A gestão de jornada é uma das rotinas mais importantes no processo de fechamento da folha de pagamento, por isso, é essencial organizar corretamente os dados de jornada. Para facilitar esse processo, o relógio de ponto digital com comprovante é a melhor alternativa.
O relógio de ponto digital oferece boas alternativas para as empresas que buscam melhorar o seu controle de ponto.
Uma dessas opções é a gestão de jornada via programa, que fica alocada em nuvem, com dados de jornada que podem ser acessados em tempo real pela empresa e pelos colaboradores, facilitando, assim, a tomada de decisões.
Com o relógio de ponto digital com comprovante, a empresa traz maior transparência à relação trabalhista, resguarda-se juridicamente quanto ao cumprimento dos horários de trabalho e se torna mais produtiva com um fechamento da folha de pagamento sem erros.
Porém, como adotar o relógio de ponto digital com comprovante, quais vantagens ele pode trazer para a empresa e qual o modelo ideal? Este artigo irá responder essas questões, tratando dos seguintes assuntos:
- Definições: relógio de ponto digital e comprovante de ponto
- O que diz a lei sobre relógio de ponto digital com comprovante?
- Para que serve o relógio de ponto digital com comprovante?
- Quais os tipos de relógio de ponto digital com comprovante?
- Vantagens do relógio de ponto digital com comprovante
- Como escolher o melhor relógio de ponto digital com comprovante para sua empresa?
- Qual o melhor relógio de ponto digital com comprovante?
Boa leitura!
Definições: relógio de ponto digital e comprovante de ponto
O relógio de ponto digital e o comprovante de ponto são itens que fazem parte do controle de jornada dos colaboradores.
Enquanto o relógio de ponto faz parte do controle dos dados, importante para a empresa, o comprovante de ponto serve como garantia de que a jornada está sendo cumprida. Saiba mais sobre eles a seguir.
Relógio de ponto digital
O relógio de ponto digital é um sistema de armazenamento de dados de jornada dos colaboradores. Por meio dele, a empresa consegue controlar e ter acesso às informações de entrada, saída, intervalos, faltas, atrasos e horas extras dos funcionários.
Existem diversas formas de registro de jornada no mercado — manual, mecânico e eletrônico —, mas o relógio de ponto digital aparece como a melhor opção, em função de permitir um controle de dados via web ou aplicativo, com informações armazenadas na nuvem e medidas antifraudes que garantem a autenticidade das marcações.
Uma grande vantagem desses sistemas alternativos de controle de jornada — REP-A, REP-C e REP-P — é que, com eles, a empresa pode optar por um sistema online, que funciona via servidor, sem a necessidade de utilizar equipamentos físicos e com uma gestão de dados em tempo real.
Comprovante de ponto
Já o comprovante de ponto é parte integrante do relógio digital. Trata-se de um documento emitido pelo relógio, de forma eletrônica ou impressa, oficializando a jornada de trabalho cumprida pelo colaborador. Ele é obrigatório para os formatos REP-C e REP-P, de acordo com a Portaria 671.
A função do comprovante de ponto no relógio de ponto digital é detalhar todos os detalhes da jornada do colaborador durante o dia, além das regras dos controles de ponto eletrônico. Esse documento também tem uma importância e validação jurídica, pois comprova, oficialmente, os dados de jornada.
Com isso, tanto a empresa como os colaboradores estão respaldados quanto ao cumprimento dos horários previamente acordados, e, em caso de processos trabalhistas, o comprovante de ponto é a base de consulta para a Justiça do Trabalho verificar se os horários foram cumpridos.
O que diz a lei sobre relógio de ponto digital com comprovante?
A lei sobre o relógio de ponto digital com comprovante diz que todas as empresas com mais de 20 funcionários precisam obrigatoriamente realizar o controle de jornada dos funcionários. Esse detalhe está previsto no art. 74 da CLT:
“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Apesar de a previsão estipular que apenas empresas com mais de 20 funcionários têm essa obrigação, o recomendado é que todo negócio, sem exceção, realize o controle de jornada dos colaboradores.
Afinal, esse controle oferece transparência na jornada de trabalho e evita possíveis fraudes nos registros de ponto e na gestão de dados.
Artigos 79 e 80
Em se tratando da lei, os artigos 79 e 80 da Portaria 671 são muito importantes em relação ao entendimento do relógio de ponto digital com comprovante.
São eles que descrevem os modelos que precisam emitir o comprovante e falam sobre os formatos permitidos, isto é, impresso ou eletrônico:
“Art. 79. O REP-C e o REP-P, definidos no art. 76 e no art. 78, devem emitir ou disponibilizar acesso ao comprovante de registro de ponto do trabalhador, que tem como objetivo comprovar o registro de marcação realizada pelo empregado
[…]
Art. 80. O comprovante de registro de ponto do trabalhador pode ter o formato impresso ou de arquivo eletrônico.”
Os incisos do art. 79 inclusive detalham quais informações devem estar presentes nesse comprovante, sendo que algumas das principais são:
- Dados do colaborador (nome completo e CPF);
- Dados da empresa (nome e CNPJ);
- Endereço da organização;
- Data e horário do registro;
- Modelo de fabricação, se for REP-C, e número de registro Instituto Nacional da Propriedade Industrial, caso seja REP-P.
Portaria 671
A Portaria 671 foi expedida pelo Ministério do Trabalho em novembro de 2021. Ela revogou duas portarias referentes ao controle de ponto eletrônico, a 1510 e a 373, e trouxe novas regras à gestão de jornada.
Essa portaria oficializou 3 modelos de ponto eletrônico: o REP-A, REP-C e o REP-P.
Outra mudança a partir da portaria é justamente em relação à emissão do comprovante. A contar dessa lei, os equipamentos eletrônicos REP-C e REP-P precisam emitir o comprovante de ponto, seja em formato impresso ou eletrônico.
Com as regras da Portaria 671, também não existe mais a necessidade de aprovação em acordo ou convenção coletiva para o uso de sistemas alternativos de controle de ponto, apenas em casos de a empresa optar pelo REP-A.
Por fim, a portaria também eliminou os arquivos fiscais AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais) e criou o modelo AFD.
Para que serve o relógio de ponto digital com comprovante?
O relógio de ponto digital com comprovante serve principalmente para armazenar os dados de jornada dos colaboradores — entradas, saídas, intervalos, atrasos e horas extras.
Porém, suas funcionalidades vão muito além do que simplesmente os registros e o armazenamento de ponto. O relógio de ponto digital com comprovante também consegue gerar relatórios de inconsistências, controlar banco de horas e outros.
Quais os tipos de relógio de ponto digital com comprovante?
Existem 2 tipos de relógio de ponto digital com comprovante, de acordo com a Portaria 671: REP-C e REP-P.
Eles se diferem principalmente quanto à tecnologia utilizada e aos recursos oferecidos. Um deles é mais burocrático — REP-C — e o outro, mais tecnológico — REP-P.
O REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional) é um controlador de ponto físico, que precisa ser instalado na sede da empresa. É um dos relógios mais tradicionais e costuma ficar na parede das organizações.
No REP-C, o funcionário bate o ponto e o equipamento imprime instantaneamente o comprovante daquele registro.
Já o REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa) funciona totalmente online, com um sistema em nuvem, em que o colaborador bate o ponto via web ou aplicativo e recebe um comprovante eletrônico daquele registro. Todos os dados podem ser acessados em tempo real pela empresa.
Ambos precisam, conforme citado no art. 79 da Portaria 671, emitir o comprovante do registro do colaborador, em formato impresso ou eletrônico, com o objetivo de comprovar que a marcação foi registrada.
Vantagens do relógio de ponto digital com comprovante
Adotar o relógio de ponto digital com comprovante traz à empresa uma série de benefícios ao seu dia a dia, a começar pela automatização dessa rotina, que é considerada uma das mais burocráticas da empresa.
Confira a seguir outras vantagens do relógio de ponto digital com comprovante.
Eliminação do uso de papel
O relógio de ponto digital com comprovante elimina o uso de papel, afinal, é um sistema que funciona em nuvem, com os seus documentos armazenados digitalmente.
Com isso, a empresa consegue ter uma redução de custos considerável, além de deixar uma imagem de preocupação com a preservação do meio ambiente, o que pode ser um diferencial no momento de atrair novos parceiros e clientes.
Além disso, a empresa tem maior controle sobre os dados de jornada, sem ter que se preocupar com a perda de algum documento, pois tudo estará armazenado no servidor, agilizando inclusive a busca por algum documento que a empresa necessite.
Redução de custos com manutenção
Os equipamentos antigos de controle de ponto tinham um alto custo de manutenção. Isso porque eram instalados na sede da empresa, e qualquer problema exigia visitas técnicas e em alguns casos até a troca do aparelho.
Ao adotar o relógio de ponto digital com comprovante, a empresa reduz esse tipo de custo, uma vez que o sistema funciona em nuvem, não existindo mais a necessidade de instalação de um equipamento físico.
Sem contar que, como o relógio de ponto digital funciona online, o que não exige manutenções, e em casos de possíveis problemas a empresa que cede o sistema pode gerenciá-lo e corrigir remotamente, sem a necessidade de realizar visitas técnicas, por exemplo.
Integração com sistemas de folha de pagamento
Outro benefício do relógio de ponto digital com comprovante é que ele facilmente se integra aos mais diversos sistemas de folha de pagamento, permitindo que o gestor controle tudo por meio de um único programa.
Essa integração evita possíveis erros na transferência de dados de um sistema para outro, pois tudo no relógio de ponto digital com comprovante é feito de forma automatizada, sem erros e de maneira ágil.
Como escolher o melhor relógio de ponto digital com comprovante para sua empresa?
O melhor relógio de ponto digital com comprovante é aquele que dá um respaldo jurídico à empresa, com um controle de dados em tempo real, e que facilita o registo de jornada dos colaboradores.
O REP-P é o mais recomendado nesses quesitos por ter um armazenamento de dados em nuvem, com acesso às informações de forma online a qualquer hora ou lugar, além de oferecer maior confiabilidade quanto aos dados de registro e aos relatórios em tempo real.
Já o REP-C é uma alternativa mais onerosa à empresa, tanto em relação aos custos de manutenção e instalação como no que se refere à falta de mobilidade e necessidade de um segundo sistema para gerenciar os dados de ponto, já que ele apenas armazena os dados.
Porém, o que levar em conta no momento de escolher um relógio de ponto digital? Saiba a seguir em quais pontos sua empresa deve ficar atenta.
Avaliação das necessidades da empresa
O primeiro passo antes de escolher um relógio de ponto digital é avaliar as necessidades da organização em relação ao controle de jornada dos funcionários. Possuir um controle de ponto digital é ter maior autonomia e controle sobre o ponto dos colaboradores.
Sua empresa busca automatizar processos? Deseja deixar o RH mais estratégico? Quer se respaldar juridicamente quando à jornada dos colaboradores? Quer ter um controle em tempo real de faltas, atrasos, horas extras e outros? Essas são algumas das perguntas a se responder antes de escolher o relógio de ponto ideal.
É importante saber que, com o relógio de ponto digital com comprovante, o negócio pode tomar decisões mais rápidas e estratégicas quanto à gestão de escalas, horas extras, contratação de novos funcionários ou até mesmo corte nas equipes.
Pesquisa de fornecedores confiáveis
A escolha precisa também passar por um processo de pesquisa de fornecedores. Eleger uma empresa confiável fará toda a diferença para que o sistema de ponto entregue todos os benefícios que ele pode oferecer.
Faça uma pesquisa no Google, dê atenção a avaliações e comentários dos usuários do sistema em questão e verifique se ele possui reclamações online. Essa pesquisa evita possíveis escolhas sem embasamento que tragam prejuízos à organização.
Análise de funcionalidades e suporte oferecidos
A análise de funcionalidades e suporte oferecidos também faz toda a diferença para a escolha de um relógio de ponto digital com comprovante eficiente e que esteja de acordo com o que a empresa necessita.
No que diz respeito às funcionalidades, é possível considerar opções para registro do ponto, geração de relatórios, integração com a folha de pagamento, acesso de dados em tempo real, seja por PC ou dispositivos móveis, entre outros.
Já em relação ao suporte, é importante considerar informações oferecidas, apoio ao uso do sistema, horário para suporte, etc. Afinal, caso a plataforma dê problema, será necessário acionar a empresa contratada.
Qual o melhor relógio de ponto digital com comprovante?
A Pontotel tem o melhor sistema para transformar o futuro do controle de ponto da sua empresa com nossa tecnologia para uma gestão humanizada e um controle de ponto feito para todas as pessoas.
Nossa plataforma consegue armazenar e organizar as informações em um só lugar, do registro de ponto à gestão de dados. Com isso, você poderá agilizar suas rotinas de trabalho e deixá-las mais produtivas, transparentes e humanas.
Conheça algumas das vantagens da plataforma Pontotel:
Redução de custos
Com um sistema alocado em nuvem, a sua empresa não precisará mais gastar com a instalação de equipamentos e terá uma redução de custos com manutenções e visitas técnicas.
Geração de dados e informações
A plataforma Pontotel também oferece a emissão de mais de 30 tipos de relatórios, como de inconsistências, faltas, atrasos e tudo que sua empresa precisa para tomar decisões estratégicas em relação à jornada dos colaboradores.
Tranquilidade na gestão de dados
Com a Pontotel, sua organização terá maior tranquilidade no registro de ponto, por meio de um sistema que possui medidas antifraude, que garantem a autenticidade das marcações.
Empoderamento na gestão de dados
Em poucos cliques e na palma da mão, via web ou aplicativo, seu negócio conseguirá gerir os dados de jornada em tempo real.
RH instrumentalizado
Por meio de um sistema completo, centralizado e integrado à folha de pagamento, o RH terá em mãos uma tecnologia que facilita o dia a dia da empresa, trazendo maior alívio para o peso das responsabilidades diárias.
Segurança jurídica
Por fim, a plataforma Pontotel está 100% adequado a CLT, Portaria 671 e LGPD, deixando a empresa mais protegida para comprovar todas as marcações e cumprindo a legislação trabalhista. Preencha o formulário abaixo e um especialista entrará em contato para sanar todas as suas dúvidas!
Conclusão
O relógio de ponto digital com comprovante, sobretudo no modelo REP-P, é a melhor opção do mercado para empresas que buscam automatizar e agilizar seus processos de gestão de jornada e fechamento da folha de pagamento.
Como foi visto neste conteúdo, além de seguro, o relógio de ponto digital dá aos gestores um controle de dados em tempo real, permitindo decisões mais estratégicas e assertivas em relação ao dia a dia de trabalho da empresa.
Entretanto, para aproveitar ao máximo as vantagens que o relógio de ponto digital com comprovante tem a oferecer, a empresa precisa escolher um modelo que atenda as necessidades da organização, desde a automatização dos fluxos de trabalho até a segurança jurídica, com medidas antifraude.
A Pontotel atende todos esses quesitos, com uma plataforma que oferece inovação, humanização e transparência, do registro ao controle de ponto.
Já pensou em automatizar o controle de ponto da sua empresa? Se quiser saber mais sobre o assunto, continue acessando o blog Pontotel.
