A gestão de jornada é a tarefa que garante o cumprimento da legislação trabalhista quanto às horas trabalhadas dos colaboradores. No mercado, existe uma série de modelos de controle, como a folha de ponto no Excel, que é simples, mas passível de erros manuais.
A folha de ponto no Excel é uma forma de controle de jornada manual em que o gestor utiliza uma planilha dentro do programa Microsoft Excel, que faz parte do pacote de programas Office, para inserir os dados de entrada, saída, intervalos e horas extras dos funcionários.
Esse modelo de ponto é mais utilizado por pequenas empresas, devido ao seu baixo custo. Empresas com quantidade grande de funcionários já vêm adotando sistemas mais automatizados, que agilizam a rotina do registro ao manuseio de dados.
De acordo com um estudo da Monday, mais de 95% dos funcionários no país acreditam que a automação das tarefas, como a gestão de ponto, pode contribuir para melhorar o engajamento dos funcionários.
Este artigo tratará do funcionamento da folha de ponto no Excel e apresentará as vantagens de adotar sistemas mais tecnológicos, que podem otimizar a gestão de jornada. Serão abordados os seguintes tópicos:
- O que é uma folha de ponto?
- A folha de ponto no Excel é permitida pela CLT?
- Quais as vantagens de usar folha de ponto no Excel
- Passo a passo para criar uma folha de ponto no Excel
- Folha de ponto no Excel x Controle de ponto digital
- Como migrar do Excel para um sistema de ponto digital?
Boa leitura!
O que é uma folha de ponto?
A folha de ponto é um documento utilizado para reunir os dados de jornada dos colaboradores. Ela contém os horários de entrada, saída, intervalos e horas extras.
Esse documento serve tanto para controle interno da empresa, funcionando como base para o fechamento correto da folha de pagamento, quanto para garantir que o funcionário cumpra a jornada de trabalho prevista em contrato.
A folha de ponto no Excel é permitida pela CLT?
Sim! A folha de ponto no Excel é permitida pela legislação trabalhista, uma vez que a CLT menciona que o controle de ponto manual é uma das possibilidades para a empresa realizar o controle da jornada de trabalho.
É importante destacar que, segundo o art. 74 da CLT, empresas com mais de 20 funcionários precisam obrigatoriamente realizar o controle de jornada dos funcionários de forma manual, mecânica ou eletrônica:
“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso”
Ela atende às exigências da Portaria 671?
Sim! O ponto manual é permitido e atende às exigências da Portaria 671, desde que os registros espelhem a real jornada do funcionário. Essa previsão está descrita no art. 93 da portaria:
“Art. 93. O registro manual deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, vedada a mera assinalação do horário contratual, salvo a possibilidade de pré-assinalação do período de repouso, autorizada pelo art. 74, § 2º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT”
Quais os cuidados legais ao usar Excel para controle de ponto?
O controle de ponto no Excel é um modelo de gestão de dados manual. Todas as atividades manuais na rotina organizacional são passíveis de erros humanos, seja por distração, cansaço ou desconhecimento da legislação.
Quando a empresa opta por utilizar o Excel para controle de ponto, ela precisa adotar algumas medidas que minimizem as chances de fraudes. Alguns dos principais cuidados são:
- Garantir a proteção do arquivo do Excel por meio de senha;
- Certificar-se da autenticidade das marcações;
- Arquivar os dados e planilhas em nuvem, com serviços de backup automático;
- Incluir campos no documento que detalhem os horários de entrada, saída, intervalos, atrasos e horas extras;
- Seguir as normas da CLT e da Portaria 671.
Quais as vantagens de usar folha de ponto no Excel
A folha de ponto no Excel é vista principalmente como uma solução acessível, de baixo custo. Esse ponto é o que influencia muitas empresas, principalmente pequenas, a aderirem a esse modelo. Conheça algumas vantagens da folha de ponto no Excel:
- Valor de investimento baixo para adoção do modelo;
- Facilidade de armazenamento do documento, em nuvem ou no computador do gestor;
- Dispensa investimentos em sistemas e softwares;
- Acessível para pequenas e médias empresas.
E as desvantagens?
Apesar de algumas vantagens, a folha de ponto no Excel traz insegurança na gestão de dados, expondo a empresa a fraudes e erros no controle de jornada. Entre as principais desvantagens da folha de ponto no Excel estão:
- Risco de manipulação de dados;
- Possibilidade de fraudes como o buddy punching;
- Dificuldade para consolidar os dados de jornada;
- Falta de integração com sistemas de pagamento;
- Dificuldade em cumprir com as normas da CLT e Portaria 671;
- Lentidão no tratamento de dados e fechamento da folha de pagamento;
- Pagamentos incorretos de horas extras;
- Vulnerabilidade a perda de documentos.
Passo a passo para criar uma folha de ponto no Excel
Para criar uma folha de ponto no Excel que minimize as chances de erros e fraudes, a empresa pode adotar estratégias que permitam uma gestão mais simples e segura. Conheça alguns desses passos:
Defina as colunas essenciais: entrada, saída e horas extras
A folha de ponto no Excel precisa ser organizada com colunas que serão preenchidas com dados de entrada, saída e horas extras dos funcionários. Essa definição em colunas é importante para posterior identificação e lançamento dos dados no sistema de pagamento.
Automatize os cálculos com fórmulas
Na folha de ponto no Excel, os cálculos podem ser em parte automatizados. Para isso, o gestor deve inserir fórmulas nas células do documento, que automaticamente realizarão os cálculos conforme inserção dos dados da jornada.
Utilize a validação de dados para evitar erros
É possível ainda utilizar a validação de dados na folha de ponto no Excel para evitar erros. Essas travas, que podem ser configuradas em “Dados — validação de dados”, evitam células vazias e horários inconsistentes, e permitem apenas a inserção de dados válidos, conforme orientação, inseridos pelo gestor.
Folha de ponto no Excel x Controle de ponto digital
É fundamental na gestão de jornada que a empresa conheça os recursos de cada ferramenta para saber qual delas atende a suas necessidades e prioridades. Confira as principais diferenças entre a folha de ponto no Excel e o controle de ponto digital:
| Diferenças | Folha de ponto no Excel | Controle de ponto digital |
| Custo | Baixo custo. | Médio para alto, dependendo da plataforma. |
| Uso e acesso | Atividade manual, que exige atenção redobrada. Acesso pode ser por computador ou nuvem, dependendo do gestor. | Sistema automatizado e intuitivo, com acesso via aplicativo ou web. |
| Segurança. | Passível de erros e fraudes. | Sistema antifraude que garante a autenticidade dos registros de ponto. |
| Armazenamento | Arquivo pode ser armazenado no computador ou em nuvem, mas dados podem ser perdidos numa exclusão ou se o documento estiver corrompido. | Documentos armazenados em nuvem, com backups automáticos. |
| Escalabilidade | Funciona apenas na gestão de pequenas empresas, por possuírem uma quantidade menor de dados de ponto. | Ideal para qualquer porte de empresa, uma vez que as atividades são automatizadas, otimizando as tarefas. |
| Integração | Todos os dados precisam ser exportados e inseridos manualmente nos sistemas de folha de pagamento. | Facilmente integrado a sistemas de folha de pagamento, com informações centralizadas em uma mesma plataforma. |
Quando vale a pena migrar do Excel para um sistema de controle de ponto?
A migração da folha de ponto no Excel para um sistema de controle de jornada vale a pena quando a empresa enfrenta problemas e dificuldades na gestão dos dados de jornada dos funcionários.
Esse cenário é claro quando os gestores começam a identificar erros nos registros e problemas com cálculos de horas extras, e levam muito tempo para corrigir e organizar os dados de jornada para o fechamento correto da folha de pagamento.
A migração é válida quando a empresa deseja otimizar as atividades que envolvem o controle de jornada, minimizando as chances de erros, com um acesso a dados em tempo real que ampare as decisões para que ela se torne mais estratégica e assertiva.
A analista de RH, psicóloga organizacional e recrutadora Lara Avelino destaca a importância da tecnologia e da automatização de processos do RH, como por meio da adoção de sistemas de ponto automatizados:
“Falando como o RH para mim, a tecnologia otimiza demais, porque tenho acesso a inúmeros relatórios que facilitam muito a minha vida. Assim, já extraio o relatório necessário, que me traz as informações na ordem que quero, na hora que preciso, ou enfim, consigo acessá-lo de qualquer lugar do mundo.”
Como migrar do Excel para um sistema de ponto digital?
Para migrar da folha de ponto no Excel para um sistema de ponto digital, a empresa precisa, em primeiro lugar, fazer uma análise minuciosa do seu controle de ponto, identificando problemas, erros e necessidades. Confira um passo a passo para realizar essa migração.
Avalie as necessidades da empresa e defina prioridades
Antes de realizar uma mudança para o ponto digital, a empresa precisa identificar as necessidades e prioridades relacionadas à gestão de jornada. Nessa avaliação, deve-se considerar os erros nos registros de ponto nos últimos meses, as dificuldades para o fechamento da folha de pagamento, as fraudes ocorridas e os custos da mudança.
Tanto o RH como o DP (departamento pessoal) devem estar envolvidos neste processo, para que a ferramenta escolhida conte com funcionalidades que facilitem não só a rotina da empresa, mas também o dia a dia de trabalho dos colaboradores.
É importante priorizar plataformas que estejam adequadas à legislação trabalhista e ofereçam recursos que tragam transparência à relação laboral.
Planeje a migração de dados de forma segura e organizada
Após a definição das necessidades relacionadas ao controle de ponto, os gestores precisam planejar a migração de dados, priorizando a organização e a segurança do processo.
É importante começar fazendo um backup completo dos arquivos de Excel, guardando em nuvem ou transferindo todos os registros dos últimos meses e anos. Também deve-se revisar as informações atuais e fazer as correções necessárias antes de transferir os dados.
Por fim, assim que inserir os dados no ponto digital, é preciso comparar as informações inseridas na nova plataforma com o arquivo original em Excel.
Como a Pontotel facilita a transição do Excel para um controle de ponto automatizado?
A Pontotel possui o melhor sistema de controle de ponto automatizado do mercado, que alia tecnologia a uma gestão de dados humanizada. Com a plataforma Pontotel, a transição da folha de ponto será feita de forma segura, rápida e eficiente.
Com a nossa tecnologia, sua empresa poderá eliminar as burocracias da folha de ponto no Excel, organizando os registros e o tratamento dos dados de jornada em um só lugar. Assim as rotinas do RH se tornam mais tranquilas e produtivas.
Aderindo ao sistema Pontotel na rotina, sua empresa eliminará a insegurança relacionada à folha de ponto no Excel, já que o armazenamento de dados acontece em nuvem, com acesso às informações em tempo real por parte dos gestores, permitindo uma identificação rápida de erros e inconsistência nos dados e agilizando as tomadas de decisões.
Na nossa plataforma, os cálculos são automatizados, eliminando os erros que ocorrem na folha de ponto no Excel, além de garantir, por meio de medidas antifraude, que os dados de jornada sejam autênticos e espelhem a jornada real.
Além disso, o sistema Pontotel se adequa facilmente às necessidades de cada empresa, integrando-se ao sistema de folha de pagamento e RH da companhia. A plataforma está 100% adequada às regras da Portaria 671, da CLT e da LGPD, proporcionando maior segurança na gestão de ponto.
Quer conhecer mais vantagens de migrar da folha de ponto no Excel para o sistema Pontotel? Preencha o formulário abaixo e aguarde o contato de um dos nossos especialistas.
Conclusão
A mudança de um modelo folha de ponto no Excel para um sistema de controle de jornada automatizado pode trazer uma série de benefícios para a empresa, agilizando a gestão de ponto e minimizando as chances de erros.
Como visto, a folha de ponto no Excel é passível de erros manuais, fraudes e inconsistências nos registros, que podem levar a empresa a erros de cálculos na folha de pagamento e até penalidades trabalhistas pela falta de transparência nos dados.
Por esse motivo, muitas empresas têm adotado sistemas mais seguros, como o de ponto online, que oferecem recursos antifraude, acesso aos dados em tempo real e controle das informações por aplicativo ou via web, otimizando a tomada de decisões.
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