Uma das formas tradicionais de registrar a jornada dos trabalhadores é com a máquina de bater ponto, um método mais avançado que o ponto manual, mas que ainda apresenta limitações. Esse equipamento permite que os funcionários registrem seus horários por meio de marcações em um dispositivo físico instalado na empresa, garantindo mais precisão em comparação ao controle manual.
Com o avanço da tecnologia, surgiram novas formas de registro de ponto, oferecendo mais praticidade e integração com a gestão empresarial.
Diante dessas opções, é importante saber mais sobre a máquina de bater ponto e as diferentes tecnologias disponíveis, e entender quais oferecem mais eficiência para a empresa, considerando fatores como segurança, automação e adequação às dinâmicas de trabalho atuais.
Reconhecendo que a tecnologia da máquina de bater ponto ainda é muito adotada por empresas, é necessário conhecer a fundo o sistema. Neste artigo, será possível entender com detalhes o ponto eletrônico, por meio dos seguintes tópicos:
- O que é máquina de bater ponto?
- Como funciona uma máquina de bater ponto?
- Tipos de máquina de bater ponto
- Desvantagens do uso da máquina de ponto eletrônico
- Qual é o melhor sistema para substituir a máquina de bater ponto?
Tenha uma boa leitura e aproveite para refletir se a máquina de bater ponto ainda é uma boa opção!
O que é máquina de bater ponto?
A máquina de bater ponto é um equipamento utilizado para registrar os horários de trabalho dos funcionários em uma empresa. Esse método surgiu como uma alternativa mais precisa ao controle de ponto manual, permitindo que os trabalhadores façam marcações de forma automatizada.
Existem diferentes tipos de máquinas de bater ponto, como as que utilizam cartões de papel, crachás magnéticos, biometria ou senhas. Elas registram as informações e, dependendo do modelo, podem armazená-las eletronicamente ou exigir a transcrição manual dos dados.
Embora ofereça mais precisão do que o ponto manual, a máquina de bater ponto tem limitações, como a necessidade de manutenção e a dependência de um equipamento físico instalado na empresa.
Com o avanço da tecnologia, surgiram métodos mais modernos de registro de jornada, que proporcionam maior flexibilidade e integração com sistemas, permitindo um gerenciamento mais eficiente do controle de ponto.
O que diz a lei?
A máquina de bater ponto se enquadra no modelo Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C), regulamentado pela Portaria 671/2021, e é uma das opções para empresas com 20 ou mais funcionários, que precisam fazer o registro de ponto conforme exige o artigo 74 da CLT.
Com a adoção da máquina de bater ponto como método, registra-se a jornada dos trabalhadores por biometria, cartão de proximidade ou senha.
A legislação determina que o REP-C atenda a requisitos específicos, como a emissão obrigatória de comprovante impresso para cada marcação e a impossibilidade de edição dos registros.
Além disso, segundo o artigo 77 da Portaria 671/2021, o equipamento deve garantir a inalterabilidade, segurança e confiabilidade dos dados, permitindo auditorias e fiscalizações quando necessário.
Como funciona uma máquina de bater ponto?
A máquina de bater ponto funciona com um equipamento físico instalado na empresa para registrar a jornada dos funcionários.
O processo de registro ocorre da seguinte forma:
- O funcionário dirige-se até a máquina no início ou fim da jornada;
- Ele se identifica por meio de biometria, cartão de proximidade ou senha;
- A máquina registra automaticamente o horário da marcação;
- Um comprovante impresso é emitido na hora, contendo as informações do registro.
Esses dados ficam armazenados na memória do equipamento e, posteriormente, podem ser exportados para análise da equipe de RH ou auditorias fiscais.
Tipos de máquina de bater ponto
As máquinas de bater ponto possuem diferentes formatos e tecnologias, como cartão magnético, senha e biometria. Cada método apresenta vantagens e limitações: cartões e senhas são mais suscetíveis a fraudes, por exemplo, enquanto a biometria é mais segura. Entenda cada um a seguir!
Cartão magnético
A máquina de bater ponto com cartão magnético é um equipamento fixo instalado na empresa para registrar a jornada dos funcionários.
Funciona assim: o colaborador passa o seu cartão magnético no leitor, e o sistema identifica o usuário, registrando automaticamente o horário da marcação. Em seguida, um comprovante impresso é gerado, e os dados ficam armazenados na memória.
Senha
A máquina de bater ponto com senha funciona de forma semelhante à de cartão magnético, mas a identificação do funcionário é feita por meio de um código numérico digitado diretamente no teclado do equipamento. Após inserir a senha, o sistema reconhece o colaborador, registra o horário da marcação e emite um comprovante impresso.
Biometria
A máquina de bater ponto com biometria identifica o funcionário por meio de características físicas exclusivas de cada pessoa, como a impressão digital.
Ao encostar o dedo no leitor biométrico, o sistema reconhece o colaborador, registra o horário da marcação e emite um comprovante impresso. Esse método é o mais seguro entre os modelos de REP-C, pois reduz o risco de fraudes por terceiros
Desvantagens do uso da máquina de ponto eletrônico
Apesar de ainda ser bastante utilizada, a máquina de bater ponto apresenta desvantagens consideráveis, o que tem levado empresas mais atualizadas e preocupadas com a segurança a substituí-la por modelos mais recentes. A seguir, confira os principais problemas desse método de controle de jornada!
Manutenção constante
A máquina de bater ponto exige manutenção constante, o que gera custos elevados e depende de profissionais técnicos especializados, já que o manuseio incorreto pode comprometer os registros.
Dessa forma, quando o equipamento quebra ou apresenta falhas, os dados da jornada podem ser perdidos ou registrados de forma errada, afetando diretamente a folha de pagamento e abrindo margem para erros graves e até ações trabalhistas por parte dos funcionários.
Desperdício de recursos
A máquina de bater ponto gera desperdício de recursos, pois consome papel para cada marcação, exige manutenção frequente e profissionais técnicos, e ainda demanda tempo da equipe de RH para exportar e tratar os dados manualmente.
Segundo um estudo da Gartner, cerca de 3% do lucro das empresas é consumido com papel, impressão, armazenamento e manutenção de arquivos. Ao não utilizar máquinas de bater ponto, é possível eliminar esses gastos e direcionar os recursos para áreas mais estratégicas do negócio.
Ineficiência no registro e armazenamento de dados
Registrar e armazenar dados por meio da máquina de bater ponto traz diversas limitações que comprometem a eficiência do controle de jornada. Como tudo depende de um equipamento físico, qualquer falha técnica pode afetar a integridade das informações.
Outro problema é que a ausência de integração automática com outros sistemas, como a folha de pagamento, torna o processo mais lento e sujeito a falhas humanas.
Conforme indica um levantamento da McKinsey, a adoção de tecnologias com automação pode aumentar a produtividade em até 20% e diminuir os custos operacionais em até 30%. Esse dado ajuda a explicar por que a máquina de bater ponto tem se tornado obsoleta: trata-se de um equipamento limitado, com pouca flexibilidade e alto custo operacional.
Aumento do absenteísmo
A máquina de bater ponto dificulta o controle preciso da jornada, permitindo fraudes como o registro por terceiros. Essa fragilidade favorece o aumento do absenteísmo, já que faltas ou atrasos podem passar despercebidos.
Além disso, a falta de alertas automáticos também impede o acompanhamento em tempo real, prejudicando a gestão da equipe.
Falta de segurança nos dados
A falta de segurança nos dados é uma das principais fragilidades da máquina de bater ponto. Como os registros ficam armazenados localmente e dependem de exportações manuais, há maior exposição a falhas, perdas e manipulações.
Esse modelo de registro não conta com criptografia avançada nem proteção em nuvem, o que compromete a integridade das informações. Entre os principais riscos estão:
- Acesso não autorizado aos dados;
- Possibilidade de adulteração manual das marcações;
- Falhas no equipamento que levam à perda de informações;
- Ausência de backups automáticos.
Logo, diante desses problemas, a confiabilidade do controle de ponto feito em máquinas de bater ponto é baixa.
Risco de fraudes
Fraudes no controle de ponto se tornam mais comuns quando o sistema utilizado não possui mecanismos atuais de segurança, como é o caso da máquina de bater ponto.
Nesse modelo, um colaborador pode, por exemplo, entregar seu cartão magnético ou compartilhar a senha com outra pessoa para que ela registre o ponto em seu lugar, mesmo sem estar presente.
Qual é o melhor sistema para substituir a máquina de bater ponto?
O sistema mais eficiente para substituir a máquina de bater ponto é o ponto digital, também conhecido como REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto por Programa), regulamentado pela Portaria 671 do Ministério do Trabalho.
Totalmente baseado em software, ele funciona na nuvem e oferece controle em tempo real da jornada dos funcionários. É uma solução ideal para empresas que buscam mais segurança, agilidade e automação nos processos de RH, além de maior conformidade com a legislação.
Diferentemente dos modelos físicos, o REP-P dispensa a necessidade de equipamentos instalados no local e evita falhas associadas ao armazenamento manual ou local de dados.
Funciona assim: o colaborador acessa o sistema por meio de um dispositivo, como celular, tablet ou computador, e registra seus horários com autenticação, que pode incluir senha, reconhecimento facial e geolocalização.
Mesmo que o dispositivo esteja offline no momento do registro, as marcações são armazenadas e sincronizadas automaticamente assim que houver conexão.
Entre os diversos benefícios do ponto digital, destacam-se:
- Automatização de processos: elimina tarefas manuais no controle de jornada, como cálculos de horas e fechamento de ponto, otimizando o tempo da equipe de RH;
- Integração com sistemas de RH: facilita a comunicação entre diferentes áreas da empresa, conectando o ponto diretamente à folha de pagamento e outros sistemas;
- Relatórios completos: gera relatórios personalizados com informações atualizadas, que ajudam na tomada de decisões;
- Segurança da informação: armazena os dados de forma criptografada na nuvem, evitando perdas ou acessos não autorizados;
- Segurança jurídica: garante conformidade com a legislação e fornece rastreabilidade das marcações, reduzindo riscos em processos trabalhistas;
- Redução de fraudes: utiliza autenticação por senha, biometria ou localização para garantir que apenas o próprio colaborador registre o ponto.
Vantagens da Pontotel
A plataforma Pontotel é a melhor e mais completa opção de ponto digital para empresas que querem ter um controle de ponto eficiente e estratégico. Além de todos os benefícios já presentes no REP-P, nosso sistema se destaca dos demais devido a segurança reforçada, confiabilidade, suporte facilitado, interface intuitiva e integrações entre sistemas!
Agilidade no fechamento da folha de ponto
Pela Pontotel ser um sistema automatizado, ao utilizá-la, não é preciso perder tempo com processos manuais, como cálculos de horas trabalhadas, horas extras, etc., o que facilita e agiliza o processo de fechamento de folha.
“O sistema é muito intuitivo; ao entrar na tela, você já sabe como trabalhar com ela. Facilitou bastante o fechamento de ponto, que antes levava uma semana, e agora é feito em dois ou três dias.”, comenta Mário Jorge, analista de RH/DP da LEV, que adotou o sistema Pontotel em sua empresa.
Integração com sistemas de folha de pagamento
A Pontotel também permite integração direta com sistemas de RH, o que agiliza o fechamento da folha de ponto. Com os dados centralizados e atualizados em tempo real, o processo se torna mais rápido, os erros manuais são reduzidos e a equipe de DP fica livre para focar em tarefas mais estratégicas.
Segurança em primeiro lugar
Na Pontotel, a proteção dos dados da empresa e dos colaboradores é levada a sério. Nosso sistema conta com criptografia, garantindo que as informações estejam seguras tanto no envio quanto no armazenamento.
Para reforçar ainda mais essa proteção, a ferramenta possui recursos como biometria facial, autenticação por senha, geolocalização e verificação em duas etapas, dificultando qualquer tentativa de acesso indevido ou fraudes no registro de ponto.
Gostou e quer saber mais? Se sim, preencha o formulário abaixo com seus dados e aguarde o contato de um de nossos especialistas para te apresentar detalhes sobre a Pontotel, sem custo algum.
Conclusão
Por fim, foi possível perceber que a máquina de bater ponto se tornou um modelo ultrapassado diante das demandas atuais de agilidade, segurança e eficiência.
Em contrapartida, o sistema de ponto digital se apresenta como a melhor alternativa para empresas que desejam modernizar sua gestão de jornada, reduzir erros operacionais e garantir conformidade com a legislação.
Seguindo as dicas apresentadas neste artigo, sua empresa conseguirá modernizar o processo de controle e jornada de ponto a partir de agora.
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