Cada vez mais as empresas têm buscado formas de otimizar a gestão da agenda de seus profissionais. Nesse sentido, adotar um aplicativo de escala de trabalho pode não apenas ajudar a aumentar o controle da equipe, mas também garantir maior eficiência.

Essas escalas desempenham um papel importante em uma empresa. Funcionam como pilares estruturais e definem os dias e horários que os colaboradores devem estar disponíveis durante a jornada de trabalho. Por isso, elas devem estar bem definidas para que seus colaboradores possam atender todas as necessidades da instituição.

Pensando nisso, neste artigo explicaremos como funciona uma escala de trabalho e a maneira de utilizar um aplicativo para facilitar essa função. Além de apresentar qual a importância de ter um aplicativo para fazer escala de trabalho,e como funciona a gestão de escalas na PontoTel e seus benefícios. 

Veja os tópicos que abordaremos a seguir:

• Como funciona uma escala de trabalho? 
• Aplicativo de escala de trabalho: como funciona? 
• Importância de se ter um aplicativo para fazer escala de trabalho
• Qual o melhor app para escala de trabalho? 
• Como funciona a gestão de escalas na PontoTel? 
• Benefícios do aplicativo de escala de trabalho

Vamos lá!

Como funciona uma escala de trabalho?

A escala de trabalho pode ser definida como a distribuição das horas de trabalho em dias da semana e a determinação dos dias de descanso profissional. De acordo com a CLT, os funcionários podem trabalhar até 44 horas semanais sem que a empresa pague horas extras.

Portanto,  a jornada de trabalho combinada com uma escala de trabalho são uma estrutura de datas e horários para os funcionários da empresa. Eles trabalham de acordo com as necessidades do negócio, definindo o número de dias e períodos que os funcionários precisam trabalhar para que a empresa funcione.

Assim como as lojas alternam seus funcionários para que não trabalhem mais horas do que o permitido e nunca fiquem sem funcionários, há empresas com necessidades de negócios mais simples que trabalham de segunda a sexta-feira. 

As empresas podem determinar a escala que faz mais sentido para ela e alocar esse número de horas ao longo de vários dias, surgindo assim diferentes tipos de escalas de trabalho.

Como gerenciar as escalas de trabalho dos colaboradores? 

Ainda existem empresas que gerenciam os horários de trabalho em papéis e planilhas manuais, mas quando falamos de uma empresa que possui várias escalas de trabalho ou um número muito grande de funcionários, a forma de gerenciar os horários de trabalho em planilhas torna-se inadequada e mais propensa a erros.

Portanto, para gerenciar bem o horário de trabalho, é essencial ter a tecnologia para otimizar o controle do tempo, sabendo se são respeitados os horários de entrada e saída, intervalo para descanso e refeição, horas extras e dias de descanso.

É extremamente fundamental que o RH acompanhe de perto para que os trabalhadores não realizem o trabalho nos seus intervalos e folgas, pois além de prejudicar a saúde dos funcionários, a empresa pode ter que assumir os custos adicionais no longo prazo e ainda ter que lidar com processos trabalhistas.

Portanto, os pilares básicos da gestão de escala de trabalho são controlar o tempo de jornada de trabalho dos funcionários, ter uma boa gestão de recursos humanos e gestão de pessoas e usar softwares de gestão de ponto online.

Aplicativo de escala de trabalho: como funciona?

A única maneira de saber se o cronograma de escala está sendo feito de acordo com o programado é acompanhar a jornada do funcionário.

No entanto, essa não é a única razão pela qual a marcação de ponto é importante para o gerenciamento de escalas. Acompanhar o registro de forma efetiva traz maior segurança e transparência para sua empresa e para os colaboradores.

Se sua empresa tiver algum problema trabalhista, você poderá usar todos os registros como prova. Agora, para tornar o gerenciamento de suas balanças mais fácil do que usar uma planilha, é melhor ter um sistema inteligente que possa ajudá-lo a gerenciar sua organização.

Com ele, você pode gerenciar as escalas de trabalho com mais rapidez e ainda pode calcular as horas de trabalho de cada funcionário.

Como os aplicativos de escala de trabalho otimizam o processo? 

Contar com a tecnologia para gerenciamento de escala de trabalho pode tornar o gerenciamento de equipes mais simples, eficiente e otimizado.

Com apenas alguns cliques, os gestores podem organizar os meses de sua equipe de acordo com a jornada e escala de cada um. Evitando que folgas sejam esquecidas, funcionários trabalham mais horas do que o acordado em contrato de trabalho, entre outros problemas que podem ocorrer em uma escala mal gerenciada.

Ao realizar esse processo manualmente, é comum haver erros na contagem de dias, ou até mesmo o responsável por criar a escala perder horas de trabalho apenas se dedicando em formular uma escala que funcione para sua equipe. 

O aplicativo de escala de trabalho pode atuar corrigindo e evitando esse problema, já que a automatização faz com que o processo seja feito em poucos minutos. 

Além disso, mais do que criar escalas de forma rápida, é possível gerenciá-las na própria tela do celular, acompanhando se os funcionários estão realizando seus dias e horários de trabalho corretamente, se houve algum buraco em determinado dia da escala, se as folgas dominicais obrigatórias estão sendo cumpridas,  entre outras informações cruciais para uma boa gestão. 

Importância de se ter um aplicativo para fazer escala de trabalho

Existem várias maneiras de controlar o tempo do funcionário dentro de sua escala. Em vez de perder um tempo valioso preenchendo planilhas e modelos de tempo todo mês, é fundamental optar por um sistema de controle de ponto digital com recursos de planejamento de trabalho.

Portanto, a escala de trabalho pode ser planejada apenas uma vez, preenchendo os parâmetros necessários para que o cronograma funcione perfeitamente. Já que é necessário planejar o número de dias ou horas de trabalho, o número de dias ou horas de descanso e a programação dos dias de descanso.

Automatização de processos

A automatização dos processos internos da empresa facilita o controle para quem precisa coordenar várias escalas de trabalho. Isso porque, em um processo manual, aumenta muito o risco de problemas, o que pode até levar a ações trabalhistas. Por outro lado, investir em tecnologia é uma boa opção em um mercado tão competitivo. 

Por exemplo, com um bom sistema de gerenciamento de ponto, a captura de marcações de ponto dos horários trabalhados é sincronizada automaticamente no sistema de gerenciamento. Como resultado, a empresa pode determinar o horário de trabalho do funcionário e o sistema sincroniza com os marcadores necessários para garantir que o horário seja cumprido.

Agilidade e eficiência

A gestão de escalas de trabalho precisa se tornar um processo eficiente e ágil para que o RH e os gestores possam dedicar mais tempo às questões mais críticas e estratégicas. No entanto, para isso, as empresas devem ter acesso a sistemas inteligentes e modernos.

Não é difícil perceber que quanto mais atividades manuais um profissional de RH precisa fazer, maior é a carga para ele. Por meio da automação, o trabalho do RH se torna mais ágil e eficiente.

Dados salvos em nuvem

Quanto maior a empresa, maior a quantidade de informações relacionadas ao registro de data e hora que precisam ser armazenadas. Pois, mesmo com um sistema bem organizado, cada agendamento pode se perder ou se tornar sinônimo de muito trabalho na hora de conferir cada agendamento para cálculos de pagamento. 

Além de ocupar menos espaço físico na empresa, os dados mantidos na nuvem são mais práticos. Através do aplicativo, todas as informações estão na palma da mão com segurança redobrada.

Qual o melhor app para escala de trabalho?

O sistema PontoTel possui um dos melhores controles de escala do mercado. E você integra tudo isso com o registro de ponto, facilitando a gestão da sua equipe..

Nele, você pode criar escalas em poucos cliques, personalizadas ou não, e depois vinculá-las aos colaboradores, para que os dias de trabalho e folgas sejam inseridos automaticamente na folha de ponto online.

O sistema é tão fácil de operar que em uma única tela você pode ter uma visão geral mensal do quadro de escala de seus funcionários, visualizando todas as ausências já programadas, como férias, licenças, atestados, entre outras, e podendo ainda movimentar ou alterar jornadas de uma forma muito simples.

Outra vantagem é que ele consegue gerar excelentes relatórios sobre os horários de trabalho implementados por sua empresa, o que fornece informações e dados precisos para tornar sua gestão mais estratégica.

Como funciona a gestão de escalas no PontoTel?

O mais importante é informar que o sistema da PontoTel segue todas as normas que permitem que sua empresa opere sempre dentro da lei trabalhista. Agora, a principal vantagem do nosso sistema é que ele oferece um gerenciamento completo dentro do próprio aplicativo.

Sempre que um funcionário atinge seu horário de trabalho, isso será declarado em sua planilha todos os dias. Além disso, os gestores terão acesso a um painel de monitoramento em tempo real que poderá visualizar todas as informações como faltas, horas extras e atrasos, seja por meio de gráficos ou dados.

Uma biblioteca de horas para cada funcionário também é fornecida no sistema, e os gerentes também podem ver quem acumulou muitas horas ou quem tem horas negativas. Dessa forma, a jornada da equipe dentro da empresa pode ser controlada.

Benefícios do aplicativo de escala de trabalho

A tecnologia permite que os gerentes tenham uma visão holística das operações. Ou seja, não é uma escala isolada sobre cada profissional, apenas um determinado período.

Em vez disso, a jornada de todos das equipes pode ser rastreada para avaliar por meio de uma visão global, incluindo possíveis empecilhos.

Além disso, as inovações impulsionadas pelos aplicativos de escala de trabalho reduzem a atividade manual e garantem dinamismo na criação e publicação de agendas de trabalho profissionais, pois podem visualizar suas agendas de qualquer lugar.

Além disso, é comum precisar mudar a escala de um profissional por questões pessoais ou outros tipos de compromissos. Usando o aplicativo de escala de trabalho, você pode realizar atualizações simples e totalmente sincronizadas, e outros colaboradores podem ver as possíveis alterações de maneira mais ágil.

Essas ferramentas modernas também trazem maior transparência aos relacionamentos, fator importante para a construção de conexões saudáveis ​​no mundo corporativo e, assim, contribui para um bom clima organizacional.

Finalmente, um dos principais benefícios dos aplicativos em escala de trabalho é a melhoria contínua. Instituições maduras digitalmente não param de evoluir e buscar otimizar seus processos.

Os aplicativos de escala de trabalho também se mostraram eficazes nesse contexto. Além de ser fácil de usar, pode gerar relatórios completos que permitem uma melhor tomada de decisão e identificação rápida de obstáculos e erros nas operações.

Conclusão

Ao longo deste artigo, explicamos como funciona uma escala de trabalho e como utilizar um aplicativo para essa função. Além de mostrar qual a importância de se ter um aplicativo para fazer escala de trabalho e qual o melhor para isso. Conhecemos, também, como funciona a gestão de escalas na PontoTel e os benefícios de utilizar esse app.

Nesse sentido, os empregados devem ganhar transparência de seus empregadores, pois só assim a escala pode ser executada adequadamente, em benefício de ambas as partes envolvidas.

Afinal, os empregadores querem manter os funcionários felizes, e os funcionários devem exigir que seus direitos sejam garantidos. Saber trabalhar com os tipos de horários de trabalho que a CLT permite pode ser uma boa forma de superar tudo isso.

A PontoTel é uma empresa que oferece soluções para gestão completa da jornada do colaborador, desde o registro até o tratamento de ponto. 

Com o PontoTel, você tem na palma de suas mãos a gestão completa da jornada dos seus colaboradores, indicadores de frequência, cálculo automático de horas e tratamento de ponto com diversas ferramentas.

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