Quando uma empresa não consegue implementar ações estratégicas para a otimização dos processos de ponto, acaba enfrentando alguns problemas: fraudes na hora de bater o ponto, cálculos de pagamento feitos incorretamente, funcionários insatisfeitos porque não receberam devidamente pelas horas extras e até mesmo processos trabalhistas.
Em 2023, por exemplo, entre os assuntos mais recorrentes nas Varas do Trabalho estava, na quinta posição, justamente as horas extras, conforme o Relatório Geral da Justiça do Trabalho. Como será abordado neste conteúdo, quando essa jornada extraordinária ocorrer, a empresa tem de estar preparada para sempre considerá-la nos cálculos de pagamento.
Além disso, ela também precisa encontrar formas de fazer um controle de jornada de trabalho preciso e transparente. É dessa maneira que ela manterá o processo de registro de ponto, seja no regime de trabalho presencial, remoto ou híbrido, sempre eficiente.
Como otimizar os processos envolvidos no controle de ponto tem particularidades, este texto abordará esse tema por meio dos seguintes tópicos:
- O que é otimização de processos de ponto?
- Principais desafios na gestão de ponto nas empresas
- Benefícios da otimização dos processos de ponto
- Como otimizar os processos de ponto na sua empresa?
- Qual o melhor controle de ponto para otimizar os processos da sua gestão?
Tenha uma boa leitura!
O que é otimização de processos de ponto?
A otimização de processos de ponto refere-se ao conjunto de práticas e ferramentas que uma empresa adota para tornar o registro da jornada dos funcionários mais eficiente. Isso, ao passo que evita erros e fraudes, garante que a empresa se mantenha dentro das leis trabalhistas.
Ela pode fazer isso combinando ações, que se resumem em usar ferramentas e adotar boas práticas. Nesse sentido, tal otimização da gestão dos horários de entrada e saída, intervalos e horas trabalhadas deve ser adotada em todos os regimes de trabalho.
Principais desafios na gestão de ponto nas empresas
A gestão de ponto não é uma tarefa complexa, desde que a empresa use os meios necessários para fazer a otimização do processo de ponto. Há, no entanto, desafios, alguns com consequências mais sérias do que outros, mas todos prejudiciais. Confira:
Erros e fraudes no registro de ponto
Um dos desafios que a otimização de processos de ponto consegue evitar trata-se das fraudes no registro de jornada. É o caso de um colaborador que registra o ponto de um colega que chegou atrasado ou que bate o ponto mesmo não estando trabalhando.
Foi o que aconteceu no processo TRT-13 — Recurso Ordinário: RO XXXXX20135130024 XXXXX-96.2013.5.13.0024: um dos funcionários da empresa fraudava os cartões de ponto, manipulando o “sistema de ponto, registrando, no sistema, que estava na empresa, quando, na verdade, não estava”. Isso, no fim, resultou em demissão por justa causa.
Além das fraudes, erros também são um desafio: eles podem acontecer em caso de registros manuais ou até mesmo por falhas nos sistemas de ponto não otimizados. Um exemplo disso é quando um colaborador registra equivocadamente o horário de entrada.
Falta de integração entre sistemas de RH
Se uma empresa usa um sistema de ponto que não “conversa” com o sistema de folha de pagamento, ela passa a enfrentar outro desafio: a falta de integração. Como resultado, surgem discrepâncias no cálculo das horas extras e do banco de horas, e a empresa, devido a isso, acaba enfrentando outros problemas, como erros na hora de pagar os colaboradores.
Nesse mesmo sentido, se o RH de uma empresa tem de inserir manualmente os dados de ponto no sistema de folha de pagamento, isso aumenta o risco de erros por conta dessa falta de integração.
Outra problemática também surge disso: a dificuldade de analisar dados. Assim, as empresas devem entender os riscos envolvidos nisso, especialmente porque, como pontua Tuanny Honesko, coordenadora de marketing da Feedz: “Não é possível gerir uma equipe sem ter dados e sem ser orientado com base neles”.
Retrabalho causado por processos manuais
Além de demorados, os processos manuais de registro e cálculo de ponto tornam os erros nessas tarefas mais frequentes. Diante disso, o time de RH, que já precisa lidar com outras tarefas rotineiramente, acaba lidando com retrabalhos para resolver tais erros.
Junto a isso, dependendo dos fatores envolvidos em cada cenário, como o quão irritado um funcionário pode estar porque não teve as horas extras pagas corretamente e a frequência com que esse problema já acontece com ele, a empresa pode ser processada.
Dificuldade no controle de jornadas flexíveis e remotas
As organizações que adotam as jornadas flexíveis, aquelas que permitem aos funcionários definir seus próprios horários de trabalho dentro de alguns limites, e as jornadas remotas, por meio das quais é possível trabalhar à distância, lidam com determinados desafios.
Um colaborador remoto que trabalha fora do horário tradicional, por exemplo, pode ter dificuldade para registrar o ponto de forma adequada, ainda mais se ele nunca bateu ponto à distância e se o sistema não for adaptado para essa realidade de trabalho.
Benefícios da otimização dos processos de ponto
Apesar dos desafios abordados, a empresa pode superá-los ao adotar as práticas de otimização de processo de ponto. Quando ela consegue isso, alguns benefícios surgem, sobretudo na rotina do setor de recursos humanos. Entenda a seguir:
Agilidade na gestão de jornadas e banco de horas
Ao automatizar o controle de ponto com um software de gestão, uma empresa passa a gerenciar as jornadas de trabalho de todos os funcionários — independentemente da quantidade e se eles trabalham a distância ou não — de maneira mais eficiente.
Afinal, esse sistema de controle de ponto calcula as horas trabalhadas, bem como as horas extras e, a partir disso, consegue integrar esses dados diretamente na folha de pagamento. Isso combate um dos desafios abordados: a necessidade de cálculos manuais.
Segurança jurídica e conformidade com a legislação trabalhista
Uma empresa precisa estar em dia com a legislação brasileira em todos os seus níveis. Em relação a clientes, por exemplo, deve seguir a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Ao mesmo tempo, quando envolve funcionários, ela tem de obedecer às leis trabalhistas, como a CLT, para evitar ser processada.
A otimização de processos de ponto auxilia justamente nesse sentido: garante que os registros de ponto estejam em conformidade com as normas legais. Desse modo, a organização evita multas trabalhistas e disputas na Justiça do Trabalho.
Um sistema de ponto eletrônico, por exemplo, pode enviar alertas automáticos referentes a intervalos obrigatórios ou limites de horas extras. Ele é um meio tecnológico de a empresa se manter em conformidade com as exigências legais.
Melhoria na experiência dos funcionários e no engajamento
A satisfação dos funcionários é resultado de diferentes ações da empresa, e uma delas envolve aquelas tomadas em prol da otimização de processos de ponto. Por exemplo, a falta de pagamento, ou o pagamento errado, das horas extras pode acabar fazendo a empresa parar na justiça caso ela não resolva o problema a tempo.
Por isso, quando existe a otimização desse registro de ponto por meio de um software, os funcionários se sentem confiantes acerca do pagamento das suas horas de trabalho, sobretudo as horas extras. Com ele, é possível ver horários e saldo de banco de horas em tempo real e com praticidade, favorecendo a experiência do quadro de pessoal.
Como otimizar os processos de ponto na sua empresa?
Como destaca o Tribunal Regional do Trabalho da 20ª Região: “As empresas têm liberdade para decidir que tipo de ponto vão adotar, mas para isso é preciso observar a legislação trabalhista e as normas do Ministério do Trabalho”.
Nesse sentido, há uma forma de as organizações enfrentarem os desafios relativos ao controle de ponto e, com isso, ter os benefícios de uma gestão da jornada transparente e dentro da lei brasileira: fazer corretamente a otimização de processos de ponto. Veja:
Implementação de soluções integradas com folha de pagamento
Implementar soluções integradas é uma das melhores formas de começar a fazer a otimização de processos de ponto. Afinal, ao integrar o sistema de ponto com a folha de pagamento, o time de RH não precisa inserir manualmente os dados de jornada de cada um dos funcionários.
Os benefícios práticos disso são menos erros e retrabalhos, pois a integração permite o cálculo automático de horas extras, adicionais noturnos e outros benefícios. Ou seja, há precisão dos pagamentos: a empresa fica dentro da lei, e os colaboradores, satisfeitos.
Automação da gestão de banco de horas e cálculo de jornada
Quanto mais o time de RH consegue automatizar tarefas repetitivas e manuais, mais eficiente ele se torna no dia a dia. Nesse sentido, a automação da gestão do banco de horas e do cálculo de jornada é uma ação de otimização de processos de ponto.
Isso mostra uma das vantagens de usar um sistema de controle de ponto: ele calcula o saldo de banco de horas e acompanha se os colaboradores estão cumprindo suas jornadas. Nesse processo, para maior precisão, ele sempre considera horas extras, faltas e folgas.
Uso de relatórios para melhorar a tomada de decisão
Um dos requisitos para o sucesso organizacional diz respeito ao uso de relatórios, afinal, analisá-los estrategicamente permite identificar padrões, prever tendências e embasar a tomada de decisões — e isso se aplica diretamente no setor de RH.
Lara Avelino, analista de RH, psicóloga organizacional e recrutadora, fala que é a partir dos relatórios que se torna possível “aumentar e alimentar inúmeros indicadores que realmente nos ajudarão a tomar decisões mais assertivas e embasadas. Isso nos permite chegar, como RH, junto à diretoria e à gestão mais alta da empresa”.
O uso de relatórios de ponto é, portanto, uma forma de se fazer a otimização de processos de ponto. O RH pode identificar, ao analisá-los, que alguns colaboradores estão excedendo as horas trabalhadas com frequência ou atrasando o registro do início da jornada em certos dias, por exemplo. A partir disso, ele pode ajustar escalas ou adotar outras medidas.
Treinamento de colaboradores para evitar inconsistências
As empresas também precisam incluir nas suas ações de otimização de processos de ponto o treinamento dos funcionários sobre a importância e os processos do registro correto de ponto: entradas, saídas, intervalos. Tudo isso em prol de evitar inconsistências.
Caso a empresa vá fazer esse controle de jornada pela primeira vez, ou se todos os seus trabalhadores atuam em regime de teletrabalho, esses treinamentos são ainda mais indispensáveis, especialmente porque também ensinam a usar o software/app de ponto.
Qual o melhor controle de ponto para otimizar os processos da sua gestão?
O melhor controle de ponto é aquele que — por meio de uma interface intuitiva e que tem todas as funcionalidades para tornar a gestão de ponto mais transparente e prática — consegue facilitar a rotina do time de RH. Nesse sentido, a Pontotel, nossa plataforma de controle de ponto, destaca-se como a melhor alternativa do mercado.
Nossa ferramenta é capaz de auxiliar a empresa, por completo, na otimização de processos de ponto e, a partir disso, combater os desafios abordados neste texto: erros, fraudes, falta de integração, inconsistências no registro de ponto, cálculo de horas incorreto, reclamações por parte dos funcionários, retrabalhados para a equipe de RH, entre outros.
Isso se dá porque o software da Pontotel:
- Automatiza o registro de ponto e se integra à folha de pagamento;
- Traz a flexibilidade no controle de jornada para diferentes modelos de trabalho;
- Disponibiliza mais de 30 tipos de relatórios que facilitam a processo de tomada de decisões e garantem conformidade da empresa com a legislação trabalhista;
- Assegura que funcionários em trabalho externo consigam registrar o ponto mesmo sem internet;
- Conta com geolocalização e biometria facial para os trabalhadores remotos.
Essas são só algumas das várias funcionalidades que nosso software de controle de ponto traz. Converse com um especialista agora mesmo e veja como a Pontotel pode auxiliar sua empresa na otimização de processos de ponto! Para isso, basta preencher o formulário abaixo:
Conclusão
Quanto mais estratégias e mecanismos uma empresa adotar para tornar a otimização de processos de ponto uma realidade, mais sua gestão de pessoas, especificamente o registro da jornada de trabalho, se tornará eficiente.
Os problemas relacionados ao processo de registro de ponto até podem parecer desafiadores à primeira vista, mas são facilmente combatidos quando a empresa implementa boas práticas, como fazer a análise de relatórios estrategicamente.
Isso também envolve adotar as ferramentas certas, como a Pontotel, que se destaca por ser um software desenvolvido para aprimorar a gestão de pessoas e otimizar o controle de pontos — independentemente do regime de trabalho que a empresa adota, do segmento de atuação e da quantidade de funcionários.
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