando como essa formalização deve ser feita via termo de compromisso e exige que o modelo seja o disponibilizado pelo Portal do Governo. 

“Art. 169. Para formalização de instrumento de cooperação de que trata o inciso VI do art. 164, o representante legal da instituição deverá assinar Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo, conforme modelo disponível no portal gov.br.” (NR)

Art. 173

O artigo 173 da portaria 1486 estipula novas regras quanto ao “Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo assinado pelo usuário de dados”, seguindo o layout e também o formato que foi solicitado pelos membros participantes do controle e registro de dados. 

“Art. 173. O gestor de dados disponibilizará ao usuário de dados o arquivo contendo as informações solicitadas, de acordo com o formato e o leiaute acordado entre os partícipes, mediante entrega de Termo de Compromisso e Manutenção de Sigilo assinado pelo usuário de dados, conforme modelo disponível em portal gov.br.” (NR)

Arts. 178-A e 178-B

Tanto o Art. 178-A e Art. 178-B preveem novos entendimentos relacionados à utilização de dados pessoais por parte de organizações internacionais. 

O documento inclusive diz que é obrigatório a cooperação entre Ministério do Trabalho e Previdência e o organismo internacional para esta utilização, podendo ela ser indeferida caso não haja um memorando de entendimento vigente entre as partes.

“Art. 178-A. O disposto neste Capítulo se aplica, no que couber, à disponibilização e à utilização de dados pessoais por organizações internacionais que tenham memorando de entendimento ou instrumento congênere vigente que objetive a cooperação entre o Ministério do Trabalho e Previdência e o organismo internacional.

Parágrafo único. Serão indeferidas solicitações de dados formuladas por entidades ou organizações internacionais que não tenham em vigência memorando de entendimento ou instrumento congênere, nos termos do caput.

Art. 178-B. A disponibilização e a utilização dos dados pessoais de que tratam este Capítulo por universidades ou institutos de pesquisas internacionais deverá ser precedida de parceria ou de instrumento congênere, celebrada com universidade ou instituição de pesquisa nacional que assuma as responsabilidades e obrigações previstas neste Capítulo.”

Mudanças que a portaria 1486 trouxe relacionadas a Entidades Sindicais e Instrumentos Coletivos de Trabalho

A portaria 1486 revogou e alterou diversos artigos relacionados a Entidades Sindicais e Instrumentos Coletivos de Trabalho. As principais mudanças foram:

• Qualquer procedimento do âmbito administrativo ligado ao registro sindical não requer mais obrigatoriamente juntar a GRU; 
• Registros do sindicato (fusões editais de convocação e incorporações) podem, a partir da portaria, serem publicados em jornais online ou impressos; 
• A atualização sindical precisa ser feita no CNES por parte de empresas que tiveram seu registro efetuado antes do dia 18 de abril de 2005; 
• Soluções de conflitos agora tem prazo do MTE. Esse prazo pode ser estendido caso a entidade não tenha seu estatuto liberado pelo cartório. Podendo assim, haver prorrogação do prazo;
• A portaria revogou o artigo que previa que as entidades tivessem suspensos seus códigos Sindicais em caso de vencimento de mandados da diretoria;
• Revogou também o artigo que dizia que as empresas precisavam ter os dados da diretoria atualizados para deferir solicitações. A partir da portaria 1486 isso não é mais obrigatório e a atualização pode ser feita depois do deferimento do registro.

Quais as mudanças mais significativas para as empresas com a nova a portaria 1486?

Apesar das mudanças significativas advindas da portaria 1486, o impacto maior considerado no mercado foi voltado para as Entidades Sindicais e Instrumentos Coletivos de Trabalho.

A nova portaria trouxe uma redação diferente a alguns artigos tratados na portaria 671, contudo, a antecessora continua sendo a que mais impactou a rotina das empresas. 

De toda forma, podemos destacar que, as assinaturas eletrônicas, além do armazenamento e formatos dos arquivos dos registros de jornada foram os assuntos mais significativos e de destaque no sentido de mudança para as empresas.

No caso das assinaturas em função de uma orientação que não mais considera os anexos da Portaria 671, mas sim as especificações disponíveis do Portal do Governo.

Já em relação aos arquivos das assinaturas, os padrões devem ser no formato PAdES (PDF Advanced Electronic Signature), emissão CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) arquivos em Arquivo Fonte de Dados (AFD) e Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ). 

Já o armazenamento deve ser realizado em p7s (detached).

Quais as principais mudanças que o RH deve se atentar?

Com as novas normas e regras da portaria 671 e 1486, o setor de RH precisa estar ainda mais atento quanto ao registro de jornada dos colaboradores, principalmente se utiliza o sistema de registro de ponto eletrônico. 

Afinal, a lei passou a exigir que esse tipo de registro utilize o formato PDF e que a assinatura eletrônica deve vir como forma de garantir a integridade das informações dos dados computados no sistema de ponto.

Sem contar que o RH deve verificar se o sistema utilizado no registro de ponto possui os certificados válidos conforme orientação da portaria 671.

Portanto, o RH deve se atentar principalmente as  mudanças relacionadas ao registro de ponto eletrônico, formatos de armazenamento e modelos da assinatura eletrônica.

Assim, o setor de Recursos Humanos pode cumprir com as novas normas exigidas pela portaria 1486.

Conclusão

A garantia e o cumprimento da legislação trabalhista, principalmente voltada ao controle e aos registros de jornada dos colaboradores, é parte essencial para as empresas manterem uma relação trabalhista transparente.

Com o surgimento de novas regras rotineiramente, como no caso da portaria 1486, sancionada em junho, se torna fundamental uma atenção da empresa ao que mudou e quais suas obrigações a partir de agora, principalmente nos registros de jornada.

Este artigo trouxe um suporte às empresas em torno das mudanças que a portaria 1486 fez nas regras do controle de jornada e relações sindicais.

Para que assim, sua empresa fique a par das alterações e não erre em temas importantes como o registro de ponto eletrônico, assinatura eletrônica, formato e arquivos de armazenamento das jornadas.

Dessa forma, sua empresa evita o descumprimento de regras previstas pelo Ministério do Trabalho, que garantem a integridade das informações da jornada dos colaboradores.

Então, entendeu como funciona a nova portaria 1486 e qual a importância dela nos controles de jornada? Compartilhe então esse artigo para que mais pessoas estejam por dentro dessas importantes mudanças na lei.