Controle de Ponto: como você pode melhorar na sua empresa

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Você percebeu que todos os dias surgem novos sistemas de controle de ponto no mercado? E que esses sistemas são apresentados como a melhor escolha para sua empresa?

Entretanto, as empresas são um pouco vagas sobre qual o real benefício de adotar um registro de ponto. Por isso eu te pergunto: será que você precisa mesmo daquele sistema de ponto convencional?

Eu sei o que você está pensando: “Como escolher o sistema ideal para minha empresa?”.  

Mas antes de te falar sobre os sistemas, você precisa entender algumas coisas sobre controle de frequência. Vamos começar com a pergunta principal.

Afinal, por que você precisa de um controle de ponto?

Antes de tudo, você consegue chutar quantos processos trabalhistas relacionados a controle de frequência passam pelo TST (Tribunal Superior do Trabalho) por ano?

Só em 2016 foram 95.363

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E se eu te disser que grande parte desses processos trabalhistas poderiam ter sido evitados se as empresas tivessem um sistema de controle de ponto, você acreditaria? Mas é exatamente isso que eu quero te mostrar.

Grande parte dos processos estão relacionados à falta ou o mau gerenciamento do controle de ponto, confira.

Hora extra –  54.973 processos trabalhistas;

Intervalo intrajornada – 30.187 processos trabalhistas;

Repouso semanal remunerado – 10.203 processos trabalhistas;

Feriado trabalhado – 10.203 processos trabalhistas.

Você deve estar se perguntando: por que tantas empresas ainda encontram dificuldades para gerenciar o controle de ponto?

O controle de ponto pode ser uma tarefa bem complicada, principalmente quando você não tem a plataforma correta.

Seria um sonho se todos os colaboradores registrassem os horários da jornada de trabalho da forma certa. Entretanto a realidade é outra. Todos os dias as equipes de Recursos Humanos lidam com: admissão, férias, afastamentos, atrasos, faltas, horas extras e muito mais.

Agora, imagine todos esses processos em uma empresa com 300 colaboradores. Como a equipe de RH conseguiria administrar todas as rotinas sem sistemas modernos para otimizar as atividades?

Fugir da modernização é como recusar dinheiro ou pedir por prejuízo é o caso das empresas com sistema de ponto antigo.

Mas antes te mostrar os modelos de sistema de controle de ponto, gostaria de te fazer uma pergunta: Você sabe como funciona a legislação de ponto?

Registro de Ponto CLT – O que determina a lei

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Você sabia que o Brasil é um dos países que possui a legislação trabalhista mais completa?

Afinal somos um dos poucos que possui uma lei específica só para regulamentar a adoção de sistemas de controle de ponto. São elas 1510/2009 e 373/2011.

Deixa eu te explicar como elas funcionam.

Criada em 2009, a portaria 1510, também conhecida como “Lei do Ponto Eletrônico”, revolucionou a forma com que as empresas controlavam as jornadas de trabalho dos colaboradores.

A lei determinou que estabelecimentos com mais de 10 colaboradores são obrigados a  adotar um sistema de ponto eletrônico (SREP). Sendo eles: registro de ponto manual, mecânico ou eletrônico. O objetivo foi modernizar os instrumentos de registro de ponto, que passaram a atender uma série de requisitos, tais como:

  • Porta fiscal para captação das informações;
  • Impressora de bobina de papel para emitir o comprovante de registro do funcionário;
  • Memória de registro;
  • Relógio Interno.

Mas veja, a portaria 1510 é de 2009. Quantas coisas mudaram no mercado de trabalho nesses 9 anos?

A chegada da Era da informação trouxe novas mudanças no mercado e a gestão dos negócios ficou muito mais dinâmica. A transformação digital quebrou os paradigmas hierárquicos e burocráticos. E essas mudanças estão apenas começando.  

Mas o que isso tem a ver com a legislação do ponto?

As mudanças do mercado de trabalho exigem novas leis para regulamentá-las e criar padrões que beneficiem empresas e trabalhadores. Esse é o caso da portaria 373/2011 do Ministério do Trabalho.

Acompanhando as constantes mudanças e as novas possibilidades de tecnologias para o gerenciamento do controle de frequência, o governo resolveu criar uma nova portaria para regulamentar os sistemas de controle de ponto alternativos.

A portaria 373/2011 permitiu que empresas adotassem sistema alternativos, desde que acordadas via convenção ou acordo coletivo de trabalho. Não se preocupe, a nova lei não alterou a portaria 1510. Ela apenas possibilitou a adoção de outros sistemas em substituição ao REP para atender às necessidades de cada empresa.

Além disso, a lei estipulou que as empresas não devem proibir que funcionários registrem o ponto ou exigir autorização de superiores para marcação no caso de horas extras.

O funcionário precisa mesmo assinar a folha de ponto?

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Em 2015, um quarto dos mais de 2 milhões de processos trabalhistas tinham acusações de horas extras não pagas ou jornadas de trabalho irregulares.

E você sabe como as empresas fazem para comprovar que não haviam horas extras? Ou que elas foram pagas corretamente na folha de pagamento? E as jornadas de trabalho? Como provar que elas foram realizadas de acordo com a legislação?

Nesses casos, o espelho de ponto serve como prova de que a empresa cumpre as determinações  da leis trabalhistas.

A lei não estipula a obrigatoriedade de coletar as assinaturas dos colaboradores. Mas vale ressaltar que toda  empresa deve levar em consideração que a assinatura do espelho do cartão de ponto é uma forma de se resguardar juridicamente.

Veja bem, se todo final de mês o colaborador tiver a oportunidade de conferir as informações do seu cartão de ponto, a chance de acontecer erros diminuiu. Afinal, o próprio funcionário poderá verificar se os horários de entrada, pausa para almoço e saída estão corretos.

Dessa forma, se houver algo errado no cartão de ponto, ele pode informar ao gestor. 

Quanto tempo eu devo guardar os espelhos assinados pelos colaboradores?

Você viu acima que a legislação do ponto especifica que os sistemas precisam ter memória de registro. Além disso sua empresa precisa coletar as assinaturas dos colaboradores no espelho de ponto. Mas para quê serve tudo isso? E quanto tempo você precisa guardar essas informações?

Vejamos, o papel do Ministério do Trabalho (MT) é assegurar que sua empresa está trabalhando dentro das especificações da lei. Mas como sua empresa consegue provar isso?

Sim, é exatamente como você deve estar imaginando agora, por meio do envio das informações para os órgãos competentes. Mas hipoteticamente sua empresa sofreu um processo sobre o pagamento de horas extras de um colaborador a 3 anos atrás.  

E agora, como você prova que as horas extras realizadas pelos seus colaboradores foram pagas na folha de pagamento?

É justamente por isso que a portaria 1510/2009 estipula que todo relógio ponto deve conter registro de memória. Por essa razão, a lei estipula prazos para que as empresas armazenem informações trabalhistas, tributárias e fiscais. Dessa forma, em caso de auditoria do Ministério do Trabalho a empresa terá todos os dados arquivados.  

É justamente por isso que a portaria 1510/2009 estipula que todo relógio de ponto deve conter registro de memória. Mas não para por aí, a lei estipula prazos para que as empresas armazenem informações trabalhistas, tributárias e fiscais, para o caso de alguma auditoria do Ministério do Trabalho.

No caso das informações referente aos espelhos de ponto, o prazo é de 5 anos. Agora você deve estar se perguntando, como minha empresa pode armazenar essas informações de 10 mil funcionários? Precisaria de um espaço enorme.

Mas deixa eu te contar um jeito fácil para você guardar todas essas informações, até mais do que 5 anos.

Segundo pesquisa da Deloitte, 56% das empresas já reformularam seus processos de gestão de pessoas para aproveitar ferramentas digitais.

Isso também quer dizer que, parte dessas empresas investem em ferramentas que armazenam as informações na nuvem. Mas o que isso quer dizer?

A grosso modo, significa que as informações estão sendo armazenadas em um servidor externo. Dessa forma à empresa que pode ser acessado por meio de dispositivos em qualquer lugar e horário. Ou seja, o arquivo morto deixou de ser um espaço físico e passou para a internet.

Agora deixa eu te contar outra coisa: já existem sistemas de controle de ponto que armazenam os espelhos de ponto na nuvem. Tudo pode ser feito de forma online.  

Mas não se preocupe, vou detalhar como funcionam todos os sistemas de controle de ponto.  

Como escolher o sistema ideal para sua empresa?

Se você buscar no Google “Sistemas de Controle de Ponto” você vai encontrar no mínimo  50 sistemas de ponto diferentes.

Mas antes de qualquer coisa, você precisa entender qual a necessidade da sua empresa. Será que você precisa de um sistema de ponto manual, mecânico ou eletrônico?

Deixa eu te mostrar a diferença entre eles.

Como funciona o sistema de registro de ponto manual?

Já tentou fazer fogueira com pedra? Agora você deve estar me perguntando, por que eu tentaria fazer uma fogueira com pedra se eu tenho fósforo e isqueiro?

Essa é a mesma lógica da utilização do sistema de controle de ponto manual, também conhecido como Livro de Ponto.

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O livro de ponto é a forma mais antiga e barata de se fazer o controle da jornada dos colaboradores. Entretanto, além de ultrapassado, esse método é o mais difícil e suscetível a erros, veja na prática o porquê.

A utilização desse método é simples: a empresa disponibiliza um livro onde os colaboradores podem ir anotando os horários de entrada, pausa para almoço e saída.

Mas e se o funcionário rasurar? Ou se por algum motivo ele esquecer de registrar o horário de entrada e quiser anotar a informação na hora do almoço, ele consegue?

A resposta é: sim.

É exatamente por este motivo que o livro de ponto é um método inseguro para se fazer o controle de horas dos colaboradores. Além da insegurança, esse método exige que as equipes de RH percam muito tempo transcrevendo as informações para serem enviadas para a folha de pagamento.

Para você ter uma ideia, em uma empresa com até 50 funcionários, o RH levaria aproximadamente 1 semana para computar todas as marcações do mês. Agora, imagina em uma empresa com 300 colaboradores ou mais. Seria quase impossível, né?

E se você adotar um relógio de ponto?

O sistema de ponto cartográfico, muito conhecido como relógio de ponto, é outro método que surgiu no mercado para auxiliar empresas no controle das horas trabalhadas.

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Nesse sistema, o empregador disponibiliza mensalmente um cartão de ponto para os colaboradores registrarem os horários de trabalho.

Mas diferente do livro de ponto, o colaborador registra as informações por meio de um relógio que fica instalado na parede de entrada das empresas. Dessa forma, ele insere o cartão e o relógio marca o horário.

Apesar de solucionar o problema com rasuras, esse método é tão ultrapassado e inseguro quanto o anterior. Isso porque as equipes de Recursos Humanos precisam transcrever todas as informações dos cartões de ponto para o seu sistema de folha. Ou seja, além de precisar de muito tempo para transcrever esse processo, é passível de erros operacionais que podem passar despercebidos no momento de conferência.

O controle de ponto eletrônico é ideal para todo tipo de empresa?

Você deve estar se perguntando se o controle de ponto eletrônico é tudo isso mesmo

Pense da seguinte forma: se sua empresa precisasse das informações sobre o horário de entrada de um colaborador, seria mais fácil consultar por meio de um sistema, ou esperar até o fim do dia para ter acesso a folha ou cartão de ponto do colaborador?

A resposta é: mais fácil consultar por meio de um sistema. É por isso que o ponto eletrônico é a ferramenta ideal quando falamos de controle de frequência.

O controle de ponto eletrônico é uma opção que traz mais segurança e agilidade para as empresas. Essa ferramenta permite que os colaboradores registrem a jornada de trabalho em um relógio de ponto, onde as informações ficaram armazenadas.

A desvantagem desse método é que as informações ficam armazenadas no aparelho, e precisam ser coletadas por um pen drive ou HD. Além disso, precisa de sistemas complementares para fazer os ajustes como: inserção de horas faltantes, atestados médicos, contagem de horas extras, atrasos entre outros dados.

É justamente por conta desses pequenos problemas que as pessoas começaram a dar mais atenção ao sistemas de controle de ponto alternativos.

O que os sistemas de ponto alternativos fazem que os outros métodos não fazem?

Eu poderia citar todas as vantagens desse modelos de relógio digital, contudo vou resumir tudo em 4 palavras: controle em tempo real.

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De primeira, pode parecer um tanto irrelevante, mas pensa em como seria ter as informações de quem está atrasado, faltou ou fez hora extra. Ou quem são os colaboradores que mais se atrasam, que fazem adicional noturno.

Embora existam motivos para as empresas adotarem sistemas de controle de ponto, hoje, eles são mais seguros, eficazes e modernos. Suas funcionalidades vão além do simples registro de ponto. Essas ferramentas são essenciais para tomada de decisões, gerenciamento de equipe e alimentação de BI de uma empresa.

Seria realmente muito útil para as empresa, não é mesmo?

Com esse tipo de informação em mãos, daria para verificar quem são os melhores colaboradores e tomar decisões gerenciais precisas.

Tudo isso não está voltado apenas para as grandes organizações, o controle de ponto alternativo também é uma ótima ferramenta para pequenos e microempreendedores. Isso porque são sistemas baratos, acessíveis, que possibilitam o gerenciamento em tempo real e à distância.

Eu separei uma tabela que vai te ajudar a perceber na prática o que cada modelo de sistema de ponto atende.

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Conclusão

Olha, eu não estou tentando te convencer a adotar um sistema de controle alternativo. Mas acho que toda empresa deveria pensar em migrar seus sistemas antigos e burocráticos para novas ferramentas que podem agilizar o processo de controle da sua empresa. Se você quiser saber mais só clicar nesse link e veja como esse sistema pode atender a sua empresa.  

Controle de registro de ponto alternativo é uma das melhores maneiras de você otimizar processos da sua equipe de RH e acabar com as dores de cabeça no final  do mês.

Eu sei que você está procurando outras soluções, de como fazer o controle de frequência dos seus colaboradores sem gastar muito dinheiro. Mas antes de contratar qualquer serviço, pense bem se ele vai te atender a longo prazo e nos benefícios que a ferramenta vai proporcionar a você. Nesse caso, aquele jargão “O barato custa caro” se aplica muito bem.

Pesquise bem antes de adotar qualquer sistemas de ponto para sua empresa. Hoje existem ferramentas acessíveis que vão atender suas necessidades e ainda assegurar que o seu processo está sendo feito conforme estabelece a legislação.

E aí, conseguimos te ajudar a escolher o sistema de controle de ponto ideal para sua empresa?


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