Ter o conhecimento de como fazer folha de ponto é essencial para que a empresa evite qualquer problema trabalhista referente aos pagamentos de salários. Afinal, esse documento é a base para que a folha de pagamento não contenha erros.
A folha de ponto é um documento que comprova exatamente a carga horária de trabalho dos funcionários e precisa ser fiel à jornada mensal do colaborador. É por meio dela que a empresa terá acesso a informações de entradas, saídas, faltas, atrasos e horas extras.
Esses dados são fundamentais não só para que a empresa saiba quanto os seus colaboradores têm trabalhado e se estão seguindo o período de trabalho estabelecido em contrato, mas também para tomar decisões estratégicas.
Isso porque, com informações da folha de ponto, é possível identificar faltas e atrasos, podendo contornar problemas de produtividade e sobrecarga das equipes e até mesmo verificar horas extras cumpridas sem necessidade.
Porém, montar a folha de ponto corretamente é um grande desafio para a empresa, já que esse documento contém informações minuciosas da jornada dos colaboradores. Assim, para aprender como fazer folha de ponto corretamente, acompanhe este artigo, que tratará sobre:
- O que é a folha de ponto?
- O que diz a CLT sobre a folha de ponto?
- Qual a diferença entre a folha de ponto, o AFD e o AEJ?
- Principais informações para ter numa folha de ponto
- Quais são os modelos de folhas de ponto?
- Quais os cálculos envolvidos na folha de ponto?
- Como fazer a folha de ponto da melhor forma?
- Qual o melhor software para fazer a folha de ponto da sua empresa?
Boa leitura!
O que é a folha de ponto?
A folha de ponto é o documento que contém todas as informações a respeito da jornada de trabalho dos funcionários — registros de entradas, saídas, faltas, atrasos e horas extras.
Esse documento serve de base para que o departamento pessoal consiga realizar corretamente os cálculos da folha de pagamento. Além disso, a folha de ponto, que é individual, é um objeto de transparência das relações trabalhistas.
Ela não só serve como prova de que os horários de trabalho estão sendo cumpridos, mas também como documento jurídico em caso de auditoria ou processos trabalhistas. Por isso, é muito importante saber como fazer folha de ponto.
O que diz a CLT sobre a folha de ponto?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), no artigo 74, determina que todas as empresas com mais de 20 colaboradores devem adotar um sistema formal de registro de jornada, ou seja, manter uma folha de ponto devidamente preenchida e acessível. Veja abaixo:
Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019) […]
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
Ainda segundo a legislação, o controle de ponto pode ser realizado de três formas principais:
- Manual: registro feito à mão, geralmente por meio de livros ou folhas de ponto;
- Mecânica: uso de relógios de ponto com cartão de papel, que fazem a marcação física dos horários;
- Eletrônica: adoção de sistemas digitais de controle de jornada, incluindo os REPs (Registro Eletrônico de Ponto), regulamentado pela Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho.
Essas modalidades permitem que o empregador escolha o método mais adequado ao seu porte e realidade operacional, desde que esteja em conformidade com a legislação trabalhista.
Além de registrar os horários de entrada, saída e intervalos, a folha de ponto também funciona como documento comprobatório em auditorias fiscais e eventuais ações trabalhistas.
Por isso, manter registros precisos, consistentes e auditáveis é essencial para evitar passivos trabalhistas.
Qual a diferença entre a folha de ponto, o AFD e o AEJ?
A folha de ponto engloba todos os tipos de registro de jornada, sejam eles manuais, eletrônicos ou mecânicos.
Já o AFD (Arquivo Fonte de Dados) e o AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) são formatos digitais específicos gerados por sistemas eletrônicos de controle de ponto:
- AFD: criado pela extinta Portaria 1510/2009, o AFD era gerado exclusivamente pelos REPs e continha todos os registros brutos da jornada de trabalho. Esses dados, por segurança, não podiam ser editados, funcionando como um comprovante inviolável para fins de fiscalização.
- AEJ: instituído pela Portaria 671/2021, o AEJ substitui o antigo ACJEF e tem como objetivo unificar e padronizar as informações da jornada. Ele é gerado pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto (PTRP), que organiza, trata e consolida os dados capturados pelos dispositivos de ponto.
Veja abaixo a tabela comparativa:
| Folha de ponto | AFD | AEJ | |
|---|---|---|---|
| O que é | Registro da jornada de trabalho | Arquivo bruto dos registros de ponto eletrônico | Arquivo eletrônico tratado e padronizado da jornada |
| Origem legal | CLT, art. 74 | Portaria 1510/2009 (revogada) | Portaria 671/2021 |
| Gerado por | Método manual, mecânico ou sistema eletrônico | REP (Registrador Eletrônico de Ponto) | PTRP (Programa de Tratamento de Registro de Ponto) |
| Pode ser editado? | Sim, com controle e auditoria | Não | Não |
Principais informações para ter numa folha de ponto
A folha de ponto é composta por uma série de informações pessoais e individuais de cada colaborador e dados referentes à empresa. Nela, é possível verificar informações sobre o funcionário, o empregador e a jornada dos colaboradores.
Confira a seguir mais detalhes sobre como fazer folha de ponto e quais informações devem estar contidas nela.
Informações do funcionário
A folha de ponto é um documento individual, logo, é necessário que ela contenha algumas das principais informações a respeito do funcionário.
Essa é uma maneira de distinguir um empregado de outro no levantamento de dados e até mesmo nos cálculos individuais. Algumas das informações do funcionário que deverão estar na folha de ponto são:
- Nome completo;
- Data da admissão;
- Número do PIS;
- Jornada de trabalho;
- Área de atuação;
- Cargo.
Informações do empregador
Além das informações referentes ao funcionário, a folha de ponto deve trazer também dados do empregador. Esses detalhes são importantes, pois são uma garantia de que o vínculo trabalhista está vigente. Entre os dados previstos nas informações, estão:
- Nome da empresa;
- Razão social;
- CNPJ;
- Endereço da empresa ou da sede.
Informações da jornada
A folha de ponto também deve conter as informações da jornada de trabalho do colaborador: horário de entrada, saída, horas extras e outros. Além disso, nesses dados é importante haver um detalhamento da data e o dia da semana correspondente.
Esses dados de jornada são fundamentais para que a empresa consiga posteriormente montar a folha de pagamento sem erros. Afinal, é a partir dela que será possível realizar acréscimos ou descontos ao pagamento.
Observações e apontamentos
Outro detalhe importante que faz parte da folha de ponto são os espaços para observações e apontamentos. Essas informações correspondem a justificativas para faltas, atrasos, trocas de escalas, dias a mais de trabalho do que o previsto em contrato, etc.
Quais são os modelos de folhas de ponto?
O artigo 74 citado anteriormente, que prevê a obrigatoriedade do registro de jornada para empresas com mais de 20 funcionários, indica que a anotação das horas pode ser feita por registro manual, mecânico ou eletrônico.
Portanto, a seguir, saiba como fazer folha de ponto conforme os modelos de folhas mais utilizados pelas empresas.
Folha de ponto manual
Esse é o modelo de folha tradicional e um dos mais simples do mercado. Nele, o colaborador registra seus pontos em um caderno ou numa folha, de forma manual. Apesar da simplicidade, este modelo de registro carrega diversos problemas, principalmente nos quesitos transparência e veracidade dos dados anotados.
Na folha de ponto manual, as possibilidades de fraudes são grandes, e a empresa precisará confiar no que o seu funcionário está marcando, sem ter como comprovar que os dados da jornada são realmente aqueles.
Esse modelo também pode estar fadado a anotações erradas, rasuras ou até mesmo buddy punching, prática em que um colaborador pode marcar o ponto para seu colega que faltou em determinado dia.
Folha de ponto mecânica
A folha de ponto mecânica é conhecida no mercado também como cartográfica. Nesta opção, cada funcionário tem uma espécie de cartão individual e precisa sempre aproximá-lo de uma máquina, e esta efetua o registro de jornada, ou seja, as entradas e saídas dos colaboradores.
O registro da folha de ponto mecânica, segundo o artigo 94 da Portaria 671, deve espelhar a jornada real que é praticada pelo colaborador.
Apesar da lei, na prática, esse modelo também está exposto a fraudes, uma vez que um funcionário pode pegar o cartão do colega e fazer a marcação. Ele também é extremamente custoso no sentido de infraestrutura e manutenção.
Planilha folha de ponto
A planilha é o modelo de como fazer folha de ponto no Excel, em que o gestor precisa inserir manualmente cada horário que o colaborador cumpriu. Em muitos casos, o colaborador preenche os dados em uma folha ou mesmo em um arquivo de Excel e compartilha com o departamento pessoal, que precisará organizar os dados de cada um.
Nesse caso, a falta de transparência no processo, permitindo que o colaborador e a própria empresa insiram dados incorretos ou até os alterem a qualquer momento, pode facilitar as fraudes.
Sem contar que, por ser um processo manual, as chances de erros em anotações e cálculos é muito maior do que em sistemas automatizados.
Folha de ponto digital
A folha de ponto digital é o modelo de gestão de jornada mais moderno e recomendado atualmente.
Isso porque os sistemas digitais, além de oferecerem informações em tempo real da jornada, possuem medidas antifraude, garantem a autenticidade das marcações e estão de acordo com a CLT e a Portaria 671.
Além disso, a folha de ponto digital é baseada em uma plataforma que centraliza os dados de jornada, agilizando o processo de registro e tratamento de ponto. Ademais, por meio da tecnologia, as possibilidades de registro para os colaboradores são variadas, como por meio de reconhecimento facial, voz, biometria, geolocalização e outras.
Neste modelo, a melhor opção de como fazer folha de ponto se dá pelo REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa), introduzido no mercado pela Portaria 671, que oferece todas as facilidades previstas na folha de ponto digital.
Quais os cálculos envolvidos na folha de ponto?
Saber como calcular a folha de ponto corretamente é essencial para garantir a conformidade com a legislação trabalhista e evitar erros na folha de pagamento. Independentemente do modelo utilizado (manual, mecânico ou eletrônico), a folha de ponto reúne dados fundamentais que impactam diretamente o valor a ser pago ao colaborador.
Veja a seguir os principais cálculos envolvidos na folha de ponto:
Horas trabalhadas
A jornada padrão é de 8 horas diárias ou 44 horas semanais, conforme o art. 7º, inciso XIII, da Constituição Federal e podendo haver mudanças apenas em caso de acordo ou convenção coletiva de trabalho.
Para calcular corretamente as horas trabalhadas, a fórmula é:
Horário de saída – horário de entrada – tempo de intervalo = horas trabalhadas
Exemplo prático:
- Entrada: 09h
- Saída: 18h
- Intervalo: 1h
- Cálculo: 18h – 9h = 9h – 1h = 8h diárias
Horas extras
A hora extra deve ser paga quando o colaborador excede sua jornada contratual. O art. 59 da CLT determina um acréscimo de 50% sobre a hora normal, podendo chegar a 100% em domingos e feriados. Sua fórmula é:
Valor da hora extra = (salário ÷ horas trabalhadas no mês) × percentual de acréscimo
Exemplo com salário de R$ 3.000:
- Hora normal: R$ 3.000 ÷ 220 = R$ 13,63
- Adicional de 50%: R$ 13,63 × 0,5 = R$ 6,82
- Hora extra total: R$ 13,63 + R$ 6,82 = R$ 20,45
Horas noturnas
Trabalhos realizados entre 22h e 5h devem receber o adicional noturno de 20%, conforme o art. 73 da CLT. Vale lembrar que, para efeitos legais, cada hora noturna equivale a 52 minutos e 30 segundos.
Fórmula:
Adicional noturno = valor da hora × 20%
Exemplo:
- Hora normal: R$ 13,63
- Adicional: R$ 13,63 × 0,2 = R$ 2,72
- Hora noturna total: R$ 13,63 + R$ 2,72 = R$ 16,35
Intervalo intrajornada
O intervalo intrajornada corresponde ao tempo que o colaborador pausa o seu trabalho ao longo do dia.
Conforme o art. 71 da CLT, a empresa deve conceder intervalo para repouso ou alimentação. Caso não ocorra integralmente, o tempo não concedido deve ser pago como hora extra com 50% de acréscimo.
Exemplo:
Se o colaborador tem direito a 2h de intervalo, mas só teve 1h, a 1h restante deve ser remunerada com acréscimo de 50%.
Outros apontamentos
Além das horas trabalhadas, extras e noturnas, existem diversos apontamentos que impactam o cálculo da folha de pagamento e que precisam estar corretamente registrados na folha de ponto. Confira os principais:
Atrasos
Os atrasos diários devem ser registrados com precisão. Em geral, a tolerância permitida por convenção ou acordo coletivo é de até 10 minutos por dia. Quando ultrapassado esse limite, o tempo excedente deve ser descontado proporcionalmente no salário, com base no valor da hora normal.
Exemplo: um colaborador que acumula 1h10 de atraso no mês, e cuja hora trabalhada vale R$ 13,63, terá um desconto de R$ 13,63 referente a essa hora adicional de ausência.
Além disso, acúmulo frequente de atrasos pode impactar o valor do DSR, gerando mais descontos indiretos.
Faltas
As faltas injustificadas também devem ser lançadas na folha de ponto e descontadas na folha de pagamento. Quando o colaborador não apresenta atestado médico ou justificativa legal válida, a empresa pode descontar o valor correspondente ao dia ausente.
Em contrapartida, faltas justificadas — como atestados médicos, falecimento de familiar, doação de sangue, entre outras hipóteses previstas nos artigos 473 e 131 da CLT — devem ser devidamente documentadas e não geram desconto no salário.
Dica para RH: manter integração entre o controle de ponto e o sistema de folha evita erros nesse tipo de apontamento.
Descanso Semanal Remunerado (DSR)
O DSR corresponde a um dia de descanso pago por semana, geralmente aos domingos, e já está incluso no salário mensal dos trabalhadores. Porém, se o colaborador tiver faltas injustificadas ou atrasos recorrentes, o valor proporcional do DSR pode ser descontado.
A fórmula para cálculo do desconto do DSR em caso de faltas costuma considerar a média das horas extras ou a frequência mensal, conforme o regime adotado pela empresa. Por isso, é fundamental manter esse apontamento na folha de ponto, especialmente para colaboradores horistas ou comissionados.
Feriados
Os feriados nacionais, estaduais e municipais devem ser registrados corretamente na folha de ponto como dias não trabalhados. Se houver expediente em feriado, o colaborador tem direito a:
- Folga compensatória, ou;
- Pagamento em dobro pela jornada, conforme o art. 9º da Lei nº 605/1949.
A ausência de registro de feriados pode gerar questionamentos em caso de fiscalização trabalhista ou ação judicial.
Empresas que atuam em mais de uma cidade devem manter atualizada a base de feriados locais, para garantir a legalidade e a exatidão do controle de ponto.
Banco de horas
O banco de horas é uma alternativa à hora extra prevista em acordo individual ou coletivo, que permite compensar horas excedentes com folgas futuras. Ele deve ser controlado com rigor:
- Horas positivas (a mais) são lançadas como crédito;
- Horas negativas (a menos) são lançadas como débito;
- O saldo do banco deve ser compensado no período definido (em até 6 meses, 1 ano ou outro prazo negociado).
O apontamento incorreto do banco de horas pode invalidar o acordo e gerar passivo trabalhista.
Licenças e afastamentos
Todo tipo de licença ou afastamento deve ser anotado na folha de ponto, como:
- Licença médica/auxílio-doença (INSS);
- Licença maternidade e paternidade;
- Afastamento por acidente de trabalho;
- Serviço militar obrigatório, entre outros.
Esses registros devem incluir datas de início e fim, além do código de afastamento exigido em sistemas oficiais como o eSocial. A correta classificação evita inconsistências na folha de pagamento e na contribuição previdenciária.
Abonos
Os dias abonados são folgas autorizadas pela empresa ou previstas em convenções coletivas que não geram descontos. Exemplos comuns:
- Dia do aniversário do colaborador;
- Dia do comerciário (em alguns sindicatos);
- Folgas concedidas como prêmio ou bonificação.
É essencial registrar corretamente os abonos para não confundi-los com faltas e garantir transparência na gestão de ponto.
Compensação de jornada
Empresas que adotam esquemas como semana comprimida, escala 12×36, ou jornadas flexíveis precisam registrar claramente os dias com carga horária maior ou menor. Isso comprova que as horas foram compensadas dentro do período previsto em acordo ou convenção coletiva.
Exemplo: o colaborador trabalha 9h de segunda a quinta para sair mais cedo na sexta. A folha de ponto deve refletir essa compensação, evitando dúvidas futuras.
Como fazer a folha de ponto da melhor forma?
Já é possível identificar que, para saber como fazer folha de ponto, é importante se atentar aos detalhes que compõem os horários de trabalho dos colaboradores.
No entanto, a própria empresa tem a possibilidade de fazer com que essa rotina, uma das mais burocráticas no âmbito empresarial, torne-se mais simples.
Para que isso ocorra, é fundamental automatizar esse processo e apostar na tecnologia, que pode oferecer maior segurança e agilidade na gestão dos dados de jornada. A seguir, saiba em detalhes quais pontos sua empresa deve focar para fazer a folha de ponto da melhor forma.
Atente-se ao armazenamento e segurança
O primeiro passo no processo de como fazer folha de ponto é definir a melhor forma para o armazenamento dos dados de jornada. Isso quer dizer escolher o melhor modelo para o registro do tratamento dos dados de ponto.
Além disso, é importante se atentar também à segurança que o controlador de ponto escolhido irá oferecer. Afinal, é essencial escolher um modelo que conte com medidas para evitar fraudes, como o REP-P, e que ofereça à empresa maior segurança jurídica caso ela precise provar quaisquer dados de jornada posteriormente.
Faça os cálculos corretamente
No processo de como fazer folha de ponto, é essencial realizar cálculos corretos.
Isso porque esse documento é a base para que o departamento pessoal consiga fechar a folha de pagamento dos colaboradores e saiba exatamente quais valores a empresa terá que pagar a eles, inclusive extras, e em que casos poderá fazer descontos, como em faltas não justificadas.
Por ser um trabalho minucioso, é recomendável adotar plataformas de ponto automatizadas, que eliminam a necessidade de a empresa realizar esse processo manualmente, correndo risco de cometer erros.
Afinal, qualquer erro de cálculo pode fazer com que a empresa tenha custos desnecessários e até sofra com processos trabalhistas, caso um colaborador se sinta prejudicado por não receber um valor que lhe é de direito e que não foi computado.
Utilize a tecnologia ao seu favor
Por fim, quando o assunto é o de como fazer folha de ponto, utilizar a tecnologia a favor da empresa pode fazer toda a diferença na hora de agilizar o processo e trazer maior segurança a ele.
Entretanto, para que haja de fato uma gestão baseada na tecnologia, a empresa deve adotar plataformas que estejam de acordo com a lei e que ofereçam possibilidades que efetivamente irão ajudá-la a automatizar esse processo.
O REP-P é uma dessas alternativas, pois oferece segurança jurídica, automatização dos cálculos e medidas antifraude, que garantem autenticidade das marcações, transparência com dados de ponto em tempo real e múltiplas opções para os registros.
Qual a melhor plataforma para fazer a folha de ponto da sua empresa?
A tecnologia, como foi visto até aqui, pode ser uma grande aliada para que a empresa consiga gerir da melhor forma sua folha de ponto.
No entanto, é imprescindível adotar uma ferramenta que de fato ofereça segurança, agilidade e facilidades para que esse processo se torne mais rápido.
Neste sentido, a Pontotel é destaque do mercado, sendo a plataforma ideal para fazer a folha de ponto. Além de oferecer dados da jornada em tempo real, esse sistema permite um controle amplo de todo o processo, do registro ao tratamento dos dados.
E as vantagens de adotar a Pontotel não param por aí. Confira mais algumas delas a seguir:
- Acesso aos dados em tempo real;
- Medidas antifraude que garantem a autenticidade dos registros;
- Múltiplas formas de registro de ponto: reconhecimento facial, por voz, geolocalização e outros;
- Emissão de relatórios de presença, inconsistências, faltas, etc.;
- Conformidade com as regras da CLT e da Portaria 671;
- Sistema em nuvem que pode ser acessado por PC, tablet ou aplicativo de celular;
- Integração com inúmeros sistemas de folha de pagamento;
- Painel com apontamentos e eventos — horas extras, faltas, atrasos.
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Conclusão
Este artigo ensinou como fazer folha de ponto corretamente, mostrando que esse documento é essencial para que a empresa consiga gerir melhor a jornada dos seus colaboradores e se mantenha dentro das suas obrigações trabalhistas.
Por meio da folha de ponto, a empresa não só consegue conferir horários de entrada e saída, faltas, atrasos e horas extras, como também pode tomar decisões mais assertivas baseadas nesses dados levantados.
Além disso, é com a folha de ponto que a empresa é capaz de manter a segurança jurídica quanto à jornada que os colaboradores devem realizar. Em caso de processo, a folha de ponto será o comprovante do cumprimento das regras previstas em torno da jornada dos funcionários.
Entretanto, foi visto que existem diversos modelos de controle de ponto, mas muitos não oferecem os recursos que a empresa precisa nem dão a segurança necessária para que ela se proteja de fraudes, inconsistências de dados ou erros de cálculo.
Portanto, para que esses benefícios sejam garantidos, é essencial apostar na tecnologia, especificamente em sistemas como o REP-P, que possuem medidas antifraude e acesso em tempo real aos dados.
Por fim, foi apresentada uma alternativa ideal para gerir adequadamente a folha de ponto: a plataforma Pontotel, que poderá te auxiliar em diversos pontos, do registro ao tratamento dos dados.
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