Como o monitoramento de atividades no corporativo pode ser benéfico? Veja todos os detalhes e melhores práticas sobre!
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Time Pontotel 14 de maio de 2024 Gestão de Pessoas
Como o monitoramento de atividades no corporativo pode ser benéfico? Veja todos os detalhes e melhores práticas sobre!
Entenda o que é monitoramento de atividades, como essa prática pode ajudar a empresa e como monitorar os funcionários de forma ética e legal.
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A evolução tecnológica tem causado mudanças em diferentes processos e condutas das empresas, inclusive na forma como elas fazem o monitoramento de atividades dos funcionários. 

Sistemas de segurança, softwares de rastreamento de tempo e ponto digital são apenas algumas das ferramentas que permitem um monitoramento mais preciso e eficiente.

No entanto, esses recursos devem ser utilizados com cuidado para evitar exageros e violações dos direitos dos trabalhadores. Caso contrário, a empresa pode enfrentar problemas como ocorreu com a Amazon, que foi multada em 32 milhões de euros por fazer um monitoramento excessivo e ilegal dos funcionários. 

Para explicar quais são esses cuidados e por que eles são importantes, este artigo abordará os seguintes tópicos:

Boa leitura!

O que é monitoramento de atividades?

O monitoramento de atividades é o processo que permite o acompanhamento do progresso e da conclusão de tarefas e projetos

Esse processo é realizado com o apoio de ferramentas específicas, que variam conforme o contexto em que o monitoramento é feito. Ele pode ser realizado em diversos contextos, desde a gestão de projetos em empresas até a organização pessoal de tarefas do dia a dia.

Qual o objetivo do monitoramento de atividades no ambiente corporativo?

mulher usando fones de ouvido e sentada de frente para o computador

O objetivo do monitoramento de atividades no mundo corporativo é melhorar a produtividade, a eficiência e o desempenho das equipes

Esse objetivo pode ser alcançado porque o acompanhamento do progresso das tarefas, bem como do tempo gasto em cada uma delas, permite a identificação de possíveis problemas e pontos de melhorias. 

A partir dessas informações, a gestão pode definir estratégias para otimizar processos, aumentar a produtividade da equipe e tomar decisões mais assertivas.

O impacto da adoção dessas estratégias corretivas pode promover melhorias em vários aspectos organizacionais, como na segurança do trabalho, na proteção de dados, na satisfação dos funcionários e na reputação da empresa.

Como funciona o monitoramento de atividades na empresa?

O monitoramento de atividades é feito a partir da coleta e análise de dados sobre diferentes aspectos do negócio. A captação e o processamento dessas informações até podem ser feitos manualmente, ou seja, por observação direta e registro manual de dados. 

No entanto, o ideal é investir em tecnologias capazes de otimizar esse processo. Isso porque essas ferramentas reduzem os vieses inconscientes que podem interferir nesse monitoramento. 

Além disso, elas facilitam a coleta e avaliação de dados precisos e confiáveis, fatores fundamentais para orientar decisões mais assertivas e impactar positivamente o funcionamento e os resultados da empresa.

O que diz a legislação sobre monitoramento de atividades de funcionário?

Não existe uma legislação específica que trata do monitoramento de atividades de funcionários no Brasil. Ou seja, o tema ainda não é regulamentado de forma explícita pela legislação. 

Mas isso não significa que não existem dispositivos legais que podem ser aplicados nesse tema. A própria Constituição Federal (CF) estabelece regras que devem ser aplicadas no processo de monitoramento dos funcionários. 

Em seu artigo 5º, a CF garante às pessoas o direito à intimidade, à honra, à privacidade e à imagem. Isso indica que o monitoramento de atividades pode ser feito desde que esses direitos fundamentais e invioláveis dos funcionários sejam respeitados.

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) complementa essa orientação. Segundo o artigo 74 da CLT, empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a registrar o ponto dos funcionários para acompanhar sua jornada de trabalho. 

Em outras palavras, os empregadores têm o direito de fiscalizar o trabalho de seus empregados, desde que não invadam sua privacidade. 

Outra legislação que precisa ser mencionada é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que regula como as empresas podem tratar os dados dos seus funcionários. 

Essas leis se complementam e são utilizadas como referência pela jurisprudência do país para julgar processos relacionados ao monitoramento dos funcionários.

Ferramentas e tecnologias para monitoramento de atividades

Conforme explicado, a melhor forma de monitorar as atividades dos funcionários na empresa é contar com o apoio de ferramentas e tecnologias específicas para isso.

Entre os recursos que podem ser utilizados para essa finalidade, os softwares de monitoramento e os sistemas de rastreamento de tempo se destacam.

Entenda o motivo a seguir:

Softwares de monitoramento

Os softwares de monitoramento são sistemas capazes de rastrear as atividades dos funcionários e analisar sua produtividade durante o uso do computador. Esses softwares podem oferecer uma variedade de recursos, que variam de acordo com o objetivo do sistema. 

Por meio dessas tecnologias, é possível ter acesso a recursos como captura de tela, rastreamento de tempo de uso de aplicativos e sites, monitoramento de produtividade e até análises detalhadas sobre os hábitos de trabalho dos funcionários.

Time Doctor, Hubstaff e o Teramind são alguns exemplos famosos de softwares utilizados com essa função de monitoramento nas empresas. 

Sistemas de rastreamento de tempo

Os sistemas de rastreamento de tempo são ferramentas que permitem aos funcionários registrar e monitorar o tempo dedicado a diferentes tarefas e projetos. 

Ao contrário dos softwares anteriores, eles não são utilizados apenas no ambiente corporativo, mas seu uso pode ser vantajoso nesse contexto. 

O Toggl e o Clockify são exemplos de ferramentas específicas de rastreamento de tempo que podem ser utilizadas nas empresas. 

Tipos de atividades que podem ser monitoradas

As tecnologias de monitoramento permitem que as empresas acompanhem várias atividades executadas pelos funcionários. O tipo de tarefa varia conforme a ferramenta utilizada, já que cada uma delas oferece funcionalidades específicas.

O ideal é que a empresa invista em tecnologias capazes de monitorar pelo menos as duas atividades a seguir:

Horas de trabalho

Monitorar as horas de trabalho dos funcionários é essencial para cumprir a legislação trabalhista e fazer o cálculo correto da folha de pagamento

Esse monitoramento envolve o registro dos horários de entrada e saída dos colaboradores, bem como os períodos de pausas e intervalos.

Atividades online

Acompanhar as atividades online dos funcionários significa monitorar como eles usam a internet durante o horário de trabalho. 

Esse monitoramento pode incluir a análise dos sites visitados pelo colaborador e o tempo gasto em cada um deles, por exemplo. 

O objetivo é entender como esses trabalhadores gastam o seu tempo de trabalho e se eles cumprem as políticas internas da empresa. 

Benefícios do monitoramento de atividades

mulher sentada em frente ao notebook e mostrando gráficos para a tela

A principal vantagem de investir no monitoramento de atividades dos funcionários é a possibilidade de identificar problemas que afetam a produtividade das equipes e até a saúde financeira da empresa. 

A partir dessa identificação, fica mais fácil definir estratégias para mitigar falhas, reduzir custos operacionais e otimizar o fluxo de trabalho, melhorando o desempenho organizacional.

Além disso, os dados de monitoramento ajudam a avaliar o desempenho dos funcionários. Isso orienta os gestores a trabalhar seus pontos de melhoria, aproveitar suas potencialidades e aumentar sua produtividade.

O monitoramento de atividades também é importante para garantir que os funcionários estão cumprindo políticas internas e padrões de segurança no local de trabalho. Dessa forma, é possível identificar e solucionar falhas com antecedência, reduzindo problemas relacionados à segurança do trabalho e à proteção de dados.

Essas e outras vantagens são possíveis porque o monitoramento de atividades fornece dados concretos e mensuráveis que facilitam a tomada de decisões estratégicas e operacionais na empresa. 

Em outras palavras, o acompanhamento de atividades ajuda líderes e gestores a tomar decisões mais informadas, que impactam positivamente o funcionamento e o sucesso da organização.

Melhores práticas para monitoramento de atividades

Monitorar os funcionários é uma prática permitida por lei, desde que as empresas façam esse acompanhamento de forma ética e transparente. Caso contrário, elas podem enfrentar problemas trabalhistas, prejuízos financeiros e até prejudicar sua imagem no mercado. 

Para evitar problemas, é fundamental que as organizações adotem algumas medidas específicas. A primeira delas é definir como esse monitoramento será feito, incluindo procedimentos, tecnologias e setores envolvidos nesse processo.

No entanto, a empresa deve se certificar de monitorar apenas atividades relacionadas ao trabalho, concentrando-se somente nas tarefas necessárias para que alcance seus objetivos e cumpra suas obrigações legais.

Outra prática importante é criar um regulamento específico para tratar desse tema e integrá-lo às políticas internas do negócio. Esse regulamento deve deixar claro como esse monitoramento será realizado, qual a sua importância e quais as ferramentas utilizadas nesse processo. 

Além disso, ele deve ser divulgado e explicado para os funcionários. Afinal, a comunicação clara sobre essa prática é fundamental para garantir a transparência da empresa. 

Isso pode ser feito por meio dos canais de comunicação internos e durante o processo de admissão do funcionário. O ideal é que essa prática seja incluída no contrato de trabalho, formalizando o consentimento do trabalhador sobre a conduta da empresa. 

Além dessa medida, é importante que a empresa promova treinamentos, especialmente para gestores e líderes de departamento, para tratar sobre o assunto. 

Isso é fundamental para garantir que todos entendam que os recursos de monitoramento devem ser utilizados com bom senso, proporcionalidade e apenas para fins trabalhistas. 

Seguindo essas dicas básicas, é possível aproveitar os benefícios do monitoramento, aumentar a segurança jurídica da empresa e evitar abusos e ações indevidas.

Como um controle de ponto ajuda no monitoramento de atividades?

Um sistema de controle de ponto eletrônico, especialmente aquele classificado como REP-P, é uma solução avançada focada no acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores. Esse tipo de sistema pode ser utilizado tanto como software de monitoramento quanto como uma solução de rastreamento de tempo.

Afinal, ele permite que os funcionários batam o ponto de forma digital, por meio de aplicativos ou sistemas web. Isso facilita o registro dos horários de entrada e saída, e dos intervalos dos colaboradores. 

Com base nesses dados, a empresa consegue monitorar as horas de trabalho dos trabalhadores e contabilizar atrasos, faltas, horas extras, entre outros apontamentos, de forma mais precisa e eficiente. 

Além disso, o acesso a dados precisos e recursos que automatizam o tratamento de ponto, otimizam o fechamento da folha de pagamento e facilitam a avaliação de desempenho dos funcionários.

Esse conjunto de recursos oferecidos pelo controle de ponto eletrônico ainda reduz os riscos de fraudes e erros no registro do ponto. 

Por conta dessas e outras tecnologias, a ferramenta é considerada uma aliada importante da empresa para não apenas monitorar os colaboradores, mas também cumprir suas obrigações legais.

Qual o melhor controle de ponto para monitoramento de atividades?

A Pontotel é a melhor solução de controle de ponto para monitorar as atividades dos funcionários da sua empresa! Nossa plataforma oferece recursos avançados que permitem o registro, a gestão e o tratamento do ponto em um único lugar. 

Esses recursos podem ser acessados via aplicativo ou sistema web de forma simples e rápida, facilitando a marcação do ponto e o acompanhamento dos dados registrados em tempo real. 

Além disso, nossa solução ainda otimiza a gestão do banco de horas, a automatização do cálculo da folha de ponto, a geração de relatórios, entre outras atividades-chave do RH.

Com a Pontotel, os dados dos seus funcionários e do seu negócio também estão seguros, já que a plataforma é 100% adequada à Portaria 671 e à LGPD.

É por isso que empresas importantes de diversos segmentos do mercado escolheram a Pontotel!

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Conclusão

O monitoramento de atividades é uma estratégia corporativa que visa melhorar as tomadas de decisões, otimizar operações e impulsionar o crescimento das empresas. 

Conforme explicado, esses objetivos podem ser alcançados porque o monitoramento permite que a organização tenha acesso a dados precisos e seguros sobre o trabalho dos seus funcionários. 

No entanto, para garantir a legalidade dessa prática, a empresa deve utilizar processos e tecnologias que preservem os direitos legais dos funcionários, incluindo a privacidade e a proteção de dados. 

Por esse motivo, é importante que as ações relacionadas ao acompanhamento da jornada e das atividades dos trabalhadores se concentrem apenas no âmbito profissional. 

Além disso, elas devem ser definidas e conduzidas de forma ética e justa. Dessa forma, é possível garantir a eficiência e a legalidade desse monitoramento.

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