Como fazer folha de ponto de funcionários

Toda empresa precisa ter um controle da jornada de trabalho dos seus funcionários.  Esse controle é feito por meio da folha de ponto. 

É na folha de ponto que constam todos os horários da jornada de trabalho dos funcionários, como os registros de entrada  saída e pausa. 

Essa tarefa pode demandar muito tempo da área responsável por manter esse controle, pois esse processo é demorado e necessita de muita atenção

Por esse motivo, é comum que esse setor busque por soluções para otimizar o processo de fazer a folha de ponto. 

Se você deseja saber tudo sobre esse assunto e quer encontrar soluções eficazes para a sua empresa, sugiro que você leia esse artigo para tirar todas as suas dúvidas. Veja a seguir os temas que serão abordados:

• O que é folha de ponto?
• O que diz a CLT sobre a folha de ponto?
• Como deve ser uma folha de ponto?
• Como fazer uma folha de ponto 
• Quais são os diferentes modelos de folhas de ponto?
• Folha de ponto é segura?
• Quais os cálculos envolvidos?
• Como fazer o cálculo da folha de ponto?
• Principais cálculos da folha de ponto
• Qual a melhor folha de ponto?

Vamos?

O que é folha de ponto?

Também conhecida como livro de ponto, a folha de ponto consta todos os registros de horários de cada colaborador da empresa. Esses registros de horários vão servir como base no momento de calcular e realizar o fechamento da folha de pagamento.

Ao contrário com o que muitos pensam, os registros inseridos nesse controle não devem ser apenas de entrada e saída. A entrada e saída dos intervalos para descanso e refeição também devem ser registrados. 

Só assim o setor responsável por administrar a folha de ponto será capaz de identificar situações de atraso, colaboradores que não fazem pausas ou que não retornam das pausas no horário certo, faltas injustificadas e até mesmo horas extras. 

Você sabia que o controle da folha de ponto é obrigatório para algumas empresas? Veja o que a  Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) diz sobre isso no próximo tópico.

O que diz a CLT sobre a folha de ponto?

De acordo com o Art. 47 do Decreto Lei nº 5.452/43 da CLT, qualquer empresa com mais de 20 colaboradores deve ter um um registro de entrada e saída de seus colaboradores. Entenda:

“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).”

A folha de ponto é um documento que protege a empresa e o colaborador, no caso de processos trabalhistas. 

Caso a empresa não possua um controle sobre a folha de ponto, o funcionário pode entrar na justiça com um processo trabalhista contra o empregador. 

Com isso, a jornada entendida como verdadeira é a apresentada pelo funcionário, salvo quando a empresa mostra provas alegando o contrário durante o processo.

A folha de ponto deve ser preenchida por um funcionário. Por esse motivo, a área de Recursos Humanos ou Departamento Pessoal tem a função de orientar esse funcionário durante o processo, caso exista alguma dúvida ou dificuldade. 

E, no final de todo mês trabalhado, o funcionário deve assinar o espelho de sua folha de ponto. Mas, como assim?

É simples. O responsável do RH ou DP deve entregar o documento com todas as informações do colaborador para que ele possa assinar no fim de todo mês trabalhado. 

sso pois, como a folha de ponto é um documento jurídico e importante de ser guardado pela empresa, é necessário ter um registro de que o funcionário viu e concorda com os horários registrados. 

Se acontecer do colaborador se recusar assinar esse documento, ele pode até receber uma advertência.

Você sabia que também existem regras para situações em que o funcionário acaba se atrasando para iniciar o cumprimento de sua jornada? Entenda.

Para isso, a Súmula nº 366 do Tribunal Superior do Trabalho (TST) prevê que deve haver, seguindo os horários de registro, uma tolerância de 5 minutos para o colaborador que se atrasou para registrar seu ponto. 

Essa Súmula também afirma que só deve ocorrer um déficit na remuneração por atraso ou necessidade de horas extras se for ultrapassado 10 minutos para menos ou para mais. 

Ou seja, ter uma folha de ponto feita de forma correta é essencial para manter o controle dos horários de todos que trabalham na empresa de modo geral.  

Para te ajudar nesse sentido, no próximo tópico falarei sobre como a folha deve ser.

Como deve ser uma folha de ponto?

A folha de ponto deve sempre estar organizada e em dia para que, no final do mês, o RH ou DP não gaste muito tempo para conferir as informações e entregar para o funcionário assinar.

Com o objetivo de te auxiliar na hora de realizar essa tarefa, ao longo desse artigo vou mostrar tudo sobre esse documento. Além disso, vou apresentar formas de otimizar esse processo de maneira disciplinada. Para conferir tudo isso, continue sua leitura!

Como fazer uma folha de ponto

Existem diversos métodos para manter o controle da folha de ponto. Ou seja, não existe um certo ou errado, desde que siga as leis apresentadas vigentes na CLT.

Entretanto, alguns são mais simples e outros mais complicados. Eles devem ser escolhidos com cuidado para que atendam todas as necessidades da empresa e de seus funcionários. 

Agora, vamos ver os diferentes modelos de folha de ponto. Confira!

Quais são os diferentes modelos de folhas de ponto?

Para que você conheça todos os modelos usados por empresas de diferentes portes e quantidades de colaboradores. Veja quais métodos vou apresentar a seguir:

• Folha de ponto manual
• Cartão de ponto
• Folha de ponto na planilha
• Folha de ponto digital

Folha de ponto manual 

Esse método, como nome mesmo diz, é feito de forma manual. Ou seja, o colaborador registra seus horários de forma manuscrita. 

Na maioria das vezes, é utilizado o famoso livro de ponto para realizar o monitoramento dos horários. Dessa forma, o registro e todos os funcionários ficam em um só lugar.

Comum em empresas tradicionais e de pequeno porte, a folha de ponto manual é conhecida por ser uma solução acessível. Porém, muitas vezes o barato acaba saindo caro, pois a chance de apresentar erros ou fraudes é maior. 

Contudo, essa opção demanda bastante tempo do setor responsável pela tarefa de conferir e guardar todas as informações, já que tudo é feito manualmente. Além de que a área de RH ou DP acaba não tendo tempo para se dedicar a outros processos. 

A Folha OCR surgiu para solucionar esses problemas. Mas, o que é isso?

Para que as empresas otimizem seu tempo, mas não deixem de usar a folha de ponto manual, a PontoTel criou uma solução eficaz. A folha de Reconhecimento Óptico de Caracteres ou, em inglês, Optical Character Recognition (OCR), faz a leitura automática dos dados registrados na folha de ponto manual.

Em outras palavras, o sistema escaneia, faz a leitura, calcula os registros e, por fim, exporta para o software da folha de ponto. Prático, não é mesmo? Solicite uma demonstração com os nossos consultores!

Folha de ponto mecânica  

A folha de ponto mecânica é uma opção mais segura e prática. Nessa opção, é usado um relógio de ponto cartográfico. Com isso, quando o funcionário vai registrar o seu ponto, ele insere o cartão no relógio de ponto que, geralmente, está logo na entrada da organização.

Esse modelo tem poucas chances de apresentar rasuras, porque é o relógio que faz as marcações de horários. Entretanto, para que seja eficaz, o funcionário deve bater o ponto corretamente todos os dias. 

É importante lembrar que é necessário conferir se realmente é o colaborar que está registrando seu ponto. Isso, para que não ocorra de outro funcionário fraudar e bater o ponto em seu lugar.

E, assim como a folha de ponto manual, a folha de ponto mecânica também demanda mais tempo do RH ou DP. Isso, pois no final de todo mês, o setor responsável deve transferir manualmente as informações de jornada contidas no cartão de ponto.

Planilha folha de ponto

Para ajudar a sua empresa na hora de organizar a folha de ponto, uma planilha pode ser a solução. A planilha tem a função de facilitar todo o processo complexo de manter o controle do registro de ponto. 

Sendo assim, a planilha realiza os cálculos de forma automática por possuir fórmulas prontas que tem a função de calcular as horas trabalhadas dos colaboradores. Apresenta todos os apontamentos de hora geral de cada funcionário da empresa.

Preparamos uma planilha gratuita para que você possa diminuir o tempo que o setor responsável acaba perdendo por precisar fazer cálculos complexos manualmente. Ela pode ser usada no Excel ou no aplicativo de planilhas do Google. Aproveite e baixe já!

Folha de ponto digital

De todas as opções citadas, a folha de ponto digital certamente é a mais segura. Esse método é moderno e seguro, pois utiliza um controle de ponto digital.

O ponto digital é um sistema alternativo para o controle de jornada dos colaboradores. E, para isso, ele possibilita que o registro seja feito a partir de uma plataforma de controle de ponto totalmente digitalizada. Dessa forma, o funcionário pode fazer a marcação de ponto por um smartphone, tablet ou computador, dispensando o uso de um relógio de ponto fixo na empresa. 

A partir do momento em que o trabalhador faz realiza marcação de sua jornada, seja de entrada, intervalo para almoço ou saída, todas essas informações são armazenadas digitalmente. 

Imediatamente os dados aparecem em tempo real na tela do gestor, proporcionando um gerenciamento inteligente da frequência dos funcionários. Com esse sistema, o setor responsável por essa atividade tem controle em tempo real da folha de ponto de seus colaboradores. 

Folha de ponto é segura?

Sim. Todavia, existem opções mais seguras que outras. Cada empresa deve entender suas necessidade e buscar a melhor opção para a sua rotina. 

Quais os cálculos envolvidos?

Agora que você conhece os métodos mais utilizados, vou apresentar para você os cálculos que estão envolvidos na folha de ponto:

• Apontamento de horas
• Horas extras
• Horas noturnas
• Intervalo de intrajornada 

Antes de explicar um por um, é primordial que o RH ou DP tenham todos esses registros organizados. Caso contrário, a dificuldade para realizar esses cálculos só vai aumentar. 

Apontamento de horas 

O apontamento de horas é o processo final do fechamento de ponto. Nessa etapa, o RH ou setor responsável pelo controle de jornada, calculam todos os dias de trabalho do funcionário e  conseguem extrair as informações dos horários e verificar qual foi o tempo da jornada de cada colaborador. 

É nesta etapa que conseguimos extrair o que é hora extra, atraso, faltas, entre outras informações. 

Horas extras 

Para fazer o cálculo das horas extras de um funcionário na folha de ponto, primeiro você precisa descobrir o valor da hora comum. A seguir, veja a fórmula:

Hora comum = salário/ horas trabalhadas por mês (220h)

Simples, não é mesmo? 

O próximo passo é descobrir qual é o valor de acréscimo que o trabalhador tem direito, pois isso pode variar. Para os dias de semana e sábados, a hora extra precisa ser remunerada com um acréscimo de no mínimo 50%. Quando é o caso de horas extras de domingos e feriados, o acréscimo é de 100%, dessa forma, o dobro do valor da hora comum. 

O cálculo para um acréscimo de 50% fácil. Dessa forma, fica assim:

Hora extra com 50% = hora comum x 1,5

Já para o cálculo de 100%, a fórmula altera um pouco, pois você deve multiplicar a hora comum por 2. Veja:

Hora extra com 100% = hora comum x 2

Nós temos um artigo completo que ensina como calcular a hora extra com passo a passo, vale a pena conferir: “Como Calcular Hora Extra Passo a Passo (Noturna, Sábado, Feriado)”

Horas noturnas 

Funcionários que cumprem sua jornada de trabalho durante o período das 22h e 5h, tem direito a um adicional noturno de 20% sobre o valor de sua hora extra diurna. 

Isso, pois é considerado que  trabalhar durante a madrugada é extremamente desgastante. 

Em vista disso, antes de realizar o cálculo da hora extra noturna com o adicional, é preciso calcular a hora extra diurna com o acréscimo de 50% e só depois adicionar os 20%. 

Ou seja, o cálculo é assim:

Hora extra noturna = valor da hora extra comum x 1,2

Hora extra noturna = (valor da hora comum x 1,5) x 1,2

Aproveite sua visita ao nosso blog e entenda mais sobre o que a CLT diz sobre as horas noturnas e como são feitos os cálculos. Leia:  “Cálculo de Adicional Noturno – Guia Completo 2019”.

Intervalo intrajornada

O intervalo intrajornada é a pausa que o trabalhador deve fazer durante a sua jornada de trabalho, como a pausa para o almoço.

Além disso, algumas empresas permitem que o funcionário faça pausas para descanso também. Isso vai depender dos acordos feitos entre a organização e o funcionário no momento da contratação.

Veja como calcular a hora extra no intervalo de intrajornada:

Supondo que o funcionário tem duas horas de almoço, mas precisou retornar uma hora antes para resolver algum problema no serviço. Nesse exemplo, a hora que o trabalhador não usou para pausa deve ser paga como hora extra, com acréscimo de 50% que expliquei ainda nesse texto. 

Agora entenda como fazer o cálculo da folha de ponto.

Como fazer o cálculo da folha de ponto?

Você já percebeu que fazer a folha de ponto não é uma tarefa simples. Essa atividade precisa ser feita com cuidado para que não aconteçam erros que afetem a empresa e seu colaborador. 

Por isso, nos últimos tópicos te ensinei passo a passo a melhor forma de realizar esses cálculos. 

De modo geral, o cálculo da folha de ponto deve conter as informações de início de jornada, saída para pausa, retorno da pausa e fim de jornada. Vale ressaltar que um funcionário registrado na CLT precisa trabalhar 44 h semanais e 220 h mensais. 

Ainda está confuso? Aqui vai um exemplo:

Início da jornada: 8h

Sáida para pausa: 12h

Retorno da pausa: 13h

Fim da jornada 17h

Para calcular as horas trabalhadas você deve subtrair a hora de saída para pausa e início da jornada:

12h – 8h = 4h 

Em seguida, subtraia o fim da jornada com o retorno da pausa: 

17h – 13h = 4h 

Ou seja, 4h + 4h = 8 horas trabalhadas.

Também deve ser adicionado as horas faltantes, horas extras 50% ou 100% e adicional noturno. 

Você sabia que com um controle de ponto alternativo sua empresa não precisaria mais fazer esses cálculos, pois tudo seria feito automaticamente? Com o PontoTel é assim! 

Um sistema prático e intuitivo que moderniza a sua empresa e ainda otimiza os processos de RH. Diga adeus aos cálculos manuais e planilhas de registro. Solicite uma demonstração!

Principais cuidados da folha de ponto

Uma empresa precisa ter sempre a folha de ponto de seus funcionários em dia. Porém, algumas companhias ainda cometem erros cruciais na hora de cuidar desse documento tão importante.

Em vista disso, preparei uma lista com os erros mais comuns para que você consiga evitá-los! A seguir, a lista:

• Armazenamento
• Segurança
• Rasura
• Erros de cálculo 

Vamos?

Armazenamento

O armazenamento de documentos trabalhistas é um assunto polêmico que pode gerar complicações jurídicas para a empresa. Por isso, sempre fique atento quando o assunto é a guarda da folha de ponto. 

A folha de ponto precisa ser armazenada com cuidado. Esse documento pode ser usado para comprovar alegações em possíveis processos trabalhistas. Para isso, também precisa ser guardado de forma segura. Entenda no próximo tópico.

Segurança

Muitas empresas ainda arquivam os documentos em pastas em salas na sede da empresa, principalmente quando ainda utilizam uma folha de ponto manual. Entretanto, essa não é a forma mais segura. É essencial sempre guardar a folha de ponto em locais seguros onde não possam acontecer nenhum tipo de fraude, assim como sempre ter uma cópia.

Atualmente, as melhores soluções de ponto envolvem sistemas de nuvem, pois são extremamente seguros.

Rasura

A rasura é muito comum em folhas de ponto manual. Acontecem quando o colaborador faz a marcação errada de seu ponto e acaba rasurando para corrigir. Esse ato é considerado uma violação e pode gerar uma reclamatória trabalhista. 

Por isso, os funcionários devem sempre ser orientados para preencher a folha com atenção. 

Erros de cálculo

Os erros de cálculo na folha de ponto podem afetar na remuneração mensal do trabalhador e nenhuma empresa quer ter problemas com isso, certo?

Então, na hora fechar a folha e tirar os apontamentos é preciso ter muito cuidado com os cálculos de jornada. 

Qual a melhor folha de ponto?

Depois de todas as informações que apresentei ao longo do texto, você já deve ter percebido que a folha de ponto digital certamente é a melhor opção. Além de oferecer segurança jurídica para a empresa, esse método otimiza os processos do RH e melhoram a gestão da empresa. 

O sistema PontoTel evita os erros de cálculo no apontamento (horas extras, noturnas e intrajornada). Com um painel de navegação intuitivo e robusto, dispõe de diversos recursos quando o assunto é controle da folha de ponto digital.

Ficou interessado? Solicite uma demonstração agora mesmo!

Conclusão

A folha de ponto é um documento de suma importância para qualquer organização, independente de seu porte. Neste texto, falamos sobre tudo que envolve folha de ponto, seja ela manual, mecânica ou digital. 

Além disso, apresentamos todos os cálculos que estão presentes na folha de ponto e também fornecemos uma planilha gratuita para ajudar a sua empresa nessa tarefa. Com tudo que você aprendeu hoje, certamente os processos do setor responsável por essa função serão otimizados.

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