A automatização de processos é um grande diferencial competitivo para as empresas. Quem adere às novas tecnologias consegue eliminar tarefas burocráticas e pensar estrategicamente. Neste quesito, ter um sistema de departamento pessoal faz a diferença. 

O sistema de departamento pessoal funciona como um recurso tecnológico para que a organização possa otimizar suas rotinas e agilizar diversas atividades do DP, que muitas vezes é visto como o mais burocrático da empresa. 

Ao adotar um sistema de departamento pessoal, a empresa consegue focar na gestão de pessoas e automatizar muitos dos seus processos manuais, diminuindo as chances de erros e proporcionando maior transparência na relação trabalhista. 

Mas como escolher o melhor sistema de departamento pessoal e quais as vantagens de aderir a ele no dia a dia da organização? Este artigo irá responder essas e outras perguntas, abordando os seguintes assuntos:  

• O que é um sistema de departamento pessoal?
• Quais os tipos de software para departamento pessoal?
• Quais os principais motivos para contratar um sistema de departamento pessoal?
• Como escolher um sistema de departamento pessoal?
• Vantagens em aderir a um software para o DP

Boa leitura!

O que é um sistema de departamento pessoal?

O sistema de departamento pessoal é uma solução digital por meio de programas ou softwares que servem para automatizar diversas rotinas desse setor. 

Com o uso dessas tecnologias, muitas tarefas burocráticas e que levam tempo são  agilizadas, e o departamento de pessoal pode se dedicar a questões mais estratégicas, voltadas para gestão de pessoas. 

Uma das principais rotinas que o sistema de departamento pessoal pode otimizar é a gestão de jornada, que a partir de programas atuais pode ser controlada em tempo real, com dados armazenados em nuvem. 

Para que serve?

O sistema de departamento pessoal serve principalmente para que a empresa consiga converter rotinas burocráticas — admissão, controle de ponto, armazenamento de documentos — em estratégicas. 

Além disso, com ele, é possível agilizar processos manuais e ter um suporte, com informações privilegiadas geradas pelo sistema, para uma tomada de decisões mais estratégica. 

Esse sistema serve também para oferecer maior autonomia aos gestores no controle de informações, com acesso aos dados remotamente e em tempo real, proporcionando maior transparência na relação trabalhista. 

Quais os tipos de software para departamento pessoal?

A automatização das rotinas de RH pode se dar por diferentes tipos de softwares e programas capazes de atender necessidades específicas das empresas. A seguir, confira em que áreas esses softwares conseguem ajudar na rotina. 

Recrutamento e seleção

Um dos maiores desafios de uma organização é conseguir ser assertiva no recrutamento e seleção. Além disso, uma boa contratação pode ser um fator decisivo para o sucesso da empresa.

Quando esse processo é manual, há demora na escolha e dificuldade para encontrar o colaborador ideal. Porém, com um software de departamento pessoal, a empresa consegue ser mais ágil e assertiva nesse processo.

Isso porque esses sistemas selecionam o candidato ideal de acordo com os filtros que a empresa inseriu no software. Ademais, eles reduzem os custos desta rotina, em função de entrevistas virtuais e testes online que agilizam a escolha.

Avaliações de desempenho

Será que um funcionário está cumprindo suas obrigações diariamente? Com um sistema de departamento pessoal, essa pergunta pode ser respondida com facilidade, por meio de uma avaliação de desempenho. 

Essa tecnologia permite um acompanhamento próximo do que o colaborador realiza, mostrando em tempo real seus horários de trabalho, como faltas, atrasos ou cumprimento de horas extras.

Assim, os gestores podem avaliar melhor seu desempenho, produtividade e tempo dedicado às tarefas, tudo baseado em informações geradas em tempo real pelo sistema de departamento pessoal.

Gestão de documentos

O sistema de departamento pessoal também facilita a gestão e o armazenamento de documentos. Ao adotar essa tecnologia, a empresa passa a ter um controle online de toda a sua documentação. 

Isso evita perda de arquivos e gastos com infraestrutura para armazenar documentos físicos, e proporciona maior segurança jurídica, já que tudo estará armazenado de forma segura e com acesso rápido, em poucos cliques. 

Admissão

O processo de admissão exige que a empresa solicite uma série de documentos ao colaborador que será contratado. Essa é uma rotina burocrática e está passível de erros caso seja manual. 

Por meio de um sistema de departamento pessoal, todo esse processo pode ser menos custoso e trabalhoso para os gestores e os profissionais admitidos. 

Via tecnologia, todos os documentos podem ser centralizados em um mesmo local, permitindo que o próprio colaborador faça o upload do que é necessário online e que a empresa acesse tudo em tempo real. 

Controle de ponto

O controle de ponto é uma das rotinas que podem ser automatizadas por um sistema de departamento pessoal. Muitas plataformas atualmente, via REP-P, permitem que a empresa faça a gestão da jornada dos colaboradores em nuvem, com um controle em tempo real dos dados. 

Os colaboradores também saem ganhando com esse sistema, já que se torna possível realizar os registros de ponto remotamente, via biometria facial, reconhecimento de voz e outros. 

Desta forma, com o uso de um sistema de departamento pessoal, a empresa tem em mãos insights e dados privilegiados da jornada, além de maior segurança jurídica, já que essas tecnologias garantem a autenticidade das marcações, evitando fraudes no ponto.

Folha de pagamento

A complexidade da folha de pagamento exige um grande conhecimento sobre legislação trabalhista e cálculos em geral. Antes construída de forma manual, com um sistema de departamento pessoal, atualmente essa rotina pode ser automatizada por completo.

Diversas plataformas oferecem recursos para que toda a gestão da folha seja feita online e com cálculos realizados automaticamente pela plataforma, de acordo com todas as regras trabalhistas. 

Além disso, muitos desses sistemas trabalham em conjunto e de forma centralizada com a plataforma de controle de ponto para que os dados de jornada sejam lançados pelo próprio sistema. Essa gestão automatizada elimina erros manuais e agiliza o processo de fechamento da folha de pagamento.

Gestão de benefícios

O clima organizacional é um fator essencial para a empresa ter colaboradores engajados e produtivos. Por esse motivo, a gestão de benefícios, quando feita de forma organizada, é um ponto importante para a empresa motivar os funcionários. 

Com um sistema de departamento pessoal, a organização consegue identificar rapidamente quais são seus próprios problemas e gargalos, podendo oferecer aos colaboradores benefícios e recompensas de acordo com o que eles precisam de fato. 

Afinal, com esse sistema, é possível levantar em tempo real informações referentes a faltas, atrasos, sobrecargas de trabalho e toda a rotina do colaborador, definindo benefícios de forma mais assertiva. 

Quais os principais motivos para contratar um sistema de departamento pessoal?

A contratação de um sistema de departamento pessoal é uma forma de automatizar diversas rotinas burocráticas de uma empresa. Além desse ponto, outros motivos aparecem em destaque para a adoção dessas novas tecnologias:

• Otimizar a gestão de ponto e o fechamento da folha de pagamento; 
• Agilizar os processos de admissão e demissão; 
• Garantir o cumprimento das leis trabalhistas (CLT, LGPD e Portaria 671);
• Digitalizar o armazenamento de documentos; 
• Permitir um controle de informações em tempo real; 
• Elevar a produtividade das equipes, eliminando tarefas manuais e burocráticas;
• Reduzir os custos com papel.

Como escolher um sistema de departamento pessoal?

A escolha de um sistema de departamento pessoal exige da empresa muita atenção, principalmente em relação às suas necessidades e ao que a empresa contratada tem a oferecer para otimizar as suas rotinas. 

Assim, confira a seguir três pontos para considerar antes de escolher um sistema de departamento pessoal.

Mapeie as rotinas do departamento pessoal

O primeiro passo para escolher o sistema de departamento pessoal ideal para a empresa é realizar um mapeamento de todas as rotinas do DP e verificar o que tem atrapalhado a companhia a se desenvolver. 

Assim, fica mais fácil optar pelo sistema que realmente irá atender as necessidades primordiais da empresa.

Avalie a empresa e a ferramenta 

Em seguida, é necessário realizar um levantamento de todas as empresas que oferecem os serviços que a organização necessita. Isso quer dizer considerar funcionalidades da ferramenta, possibilidade de customização, suporte oferecido, reputação da fornecedora e preço.

Considerar esses pontos ajudará a empresa a colocar na balança todas as possibilidades para contratar o sistema adequado à sua rotina.

Tecnologia 

Um sistema de departamento pessoal tem como função principal automatizar diversas atividades da empresa. Por isso, na busca pelo sistema ideal, é fundamental dar prioridade àquelas ferramentas com tecnologias atuais e de ponta.

Afinal, quanto mais tecnológico o sistema, maiores facilidades ele pode trazer na rotina não só da empresa, como também dos colaboradores em geral.

Melhores sistemas de departamento pessoal

Os melhores sistemas de departamento pessoal são aqueles capazes de otimizar as rotinas deste setor, trazendo um controle de dados em tempo real e facilitando o dia a dia da empresa e dos colaboradores.

Nesse sentido, o sistema ideal deve garantir maior agilidade em processos como controle de jornada, gestão de escalas e horas extras, e gerenciamento de faltas e atrasos no fechamento da folha de pagamento. 

Além disso, ele deve oferecer a possibilidade de gestão online, em nuvem, garantindo aos gestores o acesso a dados importantes via web ou aplicativo a qualquer momento. 

Conheça o sistema Pontotel 

A Pontotel tem o melhor sistema de departamento pessoal do mercado, aliando tecnologia de ponta a uma gestão humanizada, focada em pessoas. Nossa plataforma está 100% adequada a todas as regras em torno da CLT, da LGPD e da Portaria 671. 

Com o sistema de departamento pessoal da Pontotel, seu controle de ponto nunca mais será o mesmo, já que oferecemos todos os recursos para uma gestão de jornada mais tranquila, harmoniosa, produtiva e humana. 

Ofertamos também uma plataforma adaptável a qualquer modelo de trabalho — presencial, híbrido ou externo —, com um sistema que centraliza toda a gestão de dados, do registro ao tratamento de ponto. 

Ainda, com a Pontotel é possível ter cálculos e ajustes simplificados, acompanhamento de dados em tempo real, registro de ponto por Android, iOS, via web (computador ou notebook) ou QR Code, e opções de integração com a folha de pagamento. 

Saiba como funciona a Pontotel e agende uma conversa com um especialista. Basta preencher o formulário abaixo:

Vantagens em aderir a um software para o DP

Um software para departamento pessoal pode trazer à rotina empresarial uma série de vantagens, uma vez que muitas das atividades serão automatizadas, liberando a empresa de tarefas burocráticas para que ela possa focar em questões estratégicas. 

Conheça alguns dos benefícios desse tipo de sistema.

Agilidade nos processos

Um sistema de departamento pessoal ajuda a empresa a agilizar suas rotinas, já que muitos dos processos são gerenciados pela plataforma, como os cálculos da folha de pagamento.

Gestão estratégica do negócio

Outro motivo pelo qual a empresa pode adotar um sistema de departamento pessoal é que, assim, ela consegue se tornar menos burocrática, já que muitas rotinas serão gerenciadas pelo sistema, permitindo que os gestores se dediquem a questões estratégicas.

Redução de erros nas tarefas 

Processos manuais e repetitivos costumam ser passíveis de muitos erros, que podem acarretar queda da produtividade e até mesmo problemas nos cálculos trabalhistas. 

Quando a empresa adota um sistema de departamento, grande parte das rotinas burocráticas são automatizadas, reduzindo possíveis erros como aqueles por desatenção, comuns no processo manual.

Acesso a insights e relatórios 

O sistema de departamento pessoal também pode gerar relatórios e insights em tempo real para que a empresa tome decisões, realize mudanças ou faça ajustes na sua rotina de forma rápida e assertiva, com informações concretas em mãos. 

Conclusão

A adoção de recursos tecnológicos na rotina empresarial, como um sistema de departamento pessoal, é um grande diferencial para a empresa ser competitiva no mercado. 

Afinal, quem abre as portas para a automatização consegue se tornar mais ágil na tomada de decisões. 

Neste conteúdo, foi possível perceber que um sistema de departamento pessoal pode ter um impacto extremamente positivo na empresa por ser um agilizador de processos e permitir que a organização cometa menos erros na execução de suas atividades. 

Além disso, com um mercado que exige decisões rápidas, contar com um sistema de departamento pessoal oferece aos gestores a possibilidade de administrar dados em tempo real e ter acesso a relatórios e insights que favorecem decisões mais estratégicas e assertivas. 

Já adotou um sistema de departamento pessoal na sua empresa? Se quiser saber mais sobre automação das rotinas de RH, acesse o blog Pontotel e leia mais artigos como este.