Saber como gerir um escritório é o primeiro passo para o sucesso da empresa. Afinal, quem gere bem um negócio consegue manter a motivação dos colaboradores em dia e, consequentemente, eleva a produtividade desses profissionais.
A eficiência na gestão do escritório é dependente de uma boa administração dos recursos que a empresa tem, sejam eles materiais ou humanos. Quando a organização consegue administrar bem seus recursos, têm mais chances de obter bons resultados.
Entretanto, para isso, é importante saber quais passos seguir para alcançar a eficiência ao gerir um escritório, sem cometer erros que comprometam o bom andamento das tarefas e atrapalhem a motivação das equipes e o engajamento dos funcionários.
Este conteúdo abordará os seguintes assuntos em torno da gestão de escritório:
- O que é uma boa gestão de escritório?
- Por que é importante saber como gerir um escritório?
- Desafios comuns na gestão de escritórios
- Como gerir um escritório com eficiência?
- Principais erros ao gerir um escritório: o que evitar?
Boa leitura!
O que é uma boa gestão de escritório?
A boa gestão do escritório envolve a eficiência na administração de recursos materiais e humanos. Ela garante maior produtividade das equipes e tomadas de decisões estratégicas e assertivas.
É importante ressaltar que não existe uma receita única para o sucesso na gestão de todas as empresas. Cada organização deve reconhecer suas necessidades e criar ações para que o seu funcionamento se torne efetivo.
Neste processo, é importante se atentar à comunicação interna eficaz, bom gerenciamento do tempo, definição de prioridades e automatização de processos, que podem ser um apoio na busca pela boa gestão, mas tudo de forma personalizável.
Por que é importante saber como gerir um escritório?
Saber como gerir um escritório é fundamental para a empresa conseguir alcançar o sucesso com facilidade, afinal, a gestão correta do negócio é resultado de um planejamento adequado e uma organização de atividades conforme o que a empresa precisa.
Além disso, ao saber como gerir um escritório, a organização consegue:
- Garantir a eficiência operacional;
- Elevar a produtividade das equipes;
- Melhorar a comunicação entre empresa e empregados;
- Evitar desperdícios e gastos desnecessários;
- Tomar decisões baseadas em insights gerados pela boa gestão material e humana;
- Aumentar a resiliência profissional;
- Atentar-se em cumprir a legislação trabalhista com maior facilidade;
- Permitir um ambiente de trabalho mais agradável e satisfatório.
Desafios comuns na gestão de escritórios
Para saber como gerir um escritório de forma efetiva, a empresa precisa obrigatoriamente conhecer alguns dos principais desafios que são parte deste processo. Conheça alguns deles a seguir.
Conflitos internos
A boa gestão de um escritório depende da facilidade que os gestores têm para lidar com os conflitos internos. Toda empresa possui trabalhadores com experiências pessoais e profissionais distintas, e saber lidar com essas diferenças é fundamental.
Quem sabe como gerir um escritório tem as competências de ouvir os colaboradores, aceitar opiniões distintas e principalmente mediar conflitos para a resolução ser boa e justa para todas as partes.
Também é importante usar os conflitos como oportunidades para melhorar processos, políticas e relações. Saber fazer isso de forma efetiva mostra que os gestores são capazes de gerir um escritório.
Motivação da equipe
Quando o líder sabe como gerir um escritório, ele abre portas para a utilização de recursos que impactam diretamente na motivação das equipes. Isso ocorre porque a boa gestão visa a criação de ações para que os profissionais se sintam motivados e engajados.
Afinal, ao gerir bem o escritório, a empresa sabe reconhecer que os funcionários são o seu maior patrimônio, e que motivá-los é essencial para elevar a produtividade deles e para o negócio alcançar o sucesso.
De acordo com uma pesquisa da Gallup, empresas com funcionários desmotivados custam, em perda de produtividade, mais de 500 bilhões de dólares, principalmente em função da queda de desempenho e do aumento das taxas de absenteísmo.
Adaptação a mudanças externas
Quando o escritório está bem gerido, ele tem maior facilidade para se adaptar a mudanças extremas, quando necessário. Qualquer mudança exige flexibilidade, e a boa gestão é capaz de incentivar os colaboradores a reconhecer que mudanças podem ser positivas.
Contudo, tal gestão tem o desafio de se utilizar de ferramentas, treinamentos e formações que dão suporte emocional aos profissionais, inclusive oferecendo recursos para que essas mudanças extremas não sejam traumáticas.
Manutenção da eficiência operacional
A eficiência operacional garante o sucesso dos processos da empresa. Porém, muito mais do que alcançá-la, é importante encontrar caminhos para sua manutenção ao longo dos dias.
A boa gestão do escritório se desafia diariamente na manutenção dessa eficiência operacional. Por isso, é necessário desenvolver constantemente ações para motivar os colaboradores e criar treinamentos para o desenvolvimento dos profissionais, permitindo que eles estejam mais preparados para encarar os desafios futuros.
Como gerir um escritório com eficiência?
Se a sua empresa busca instrumentos para ter como gerir um escritório com eficiência, é importante conferir alguns pontos que não podem faltar neste processo para garantir a eficiência na execução das tarefas. Veja-os a seguir.
Organização e comunicação
Crie na rotina da empresa canais de comunicação claros e eficazes quanto às obrigações dos trabalhadores e às etapas a serem cumpridas para obter sucesso na execução das atividades.
Defina bem quais canais a sua empresa prefere para manter a gestão e a organização das tarefas em dia — e-mail, aplicativos de mensagens ou reuniões regulares.
Esse alinhamento permite que a produtividade seja elevada e que não haja dúvidas nas tarefas, fazendo com que, assim, todos foquem no mesmo objetivo
Bem-estar da equipe
Para saber como gerir um escritório com eficiência, a empresa precisa também focar no bem-estar da equipe. Como dito anteriormente, os funcionários são o maior patrimônio da organização, e precisam estar engajados para ela alcançar o sucesso.
Nesse sentido, é importante desenvolver ações voltadas para o bem-estar físico e emocional dos colaboradores, seja por meio de planos de carreira, pacote de benefícios, horários flexíveis, cultura de feedbacks e outros.
As pesquisas de clima e satisfação podem ajudar a medir o engajamento e o bem-estar dos profissionais, entregando aos gestores importantes insights para as tomadas de decisões.
Monitoramento de desempenho
Monitorar o desempenho dos colaboradores é essencial para gerir um escritório com eficiência. O sucesso da empresa depende da alta produtividade e da qualidade do trabalho, logo, ela precisa acompanhar com atenção o trabalho dos seus funcionários.
Isso pode ser feito por meio de vários tipos de avaliações, como: autoavaliação, 180º, 360º, por competência, por objetivo, entre outros modelos.
Cada informação gerada por esses métodos podem trazer indicadores importantes para a empresa desenvolver ações para melhorar o desempenho e a produtividade dos colaboradores.
Tecnologia para automatizar processos
A tecnologia é um grande apoio para quem deseja possuir ferramentas para ter como gerir um escritório de maneira estratégica. A automatização de processos não só agiliza a rotina de trabalho, mas também oferece dados importantes para a empresa tomar decisões.
Com a automatização, por exemplo, muitos setores passam de burocráticos para estratégicos, tornando-se mais ágeis e eficientes para antecipar problemas e encontrar soluções mais rapidamente.
Gestão da jornada dos funcionários
A gestão de jornada dos funcionários é outro ponto de destaque para saber como gerir um escritório com eficiência. Um controle de ponto correto pode auxiliar na diminuição do absenteísmo e em uma organização melhor do dia a dia de trabalho dos colaboradores.
Isso porque a gestão de jornada revela dados de entrada, saída, intervalos, faltas, atrasos e horas extras, permitindo que a empresa visualize com maior clareza o tempo que o colaborador está de fato trabalhando.
Assim, ela consegue fazer cortes em horas extras desnecessárias, organizar melhor suas escalas de trabalho e identificar possíveis motivos para faltas e atrasos recorrentes, trazendo, assim, maior eficácia no funcionamento do escritório.
Como fazer uma gestão de jornada com eficiência?
A gestão de jornada pode ser feita com eficiência por meio de plataformas que ofereçam à empresa uma gestão de dados em tempo real, via web e aplicativo, e garantam a autenticidade dos registros.
Isso pode ser realizado por meio do sistema REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa), que oferece uma gestão de dados em nuvem, com acesso a qualquer hora e lugar e de acordo com todas as regras trabalhistas da LGPD, da CLT e da Portaria 671.
A eficiência desse modelo de gestão de jornada está totalmente ligada a uma boa gestão de escritório, pois permite ainda maior agilidade no acesso às informações, na identificação de problemas e no fechamento da folha de pagamento, com um controle de ponto totalmente flexível, que funciona online.
Além disso, essa flexibilidade dá ao colaborador múltiplas possibilidades para registrar o ponto: por biometria facial, reconhecimento de voz e geolocalização, até mesmo offline.
Mas qual a melhor plataforma de ponto do mercado? A Pontotel tem o melhor sistema de controle de ponto, oferecendo uma plataforma que alia tecnologia de ponta a uma gestão focada em pessoas. Quer saber mais sobre a nossa ferramenta? Entre em contato com um dos nossos consultores.
Principais erros ao gerir um escritório: o que evitar?
A gestão de um escritório, porém, não depende apenas da identificação dos pontos geradores de eficiência nos processos. É importante também que a empresa faça uma análise dos principais erros que podem levá-la ao insucesso na gestão do escritório.
Nesse sentido, confira alguns dos problemas que a organização deve evitar:
- Falta de planejamento na execução de tarefas;
- Falhas de comunicação entre empresa e empregado;
- Dificuldade para se adaptar às mudanças;
- Não priorizar tarefas importantes;
- Má gestão do controle de ponto;
- Ignorar a legislação trabalhista;
- Escassez de investimentos em tecnologia;
- Ficar alheia à própria saúde financeira.
Conclusão
Ao longo deste conteúdo, foi explicado a importância da boa gestão de um escritório e quais impactos esse gerenciamento pode ter para a empresa alcançar seus objetivos.
Para que isso ocorra, no entanto, o negócio precisa valorizar seu maior capital, os funcionários, para, assim, evitar os erros mais comuns no processo de gestão dos recursos materiais e humanos, tomando decisões que garantam a eficiência operacional.
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