O sucesso de uma empresa é reflexo da boa organização das rotinas do departamento pessoal (DP), que ajuda na construção de uma gestão eficiente para o negócio e relações de trabalho mais saudáveis e transparentes.
Ao planejar e organizar as rotinas do departamento pessoal, a empresa consegue ser mais assertiva na tomada de decisões e se torna mais estratégica na execução de tarefas operacionais e administrativas.
Além disso, o departamento pessoal, por meio de suas rotinas, deve resguardar a empresa juridicamente para ela cumprir todas as medidas legais em torno das relações trabalhistas.
Outra função importante do DP é cuidar para os colaboradores terem todos os seus direitos trabalhistas cumpridos, fazendo com que esses profissionais se sintam respeitados pela empresa, evitando possíveis processos.
Sabendo, então, da importância do DP, este artigo mostrará como é desenvolvida a rotina do departamento pessoal, abordando os seguintes tópicos:
- O que é o departamento pessoal?
- Qual a diferença do departamento pessoal para o recursos humanos?
- O que são rotinas do departamento pessoal?
- Quais são as rotinas do departamento pessoal?
- Qual a importância de ter as rotinas do departamento pessoal bem organizadas?
- Como otimizar as rotinas do departamento pessoal da sua empresa?
Quer saber mais? Acompanhe este conteúdo e tenha uma boa leitura!
O que é o departamento pessoal?
O departamento pessoal é o setor responsável pela garantia do cumprimento do contrato de trabalho e das obrigações trabalhistas da empresa. É ele quem trabalha para que as relações de trabalho sejam baseadas na CLT.
O DP cuida, então, das questões burocráticas e administrativas que envolvem a empresa, desde o controle de jornada e os cálculos trabalhistas até o fechamento da folha de pagamento.
Qual a diferença do departamento pessoal para o recursos humanos?
É comum no mercado confundir os papéis do departamento pessoal e do RH, e muitos acreditam que esses setores são iguais e têm a mesma função na empresa. Porém, é importante saber que, na realidade, eles são complementares, mas com responsabilidades distintas.
Enquanto o RH tem um caráter mais estratégico, com o papel de criar ações para engajar os colaboradores, melhorar o clima organizacional e reter talentos, o DP fica com os processos burocráticos, como contrato de trabalho, folha de pagamento e outros.
O RH assume a responsabilidade de desenvolvimento de pessoas, programas de treinamento, planos de carreira, etc. Já o DP preza pelo cumprimento legal das diretrizes trabalhistas, com tarefas mais operacionais e administrativas.
O que são rotinas do departamento pessoal?
As rotinas do departamento pessoal são processos operacionais, regulatórios e administrativos da empresa, que permitem relações trabalhistas mais éticas, corretas e eficazes, eliminando as chances de processos trabalhistas.
Com as rotinas do departamento pessoal bem organizadas, a empresa garante um resguardo jurídico a sua organização e mantém um tratamento justo para com os colaboradores, conforme os direitos trabalhistas previstos na legislação.
Como funcionam as rotinas do departamento pessoal?
As rotinas do departamento pessoal funcionam a partir de tarefas que se originam de obrigações trabalhistas que a empresa precisa cumprir nas relações com seus funcionários diariamente.
Dentro dessas rotinas, estão: construção de contratos de trabalho, processos de admissão e demissão, gestão de jornada, organização de férias, controle de encargos trabalhistas, entre outras responsabilidades.
Quais são as rotinas do departamento pessoal?
As rotinas do departamento pessoal são parte essencial do funcionamento correto da empresa e servem para que todas as leis em torno das relações trabalhistas sejam cumpridas. Conheça a seguir algumas das principais rotinas do departamento pessoal.
Elaboração de contratos e documentos
Uma das primeiras rotinas do departamento pessoal está ligada à elaboração de contratos e documentos. Afinal, este setor tem total envolvimento na formalização das contratações e das regras que irão reger as relações trabalhistas.
Inclusive, é o departamento pessoal que construirá, junto dos gestores, as políticas internas da empresa, as diretrizes para o cumprimento de horas extras, e as regras para promoção, bonificação e tudo que envolve o dia a dia da empresa e dos empregados.
Processo de admissão
O processo de admissão é muito ligado ao RH, porém, é o departamento pessoal que cuida da parte burocrática e legal dessa rotina. O DP participa da admissão definindo os pré-requisitos para a vaga, os salários, os benefícios e posteriormente a elaboração do contrato.
Vale lembrar que o processo de admissão não termina na escolha do candidato ideal. Após essa definição, o departamento pessoal precisa checar as documentações, fazer as anotações na carteira de trabalho e realizar os registros nos sistemas de controle de ponto.
Desligamentos e rescisões contratuais
Outra rotina do departamento pessoal é a de desligamentos e rescisões contratuais. Essa é uma das tarefas mais delicadas em uma empresa, e todo esse processo burocrático precisa ser realizado corretamente para evitar processos trabalhistas.
Recai sobre o departamento pessoal a responsabilidade de reunir as documentações que oficializam a rescisão, realizar os cálculos rescisórios, definir o aviso-prévio, garantir o processo de homologação e até entender as motivações que levaram a essa saída.
Registro e controle de pontos
A gestão de jornada é uma rotina fundamental para a empresa saber exatamente a carga horária dos trabalhadores, envolvendo entradas, saídas, intervalos e horas extras.
Cada um desses dados é importante para o fechamento da folha e o pagamento correto do salário dos colaboradores. O registro e o controle de ponto também são rotinas do departamento pessoal que garantem que as jornadas de trabalho estão sendo cumpridas corretamente.
Além disso, a partir dessa rotina, o DP pode fornecer informações importantes aos gestores sobre o dia a dia de trabalho dos funcionários, facilitando para os líderes promoverem ações rápidas a fim de evitar atrasos e faltas recorrentes.
Cálculo da folha de pagamento
O cálculo da folha de pagamento pode ser visto como o processo final da relação trabalhista, em que o colaborador receberá os valores que correspondem ao período de trabalho cumprido previamente.
Quem garante que todos os valores estão inseridos nesse total que os funcionários têm direito a receber ao final do mês é justamente o departamento pessoal.
É esse setor que irá levantar os dados de jornada, como o cumprimento de horas extras, atrasos ou até mesmo faltas, para realizar os devidos acréscimos ou descontos na folha de pagamento de cada colaborador.
Férias e licenças
As férias e licenças aparecem como uma das principais rotinas do departamento pessoal, em função da ausência dos funcionários nesses períodos. A boa gestão desse processo faz com que a empresa evite a sobrecarga das equipes e consequentemente a queda de produtividade.
O DP tem o papel importante de organizar escalas para que todos tenham direito às férias, os valores sejam devidamente pagos e os cronogramas de férias e licenças sejam alinhados conforme as necessidades da empresa.
Qual a importância de ter as rotinas do departamento pessoal bem organizadas?
As rotinas do departamento pessoal precisam estar devidamente organizadas para que as relações trabalhistas se tornem mais transparentes. Essa transparência reduz as chances de fraudes e até mesmo erros nos cálculos da folha de pagamento.
Uma rotina bem organizada no DP também resguarda a empresa juridicamente, já que, assim, a organização consegue estar mais atenta ao cumprimento da legislação trabalhista e reduzir as chances de erros que causem processos trabalhistas.
Sendo assim, com um departamento pessoal organizado, a empresa consegue:
- Alcançar eficiência operacional;
- Garantir a segurança de dados;
- Permitir um controle de jornada mais transparente;
- Realizar pagamentos precisos;
- Cumprir corretamente a legislação trabalhista;
- Promover a cultura organizacional;
- Planejar as rotinas de forma estratégica.
Como otimizar as rotinas do departamento pessoal da sua empresa?
Para otimizar as rotinas do departamento pessoal, a empresa precisa prezar por uma organização de processos, que vai da estruturação das atividades até o treinamento de gestores, capacitando estes profissionais para gerir as rotinas de forma rápida e eficiente.
Para ajudar neste processo, confira alguns passos para organizar as rotinas do departamento pessoal da sua empresa de forma estratégica e assertiva.
Estruturação de processos eficientes
Uma empresa que visa otimizar as rotinas do departamento pessoal precisa inicialmente estruturar os seus processos para que eles se tornem mais eficientes. Isso significa determinar o que cada colaborador faz e o passo a passo para executar cada tarefa.
A organização de cada processo faz com que a empresa elimine as chances de erros, agilize a conclusão das tarefas, preze pela qualidade do trabalho e cumpra com a legislação trabalhista.
Normas e políticas internas
Outro passo importante para otimizar as rotinas do departamento pessoal passa pela criação de normas e políticas internas, que garantem segurança jurídica à empresa e transparência na relação trabalhista.
A partir de políticas internas, tanto a empresa como os colaboradores têm uma base para assumir suas responsabilidades, sabendo exatamente quais as consequências no caso de descumprimento de qualquer regra.
Treinamento para gestores
Os gestores têm um papel importante para que as rotinas do departamento pessoal sejam otimizadas. Esses profissionais irão organizar as equipes, distribuir as tarefas, propor soluções e pensar estrategicamente para os setores serem produtivos.
Contudo, para isso, é importante que os gestores recebam treinamentos e formações para saber como gerir as equipes, organizar os processos internos e prezar para que todos cumpram com as políticas e regras definidas pelas empresas.
Acompanhamento de desempenho
O sucesso da otimização das rotinas do departamento pessoal é dependente de um acompanhamento de desempenho do setor. Isso significa analisar minuciosa e periodicamente como andam as relações trabalhistas e os processos em geral.
O desempenho positivo desse setor será resultado de poucos processos trabalhistas, diminuição de taxas de absenteísmo, bom clima organizacional, maior facilidade para o engajamento dos colaboradores e retenção de talentos.
Como a Pontotel pode ajudar nas rotinas do departamento pessoal da sua empresa?
Uma das rotinas mais importantes do departamento pessoal está ligada ao controle de ponto. Neste processo, a Pontotel tem a plataforma ideal para sua empresa fazer a gestão de jornada de forma tranquila, rápida e eficiente, sem erros.
Temos a melhor plataforma de controle de ponto do mercado, com um sistema de ponta que foca na gestão de pessoas e um acesso a dados centralizados e em tempo real, que garantem a produtividade do DP.
Em poucos cliques, os colaboradores do departamento pessoal conseguem rapidamente ter acesso aos dados de jornada dos colaboradores e tomar decisões mais estratégicas quanto ao cumprimento de horas extras, à gestão de escalas e à realização de cálculos da folha.
Tudo é realizado de forma automatizada e 100% conforme as diretrizes da CLT, da LGPD e da Portaria 671. Isso garante que o departamento pessoal tenha maior tranquilidade e segurança jurídica para organizar e gerir os dados dos colaboradores.
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Conclusão
O departamento pessoal tem um papel essencial para a empresa manter suas rotinas de forma organizada e eficiente. Neste conteúdo, foi possível entender que esse setor é o grande responsável por manter uma relação trabalhista saudável na empresa.
Por ser o responsável por algumas das principais rotinas operacionais e administrativas da empresa, o DP é que irá zelar para a organização seguir a legislação trabalhista e manter uma relação transparente com os empregados.
Isso depende, no entanto, de uma organização que foca na otimização dos processos, a partir da construção de contratos eficientes, dos cálculos da folha de pagamento de forma automatizada, do registro e controle de ponto eletrônico, entre outros processos.
Neste sentido, como visto, a Pontotel tem um papel importante no processo de otimização das rotinas do departamento pessoal, podendo mudar a realidade desse setor a partir de um sistema que oferece uma gestão de dados em tempo real e em poucos cliques.
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