O tratamento do ponto dos funcionários é uma etapa complicada do seu fechamento de folha?
Se sim, entendemos o motivo. Afinal, todo mês são tantos atrasos, esquecimentos de ponto, faltas e atestados que é quase impossível dar conta de tudo.
O que muitas empresas ainda não sabem, é que a cada dia a tecnologia produz mais soluções para facilitar e otimizar a rotina do setor de recursos humanos.
Essa é a função dos softwares de tratamento de ponto eletrônico, que são aliados no controle da jornada dos colaboradores, trazendo para a empresa economia de tempo, agilidade e eficiência.
Se você ainda não conhece esse tipo de sistema, está no lugar certo. Você vai se surpreender com o que é possível fazer agregando um software desses ao seu processo de fechamento de ponto.
Nesse artigo você irá descobrir:
- O que diz a lei sobre sistemas de ponto eletrônico?
- Como funciona um ponto eletrônico?
- Software para tratamento de ponto eletrônico – Para que serve?
- Quais são as irregularidades mais comuns do registro de ponto eletrônico?
- Software de tratamento corrige inconsistências na marcação do ponto?
- Tratamento de ponto eletrônico gera o relatório de frequência exigido pelo MTP?
- Software para tratamento de ponto faz ajustes de jornada?
Boa leitura!
O que diz a lei sobre sistemas de ponto eletrônico?
A lei que regulamenta o uso de sistemas de ponto eletrônico nas empresas é a portaria 671. Expedida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) em 2021, ela extinguiu a antiga portaria 1510, responsável por reger estes sistemas.
Hoje, esta nova portaria unificou todas as regras até então existentes, complementando com novas normas e esclarecendo pontos que causavam confusões para muitos.
A principal mudança estabelecida pela portaria 671 foi a consolidação de todas as formas de registro eletrônico de ponto existentes em “REP” (Registrador Eletrônico de Ponto).
Três categorias distintas foram criadas nessa nova denominação: Veja quais:
- REP- C – Registro de ponto convencional;
- REP-A – Conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho;
- REP-P – Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, que inclui os coletores de marcações, o armazenamento de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.
A portaria diz que os REPs devem registrar de forma correta e fiel as marcações de ponto dos funcionários. Proibindo quaisquer ações que:
- Impeçam a marcação do ponto;
- Faça marcações automáticas do ponto, considerando horários pré-determinados;
- Exija autorização para marcar horas extras;
- Altere os dados registrados pelo funcionário.
Além disso, o uso de sistemas eletrônicos de controle de jornada também está previsto na CLT através do 2° parágrafo do artigo 74. Este artigo diz que estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores devem anotar os horários de jornada dos funcionários.
E para isso a empresa pode utilizar o registro manual, mecânico ou eletrônico.
Essa alteração facilitou bastante a rotina das empresas, uma vez que as formas antigas de controle traziam riscos de fraudes e muitos erros operacionais.
Com a entrada dos sistemas eletrônicos no mercado, as empresas puderam contar com uma forma mais segura de fazer o controle de frequência.
Qual o prazo para adequação do sistema de tratamento na nova portaria 671?
A portaria 671 entrou em vigor em dezembro de 2021. Em suas normas, foi estipulado que o prazo para adequação dos sistemas coletores de ponto para as fabricantes deste equipamento, era até o dia 10 de fevereiro de 2022.
O mesmo prazo vale para os empregadores, que devem verificar se seu sistema atual atende às novas regras ou, o que será necessário adequar.
Em relação ao programa de tratamento, o prazo é de um ano a partir da publicação da portaria. Ou seja, até o dia 10/11/2022.
Como funciona um ponto eletrônico?
O ponto eletrônico funciona através de um sistema informatizado que coleta os dados da jornada dos funcionários diariamente, de acordo com as suas marcações de ponto.
Todos os dias, os colaboradores chegam ao seu trabalho e marcam o horário de sua entrada, repetindo essa ação na ida e volta do almoço e, no final do seu expediente. Essas ações são armazenadas em forma de dados no sistema, para serem utilizadas pela empresa na remuneração dos funcionários.
Mas antes da empresa enviar as informações para a folha de pagamento para então remunerar os colaboradores, existe uma outra etapa da gestão de ponto muito importante,o tratamento dos pontos. Acompanhe!
Como está o nível da sua gestão de ponto? Responda abaixo e receba o resultado na hora!
Software para tratamento de ponto eletrônico: para que serve?
De acordo com a portaria 671, a principal função do tratamento do ponto é cuidar dos dados originados da marcação de ponto, além de acrescentar, alterar ou completar informações faltantes ou indevidas.
Ou seja, através desse software é possível gerenciar as informações do ponto, corrigindo inconsistências e gerando arquivos importantes para a folha de pagamento.
Veja um exemplo prático.
Todo final do mês é necessário fechar a folha de ponto, certo? Sem o auxílio de um sistema de tratamento de ponto, essa tarefa se tornaria muito mais trabalhosa, imagina calcular a mão todos os apontamentos.
Mas agregando software para tratamento de ponto eletrônico a essa rotina tudo muda.
Com ele, você tem relatórios sobre as marcações de ponto, conseguirá gerenciar as horas extras, banco de horas, folgas e todas as outras questões relacionadas à frequência dos funcionários.
Quem administra a jornada dos colaboradores sabe que as inconsistências na folha de ponto são muito comuns. A boa notícia é que um bom software pode ajudar a tratar os principais problemas.
Todos os dados processados pelos sistemas de ponto eletrônico serão gerados pelo Programa de Tratamento de Ponto (PTRP) e, unificados em um novo documento denominado Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ).
Segundo a portaria 671, a adequação ao PTRP deve ser feita até o dia 10/11/2022.
Com a vigência da LGPD, o tratamento de ponto se tornou ainda mais importante de ser administrado corretamente. O artigo 101 desta portaria, inclusive, explicita tal obrigatoriedade, de forma que as empresas estejam adequadas com as normas previstas nesta lei.
Veja na íntegra:
“Art. 101. O empregador e as empresas envolvidas no tratamento dos dados devem observar as disposições da Lei nº 13.709, de 14 agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.”
Quais são as irregularidades mais comuns do registro de ponto eletrônico?
As irregularidades mais comuns do registro de ponto giram em torno do esquecimento da anotação, ausência ou excesso de marcação de ponto.
Isso ainda piora quando os funcionários batem o ponto no REP-C, o relógio de ponto convencional, que por ser apenas um equipamento de coletor de ponto não consegue diferenciar as marcações efetuadas pelo colaborador ao longo de sua jornada.
O que causa um dos maiores problemas da marcação de ponto feita no relógio, a falta de distinção entre os pontos.
E o que isso tem haver com as irregularidades?
Bom, se um dia o relógio de ponto apresentar uma falha logo na entrada dos colaboradores ou os funcionários esquecerem de bater o ponto, dificilmente a jornada do colaborador aparecerá de forma correta na folha de ponto.
Vamos usar como exemplo um funcionário que bateu o ponto de entrada e pausa para almoço. Entretanto, esqueceu de bater a volta do almoço e, depois, marcou o ponto de saída.
Ao recolher os dados, adivinha o que aconteceu. De acordo com o sistema, nesse dia o colaborador saiu para almoçar e voltou somente no horário da sua saída.
E como um software para tratamento de ponto eletrônico pode ajudar nisso? Vamos descobrir.
Funcionário esqueceu de bater o ponto na entrada
É possível esquecer de bater o ponto ao chegar no trabalho?
Sim, é possível que isso ocorra diariamente em uma empresa. E, na maioria das vezes, não ocorre propositalmente.
Em uma cidade como São Paulo, por exemplo, é comum que os colaboradores peguem trânsito na parte da manhã. Isso faz com que o dia já comece de forma estressante e, na correria, o funcionário pode esquecer de registrar o seu ponto.
Nesses casos, o papel do RH é realizar uma correção de ponto na folha do colaborador.
Até então, parece uma tarefa fácil, e realmente é. Mas isso se torna um grande problema se a sua empresa ainda utiliza um sistema de ponto ultrapassado.
Contudo, em um software para tratamento de ponto eletrônico como o da Pontotel, por exemplo, o gestor pode fazer a correção do ponto de entrada do colaborador a qualquer momento, apenas utilizando um computador ou um celular.
Colaborador esqueceu de bater o ponto na saída
Esse é o mesmo caso do esquecimento do ponto de entrada, e aqui muitos certamente já passaram por essa situação. Quem nunca saiu do trabalho na correria ao passar do horário?
E, se sua empresa utiliza o relógio de ponto sem a companhia de um bom sistema de tratamento de ponto, com certeza a folha do colaborador ficará confusa, não identificando o ponto faltante.
Então quando ele for bater o ponto de entrada no dia seguinte, o relógio entenderá que ele estará batendo o ponto de saída do dia anterior.
Mas sabe por que isso não acontece em um software para tratamento de ponto eletrônico moderno?
Porque os melhores softwares para tratamento de ponto eletrônico permitem o cadastro de uma jornada de trabalho para todos os colaboradores.
Portanto, mesmo que o colaborador esqueça de registrar o ponto na saída, o dia seguinte já será registrado como início de outra jornada.
E como ele sabe que o colaborador não bateu o ponto?
O sistema da Pontotel, além de completo, também é inteligente. Ou seja, se em determinado dia alguma folha apresentar um número ímpar de marcações de ponto, isso será sinalizado para que o gestor efetue uma correção.
Com isso, o ponto de saída que ele esqueceu de marcar aparecerá como inconsistente e o gestor ou RH deverá verificar.
Agora, vamos falar sobre o campeão de esquecimento de ponto? A pausa para almoço.
Colaborador não bateu o ponto na saída do almoço
O horário de almoço é o campeão do esquecimento da marcação de ponto quando obrigatório. E, como falamos acima, dependendo do meio de registro utilizado na empresa, o sistema anotaria a saída do colaborador como retorno do almoço.
Agora, tente imaginar a situação em que o sistema registrou um almoço que durou 5 horas, o quanto de desconto o colaborador não teria em sua folha de pagamento, não é mesmo?
Em uma empresa com mais de 500 funcionários, corrigir esses pequenos esquecimentos é um processo bastante lento.
É exatamente esse tipo de problema que um bom software para tratamento de ponto eletrônico consegue solucionar, pois ele identifica todos os dados referente a jornada de trabalho dos colaboradores, aponta onde estão as inconsistências além de enviar notificação aos gestores em tempo real caso algum colaborador esqueça o ponto.
Mas além dos problemas como o esquecimento da marcação de ponto, também existem as marcações de ponto por excesso, veja.
Funcionário registrou o ponto duas vezes
Vamos imaginar que em determinado dia, o funcionário registrou o ponto, se distraiu, esqueceu que já tinha batido o ponto e, para não ficar na dúvida, registrou novamente, tornando aquele ponto duplicado.
Como abordamos, um REP-C não conseguiria identificar a marcação em excesso.
Mas, em um software como o da Pontotel, no próprio aplicativo o ponto batido já aparece para o colaborador, facilitando com que ele não fique na dúvida se marcou o ponto ou não. Mas se mesmo assim isso ocorrer, o ponto duplicado é sinalizado para que o gestor verifique a ocorrência.
Software para tratamento de ponto eletrônico corrige inconsistências na marcação?
Se você sofre para fechar a folha de ponto, com certeza seria muito bom se fosse possível visualizar todas as inconsistências de ponto tirando apenas um único relatório, sem precisar verificar folha por folha. Ou melhor que isso, poder corrigir todas as inconsistências em poucos cliques.
A boa notícia é que isso já é possível, saiba que o sistema da Pontotel pode te ajudar.
O sistema da Pontotel é um software de Gestão de Ponto completo e o tratamento de ponto eletrônico é uma das suas funções.
Vamos te explicar como ele ajuda a corrigir todas essas inconsistências de forma prática e rápida.
Na Pontotel existe uma função chamada “verificar folhas”, esse botão serve para passar um pente fino em todos os pontos dos seus colaboradores, mostrando todas as inconsistências como: pontos duplicados, faltas, atrasos, horas extras, entre outros dados.
E você ainda pode usar filtros de data ou local para facilitar a sua busca.
Ao verificar as folhas, todos os pontos inconsistentes aparecerão para você. E então, basta apertar um botão para fazer a correção automática de acordo com a jornada cadastrada de cada funcionário.
Essa ferramenta de autocompletar também serve para o caso do relógio de ponto falhar. Pois, já que os colaboradores não conseguiriam bater o ponto, esse dia teria que ser corrigido na folha. Para isso, no sistema da Pontotel é possível adicionar um “ponto por evento”.
Mas inserir pontos na folha do colaborador não vai contra o que diz na portaria?
Não, por uma explicação simples. Nos casos listados acima, o gestor não estará fazendo uma pré-assinalação, ele estará corrigindo um ponto inconsistente.
Após a correção, ao emitir a folha do funcionário, você terá uma observação no ponto alterado explicando o motivo dele ter sido inserido manualmente.
Agora, se você quiser fazer a correção manualmente, o filtro te ajudará a visualizar as folhas que precisam de correção, e você pode ir especificamente na folha de cada funcionário que precisa de uma correção de ponto.
Outra vantagem desse sistema, é que ele pode emitir um relatório com todas as alterações realizadas, informações como a data, o que foi alterado, o motivo, quem fez a alteração e se foi utilizada a ferramenta de autocompletar. Assim, é possível ter um controle de todas as movimentações na folha de ponto dos funcionários.
Temos um convite: Conheça a Pontotel
A Pontotel é um sistema de registro, gestão e tratamento de ponto completo. Com múltiplas formas de marcação de ponto, um banco de horas robusto, cálculo de horas automático, e acompanhamento em tempo real.
Sua empresa pode ter acesso a jornada dos colaboradores através de um computador ou dispositivo móvel, a hora que precisar. Nosso aplicativo de ponto é compatível com os sistemas operacionais iOS e Android, além de funcionar de forma offline e possuir diversas medidas de segurança!
Conheça mais sobre a Pontotel e nossas soluções. Agende uma conversa gratuita com um de nossos especialistas em ponto!
É possível tratar essas inconsistências pelo celular?
Sim! Softwares para tratamento de ponto eletrônico inteligentes permitem a alteração de inconsistências diretamente pelo celular, por meio de aplicativos de gestão, esse é o caso do sistema da Pontotel.
Neles, os gestores podem fazer a correção dos pontos inconsistentes de forma rápida e fácil, e também é possível realizar alterações em jornadas e, muitas outras funcionalidades. Veja exemplos das principais funcionalidades disponíveis no aplicativo da Pontotel:
- Registro de ponto pelos colaboradores;
- Acompanhamento de jornadas em tempo real pelos gestores e responsáveis das áreas;
- Correção de pontos;
- Alteração de jornadas;
- Acompanhamento de banco de horas de cada funcionário
- Visualização de dados dos pontos, incluindo fotos no registro e localização;
- Verificação de faltas;
- Visualização de pendências e jornadas incompletas;
- Verificação de colaboradores em férias ou afastados.
Tratamento de ponto eletrônico gera o relatório de frequência exigido pelo MTP?
Sim. De acordo com a portaria 671, o programa de tratamento de ponto eletrônico deve ser capaz de emitir o espelho de ponto, um relatório que contém todos os dados de marcação dos funcionários.
Os arquivos AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais), presentes até então pela portaria 1510, foram extinguidos. Agora, um novo modelo de AFD e um novo relatório AEJ serão exigidos. Ambos são bem mais completos e detalhados do que os anteriores.
Além dos dados do empregador e do fabricante, a nova portaria determinou a obrigatoriedade de informações adicionais a serem constatadas no relatório. Algumas das principais são:
- Número de registro no INPI, no caso de REP-P.
- Versão do leiaute do AFD
- CRC-16 do registro.
Se tratando especificamente do espelho de ponto, o artigo 74 desta nova portaria define que ele deve ser gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto e, conter as seguintes informações:
- Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
- Identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
- Data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
- Horário e jornada contratual do empregado;
- Marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
- Duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).
Todos esses dados devem ser de fácil acesso. Isso porque, além de ser uma exigência da portaria 671, eles também podem estar sujeitos à auditoria fiscal do trabalho a qualquer momento.
Por isso, o software para tratamento de ponto eletrônico utilizado na sua empresa deve ser um grande aliado e, capaz de emitir todos esses relatórios de forma rápida atendendo às exigências da lei.
Software para tratamento de ponto eletrônico faz ajustes de jornada?
Sim, o software de tratamento de ponto é completamente capaz de realizar ajustes em jornadas. Isso porque ele é uma ferramenta que trata os dados das marcações de ponto dos funcionários.
Logo, ele faz alterações em suas jornadas. Mas, atente-se: é importante que todas essas alterações sigam as exigências da lei. A empresa não pode fraudar os pontos a fim de prejudicar o funcionário.
Software para tratamento de ponto eletrônico com biometria da Pontotel
Depois de tudo que falamos neste texto, você deve estar pensando em o que é preciso para ter a marcação de ponto integrada ao software tratamento de ponto eletrônico.
O sistema da Pontotel, possui a opção de integrar o seu relógio de ponto eletrônico com o sistema de gestão de ponto. Dessa forma, você consegue utilizar todas as funções juntas e não precisa recorrer a diversos sistemas.
Mas, ainda melhor do que apenas integrar, é ter um único sistema que faz o processo de ponto completo. Então, se você quiser se desfazer do relógio de ponto, pode aproveitar as diversas formas de bater ponto da Pontotel, que também possui biometria sem precisar de um relógio de ponto pregado na parede da empresa.
Nesses casos, o sistema utiliza a biometria facial, que é o reconhecimento da face do colaborador, muito mais moderno e prático.
Um sistema de controle de ponto eletrônico online funciona totalmente em nuvem, por isso, você pode acessá-lo por meio de um celular ou computador.
Isso torna possível a conferência do ponto em tempo real, pois, assim que seu colaborador registra o ponto, a informação já é enviada automaticamente para a folha dele, sem precisar fazer a importação.
Isso quer dizer que você pode ter o mesmo sistema para marcar ponto e fazer o tratamento. Um sistema completo que te dá todas as informações em tempo real sem precisar esperar o fechamento da folha.
E, não se preocupe, o sistema de ponto online possui várias medidas de segurança. Além disso, está de acordo com as normas da portaria 671, que regulamenta o REP-P e o REP-A.
Conclusão
Agora você já sabe como funciona um software para tratamento de ponto eletrônico e a quantidade de problemas com inconsistências de ponto que ele pode resolver.
Ter um sistema desses na sua empresa reduzirá bastante o seu tempo com o tratamento de ponto, e se a empresa ainda utiliza um REP-C pode integrar ele ao software.
Sua empresa também pode aderir a tecnologia completa e utilizá-la como controle de ponto através de tablets, celulares e até mesmo computadores.
O software da Pontotel é um dos mais robustos e sofisticados do mercado. Ele não só capta os pontos como também possui apontamentos customizados. Por exemplo, se você quiser identificar todos os funcionários com mais de 1 hora de atraso você pode.
Além disso, o sistema possui mais de 30 tipos de relatórios, regras de cálculo, simulador de horas extras e muito mais.
Não perca tempo, agende já uma demonstração do sistema da Pontotel!
