O fim de ano no RH e no DP geralmente é bem agitado. Isso porque esses setores precisam cumprir uma série de responsabilidades que impactam a segurança jurídica, a contabilidade, as finanças e a gestão de pessoas da empresa.
Para isso, eles precisam executar suas obrigações de forma ágil, precisa e eficiente, fatores essenciais para reduzir a possibilidade de erros que prejudiquem o negócio.
Caso a empresa descumpra suas obrigações de final de ano ou não faça essas atividades da forma correta, pode sofrer diversas penalidades.
O primeiro passo para evitar quaisquer problemas nesse sentido é entender quais tarefas as empresas são obrigadas a realizar no fim do ano.
Este artigo explicará quais são essas atividades, quais os riscos de descumprimento e como a tecnologia pode facilitar a execução dessas tarefas.
Para isso, serão abordados os seguintes tópicos:
- Fim de ano no RH: importância dos setores RH e DP
- Quais as principais obrigações de fim de ano no RH e no DP?
- E as principais obrigações de fim de ano para as empresas?
- Como a tecnologia auxilia nesse processo?
- Quais os riscos de não cumprir com as obrigações de fim de ano?
Boa leitura!
Fim de ano no RH: importância dos setores RH e DP
O fim de ano é o período que exige uma preparação antecipada e eficiente das empresas, especialmente dos setores de RH e DP.
Esses setores são responsáveis por realizar uma série de atividades importantes relacionadas aos direitos trabalhistas dos colaboradores e ao encerramento do ano fiscal.
Ou seja, eles precisam lidar com algumas responsabilidades administrativas e estratégicas que impactam diretamente o funcionamento da empresa.
Além disso, esses departamentos também devem preparar um encerramento de fim de ano para integrar os funcionários e comemorar os resultados da equipe.
O ideal é que o RH e o DP se organizem com antecedência para lidar com todas essas responsabilidades. Assim, fica mais fácil cumprir as obrigações e preparar um momento de integração e relaxamento para todos.
Como as obrigações legais de fim de ano impactam as empresas?
O fim do ano traz consigo uma série de obrigações legais que impactam as empresas, especialmente os setores de RH e DP e o departamento financeiro.
Essas obrigações envolvem principalmente o cálculo de benefícios, o pagamento de encargos trabalhistas e a elaboração de documentações específicas exigidas pelos órgãos fiscais.
A realização dessas tarefas demanda tempo, recursos e planejamento cuidadoso dos setores envolvidos. Afinal, além de garantir a conformidade, essas atividades têm implicações financeiras significativas e influenciam diretamente a relação entre a empresa e seus colaboradores.
Para isso, as organizações precisam estar cientes dessas responsabilidades legais e agir adequadamente para evitar penalidades e garantir sua conformidade legal.
Quais as principais obrigações de fim de ano no RH e no DP?
Conforme explicado, o fim de ano no RH e no DP é repleto de obrigações que as empresas precisam cumprir para garantir sua segurança jurídica.
Confira a seguir as principais atividades que devem ser feitas nesse período.
Folha de pagamento e 13º salário
O 13º salário é um dos benefícios trabalhistas mais esperados pelos colaboradores no fim do ano. Afinal, ele corresponde a um salário adicional pago aos funcionários como uma gratificação pelo trabalho realizado ao longo do ano.
As empresas têm até o dia 20 de dezembro para pagar essa gratificação natalina aos colaboradores, sendo que esse pagamento pode ser feito em até duas parcelas.
Em outras palavras, o pagamento do 13º salário é uma obrigação legal que representa uma despesa extra para as empresas e exige o cálculo cuidadoso, já que tem implicações na folha de pagamento dos funcionários.
Planejamento de férias dos funcionários
Muitas empresas concedem férias coletivas aos seus funcionários no fim de ano para reduzir custos e assegurar o descanso dos colaboradores durante esse período de feriados.
Nesse caso, todos os trabalhadores são obrigados a entrar de férias ao mesmo tempo, sendo que eles têm direito a receber o pagamento inteiro do mês com um acréscimo de ⅓ proporcional.
Essa estratégia é utilizada principalmente por negócios que registram uma queda na procura por seus produtos e serviços nesse período de festividades.
No entanto, para utilizá-la, a organização deve comunicar o órgão local do Ministério do Trabalho e Previdência sobre a concessão de férias coletivas com até 15 dias de antecedência.
Nesse período, a empresa também deve comunicar o sindicato da categoria, além de afixar os avisos sobre as férias nos locais de trabalho.
Caso não queira utilizar essa estratégia, os empregadores também podem aproveitar esse período de fim de ano para conceder férias individuais a alguns funcionários que já completaram 12 meses de trabalho.
Seja qual for a estratégia utilizada pela organização, é fundamental que a empresa planeje a concessão de férias com antecedência por conta dos impactos financeiros e legais dessa decisão.
Encerramento de contratos temporários
Muitas empresas investem na contratação de trabalhadores temporários no fim de ano em função do aumento da demanda nesse período.
Como o contrato de trabalho temporário tem regras específicas, as organizações precisam ficar atentas ao encerramento dessa contratação.
Isso porque a legislação prevê que os colaboradores contratados dessa forma têm direito a décimo terceiro proporcional, férias proporcionais, abono salarial, entre outros benefícios.
Sendo assim, os empregadores precisam se organizar para cumprir suas obrigações legais relacionadas a esses trabalhadores.
Documentação e arquivamento
O fim do ano também é a época ideal para que o RH e o DP organizem os documentos dos funcionários da empresa.
Para isso, é importante que o setor verifique os contratos de trabalho e atualize os dados cadastrais dos colaboradores para facilitar o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.
E as principais obrigações de fim de ano para as empresas?
Além das obrigações mencionadas anteriormente, a empresa também é obrigada a realizar atividades relacionadas a questões financeiras e fiscais no final do ano.
Confira a seguir quais são essas atividades e por que elas são importantes.
Pagamento do 13º salário
O pagamento do 13º salário é uma das principais obrigações das empresas no fim do ano. Conforme explicado, trata-se de uma gratificação natalina regulamentada por lei que deve ser paga até o fim de dezembro.
Para garantir que o funcionário receba o benefício conforme a legislação, as empresas precisam calcular o seu valor corretamente e enviá-lo ao funcionário no prazo estabelecido por lei.
Envios DCTFWeb e EFD-Reinf
A sigla EFD-Reinf se refere a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais. Essa obrigação é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que complementa os dados apresentados no eSocial.
Isso significa que a EFD-Reinf deve ser utilizada pelas empresas para informar os rendimentos pagos e as retenções de imposto de renda e contribuições sociais que não foram informadas pelo eSocial.
Já a sigla DCTFWeb se refere a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos.
Esse documento é utilizado pelas empresas para relatar à Receita Federal as contribuições previdenciárias e confessar suas dívidas.
Assim como o EFD-Reinf, o DCTFWeb deve ser apresentado mensalmente até o dia 15 do mês, sendo que seu envio pode ser adiado para o próximo dia útil após o dia 15 caso essa data coincida com um dia não útil.
PLR
A Participação nos Lucros e Resultados (PLR) é um benefício que as empresas podem conceder aos seus colaboradores para reconhecer o trabalho dos profissionais e estimular a produtividade e o engajamento das equipes.
Normalmente, esse benefício é pago após o funcionário completar um ano de trabalho. No entanto, existem organizações que pagam PLR após a apuração dos seus lucros do período comercial, o que coincide com o fim ou início do ano.
Seja qual for o período de pagamento, as empresas precisam assegurar que o cálculo da PLR seja feito corretamente e incluir esse valor na folha de pagamento.
Informe de rendimentos
O informe de rendimentos faz parte das obrigações da empresa em relação ao Imposto de Renda (IR) dos funcionários. Esse documento relata todos os valores pagos e recebidos em um ano-base, ou seja, ao longo de 12 meses.
As empresas são obrigadas a fornecer o informe aos colaboradores até o final de fevereiro do ano subsequente ao do pagamento dos rendimentos. Por exemplo, o informe referente ao ano-calendário de 2023 deve ser enviado até fevereiro de 2024.
Como a tecnologia auxilia nesse processo?
Vencer o desafio de lidar com tantas obrigações da empresa é muito mais fácil com o apoio das tecnologias certas.
Afinal, soluções tecnológicas eficientes permitem a automação de processos, a integração de dados, o armazenamento em nuvem, entre outras facilidades.
Como resultado, a empresa consegue calcular o salário e os direitos trabalhistas dos funcionários, bem como elaborar os documentos fiscais exigidos pelo governo, de forma mais ágil e precisa.
Isso garante a conformidade legal da organização e permite que setores como RH e DP utilizem seu tempo e seus esforços para se dedicar a outras responsabilidades.
Como o sistema da Pontotel contribui para o fim de ano no RH?
O controle de ponto eletrônico é uma das soluções tecnológicas mais eficientes para a empresa cumprir suas obrigações de fim de ano no RH e no DP.
A Pontotel é uma das líderes nesse mercado de ponto digital por conta de sua qualidade, sua eficiência e seus recursos avançados que otimizam a gestão de pessoas na empresa.
Entenda a seguir como nossa ferramenta pode ajudar seu negócio a cumprir suas obrigações nesse final de ano.
Cálculo automático das folhas
A Pontotel simplifica e agiliza todos os processos necessários para o fechamento da folha de ponto e de pagamento dos funcionários.
Isso porque nosso sistema inteligente faz o acompanhamento detalhado da jornada de trabalho dos colaboradores e ainda automatiza o cálculo dos apontamentos, otimizando o fechamento das folhas.
Integração com sistemas de folha de pagamento
Após fechar as folhas, a plataforma permite o envio desses dados para o sistema de folha de pagamento utilizado na empresa. Isso é possível graças ao recurso de integração com outros sistemas que a Pontotel possui, facilitando a comunicação entre setores e a rotina do setor financeiro.
Painéis para fácil gestão de escalas e turnos
Fazer a gestão de escalas de funcionários pode ser mais desafiador em empresas com trabalhadores temporários ou jornadas diferenciadas para atender a demandas de fim de ano.
Para garantir o fluxo de trabalho e a sua eficiência operacional, as organizações precisam de um sistema que facilite o gerenciamento de funcionários nesse período.
Essa ferramenta pode ser encontrada na plataforma da Pontotel, que é compatível com escalas flexíveis, facilita a alteração de jornadas e conta com um painel otimizado que garante a gestão avançada de escalas.
Cálculos automáticos de horas extras e banco de horas
Nossa plataforma inteligente também permite o cálculo automatizado de 13º salário, férias, horas extras, banco de horas e muito mais.
Ao automatizar esses cálculos, a empresa aumenta seu gerenciamento sobre a jornada dos funcionários e pode definir estratégias para lidar com essas obrigações legais.
Assim, fica muito mais fácil cumprir as responsabilidades de fim de ano no RH e no DP!
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Quais os riscos de não cumprir com as obrigações de fim de ano?
O não cumprimento das obrigações de fim de ano pode causar vários problemas às empresas. Um deles são as chamadas penalidades legais, que consistem em multas e sanções que variam segundo a natureza da infração, o porte da empresa e outros fatores.
A empresa que não paga o décimo terceiro, por exemplo, pode ser autuada por um auditor-fiscal do Ministério do Trabalho e deve pagar multa de R$ 170,25 por funcionário em situação irregular, que dobra em caso de reincidência.
O não pagamento correto de 13º salário, férias e outros direitos trabalhistas também pode resultar em ações trabalhistas, levando a custos adicionais para a empresa.
Além desses problemas, o descumprimento pode prejudicar a imagem corporativa da empresa. Afinal, uma organização que não honra seus compromissos financeiros pode não ser considerada confiável por clientes, fornecedores e investidores.
Essa falta de confiança também impacta a marca empregadora do negócio. Como resultado, a empresa pode registrar piora do clima organizacional, dificuldade para gerenciar talentos, aumento da rotatividade, queda na produtividade, entre outros problemas.
Conclusão
As obrigações legais são definidas por lei e devem ser cumpridas. Portanto, as empresas, principalmente os setores de RH e DP, precisam se organizar para executar essas responsabilidades de forma eficiente e precisa.
Essa máxima é importante especialmente no fim de ano, marcado por demandas legais específicas.
Caso a empresa não cumpra suas obrigações, arrisca enfrentar vários problemas, como multas, prejuízos na sua reputação e dificuldade para atrair talentos.
Para evitar esses problemas, as empresas precisam entender quais são suas obrigações de fim de ano no RH, no DP e em qualquer outro setor da organização.
Assim, elas poderão adotar práticas e processos eficientes para buscar sua conformidade em todas essas áreas.
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