O setor de RH de uma empresa possui uma série de atribuições essenciais para manter o pleno funcionamento do negócio. Tais atividades exigem experiência profissional para que sejam bem executadas e, por isso, a contratação de um RH externo tornou-se uma forma de trazer com facilidade profissionais competentes para atender às demandas da organização. 

Assim, as empresas contratam um grupo de profissionais de forma terceirizada para realizar as atividades que elas precisam, dispensando processos de recrutamento ou admissões em regime CLT.

Logo, para contratar um RH externo eficiente e competente, é preciso entender como ele funciona e se esse modelo é ideal para a sua empresa. Para explicar isso, os seguintes tópicos serão apresentados no texto: 

• O que é um RH externo?
• Como funciona um RH externo?
• Por que contratar um RH externo?
• Vantagens do RH externo
• Como entender se o RH externo é o ideal para sua empresa?

Quer entender como funciona o RH externo? Então, aproveite o texto e tenha uma boa leitura!

O que é um RH externo?

O RH externo é um time de profissionais contratados por uma empresa para executar todas as atividades de responsabilidade de um setor de Recursos Humanos sem a necessidade de vínculo empregatício com a contratante. 

Na prática, isso significa que, no lugar de uma empresa realizar a admissão de profissionais para trabalhar internamente como profissionais de RH, é feita a contratação de uma empresa externa para realizar os serviços que a corporação precisa.

Nesse modelo de contratação, a empresa prestadora de serviço pode ficar encarregada de fazer controle de folha de pagamento, controle de horas extras, processo de admissão e demissão e gerenciamento de ponto, porém, cabe sempre à empresa contratante decidir os limites de serviços que poderão ser realizados pelo RH externo.

Como funciona um RH externo?

Um RH externo pode funcionar de diferentes formas. A mais usual é a partir da contratação de uma empresa especializada em Recursos Humanos para executar todas ou parte das tarefas desse setor em uma empresa. 

Dessa forma, a empresa contratada fica encarregada de realizar trabalhos de responsabilidade deste setor, tais quais: gestão da folha de pagamento, gestão de benefícios e  controle de ponto, recrutamento e seleção, desligamentos, pesquisa de clima, treinamento e desenvolvimento. 

A empresa contratante decide quais atividades o RH externo irá executar, podendo ser uma ou todas as atividades, o que proporciona maior flexibilidade para quem contrata e melhor controle de gastos de acordo com as necessidades e a situação financeira da empresa.

Com o suporte de uma agência especializada com serviços qualificados, é possível ter processos mais organizados e bem definidos realizados por profissionais que entendem do assunto. Assim, a empresa consegue fazer com que seus funcionários internos permaneçam focados em realizar outras atividades mais estratégicas. 

Por quais processos o RH externo é responsável?

O RH externo fica responsável por realizar as principais atividades que um setor de Recursos Humanos convencional de uma empresa realiza. 

Folha de pagamento 

A folha de pagamento é uma atividade essencial para todo negócio. Ao levar essa responsabilidade para o RH externo, a empresa ganha mais profissionalismo e diminui as chances de erro que podem comprometer o negócio por problemas tributários constantes de falhas do fechamento da folha de ponto. 

Controle da jornada

Fazer o controle de ponto para registrar a jornada dos trabalhadores é uma atividade que exige conhecimento de sistemas para gestão de ponto e de leis trabalhistas. Por isso, o suporte de um RH externo garante que sua empresa siga as determinações da lei e utilize o melhor sistema disponível para fazer o controle de jornada. 

Treinamento e desenvolvimento 

Realizar treinamentos e desenvolvimentos é importante para reter os talentos e manter o time atualizado e qualificado, o que ajuda a empresa a se manter competitiva no mercado. Com a ajuda do RH externo, a empresa passa a receber treinamentos de acordo com suas necessidades e objetivos atuais. 

Pesquisas

O setor de Recursos Humanos também é responsável por gerenciar pesquisas que ajudam a entender como está o clima organizacional da empresa, revelando possíveis problemas e sugerindo melhorias.

Assim, o RH externo pode realizar pesquisas de clima, de engajamento, de satisfação, de pulso, etc, e entregar os dados obtidos, além de dar sugestões de solução para a gestão da empresa.

Recrutamento e Seleção 

A escolha de profissionais errados para serem contratados na empresa pode trazer prejuízos irreversíveis; por isso, ter um processo de recrutamento e seleção realizado por profissionais especializados traz mais segurança e assertividade na contratação.

O RH externo fica encarregado de encontrar o candidato que a empresa precisa e realizar todos os processos referentes à seleção até o momento da contratação. 

Gestão de benefícios

Para gerenciar benefícios como plano de saúde, vale-alimentação, vale-refeição, entre outros, é preciso conhecimento administrativo e legislativo. 

Para isso, o RH externo toma conta da gestão de benefícios, garantindo que todos sejam pagos corretamente segundo o que determina a lei.

Por que contratar um RH externo?

Existem muitos motivos pelos quais as empresas optam por fazer a contratação de um RH externo, indo desde a otimização dos processos até a possibilidade de ter uma visão mais objetiva e imparcial sobre a empresa. Entenda mais sobre eles a seguir:

Otimização de processos

Ao optar por contratar um RH externo, a empresa tira dos seus funcionários responsabilidades burocráticas e que levam muito tempo, otimizando, assim, a jornada de trabalho dos funcionários internos.

Além disso, com uma equipe preparada e experiente sobre as atividades que serão executadas, as entregas e os processos se tornam mais ágeis, produzindo mais em tempo menor em comparação a um profissional que não é da área de RH.

Visão objetiva e imparcial

Quando os profissionais mantêm contato diário com os outros na empresa, conseguem perceber situações mais impessoais e estreitar laços que, em determinados momentos, podem interferir na relação de trabalho ou em situações delicadas que o RH precisa lidar, como uma demissão. 

Dessa maneira, o RH externo consegue ter uma visão mais objetiva e imparcial quando comparado a um RH interno, pois não há interferência nas relações de trabalho e as decisões são tomadas com base em dados e feedbacks recebidos. 

Assim, esses profissionais conseguem ter uma visão diferente dos que estão trabalhando de forma interna, o que pode ser vantajoso para a gestão, por trazer uma nova perspectiva sobre os processos que estão sendo adotados na empresa.

Vantagens do RH externo

A contratação do RH externo traz diversos benefícios, principalmente para empresas de pequeno e médio porte que desejam otimizar seus processos referentes à gestão de pessoas. 

Profissionais atualizados na área

O RH externo é composto por profissionais especializados na área e que estão em constante desenvolvimento. Isso acontece principalmente pelo fato de que eles passam por múltiplas empresas e adquirem conhecimentos a partir dessas experiências. 

Além disso, por estarem em constante contato com outros profissionais do setor, conseguem se manter atualizados e garantir uma troca de experiência que, consequentemente, enriquece a qualidade do trabalho.

Maior eficiência nos processos

As atividades realizadas pelo setor de Recursos Humanos são bem diversas e custam um bom tempo para serem feitas. Isso se agrava quando são todas realizadas de forma interna e sem profissionais preparados para executar o trabalho com qualidade, aumentando a chance de falhas no processo. 

Dessa forma, ao contratar um RH externo, a empresa contratante tem a certeza de que está contando com profissionais competentes que podem realizar os processos com uma eficiência maior do que a de seus funcionários atuais. 

Além disso, por não fazer parte da empresa contratada, o RH externo consegue focar nas suas atividades, pois não precisa participar de ações e projetos que não estão ligados às suas obrigações. 

Otimização de recrutamento e seleção

Não há dúvidas de que o processo de recrutamento e seleção é um dos mais trabalhosos e custosos para uma empresa. Por meio dele, é possível realizar os primeiros contatos do candidato com a companhia. Por isso, é importante que seja bem realizado, proporcionando uma boa experiência tanto para o negócio quanto para o talento que vai integrar a empresa.  

A seleção equivocada de um candidato pode aumentar a taxa de turnover e até diminuir a produtividade do negócio, trazendo novos custos com demissões e contratação de um novo funcionário. 

Assim, deixar a tarefa de recrutamento e seleção como responsabilidade do RH externo ajuda a aumentar a assertividade na contratação e otimiza o tempo, já que a empresa contratada possui conhecimento, ferramentas e softwares que ajudam na realização dos processos. 

Segurança jurídica para processos de pessoal

A legislação trabalhista no Brasil possui muitos detalhes e especificidades que só um profissional especializado e atualizado consegue acompanhar e garantir que ela seja cumprida.

O RH externo vai ajudar a empresa a se manter conforme as leis, observando, por exemplo, se os colaboradores estão realizando a jornada de trabalho no tempo permitido, se estão fazendo o registro de ponto, se os cálculos de pagamentos e outros impostos estão corretos, etc.

Ter esse cuidado com os processos de pessoal é imprescindível, e o RH externo toma conta de realizar tudo dentro dos parâmetros da lei. Caso contrário, a empresa fica vulnerável a receber processos trabalhistas pelo não cumprimento da legislação.

Como entender se o RH externo é o ideal para sua empresa?

Agora que já ficou claro o que é o RH externo, como ele funciona e o que pode fazer pelo seu negócio, é preciso saber se ele é a melhor opção para a sua empresa. Existem vantagens e desvantagens nesse modelo, e é preciso analisar cuidadosamente se vale a pena contratar esse tipo de terceirização. 

O custo é um dos principais pontos a serem levados em consideração. Ao optar por um RH externo, a empresa paga um valor fixo mensal, sem surpresas. Dessa forma, é fácil controlar o orçamento, além de poder escolher quais serviços são necessários, possibilitando uma redução de custos.

Por outro lado, um RH externo pode distanciar os laços com os colaboradores e não contemplar o sentimento de pertencimento e colaboratividade. Entre as atividades que o RH pode realizar, está o feedback aos profissionais e, com profissionais distantes, isso pode se tornar mais complicado.

Assim, se a integração do time e a participação direta de todos é um pilar da sua empresa, o RH externo pode não ser a melhor opção para o momento. É preciso entender, sobretudo, qual o fluxo de trabalho do seu negócio e, a partir disso, analisar qual é a melhor opção para sua companhia.

Fazer um levantamento das atividades necessárias e dos gastos que elas trazem e comparar com os custos de contratar um RH externo é uma das boas opções para entender se essa modalidade é a ideal para o seu negócio.

Então, prepare uma planilha, levante dados e considere a cultura da sua empresa, pois só assim será possível entender qual o modelo ideal para ela.  

Conclusão

Por fim, ficou evidente como uma boa escolha de contratação de RH externo pode facilitar e otimizar a rotina da sua empresa, possibilitando maior segurança jurídica e redução de custos em diversos âmbitos do negócio. 

Porém, é importante atentar-se às vantagens e desvantagens apontadas ao longo do texto, para entender se o RH externo, de fato, é a melhor opção para sua empresa. 

De qualquer maneira, contar com um RH disponível é trazer profissionalização e garantir uma melhora nos direitos e benefícios dos profissionais do seu negócio, proporcionando suporte e apoio em questões burocráticas relacionadas aos contratos de trabalho.

Então, se trazer a organização desses processos burocráticos é algo primordial para sua empresa neste momento, é importante avaliar e testar a contratação de um RH externo para solucionar suas demandas empresariais. 

Ficou claro como funciona o RH externo? Se sim, compartilhe este artigo com seus colegas de trabalho e continue acompanhando o blog PontoTel para ficar por dentro das novidades dos setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.