A jornada do departamento pessoal, também conhecida como jornada do DP, envolve todos os processos e responsabilidades desse setor. Ou seja, ela está relacionada aos trâmites burocráticos e estratégicos relacionados à contratação, à manutenção e à demissão dos funcionários de uma empresa.
Como essas etapas exigem a execução de tarefas complexas e o processamento de um grande volume de documentos, conhecer as etapas da jornada do DP e entender como elas funcionam facilita a organização e o trabalho do departamento pessoal.
Além disso, se esse conhecimento for associado às tecnologias certas, é possível não só automatizar e agilizar processos, mas também tornar o DP mais eficiente e a empresa mais segura.
Pensando nisso, este artigo explicará o que é a jornada do DP e como a tecnologia pode ajudar sua empresa a otimizar a execução dessa jornada.
Para facilitar a leitura, o texto foi dividido nos seguintes tópicos:
- O que é jornada do DP?
- Por que entender a jornada do DP é importante?
- O ciclo da jornada do DP
- Como a tecnologia pode ajudar na jornada do DP?
- Qual é o melhor software para te ajudar na jornada do DP?
Boa leitura!
O que é jornada do DP?
A jornada do DP, ou jornada do departamento pessoal, refere-se ao conjunto de processos, tarefas e funções realizadas pelos profissionais de DP.
Por isso, ela inclui procedimentos relacionados desde a entrada até a saída de um funcionário, como os processos de admissão, gestão de documentos, contratação, rescisão contratual, entre outras atividades.
Em outras palavras, a jornada de DP compreende toda a parte burocrática que envolve a relação entre empresas e funcionários.
Por esse motivo, entender como essa jornada funciona permite que a empresa coloque esse conhecimento em prática para assegurar o cumprimento de suas obrigações legais e uma tomada de decisões mais assertiva.
Assim, a jornada do DP também contribui para otimizar o trabalho do departamento pessoal, torná-lo mais estratégico e, por consequência, impactar positivamente os resultados do negócio.
Por que entender a jornada do DP é importante?
Entender a jornada do DP é essencial para que a empresa otimize a realização de tarefas operacionais e administrativas relacionadas à gestão de funcionários.
Isso porque, conforme explicado, essa jornada compreende todos os processos relacionados ao departamento pessoal, desde a admissão de pessoal até a gestão de ponto, o afastamento dos funcionários, entre outras responsabilidades.
Na prática, empresas que dominam as etapas da jornada de DP garantem o cumprimento de suas obrigações legais e fiscais relacionadas aos colaboradores, bem como o controle das informações pessoais e trabalhistas dos funcionários.
Como resultado, o departamento pessoal pode se tornar mais ágil e eficiente, auxiliando na manutenção de toda a empresa.
O ciclo da jornada do DP
O ciclo da jornada do DP representa todas as etapas realizadas pelo departamento pessoal, desde a contratação até o desligamento dos funcionários.
Esse ciclo funciona como um guia que orienta o setor e facilita a organização e a execução das suas responsabilidades.
Confira a seguir quais as atividades realizadas pelo DP nas diferentes etapas desse ciclo.
Admissão
A admissão se refere ao processo de contratação de um funcionário pela empresa e envolve todas as etapas necessárias para a formalização da relação de trabalho entre empregador e empregado.
Esse processo se inicia ainda na etapa de recrutamento e seleção, por meio da organização do processo seletivo e da divulgação das vagas. Após a escolha do candidato, o DP orienta o profissional em relação a procedimentos e documentos necessários para a sua admissão na empresa.
Assim que a coleta dos documentos for realizada, é possível formalizar a contratação por meio do recolhimento da Carteira de Trabalho, do registro do novo colaborador no Ministério do Trabalho, entre outros procedimentos.
Por ser um processo que envolve várias etapas e lida com documentos importantes, a admissão deve ser conduzida de forma eficiente e com atenção. Assim, é possível reduzir erros, evitar o retrabalho e agilizar esse processo.
Gestão de controle de ponto
O controle de ponto se refere ao processo realizado para registro e acompanhamento da jornada de trabalho dos funcionários da empresa.
Esse processo é tão importante que o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a adotar algum tipo de sistema de controle de ponto.
Afinal, adotar um sistema de controle facilita o registro de frequência, o cumprimento das leis trabalhistas e ainda aumenta a segurança jurídica de empresas e empregados.
Porém, para obter esses e outros benefícios, a organização deve manter uma gestão de controle de ponto eficiente. Isso significa que ela deve garantir que o registro, o monitoramento e o tratamento do ponto sejam feitos corretamente.
Dessa forma, ela também pode utilizar esses dados para avaliar o desempenho e a produtividade dos funcionários, gerenciar escalas, entre outras atividades que ajudam a empresa a tomar decisões mais estratégicas.
Holerite
O holerite é um documento que comprova o pagamento do salário do funcionário e que deve ser emitido após o cálculo da folha de pagamento.
Na prática, esse documento funciona como um recibo que comprova que a empresa cumpriu seus compromissos tributários e trabalhistas em relação aos colaboradores.
Ao mesmo tempo, esse documento também funciona como um comprovante de renda dos funcionários, que podem utilizá-lo em diversas situações.
Como a emissão do holerite se trata de um processo burocrático e legal relacionado aos funcionários da empresa, o departamento pessoal é responsável por garantir que esse processo seja feito corretamente.
Gestão de férias
A gestão de férias assegura que a empresa cumpra a legislação trabalhista e garanta o tempo de descanso devido ao funcionário. Além disso, essa gestão deve certificar-se de que a ausência temporária de um profissional não prejudique o fluxo de trabalho na organização.
Para realizar essas atividades, o DP deve ter um controle de frequência eficiente dos funcionários, permitindo o monitoramento dos dias trabalhados e a definição do período de férias de cada colaborador.
Ao mesmo tempo, o setor também deve fazer uma boa gestão de escalas e, caso necessário, até contratar profissionais temporários para substituir o funcionário que vai sair de férias. Assim, é possível evitar que outros setores e colaboradores fiquem sobrecarregados com a ausência desse trabalhador.
Vale lembrar que uma má gestão de férias pode resultar em processos trabalhistas, possibilidade de rescisão indireta de contrato e problemas relacionados a férias vencidas e férias em dobro.
Gestão de documentos
A gestão de documentos envolve a emissão, a classificação, o compartilhamento e o armazenamento de todos os arquivos e documentos manuseados pelo DP.
Isso inclui desde os documentos de admissão, holerite e folha de pagamento, até documentos demissionais, entre outros arquivos exigidos pela lei.
Ou seja, trata-se de um processo complexo que envolve um grande volume de informações que não podem ser perdidas ou vazadas. Por esse motivo, geralmente as empresas investem em algum método de gestão de documentos que facilite o trabalho do DP.
Atualmente, o método mais eficiente é o sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que utiliza tecnologias para facilitar a coleta, o armazenamento e a localização de arquivos digitais da empresa.
Gestão de benefícios
A jornada do DP também envolve a gestão de benefícios concedidos por lei, ou seja, a gestão dos direitos trabalhistas do colaborador. Entre esses direitos, estão o recolhimento do FGTS, o pagamento do 13º salário, o cálculo de horas extras, entre outros benefícios e encargos trabalhistas.
Além desses direitos obrigatórios, o departamento pessoal também pode criar um programa de benefícios espontâneos, isto é, que não são exigidos por lei.
Esse programa pode incluir bolsas de estudo, seguro-saúde, concessão de cestas básicas, entre outras gratificações que podem ser adotadas de acordo com o interesse da empresa e as demandas dos funcionários. Assim, o DP também contribui para a atração e retenção de talentos no negócio.
Na prática, a gestão de todos esses benefícios garante que a organização cumpra suas obrigações legais e fiscais, faça a previsão de gastos, evite despesas desnecessárias e organize o calendário de pagamentos.
Demissão
O processo de demissão ou rescisão contratual é uma das principais responsabilidades do departamento pessoal e um dos integrantes mais importantes do ciclo de jornada do DP.
Isso porque esse processo formaliza o encerramento do vínculo empregatício do funcionário com o empregador. Os procedimentos e documentos envolvidos nesse processo dependem do tempo de serviço do funcionário na empresa e do tipo de demissão.
Afinal, o próprio funcionário pode solicitar um pedido de demissão ou a empresa pode decidir pelo desligamento do colaborador por meio de uma demissão com ou sem justa causa.
Caso esse processo demissional não seja realizado conforme exige a lei ou de forma descuidada, além de enfrentar processos trabalhistas, a empresa pode prejudicar sua marca empregadora e sua imagem no mercado.
Como a tecnologia pode ajudar na jornada do DP?
A tecnologia facilita e agiliza a execução de todas as atividades relacionadas ao ciclo de jornada do DP, tornando o departamento pessoal mais estratégico.
Isso porque o uso de tecnologias como softwares de gestão de pessoas e sistemas de controle de ponto eletrônico permite a automação de várias tarefas, como o registro de ponto e o cálculo da folha de pagamento. E tudo isso é realizado com mais eficiência e segurança, evitando fraudes e erros processuais.
Além dessas ferramentas, a empresa também pode utilizar sistemas de armazenamento em nuvem e de gestão de tarefas, por exemplo, que facilitam a organização e o acesso a documentos e atividades realizadas pelo DP.
Assim, o departamento pessoal se torna mais ágil, seguro e eficiente, colaborando para o fortalecimento da relação entre empresa e funcionário, já que realiza seu trabalho de forma mais assertiva.
Como resultado, empresas que utilizam essas tecnologias conseguem reduzir os erros associados ao cumprimento de suas obrigações legais e fiscais e ainda aumentam a eficiência de processos.
Por isso, as tecnologias são aliadas indispensáveis para garantir a eficiência e a otimização da jornada do DP.
Qual é o melhor software para te ajudar na jornada do DP?
É o PontoTel, uma plataforma completa de gestão e tratamento de ponto que possui vários recursos e ferramentas para otimizar a execução da jornada do DP.
Essa plataforma otimiza e centraliza a gestão da jornada de trabalho dos funcionários. Para isso, além de múltiplas formas de registro de ponto, ela permite o monitoramento da jornada em tempo real e a gestão de escalas, oferece painéis interativos e acesso a mais de 30 tipos de relatórios, entre outros recursos.
A plataforma também otimiza o fechamento da folha de ponto e permite a assinatura dessa folha via web. Além disso, com o PontoTel, o departamento pessoal pode ajustar as regras de cálculo de folha de pagamento conforme as necessidades da empresa e exportar essas informações para outros sistemas.
E como o sistema funciona em nuvem, seus dados e recursos podem ser acessados de qualquer lugar.
Vale lembrar também que todas as ferramentas oferecidas pelo PontoTel podem ser acessadas de forma segura, já que a plataforma conta com diferentes dispositivos de segurança, garantindo a conformidade jurídica e a proteção das informações de seus usuários.
Na prática, o PontoTel simplifica e otimiza a jornada do DP, reduzindo erros relacionados aos processos e garantindo que o setor trabalhe de forma mais estratégica e ágil.
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Conclusão
A jornada do DP orienta o departamento pessoal a organizar e executar suas tarefas de forma mais eficiente, garantindo que nenhuma etapa ou procedimento seja esquecido ou negligenciado.
Por isso, ao conhecer o ciclo de jornada do DP, o departamento consegue fazer os ajustes necessários para ajudar a empresa a cumprir suas obrigações legais, fortalecer o relacionamento com os funcionários e se proteger de prejuízos processuais e financeiros.
No entanto, para tornar essa jornada mais eficiente, reduzir custos e otimizar o tempo de trabalho do setor, é importante investir em tecnologias como o sistema de controle de ponto eletrônico. Assim, além de automatizar tarefas burocráticas, fica mais fácil processar e armazenar documentos, bem como cumprir prazos e exigências legais.
Com o sistema do PontoTel, por exemplo, o departamento pessoal tem acesso a vários recursos que otimizam sua rotina e facilitam a execução da sua jornada.
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