Devido a pandemia do novo Coronavírus, muitas empresas se viram na situação de lidar com diversos profissionais distantes do escritório. Por conta disso, o relógio online, também conhecido como ponto digital, se tornou uma alternativa valiosa para o controle da jornada de trabalho dos colaboradores.

Afinal, o relógio de ponto não pode ser utilizado em casa e, por isso, as dúvidas em relação ao registro das horas trabalhadas fora do ambiente empresarial aumentaram, principalmente nos últimos dois anos. Algumas das principais questões estão relacionadas a como realizar o controle do ponto online e a legislação em relação ao uso do relógio digital.

É importante lembrarmos que a internet facilita, cada vez mais, nossas vidas, mudando até mesmo o acompanhamento da carga horária realizada pelos colaboradores da empresa. E, até mesmo antes do período de distanciamento social, o registro de ponto digital vem ganhando forças, facilitando a gestão da jornada em home office e trabalhos externos.

Portanto, preparamos um conteúdo especial explicando o que é o relógio de ponto online, sua funcionalidade, a legislação em relação ao registro e os benefícios dessa solução. Confira a seguir os principais tópicos que iremos abordar:

• O que é um relógio online?
• Usar relógio de ponto online é permitido pela lei?
• Qual a diferença do relógio online para o REP tradicional?
• Como funciona o relógio de ponto online?
• Quais as vantagens do relógio online?
• Principais dúvidas sobre relógio online

Continue conosco e saiba tudo sobre a gestão de pontos com auxílio do relógio online!

O que é o relógio online?

O relógio online é um dos nomes dados ao sistema de ponto alternativo, que é uma maneira moderna de registro de ponto, que torna a marcação de ponto móvel e portátil, trazendo praticidade para a anotação da jornada de trabalho.

Como o relógio de ponto já está consolidado no dia a dia das empresas, para diferenciar o ponto alternativo do REP tradicional, algumas pessoas costumam conhecê-lo como relógio online.

O controle do horário de trabalho da equipe de uma empresa possui extrema importância. Isso porque, além de cumprir com as determinações da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a empresa poderá contar com alguns benefícios ao utilizar um relógio de ponto, como:

• diminuição nos atrasos dos colaboradores;
• aumento da produtividade da equipe;
• praticidade na realização do processamento salarial dos trabalhadores;
• diminuição dos riscos de processos no Ministério do Trabalho.

Entretanto, o registro de início e fim da jornada de trabalho dos colaboradores não deve ser visto como uma obrigação, mas sim um direito. Afinal, somente com essas informações se torna possível realizar o pagamento correto das horas extras realizadas pelo funcionário, seja com créditos no banco de horas ou até mesmo em dinheiro.

Além disso, para os trabalhadores que exercem atividades externas, após bater seu ponto, quaisquer imprevistos e/ou infelicidades que ocorrerem durante o exercício de suas atividades podem ser considerados acidentes de trabalho. Portanto, o mesmo poderá ser amparado pelo INSS caso tenha como comprovar que o fato ocorreu durante sua jornada de atividades remuneradas.

Com isso em mente, devemos citar os diferenciais do uso do relógio de ponto portátil e online! Sendo assim, a principal vantagem dessa opção é o registro dos horários trabalhados pela internet. Dessa forma, o controle poderá ser realizado através do aparelho celular, tablet ou computador, a partir do momento em que ele estiver conectado à rede.

Além disso, para prevenir fraudes, algumas soluções contam com o envio de códigos, senhas, geolocalização, fotos, reconhecimentos faciais e de voz. Assim, o registro de horas trabalhadas é feito de maneira correta e segura, a prova de fraudes!

Outro ponto vantajoso em comparação com o relógio de ponto antigo é a praticidade na realização do registro de entrada e saída do horário de trabalho. Portanto, ele poderá ser feito através de um código de barras (QR Code) ou importação do REP.

Usar relógio de ponto online é permitido pela lei?

De acordo com a legislação, o ponto eletrônico possui intuito de resguardar trabalhadores e empregadores. Dessa forma, ele auxilia a gestão de RH durante a realização do pagamento das horas cumpridas de forma precisa.

Sendo assim, ele pode ser utilizado por empresas que possuem, no mínimo, um funcionário, e se torna obrigatório a partir de 20 colaboradores. Com isso, o ponto online possibilita diferentes formas de realizar o registro, sendo as principais o registro manual, mecânico e eletrônico, além das formas alternativas, de acordo com a portaria 373, como a anotação online.

Portaria 373

A portaria 373 possibilitou a utilização de sistemas de controle de ponto alternativo. Dessa forma, novos modelos de controle do horário de trabalho se tornaram grandes opções para empresas, bem como o software de registro digital.

Após ser instaurada em 2011 pelo Ministério do Trabalho (MT), a norma tornou a jornada de trabalho muito mais prática e tecnológica. Assim, a transformação digital presente no registro de horas trabalhadas otimizou o processo de fechamento de folha de ponto, facilitando o controle do a jornada de trabalho dos colaboradores, permitindo a visualização dos apontamentos em tempo real.

Portanto, para saber como realizar a marcação de ponto corretamente, seguindo as normas presentes na portaria 373, confira o trecho a seguir retirado do artigo 74 da CLT:

§ 2º – Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)

De acordo com a lei, as empresas devem manter os registros da jornada de trabalho de forma acessível para seus colaboradores, incluindo funcionários isentos do cumprimento de horários específicos de trabalho. Dessa forma, é necessário que o registro de ponto tradicional conte com as seguintes informações, de acordo com a portaria 1510:

• Horário em que as atividades de trabalho foram iniciadas e encerradas;
• Quaisquer pausas e interrupções, como horários de almoço e lanche;
• Verificação da carga horária realizada semanalmente e diariamente;
• Cabeçalho com o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
• CNPJ/CPF e/ou CEI do empregador;
• Localização;
• Número de fabricação do relógio de registro de ponto;
• Identificação do colaborador (contendo PIS);
• Número Sequencial de Registros.

Além disso, a portaria 373 também define, em seu artigo 3º, os pontos que os sistemas alternativos de registro de horas trabalhadas não devem admitir. Veja quais são eles abaixo:

“I – restrições à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto;

III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

§1º Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:

I – estar disponíveis no local de trabalho;

II – permitir a identificação de empregador e empregado; e

III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.”

Sendo assim, a anotação da jornada de trabalho ocorre da mesma forma expedida pela lei trabalhista. Entretanto, ela poderá ser realizada através do controle de ponto alternativo, como o software online!

Qual a diferença do relógio online para o REP tradicional?

Existem diversos diferenciais em relação ao relógio online e o registro eletrônico de ponto (REP). O principal, como citamos anteriormente, é o fato do sistema digital estar disponível em qualquer lugar, sem necessitar da presença do colaborador na empresa, simplificando o registro da jornada de trabalho da equipe.

Entretanto, a evolução tecnológica do REP,  nos últimos tempos, é notável. Portanto, contando com uma fabricaçãomais moderna, ele possibilita diferentes formas de marcação dentro do ambiente de trabalho, como mostramos a seguir:

• Biometria: o ponto é registrado a partir da impressão digital do colaborador;
• Cartão magnético: o funcionário recebe um crachá com sua identificação individual e o encosta em uma superfície magnética para registrar o horário de entrada e saída;
• Senha: o colaborador receberá uma senha individual cadastrada para registrar sua jornada de trabalho.

Já o ponto online possui um sistema muito mais prático. Afinal, seu software é compatível com diferentes dispositivos conectados à internet. Dessa forma, o controle de ponto é realizado sem a necessidade de sistemas auxiliares, sendo completo e independente, além de trazer praticidade para a gestão, pois os registros podem ser monitorados em tempo real.

Além disso, como apresentamos em tópicos anteriores, o relógio digital de ponto também possui uma forma variada de registro de horas, possuindo também em sua composição o sistema de tratamento facilitando assim o fechamento de ponto.

Sendo assim, o relógio online oferece vários benefícios em relação ao tratamento da jornada de trabalho dos colaboradores. Confira alguns deles:

• Lançamento de atestados para justificar ausências dentro do aplicativo/software;
• Escalas e jornadas de trabalho mais flexíveis, com múltiplas formas de montagem. 
• Organização do banco de horas por período, evento ou compensações.

Em relação ao custo benefício, o relógio digital se destaca em relação ao REP, pois não necessita de gastos com aparelhos e instalações, além de não impactar na conta de luz da empresa. Afinal, basta assinar o plano desejado e manter seus colaboradores conectados para realizarem os registros.

Como funciona o relógio de ponto online?

Agora que já comentamos do que se trata o relógio online, a legislação em relação ao seu uso e seu o diferencial da gestão convencional, é fundamental entender sua funcionalidade. Sendo assim, o software de ponto online traz praticidade para a gestão de RH de diferentes formas. Confira nossos apontamentos a seguir.

Software de ponto em nuvem

Através do registro digital de ponto, o relógio online armazena as informações relacionadas à jornada de trabalho do colaborador numa plataforma cloud. Dessa forma, os dados não comprometem a memória do aparelho utilizado para registro e ficará salvo de maneira segura, onde pessoas selecionadas terão acesso às informações ali compartilhadas.

Além disso, ao serem enviados de forma online, a gestão poderá monitorar os registros em tempo real, sendo computados de maneira automática na folha de ponto. E todas essas informações podem ser acessadas por qualquer dispositivo autorizado, contanto que esteja conectado a internet.

Sistema com várias frentes

O relógio online de ponto ainda garante total praticidade ao usuário e a empresa contratante. Afinal, ele realiza, em uma única plataforma, o registro, a gestão e o tratamento dos dados relacionados ao horário de trabalho dos colaboradores, facilitando a organização do gerenciamento da jornada de trabalho.

Quais as vantagens do relógio online?

Chegou a hora de conhecer quais são os principais benefícios que o relógio de ponto online garante para sua equipe e para os negócios. Veja alguns deles abaixo e saiba como o software de registro de horas pode garantir praticidade no dia a dia da gestão de equipe!

Não precisa da infraestrutura do relógio de ponto tradicional

Como apontamos ao longo do texto, o relógio online de ponto pode ser utilizado em qualquer lugar e a qualquer hora. 

Por conta disso, não é preciso se preocupar com a instalação de relógios pela empresa. Além disso, os gastos com manutenção do aparelho, como troca do papel comprovante e a tinta de impressão podem ser descartados. E por fim, o melhor é que não é preciso que o colaborador esteja presente no negócio para registrar o início e o fim das suas atividades de trabalho, facilitando a adoção do trabalho remoto ou trabalho externo.

Múltiplas formas de marcação de ponto

O colaborador pode contar com diferentes tipos de marcação de ponto. A solução oferecida pela PontoTel, por exemplo, garante diversas formas de registro do início e do fim da jornada de trabalho do trabalhador. Confira quais são elas a seguir:

• Celular ou tablet;
• Computador;
• Telefone;
• QR Code;
• Importação do REP;
• Ponto por exceção.

Sistema de tratamento incluso

Graças ao serviço online, o tratamento de ponto ocorre de maneira prática, com acompanhamento em tempo real. Assim, o próprio software realiza a gestão das informações adicionadas por cada colaborador, organizando os registros obtidos na nuvem e atualizando dados importantes relacionados ao horário de trabalho realizado.

Cálculos automáticos

A integração de informações online possibilita que o software do relógio digital de ponto receba os dados registrados e realize o tratamento do banco de horas do colaborador. Assim, é possível verificar o saldo positivo ou negativo do trabalhador e se o mesmo está cumprindo corretamente o horário de suas atividades.

Acompanhamento em tempo real

A plataforma online e em nuvem permite um constante acompanhamento das informações em tempo real. Sendo assim, as informações registradas e apresentadas no software de ponto digital são sempre atualizadas, tornando o acesso aos dados ali presentes muito mais prático.

Emissão de relatórios

O relógio online também permite a emissão de relatórios em relação à jornada de trabalho dos colaboradores e o tratamento da gestão de ponto. Dessa forma, as informações poderão ser compartilhadas com outros departamentos do negócio, facilitando seus trabalhos na visualização de despesas e criação de holerites, por exemplo.

Com isso, os profissionais do departamento pessoal e recursos humanos poderão direcionar seu tempo e dedicação a outras atividades. E o resultado disso é o aumento da produtividade e resultados da empresa!

Principais dúvidas sobre relógio online

Ao conhecer tudo sobre o software de ponto online, seus diferenciais e sua funcionalidade, é normal que, ainda assim, surjam dúvidas a seu respeito. Alguns dos questionamentos mais comuns estão relacionados ao valor do produto, o tempo de adaptação com a plataforma, etc.

Portanto, traremos a seguir as respostas das mais frequentes perguntas em relação ao relógio digital de ponto. Assim, você conhecerá mais sobre a solução e entenderá seu funcionamento completo, além de outras vantagens que não foram apresentadas até então!

É muito caro?

Não. O custo-benefício do relógio de ponto online é melhor quando comparado ao REP, por exemplo. Como apresentamos anteriormente, são dispensados os gastos com máquinas, instalações e manutenções de aparelhos de registro de ponto.

Entretanto, o preço do serviço digital pode variar de acordo com a empresa de sua preferência. Sendo assim, entre em contato agora mesmo com a PontoTel e conheça mais sobre nossa solução.

É muito complexo?

Não! O software de ponto online possui uma interface intuitiva, facilitando a compreensão dos comandos da aplicação. Além disso, ele conta com um sistema moderno de rápido armazenamento das informações ali adicionadas.

Exige manutenções?

Não. Por se tratar de um aplicativo para tablets, celulares e computadores, o único cuidado necessário em relação a manutenção é verificar sempre a atualização do software e do aparelho utilizado. Assim, você garante uma excelente experiência de uso do relógio online.

Qual a segurança do relógio online?

A segurança de dados é de suma importância, tanto para o colaborador, quanto para a empresa contratante. O vazamento de qualquer tipo de informação, seja ela pessoal ou empresarial, pode gerar muitos problemas judiciais e até mesmo para a imagem do negócio.

Portanto, até mesmo o registro de pontos necessita de cuidados em relação a segurança da informação. Com isso em mente, o relógio digital possui protocolos modernos de segurança, contando com níveis de permissões de acesso a dados para certos profissionais, armazenando-as em nuvem, como apontado ao longo do texto.

Por conta disso, o risco de perda de informações caso algum computador ou banco de dados da empresa venha a apresentar problemas é descartado. Afinal, os registros estarão armazenados em um servidor externo de forma online.

Além disso, os erros de preenchimento manual de planilhas e demais documentos de ponto também serão reduzidos. Isso porque seu preenchimento ocorrerá de maneira otimizada, podendo ser alterado em caso de equívocos.

Outro ponto importante são os cinco cuidados oferecidos pela solução de ponto online em relação a segurança do sistema. Confira quais são elas a seguir:

Senha

A senha para realização do registro de ponto é intransferível e pessoal, criando assim um sistema anti-fraude. Sendo assim, ao digitar sua senha no sistema do app, a empresa saberá qual o colaborador que está realizando a marcação do ponto.

Geolocalização

O sistema de geolocalização permite que a empresa empregadora saiba o local exato onde o ponto do colaborador foi registrado. Dessa forma, é possível analisar se o ponto foi realizado em locais não autorizados, por exemplo.

Reconhecimento facial

Aliado a senha, o reconhecimento facial é um grande aliado para evitar fraudes em relação ao registro de ponto. Assim, a identidade do trabalhador é garantia no momento da marcação da jornada de trabalho.

Detecção por voz

A detecção se torna um fator opcional para fortalecer o sistema anti-fraude. Portanto, é possível identificar a identidade do colaborador a partir do reconhecimento por voz, onde o aplicativo solicita que ele diga seu nome para então realizar a marcação do ponto.

Conclusão

Pudemos ver que o relógio online é uma excelente alternativa para empresas que buscam uma forma prática de registro da jornada de trabalho. Dessa forma, seus colaboradores poderão iniciar suas atividades remuneradas em qualquer lugar, de maneira prática e rápida.

Além disso, essa solução auxilia na redução de custos do seu negócio, pois não necessita de manutenções nem gastos com as instalações. Outro ponto positivo é o auxílio que o relógio digital gera para diferentes departamentos da empresa ao otimizar o acesso a informações em tempo real.

Quer conhecer mais informações sobre o relógio online? Continue navegando pelo blog da PontoTel e confira conteúdos incríveis sobre melhores práticas de gestão de ponto e ótimas dicas para otimizar o dia a dia do seu setor de Recursos Humanos!