O departamento pessoal (DP) é um dos pilares de uma empresa, especialmente em organizações de médio e grande porte. Isso porque esse setor desempenha um papel fundamental no gerenciamento e no processamento de dados e documentos relacionados aos funcionários.
Na prática, o DP executa diversas funções com precisão e eficiência para assegurar que a empresa cumpra a lei e se proteja contra processos e passivos trabalhistas.
Por conta da sua importância para a manutenção de um negócio, empresários, gestores e pessoas que desejam trabalhar nessa área precisam entender melhor o universo do departamento pessoal.
E mais importante: eles devem saber quais ferramentas e tecnologias podem facilitar a rotina do setor.
Para te ajudar a entender tudo isso, este artigo explicará os seguintes pontos:
- O que é departamento pessoal?
- Qual a diferença entre departamento pessoal e recursos humanos?
- Principais atividades do departamento pessoal nas empresas
- Quais são os cargos do departamento pessoal?
- Como a tecnologia facilita a rotina do departamento pessoal?
Boa leitura!
O que é departamento pessoal?
O departamento pessoal é o setor responsável por cuidar de diversas atividades relacionadas a contratação, desligamento e gestão de funcionários da empresa.
Essas atividades incluem desde aspectos burocráticos até a manutenção e o gerenciamento da jornada de trabalho e da contratação dos funcionários.
O setor também é responsável pelo cumprimento das normas da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), pela gestão estratégica dos colaboradores e pelos documentos relacionados aos funcionários de uma empresa.
Qual é a função do departamento pessoal?
Conforme explicado, o DP é responsável por diversas funções essenciais para o funcionamento de uma organização, desde a admissão até a rescisão do contrato de trabalho dos funcionários.
Entre as principais funções exercidas pelo setor, é possível destacar as seguintes:
- Fazer a gestão de ponto dos colaboradores da empresa;
- Monitorar o cumprimento da jornada de trabalho dos funcionários;
- Contratar pessoas, elaborar contratos de trabalho e verificar os documentos necessários para a admissão destas;
- Garantir que a empresa cumpra suas obrigações trabalhistas e fiscais vigentes, observando o cumprimento de prazos e a adequação à legislação atual;
- Assegurar o registro de todos os dados necessários dos funcionários na folha de pagamento, como remuneração, horas trabalhadas, faltas, atrasos, e contribuições previdenciárias;
- Calcular salários e benefícios de cada colaborador, como pagamento de horas extras, vale-transporte e vale-refeição;
- Fazer a gestão de férias, benefícios, licenças e afastamentos dos funcionários.
Qual a diferença entre departamento pessoal e recursos humanos?
Embora estejam conectados e sejam dependentes entre si, o departamento pessoal e o setor de Recursos Humanos (RH) têm responsabilidades e atribuições diferentes.
O setor de RH tem uma atuação mais estratégica e voltada para o desenvolvimento humano e organizacional. Sua principal função é promover as relações humanas na empresa e estimular cada profissional a desenvolver suas potencialidades.
Além disso, o RH ajuda a reduzir conflitos internos, promover um clima organizacional mais inclusivo e agradável e garantir que os funcionários fiquem alinhados à cultura da empresa.
O setor também deve ser capaz de identificar as necessidades dos colaboradores, criar estratégias para promover o desenvolvimento destes, entre outras atividades importantes para melhorar a gestão e a motivação dos funcionários.
Já o departamento pessoal é responsável por tarefas mais operacionais e administrativas, relacionadas à contratação, admissão, pagamento de salários e benefícios, gestão de ponto, controle de férias e afastamento dos funcionários.
Conforme explicado, esse setor deve garantir que a empresa cumpra suas obrigações legais e fiscais em relação aos colaboradores.
Além disso, ele deve assegurar a organização e o controle das informações pessoais e trabalhistas dos contratados. Ou seja, o foco do departamento pessoal é na operação dos processos.
Em resumo, enquanto o departamento pessoal é responsável por atividades burocráticas e administrativas relacionadas aos funcionários, o setor de RH tem uma atuação mais estratégica, focada na gestão de pessoas.
Principais atividades do departamento pessoal nas empresas
Agora que apresentamos as funções do departamento pessoal, vamos conhecer as atividades que esse setor desempenha para cumprir suas responsabilidades.
Para isso, confira a seguir a lista das principais tarefas realizadas pelo DP.
Gestão de jornada dos colaboradores
Uma das principais responsabilidades do DP é fazer a gestão da jornada de trabalho dos funcionários da organização. Isso significa que o setor deve fazer o controle de frequência dos colaboradores, garantindo que estes cumpram o que foi acordado no contrato de trabalho.
Ao mesmo tempo, o setor deve definir estratégias para facilitar a marcação de ponto dos funcionários, bem como a coleta e o processamento desses dados, conforme orienta a legislação.
Fechamento da folha de ponto
A folha de ponto reúne todos os registros referentes à jornada de trabalho dos funcionários da empresa. Esses registros incluem desde o horário de entrada e saída do colaborador até seus intervalos para descanso e refeição.
Com essa ferramenta, o DP identifica situações de atraso, faltas, excesso de horas extras, entre outros problemas que exigem correção para que o colaborador melhore sua assiduidade e desempenho na empresa.
Por isso, o fechamento de folha de ponto é essencial para verificar se os funcionários estão cumprindo seu contrato de trabalho e as regras da organização.
Cálculo da folha de pagamento
Os dados registrados na folha de ponto também são essenciais para o cálculo da folha de pagamento. Por isso, após o fechamento da folha de ponto, o DP pode extrair esses dados para calcular benefícios e horas trabalhadas de cada funcionário.
Vale lembrar que, além desses dados, o DP também precisa calcular o pagamento de contribuições previdenciárias, trabalhistas e sindicais, conforme orienta a legislação.
Ao final desse processo, o setor pode emitir a folha de pagamento e enviá-la ao setor financeiro, responsável por depositar o pagamento aos trabalhadores.
Recrutamento, seleção e admissão
Outra responsabilidade do departamento pessoal é realizar todos os procedimentos necessários para o processo de recrutamento e seleção de candidatos.
Para isso, o setor realiza várias atividades, como definição de estratégias de recrutamento, divulgação da vaga, triagem de currículos, realização de entrevistas, entre outros procedimentos necessários para atrair o candidato certo para a vaga em aberto.
O DP identifica essa pessoa e inicia uma nova etapa: o processo de admissão do funcionário. Esse processo consiste na legalização do novo colaborador para que ele comece a trabalhar na empresa.
Para isso, são realizados vários processos, tais como recolhimento dos documentos exigidos para a contratação, confecção e assinatura de contrato, assinatura da carteira de trabalho e acompanhamento do exame admissional, entre outras atividades.
Processos de demissão
O departamento pessoal também é responsável por realizar todos os processos de demissão dos funcionários. Esses processos envolvem diversas etapas e atividades, e a primeira delas é entender os motivos que justificam o desligamento do funcionário.
Isso porque esse desligamento pode ser resultado de um pedido de demissão realizado tanto pelo colaborador quanto pela empresa, por meio de uma demissão com ou sem justa causa.
Em cada caso, a lei exige que a organização conduza o desligamento do funcionário de diferentes formas. Por isso, a depender do caso, o setor de departamento pessoal pode desenvolver atividades como fazer acordos trabalhistas, pagar as verbas rescisórias, arquivar informações e documentos do trabalhador, entre outras ações.
Gestão de atestados, faltas e afastamentos
O departamento pessoal também é responsável por fazer a gestão de licenças, atestados, afastamentos e quaisquer outros eventos que resultem na ausência do funcionário no seu posto de trabalho.
O DP deve receber e processar os documentos que justifiquem essa ausência, integrando essas informações à folha de pagamento e aos sistemas relacionados a órgãos públicos.
Vale lembrar que o setor também é responsável por gerenciar as férias e os demais benefícios dos trabalhadores. Para isso, ele utiliza os registros dos funcionários para garantir o cumprimento da lei e verificar quando e como um colaborador pode usufruir desses benefícios.
Manuseio do eSocial
O departamento pessoal também é responsável pelo manuseio e pela gestão do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, conhecido como eSocial.
Esse sistema centraliza e simplifica todas as informações ligadas às obrigações legais da empresa em relação aos funcionários. Ao todo, ele substitui 15 obrigações acessórias legais, facilitando a declaração de informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas de uma empresa.
O eSocial substituiu algumas obrigações, como o Guia de Recolhimento do FGTS (GRF), a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), os dados da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT).
Graças a esse sistema, as empresas não precisam mais gastar seu tempo e dinheiro providenciando documentos impressos ou utilizando outras plataformas governamentais.
Como o DP é responsável por esses processos, o uso do eSocial simplifica o trabalho, exigindo que os profissionais do setor saibam manuseá-lo.
Quais são os cargos do departamento pessoal?
Por ter muitas responsabilidades, o departamento pessoal é um setor que deve ser composto por diferentes cargos e funções.
Cada um deles é ocupado por profissionais de diferentes perfis, que desempenham atividades distintas, contribuindo para o funcionamento do setor.
Quer saber quais as diferenças entre eles? Confira a seguir quais são os cargos e as responsabilidades de cada profissional que atua no DP.
Líder/Gestor ou Coordenador de DP
Líder, gestor ou coordenador de DP são cargos ocupados por profissionais com grande domínio de todas as tarefas e responsabilidades do departamento pessoal.
Graças a seu conhecimento e experiência nessa área, esses profissionais também são responsáveis por gerenciar a equipe do setor e propor soluções para eventuais problemas.
Além disso, o profissional que ocupa um desses cargos deve ser uma figura que inspira segurança, liderança e autoridade, de modo que os funcionários possam recorrer a ele em caso de necessidade.
Analista de DP
O analista de DP é geralmente considerado um dos principais apoiadores do gestor ou do líder do setor. Isso porque ele realiza tarefas mais complexas e deve se reunir com a liderança para garantir que todas as responsabilidades do DP sejam cumpridas.
Entre as atividades desempenhadas por esse profissional, estão o acompanhamento do desenvolvimento e do desempenho dos funcionários, bem como a criação de relatórios e a coleta de dados sobre esses colaboradores.
Assistente de DP
O assistente de DP é o profissional que auxilia na realização de todos os processos do setor. Isso inclui o recrutamento e seleção de candidatos, a emissão de folha de pagamentos e a organização e atualização de registros e documentos dos funcionários.
Esse profissional também ajuda a viabilizar e melhorar a comunicação interna da empresa, garantindo que todos os colaboradores recebam as informações passadas pelas lideranças de forma eficiente.
Por fim, o assistente de DP ainda pode auxiliar na execução de tarefas mais complexas, sendo que ele tem autonomia para fazer tarefas menores no setor.
Auxiliar de DP
As funções do auxiliar de DP são parecidas com as do assistente. A diferença entre eles é que o auxiliar ocupa um nível hierárquico mais baixo. Por isso, geralmente esse cargo é ocupado por profissionais ainda no início da carreira.
Na prática, o auxiliar de DP ajuda na realização de diversos processos do setor, mantendo os registros atualizados, desempenhando tarefas recorrentes, entre outras atividades.
Estagiário de DP
O estagiário de DP é um aprendiz da profissão e que ainda está cursando a graduação, geralmente em administração de empresas ou em recursos humanos.
Por isso, ele ajuda outros profissionais a realizar diversas atividades do setor, desde a contratação e demissão de funcionários até o fechamento de folha de pagamento.
No entanto, como ele ainda não tem experiência ou conhecimento necessário para trabalhar na área com autonomia, o estagiário de DP deve ser monitorado e orientado constantemente por profissionais mais experientes do setor.
Como a tecnologia facilita a rotina do departamento pessoal?
A tecnologia facilita a rotina dos profissionais do departamento pessoal por conta da sua capacidade de otimizar e agilizar os processos ligados ao setor.
Isso é possível graças ao apoio de ferramentas como sistemas de controle de ponto eletrônico e softwares de gestão de pessoas, que utilizam inteligência artificial e ciência de dados para centralizar, processar e integrar informações e processos ligados ao departamento pessoal.
Na prática, a tecnologia ajuda o DP a automatizar a execução de tarefas repetitivas, como cálculo de folha de pagamento e de benefícios. Assim, é possível reduzir os erros e aumentar a eficiência dos processos.
Além disso, ela facilita o controle de ponto dos funcionários por meio de sistemas eletrônicos, aumentando a eficiência e a segurança das informações e evitando fraudes.
Outras vantagens associadas ao uso de tecnologias do DP são a integração de diferentes sistemas, o uso de ferramentas de gestão de desempenho mais inteligentes, bem como o armazenamento de dados e documentos dos funcionários em nuvem, entre outras vantagens.
Tudo isso garante que os processos do DP se tornem mais ágeis, seguros e eficientes, permitindo que os profissionais do setor possam se concentrar em outras tarefas mais estratégicas e importantes para a empresa.
Por isso, hoje em dia, departamento pessoal e tecnologia devem andar juntos para garantir o bom funcionamento e a eficiência do setor.
Como a Pontotel pode ajudar a agilizar a rotina do departamento pessoal da sua empresa?
A Pontotel é uma plataforma completa de gestão e tratamento de ponto que oferece todos os recursos necessários para o controle de frequência e a gestão de jornada de trabalho dos funcionários da sua empresa.
Com essa plataforma, o departamento pessoal pode centralizar e otimizar a realização de boa parte das suas responsabilidades.
Isso inclui desde a gestão de jornada, o fechamento de folha de ponto e o cálculo de folha de pagamento, até a organização de atestados, licenças, férias, escalas, entre outras atividades que devem ser realizadas pelo setor.
Na prática, esse software é uma tecnologia que simplifica a rotina do DP e aumenta a eficiência e a agilidade do setor. Assim, o departamento pessoal consegue trabalhar de forma mais assertiva e segura.
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Conclusão
O departamento pessoal ajuda a empresa a cumprir suas obrigações legais, previdenciárias, trabalhistas e sociais.
Afinal, conforme explicado, ele garante o cumprimento do contrato de trabalho, o processamento e armazenamento de documentos, entre outras tarefas burocráticas e estratégicas.
Mas lembre-se de que, apesar de estarem conectados, o DP não pode ser confundido com o RH. Por isso, é importante ter em mente as atribuições de cada um desses setores para não prejudicar seu funcionamento e gerar problemas para o seu negócio.
Por fim, lembre-se de que as tecnologias, como o software de controle de ponto do PontoTel, são grandes aliadas para otimizar a rotina do departamento pessoal e assegurar que esse setor se torne mais eficiente.Gostou do conteúdo? Confira outros artigos sobre gestão de empresas no blog Pontotel!
