A transformação digital das empresas e a evolução do processo de gestão de pessoas exigem que as organizações entendam como avaliar a maturidade da folha de ponto. Afinal, a folha de ponto é um documento que reflete todos os aspectos da jornada de trabalho do funcionário, desde o registro de ponto até o cálculo de apontamentos.
Quando a empresa utiliza um sistema de folha de ponto maduro, ela consegue otimizar e agilizar esses processos, reduzir os erros associados a essa tarefa, entre outras vantagens.
Por outro lado, um sistema de folha de ponto imaturo é ineficiente. Isso significa que ele está mais suscetível a erros e fraudes, comprometendo a eficiência operacional e segurança jurídica da empresa.
O problema é que o conceito de maturidade de folha de ponto ainda é pouco conhecido. Por isso, muitas empresas não entendem a importância de avaliar esse parâmetro. Como resultado, elas perdem a oportunidade de melhorar suas tomadas de decisões e criar um setor de Recursos Humanos (RH).
Para evitar esses problemas, este artigo explicará como avaliar a maturidade da folha de ponto por meio de um guia completo.
Neste guia, serão abordados os seguintes tópicos:
- Entendendo a maturidade da folha de ponto
- Benefícios da avaliação de maturidade da folha de ponto
- Processos importantes ao avaliar a maturidade da sua folha de ponto
- Como avaliar a maturidade da folha de ponto?
- Como melhorar a maturidade da folha de ponto?
- Qual é o melhor sistema de ponto do mercado?
Boa leitura!
Entendendo a maturidade da folha de ponto
O conceito de maturidade da folha de ponto é resultado da transformação digital das empresas e do movimento de expansão global de muitas organizações.
Nesse mundo no qual os recursos digitais facilitam superar obstáculos geográficos e idiomáticos, muitas empresas têm conseguido expandir seus projetos para entrar em outros mercados nacionais e internacionais.
No entanto, essa expansão faz com que elas se tornem mais difíceis de gerenciar. Quanto mais complexa a estrutura da organização, mais trabalhosa será a gestão da frequência dos funcionários e o cálculo correto da folha de ponto.
Gerenciar funcionários que cumprem escalas de trabalho atípicas e/ou que foram contratados para trabalho híbrido ou home office, por exemplo, é um desafio.
Nesse contexto, é fundamental que a empresa demonstre maturidade da folha de ponto. Ou seja, ela deve utilizar um sistema de ponto eficiente que otimize a gestão de pessoas, mesmo que os funcionários trabalhem em países ou estados diferentes.
Dessa forma, ela não só garante o cumprimento das obrigações legais, mas também otimiza sua gestão de RH e aumenta sua eficiência operacional.
Benefícios da avaliação de maturidade da folha de ponto
Antes de entender como avaliar a maturidade da folha de ponto da empresa, é fundamental conhecer as vantagens de investir nessa prática.
Confira a seguir quais são esses benefícios.
Eficiência aprimorada
Uma das vantagens de investir nesse tipo de avaliação é obter dados precisos para orientar estratégias que permitam o aumento da eficiência operacional da empresa.
Isso é possível porque a avaliação facilita a identificação de áreas de improdutividade no processo de registro de frequência. Assim, fica mais fácil definir e implementar medidas que aumentam a eficiência do sistema de folha de ponto.
Tomada de decisões embasada em dados
Essa avaliação também permite que a empresa tenha acesso a dados precisos e detalhados sobre as falhas do sistema de folha de ponto adotado na empresa.
Conforme explicado, esses dados podem ser utilizados para orientar tomadas de decisões estratégicas que aumentem a eficiência do negócio.
Por exemplo, eles podem ser usados para análises e relatórios de desempenho de funcionários e setores.
Com base nessas informações, os gerentes podem adotar medidas mais assertivas em relação à alocação de recursos, à escala de pessoal, à gestão de horas extras, entre outras práticas.
Redução de erros
Outra vantagem de investir nesse tipo de avaliação é a possibilidade de reduzir os erros associados à folha de ponto. Ao adotar medidas para corrigir as falhas relacionadas ao controle de frequência, a empresa torna esse sistema mais maduro.
Isso é porque um sistema maduro utiliza tecnologias que automatizam os processos da folha de ponto. Como resultado, esse documento se torna menos suscetível a erros, como registros incorretos de horas trabalhadas ou erros nos cálculos de folha de pagamento.
Processos importantes ao avaliar a maturidade da sua folha de ponto
A avaliação da maturidade da folha de ponto da empresa deve avaliar vários processos-chave relacionados à jornada de trabalho dos funcionários.
Essa avaliação deve ser detalhada e imparcial para a organização ter clareza em relação às características e falhas do seu sistema de folha de ponto.
Entenda a seguir quais são esses processos e como eles devem ser avaliados.
Registro de ponto
O primeiro processo-chave dessa avaliação consiste na análise do registro do ponto utilizado na empresa. O objetivo é avaliar a precisão e a confiabilidade desse sistema de registro.
Para isso, é importante conferir se esse sistema está em conformidade com a legislação trabalhista e se ele oferece dispositivos que aumentam sua segurança de dados.
Também é necessário que esse sistema conte com recursos que facilitem a correção do ponto e o controle de frequência dos funcionários.
Planejamento das atividades
A empresa também deve avaliar as características de seu sistema de folha de ponto em relação à gestão de atividades. Esse planejamento se refere a tarefas ligadas ao acompanhamento de horas trabalhadas e jornadas de trabalho.
O ideal é que o sistema permita e facilite o ajuste de horários de trabalho, as alterações de escala e o monitoramento em tempo real da jornada.
Em outras palavras, é importante avaliar o nível de flexibilidade desse sistema e quais ferramentas ele oferece para otimizar a gestão de pessoas.
Atividades de gestão
Outro processo importante que deve ser avaliado envolve as atividades de gestão. Essas funções se referem a ferramentas como indicadores de RH.
Afinal, esses indicadores são essenciais para gerir o desempenho de funcionários e criar estratégias que fortalecem a gestão de pessoas do negócio.
Além dessa ferramenta, é importante verificar se o sistema envia notificações para seus usuários. Essas notificações podem envolver lembretes de atraso, avisos de mudança de escala, entre outras atividades registradas no sistema.
Por fim, o sistema de folha de ponto deve facilitar o acompanhamento de jornada. Assim, caso algum funcionário falte ou se atrase, por exemplo, o RH consegue fazer os ajustes necessários para evitar que esses problemas prejudiquem o fluxo de trabalho na empresa.
Cálculos das horas trabalhadas
O sistema de folha de ponto também deve ser avaliado em relação à precisão e agilidade dos cálculos de horas trabalhadas, bem como horas extras, faltas e outras métricas relevantes.
O ideal é que o sistema permita a automação desses cálculos, já que isso reduz erros, evita fraudes e agiliza o processo de fechamento da folha de ponto.
Também é necessário verificar se o sistema permite o ajuste das regras de cálculo, considerando as características da jornada de trabalho de cada funcionário.
Fechamento de folha de ponto
O processo de fechamento de folha de ponto adotado pela empresa também deve ser avaliado. Para isso, é necessário analisar a velocidade em que esse processo é realizado, se ele inclui etapas de revisão, aprovação e correções, entre outros parâmetros.
O objetivo é verificar se o processo é eficiente, ou seja, se ele garante que a folha de ponto é fechada com precisão e agilidade.
Integração com outros sistemas
Por fim, é necessário avaliar a integração da folha de ponto com outros sistemas. Afinal, suas informações são essenciais para o fechamento da folha de pagamento, cujos dados precisam ser compartilhados com o setor financeiro da empresa.
Por isso, o ideal é que a folha de ponto seja integrada a outros sistemas, incluindo o da folha de pagamento.
Como avaliar a maturidade da folha de ponto?
O primeiro passo para avaliar a maturidade da folha de ponto é entender os processos-chave dessa avaliação, que foram descritos anteriormente.
Afinal, a análise desses processos é fundamental para identificar áreas que podem ser melhoradas para aumentar a eficiência e a precisão do registro de ponto dos funcionários.
Após entender a condição desses processos-chave da empresa, o próximo passo é mensurar ou medir de fato a maturidade da folha de ponto. Isso pode ser feito com o auxílio de ferramentas como o Termômetro de Gestão de Ponto da Pontotel.
Esse termômetro é um teste que permite o diagnóstico do nível de maturidade da empresa em relação ao controle da jornada e à folha de ponto. O teste é rápido, eficiente e fácil de fazer.
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Como melhorar a maturidade da folha de ponto?
Testou o nível de gestão de ponto da sua empresa e identificou problemas? Então, está na hora de mudar!
Confira a seguir algumas estratégias eficientes para a melhorar a maturidade da folha de ponto da empresa.
Automação dos processos
O primeiro passo para melhorar a maturidade da folha de ponto é automatizar processos. Para isso, é fundamental investir em sistemas de ponto eletrônico que ofereçam recursos nesse sentido.
Por exemplo, múltiplas formas de registro de ponto, cálculos automatizados, regras flexíveis de cálculo e tecnologias avançadas de gestão.
Isso elimina a necessidade de realização de registros e cálculos manuais, reduzindo erros e aumentando a eficácia do processo.
Implementação de políticas de conformidade
O próximo passo é implementar políticas de conformidade. Isso significa que a empresa precisa utilizar um sistema de registro de ponto alinhado às regras da legislação trabalhista e que auxilie a empresa a permanecer em conformidade com a lei.
Além disso, é essencial que a organização comunique essa conformidade aos funcionários. O ideal é explicar aos colaboradores a importância de adotar um sistema de registro de ponto avançado e realizar treinamentos para ensinar os funcionários a utilizar esse sistema.
Monitoramento contínuo e análise de dados
A empresa também deve estabelecer uma rotina de monitoramento contínuo do seu sistema de controle de frequência e folha de ponto.
O objetivo dessa medida é identificar erros ou tendências problemáticas, como atrasos frequentes e excesso de horas extras.
Com base nesses dados, o RH pode adotar estratégias corretivas e melhorar a gestão de pessoas da empresa.
Adoção de um sistema de ponto completo
A forma mais eficiente de melhorar a maturidade da folha de ponto é implementar um sistema de folha de ponto completo.
Esse tipo de sistema deve integrar todos os aspectos relacionados ao registro de frequência, ao acompanhamento da jornada de trabalho e ao fechamento da folha de pagamento.
Além disso, ele deve ser flexível o bastante para se adaptar às políticas da organização e precisa fornecer ferramentas que ajudem a criar um RH estratégico.
Para encontrar essas e outras vantagens, a empresa deve investir em um sistema de ponto eletrônico do tipo REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa).
O REP-P é o sistema mais robusto e completo disponível no país. Ele se destaca tanto pelos seus recursos avançados quanto por ter registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI), atestando sua segurança.
Por conta disso, ele dispensa a necessidade de aprovação em convenção coletiva, facilitando sua implementação.
Vale lembrar que existem vários fornecedores de REP-P no mercado. No entanto, nem todos entregam os resultados que prometem ou auxiliam a empresa a melhorar sua maturidade na gestão do ponto.
Para evitar problemas, a solução é investir apenas em fornecedores reconhecidos e que de fato ofereçam recursos avançados para seus usuários.
Qual é o melhor sistema de ponto do mercado?
A Pontotel é um sistema de ponto do tipo REP-P que oferece todos os recursos que sua empresa precisa para melhorar sua maturidade de folha de ponto.
Nossa plataforma conta com tecnologias avançadas para ajudar empresas de todos os setores e portes a otimizar seu RH.
Por exemplo, tecnologias como múltiplas formas de registro de ponto, cálculos automatizados, fechamento otimizado de folha de ponto, controle de acesso avançado e muito mais.
Em outras palavras, a Pontotel é uma solução completa de registro, tratamento e gestão de ponto!
E tudo isso pode ser encontrado em uma ferramenta 100% em conformidade com a Portaria 671 e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Por isso, as empresas mais relevantes do mercado usam Pontotel!
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Conclusão
A evolução do mercado e a complexidade do mundo corporativo exigem que as empresas se tornem cada vez mais eficientes e precisas em todos os seus aspectos, incluindo a gestão de pessoas.
Uma das estratégias que devem ser utilizadas para aumentar essa eficiência é aprender como avaliar a maturidade da folha de ponto.
Conforme explicado, essa avaliação exige a análise de vários processos-chave, como registro de ponto e cálculo de horas trabalhadas. Além disso, também requer o uso de ferramentas de mensuração, como o Termômetro de Gestão de Ponto da Pontotel.
Com base nessas análises, a empresa consegue identificar falhas no seu sistema de controle de jornada e adotar estratégias para solucionar esses problemas.
Vale lembrar que a melhor estratégia para aumentar a maturidade da gestão de ponto é adotar um sistema de ponto eletrônico completo, como a Pontotel.
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