Planilha de escala de trabalho Excel: por que você não deve usar na sua empresa

imagem de um homem sentado na frente de um computador cruzando os braços

O Brasil está entre os países com a maior jornada de trabalho do mundo, de acordo com a OCDE. Até por isso, o controle de jornada é item essencial na rotina organizacional, mas será que uma planilha de escala de trabalho Excel ajuda ou atrapalha neste sentido? 

Segundo essa pesquisa, realizada em 2019 pela Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico, o brasileiro trabalha em média 39,5 horas por semana, acima da média global de trabalho, que é de 36,8 horas. 

Com tantas horas trabalhadas, as empresas precisam se organizar cada vez mais para montar uma escala de trabalho que seja efetiva e que não exceda os limites da lei e o esforço físico e mental dos colaboradores. 

Contudo, muitas companhias ainda se utilizam da escala de trabalho Excel, que atualmente não é recomendada por aumentar as chances de problemas e erros na gestão de dados. 

Sabendo disso, esse artigo vai trazer um leque de possibilidades que podem substituir a escala de trabalho Excel, mostrando inclusive quais as desvantagens desse modelo. Você vai saber: 

Siga em frente neste conteúdo e tenha uma boa leitura!

controle escalas de trabalho por aplicativo

O que é uma escala de trabalho?

imagem de um calendário com pinos grudados em dias

Escala de trabalho é a determinação dos dias e horários em que o colaborador irá cumprir sua jornada na empresa. 

A Constituição Federal, em seu artigo 7, prevê que um funcionário que atua no regime CLT pode cumprir no máximo 8 horas diárias e 44 horas semanais, além de duas horas extras, em seu expediente, é aí que entra a necessidade da escala de trabalho.

Art. 7º São direitos dos trabalhadores urbanos e rurais, além de outros que visem à melhoria de sua condição social:

XIII – duração do trabalho normal não superior a oito horas diárias e quarenta e quatro semanais, facultada a compensação de horários e a redução da jornada, mediante acordo ou convenção coletiva de trabalho;

A escala funciona como uma espécie de planejamento da empresa para que ela não seja obrigada a interromper suas atividades. Principalmente aquelas que funcionam em regime integral como alguns supermercados, telemarketing, hospitais, etc. 

Com essa estratégia, comum na rotina das organizações, a empresa pode escalar colaboradores distintos, em datas diferentes, para cumprir determinado expediente. A escala de trabalho Excel e via sistema em nuvem são as mais utilizadas. 

A importância de uma escala de trabalho bem feita

Uma escala de trabalho bem feita pode ser decisiva nos resultados da empresa, impactando diretamente na autonomia e na produtividade dos colaboradores. 

Entre os principais benefícios que a escala de trabalho pode trazer a empresa, demonstrando sua importância, estão: 

  • Aumenta a agilidade nos processos; 
  • Evita atrasos na entrega de tarefas, por desfalque nas equipes; 
  • Contribui com o bem-estar físico e mental dos colaboradores;
  • Acaba com longas jornadas focadas em apenas um funcionário;
  • Facilita o planejamento e a execução das tarefas; 
  • Otimiza a gestão de pessoas e o controle de jornada.  

Tipos de escala

O mercado empresarial é formado por diversos tipos de escalas, que muitas vezes acabam variando em função da profissão e rotina do trabalho em si. É possível destacar entre os tipos de escala: 

4×2

Para realizar a escala 4×2 precisa haver aprovação do sindicato da categoria ou convenção coletiva. Nesse modelo de escala de trabalho, o colaborador trabalha 11 horas por 4 dias consecutivos de trabalho e tem dois dias de folga

Ao final do mês, nessa escala, o colaborador acaba cumprindo as 220h ou 44h semanais previstas na CLT. 

5×1

A escala de trabalho 5×1 é formada por 5 dias de trabalho e 1 de folga. O dia para que a folga seja concedida ao colaborador é definida pela própria empresa, respeitando apenas que dentro de 7 semanas, em pelo menos uma delas, a folga deve ocorrer no domingo. 

5×2

Esse tipo de escala é um dos mais utilizados pelas empresas. Nesse modelo o colaborador trabalha 5 dias na semana e folga 2, respeitando sempre o limite de 44 horas semanais. 

O mais comum nesse tipo de escala de trabalho é que o colaborador trabalhe de segunda a sexta-feira e folgue no sábado e domingo.

6×1

No modelo de escala 6×1, o funcionário trabalha 6 dias na semana e folga 1. É importante que uma dessas folgas, ao longo de 7 semanas, aconteça no domingo. 

Essa escala de trabalho é usada muito em salões de beleza onde o colaborador trabalha aos finais de semana e costuma folgar às segundas. 

6×2

O colaborador na escala 6×2 trabalha 6 dias por semana, por até 8h por dia, e folga dois dias. Se o dia dessa escala cair em um domingo ou feriado, o colaborador terá o direito de receber o dia trabalhado em dobro. 

12×36

Antes autorizada apenas em acordos coletivos, a escala 12×36 teve uma mudança com a reforma trabalhista e já pode ser feita por acordo individual. 

Muito utilizada na jornada de funcionários de hospitais, nesta escala o colaborador trabalha 12 horas e folga 36 horas até que se inicie o seu próximo dia de trabalho. Na jornada 12×36 é como se o colaborador trabalhasse 1 dia e ficasse 1 dia de folga. 

24×48

Esse tipo de escala 24×48 só é possível mediante acordo coletivo. Em seu formato, o colaborador trabalha 24 horas consecutivas e folga 48 horas. Ou seja, trabalha um dia e folga dois. Os policiais costumam utilizar esse modelo na sua rotina. 

40×48

Também conhecida como semana espanhola, a escala de trabalho 40×48 também necessita de um acordo coletivo para que seja válida. 

Nela os colaboradores trabalham 40 horas em determinada semana e 48 horas na outra semana, para suprir as 4 horas a menos da semana de 40 horas. 

Como funciona uma planilha de escala de trabalho no Excel?

A escala de trabalho Excel se baseia numa planilha organizada nesse programa que faz parte do Microsoft Office. 

Apesar de ter sido muito utilizado ao longo dos anos, esse processo perdeu espaço devido a necessidade de automatização pelo qual muitas empresas passaram.

Numa planilha de escala de trabalho Excel, os dados precisam ser inseridos na tabela de forma manual, ou seja, estão expostos a erros humanos. Mesmo possibilitando o encaixe de fórmulas, o processo da tabela Excel é considerado burocrático. 

Não só porque precisa da inserção de dados manual, mas porque essas fórmulas também exigem a construção do usuário. Demandando, assim, mais tempo e também exigindo um conhecimento prévio da pessoa que irá manusear a planilha. 

Desvantagens de usar uma planilha de escalas no Excel

imagem de uma mulher preocupada sentada na frente de um computador

O uso da planilha de escala de trabalho Excel, que surge como uma alternativa para quem não adotou a tecnologia na rotina da empresa, possui uma série de desvantagens, que aparecem como fatores para a empresa reconsiderar o seu uso. 

Entre esses problemas que esse tipo de planilha de escala pode oferecer, estão: 

Visão panorâmica prejudicada

A falta de automatização da planilha de escalas Excel prejudica uma visão ampla e panorâmica dos dados. Isso porque limita o gestor a uma quantidade de dados e operações reduzidas, específicas do programa.  

Confusão de equipes

O processo manual da escala de trabalho pode gerar dúvidas e até mesmo confusão entre as equipes sobre quem folga, trabalha e os horários em questão. 

Principalmente se for uma escala de trabalho Excel, onde muitas vezes o arquivo fica apenas disponível no computador do gestor. 

Se automatizado, essa escala pode ser compartilhada em nuvem ou em algum aplicativo de gestão de jornada, facilitando para todos a visualização da escala. 

Menos agilidade no processo

A escala de trabalho Excel se utiliza de uma técnica 100% manual, já que o usuário precisa inserir informações, criar fórmulas e preencher dados. Isso afeta completamente a agilidade dos processos, deixando-o mais difícil e lento, além de aumentar as chances de erros. 

Quais as outras alternativas para fazer uma escala de trabalho?

É importante que os gestores tenham a consciência de que a escala de trabalho Excel não é a única alternativa para organizar a jornada dos colaboradores, inclusive nem a mais recomendada. O ideal é que as empresas atualmente otimizem seus processos.

Neste sentido, os sistemas em nuvem aparecem como uma alternativa viável e mais assertiva para o compartilhamento de informações com os funcionários, gestores e o RH em geral. 

Esses sistemas de gestão oferecem até APPs que enviam lembretes ao colaborador sobre os dias de trabalho e descanso. Sem contar que o funcionário pode acessar sua escala de qualquer lugar ou horário, contribuindo inclusive com a gestão da sua rotina. 

Já para o gestor, esse tipo de alternativa permite uma visão macro dos colaboradores e das jornadas em geral da empresa, permitindo um acesso em tempo real dos dados. Isso facilita a resolução de conflitos de agenda e agiliza a montagem e planejamento das escalas. 

Outro fator que pode contribuir na gestão de escalas é um controle de ponto efetivo, já que por meio dele a empresa tem maior segurança e transparência na jornada dos colaboradores. 

Assim, ajuda gestores e profissionais de RH a identificar atrasos e faltas que estejam atrapalhando as escalas de trabalho rotineiramente. 

Conheça o PontoTel – Sistema ideal para criação de escalas de trabalho para diferentes jornadas!

imagem de uma mulher atrás de um computador usando a tela de controle de escalas

Dentro dessa possibilidade citada acima, do sistema em nuvem, que comporta a construção de uma escala efetiva, o PontoTel se destaca no mercado com uma alternativa diferente, efetiva e fácil de gerenciar e operar. 

Com o sistema PontoTel a empresa foge da escala de trabalho Excel e amplia o gerenciamento de dados dos colaboradores com um processo automatizado, que permite à empresa criar escalas de trabalho e vincular facilmente aos funcionários. 

Assim, os dados do registro de ponto daquele colaborador é automaticamente cruzado com a escala dele previamente definida no sistema. Além disso, com o sistema PontoTel o gestor poderá: 

  • Ter um panorama em tempo real das escalas semanais e mensais; 
  • Visualizar atrasos e faltas; 
  • Alterar jornadas em poucos cliques; 
  • Fornecer aos colaboradores informações sobre sua jornada via web ou APP; 
  • Extrair relatórios completos sobre as jornadas dos colaboradores; 

Quer saber mais sobre o sistema e descobrir mais diferenciais que ele pode trazer na montagem das escalas de trabalho da sua empresa? Então, entre em contato com um dos especialistas PontoTel. 

controle de ponto pontotel

Conclusão

Ao fim deste artigo, com certeza você percebeu que a escala de trabalho Excel, apesar de ser uma opção para muitas empresas, pode ser extremamente problemática no quesito organização e gerenciamento da jornada

Afinal, por ser um processo que demanda um trabalho manual está passível de erros. 

Além disso, quem opta por esse modelo de escalas de trabalho em Excel acaba tendo uma visão restrita dos dados, além do arquivo da escala estar disponível apenas para o responsável pela planilha. 

Mesmo que o gestor envie  o arquivo atualizado para seus colaboradores, se houver alguma atualização, ele precisará reenviar para todos os funcionários. Isso gera mais uma demanda de  trabalho e um tempo maior para execução desta tarefa. 

Sendo assim, como você pôde ver, a automatização das escalas de trabalho é uma alternativa viável e mais assertiva para evitar erros e para que o gestor tenha uma visão macro do que está ocorrendo na empresa, desde presenças como atrasos e faltas

E então, entendeu a importância da escala de trabalho na empresa e o porquê você não deve utilizar o Excel? Compartilhe esse artigo nas suas redes sociais e ajude mais pessoas a saberem como montar uma escala de trabalho efetiva.

 

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