Como controlar o ponto em uma agência?

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Gerenciar uma agência não é nada fácil. Ter uma rotina extremamente corrida, com uma grande demanda de projetos para entregar para diversos clientes, não ter um horário definido para trabalhar… já pensou a confusão que isso pode ser?

Se sua agência não tiver o mínimo de organização, essa rotina será cada vez mais estressante, e pode trazer consequências tanto para o bem estar dos seus funcionários quanto para a entrega de resultados. Mas então, como é possível evitar isso?

Hoje em dia, existem diversos sistemas e ferramentas que ajudam as agências a otimizarem sua rotina e a terem uma maior organização de suas tarefas. E um deles que não pode estar de jeito nenhum fora dessa lista é o controle de ponto.

Por muito tempo o controle de ponto foi visto como algo burocrático e ultrapassado.  Nas agências, essa visão costumava ser ainda mais forte, já que essas empresas são conhecidas por terem um ambiente de trabalho mais flexível, descontraído, e que não seguem os padrões de um escritório convencional.

Mas preciso te dizer que esse pensamento está completamente errado! Um sistema de controle de ponto moderno e completo só irá trazer benefícios para a sua agência, e com certeza irá ajudar a ter uma maior organização e otimização do dia a dia.

Por isso, eu vou te explicar exatamente como você pode controlar o ponto de seus funcionários em sua agência, e os benefícios que um sistema moderno trará para o seu negócio. Confira os tópicos que serão abordados:

Vamos lá!

Rotina das agências

Com certeza você já ouviu a expressão “o cliente tem sempre razão”. Em uma agência, essa frase faz parte do dia a dia da empresa, e é um lema que pode fazer com que muitas delas enfrentem uma série de dificuldades.

Existem diversos tipos de agências ao redor do mundo: de publicidade, de marketing, de moda, ou de comunicação por exemplo. Cada uma possui suas características, sua demanda por clientes, e exige uma pesquisa de mercado específica para elaborar as melhores estratégias para atrair clientes e manter um crescimento constante do número de vendas.

Por isso, apesar de ser praticamente impossível estabelecer um padrão para a rotina de cada uma dessas agências, existem algumas características comuns entre elas.

A primeira delas é que independente do ramo de atuação, toda agência lida com um grande volume de projetos que devem ser entregues - e rápido - para seus clientes. 

E para realizar essas tarefas, essas empresas prezam pelo uso da criatividade, por um ambiente de trabalho mais descontraído, se afastar de processos burocráticos, e por uma maior flexibilidade no horário de trabalho, o que faz com que os colaboradores não tenham uma rotina exata.

Para lidar com esse grande volume de tarefas, toda agência precisa do auxílio de ferramentas que ajudem a ter uma melhor organização. Afinal, com uma grande quantidade de clientes, elas sempre possuem muitos projetos a serem desenvolvidos, e muitas vezes, atrasar para entregar qualquer um deles pode trazer sérios problemas.

Muitas agências acreditavam que contratar uma maior quantidade de colaboradores iria ajudar a otimizar a entrega de resultados. Até certo ponto isso pode ocorrer, mas se sua agência não tiver sistemas e ferramentas que otimizem a realização dessas tarefas, as chances de não conseguirem se organizar e atrasar alguma tarefa são bem grandes.

Como a tecnologia pode ajudar a sua agência?

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As pessoas que trabalham em uma agência devem ser extremamente criativas para desenvolver os projetos exigidos. Mas com uma rotina de trabalho tão intensa, é comum que em algum momento um funcionário não se sinta tão produtivo para desempenhar essas atividades.

A criatividade e produtividade de um colaborador podem ser facilmente prejudicadas por diversos fatores, como não estar em um bom ambiente de trabalho, não ser reconhecido pelo seu desempenho, ou ter longas e exaustivas jornadas sem o devido descanso.

Afinal, passar muito tempo trabalhando além de sua carga horária não significa que você está sendo produtivo. O excesso de horas extras por exemplo traz prejuízos tanto para os funcionários, com uma diminuição de sua qualidade de vida, quanto para a empresa, que terá um atraso na entrega dos resultados.

Nós temos um texto completo explicando todas as consequências do excesso de horas extras e como sua empresa pode reduzi-las. Clique no link e acesse: Saiba como reduzir as horas extras dos funcionários.

Por isso, é extremamente importante que sua agência evite esses problemas, e uma ótima forma de fazer isso é com o auxílio da tecnologia, e mais especificamente, com o controle de ponto.

Com um sistema que garanta o registro correto dos horários de seus funcionários, sua agência saberá se os colaboradores estão de fato cumprindo com a jornada estabelecida, já que o excesso de trabalho só irá prejudicar o bem estar dos funcionários e o funcionamento da sua empresa.

Além de saber se os funcionários estão cumprindo com sua carga horária, os gestores também poderão ver quais equipes estão sobrecarregadas, e a partir disso elaborar estratégias para solucionar esse problema.

Agora, lembra que eu disse que muitas pessoas que trabalham em agência costumam ver o controle de ponto como algo burocrático? Hoje em dia existem diversos sistemas modernos que podem se adaptar à rotina flexível das agências, assim como é o caso da PontoTel.

Nosso sistema permite que o controle de ponto seja feito diretamente pelo celular de cada funcionário ou pelo computador. E isso é um grande diferencial já que as agências podem ter colaboradores que trabalham em home office ou que possuem jornadas diferentes por exemplo.

Antes de falar mais sobre as funcionalidades do sistema e como podem ajudar sua agência, quero comentar mais sobre as diferentes formas que a PontoTel oferece para marcar o ponto.

Controle de ponto pelo celular, computador ou telefone?

Como disse no tópico anterior, o PontoTel possui diversas opções de registro de ponto, como por celular, computador ou telefone. Todas elas permitem praticidade no registro, e vou explicar melhor como cada um funciona.

Vou começar pelo computador. Nele, os colaboradores só precisam ter uma máquina habilitada para acessar o nosso web ponto. Ao acessar a plataforma, a marcação do ponto pode ser feita através de uma senha numérica, e todos os pontos que forem registrados nos últimos 31 dias podem ser acessados de forma fácil.

Pelo celular, o processo é parecido. Ele pode ser instalado em celulares IOS e Android, e para registrar o ponto, basta colocar sua senha numérica e depois confirmar a marcação por meio de reconhecimento facial ou por voz.

Aqui, é importante se lembrar se sincronizar o aparelho pelo menos uma vez ao dia para que os pontos sejam cadastrados no nosso sistema.

Já o registro pelo telefone, por sua vez, possui um processo um pouco diferente, principalmente pelo fato de que a empresa precisa cadastrar uma linha telefônica no nosso sistema que baterá o ponto.

Mas é simples! Basta cadastrar um número em nosso site no qual os funcionários deverão ligar, e o registro também é feito rapidamente.

Viu só como é fácil? Com a PontoTel sua empresa não precisa mais se preocupar com o controle de jornada de seus funcionários, e conseguirá gerenciar todos os horários de forma simples e rápida.

Que tal conhecer mais sobre as funcionalidades do sistema que irão otimizar a rotina da sua agência?

Facilidade no uso da ferramenta

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Com uma rotina tão agitada, toda agência precisa ter um sistema que permita o controle de jornada de forma fácil e rápido, e não que traga mais problemas.

Com a PontoTel, sua agência consegue fazer esse gerenciamento de forma fácil a partir de nossas ferramentas customizáveis. Nosso sistema opera tanto de forma online quanto offline, e permite o acesso a todas as informações dos colaboradores em tempo real quando estiver conectado à internet. 

Nosso sistema também possui uma série de ferramentas que garantem uma gestão de horas trabalhadas rápida e intuitiva, como por exemplo nossos relatório gerenciais. O sistema disponibiliza mais de 20 tipos de relatórios que possibilitam o empreendedor visualizar tudo que está acontecendo na empresa toda ou por equipes em relação à jornada de trabalho.

Com ele, não é necessário esperar até o final do mês para visualizar esses dados. E além desses relatórios, o sistema possui um painel de acompanhamento customizável que possibilita acompanhar em tempo real a quantidade de horas extras, os funcionários que estão atrasados, quantas colaboradores faltaram e muito mais. 

Por fim, como as agências não possuem rotina, e seus funcionários podem realizar jornadas diferentes ou fazer home office, com a PontoTel sua empresa pode adicionar ou modificar escalas e jornadas de forma muito simples.

Agora, além de garantir que o sistema esteja funcionando, e que seja rápido e intuitivo, nós oferecemos um suporte completo para todo esse processo de implantação. Afinal, muitas empresas podem ter dificuldades para se adaptar e saber exatamente como mexer em cada ferramenta. 

Confira no próximo tópico exatamente como funciona o nosso suporte.

Como funciona o Suporte da ferramenta

A PontoTel se preocupa muito em oferecer o melhor suporte para que todos os clientes saibam exatamente como utilizar o nosso sistema. Para isso, nós oferecemos dois tipos de suporte completos para esse processo.

O primeiro deles é o padrão, que pode ser feito por telefone ou e-mail. Esse tipo também pode ser feito de forma online, no qual o cliente pode acessar nosso site e conferir uma série de artigos e vídeos com tutoriais de todas as ferramentas do sistema.

Mas para aqueles que tenham mais dúvidas ou dificuldades, nós também oferecemos um suporte mais incisivo, no qual explicamos como usar o sistema a partir do compartilhamento de tela com o cliente, para que o processo seja feito junto com a empresa.

Para garantir que houve um total aprendizado, nós realizamos um teste para validar que o cliente consegue usar nosso sistema da forma correta.

Agora, como eu disse no começo do texto, existem vários tipos de agências, cada uma com sua demanda por clientes, e com colaboradores que realizam jornadas totalmente diferentes. 

Para ajudar, a PontoTel realiza parametrizações para os nossos clientes. De acordo com suas necessidades, nós ajustamos nosso sistema para que ele facilite a gestão de ponto de seus funcionários.

Com o nosso suporte, sua agência não precisa se preocupar com o controle de ponto de seus funcionários, já que o sistema só irá otimizar sua rotina e trazer uma série de benefícios, como aumentar o lucro da organização.

Quer saber como o sistema consegue ajudar nisso? Confira no próximo tópico!

Como controlar o ponto pode ajudar na lucratividade?

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Um controle de ponto como o da PontoTel pode ajudar sua empresa a reduzir custos e aumentar o lucro. Sabe como?

De acordo com o art. 74 da CLT, toda empresa que possui mais de 20 funcionários é obrigada a ter um sistema de controle de ponto. E como as agências possuem uma rotina agitada com grandes tarefas a serem feitas, elas precisam ter um sistema que seja rápido e simples na gestão de ponto.

Com um sistema que seja burocrático e ultrapassado, isso será impossível. Afinal, eles demandam grande tempo para fechar a folha de ponto dos funcionários e geram grande custo de manutenção. Um sistema desses só irá trazer dor de cabeça e atrasar o desempenho do gestor.

Afinal, processos burocráticos demandam um tempo que poderia ser utilizado em outro processo do qual aumentaria a produtividade das equipes, otimizar o tempo e dinheiro. Quando os processos são otimizados, o gestor pode gastar menos tempo nessas tarefas e se dedicar à outras.

Um sistema moderno como o da PontoTel, dessa forma, permite essa redução de tempo no controle de ponto por meio das nossas ferramentas customizáveis, e não gera tantos custos para as empresas, já que ele funciona de forma online.

Além disso, o sistema possui mais de 6 medidas de segurança para garantir a veracidade do ponto registrado, como por geolocalização e reconhecimento facial. Com a segurança na marcação de horários, a empresa reduz significativamente as chances de ser alvo de processos trabalhistas envolvendo questões como horas extras não pagas ou descontos indevidos por exemplo.

Viu só como a PontoTel pode ajudar a sua agência? Marque uma demonstração para conhecer mais sobre o nosso sistema! Não perca a chance de otimizar sua rotina e de ter uma maior organização da jornada de seus funcionários!

Conclusão

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Eu espero que, se você chegou até aqui, tenha entendido como um controle de ponto só irá beneficiar a sua agência!

Além de otimizar sua rotina, um sistema como o da PontoTel irá aumentar a qualidade de vida de seus funcionários, o que irá permitir que eles sejam mais criativos e, consequentemente, mais produtivos.

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