O controle de ponto é uma das rotinas mais desafiadoras nas empresas, por isso, organizar da forma correta a gestão de presença permite que a organização se torne mais estratégica nas decisões relacionadas à jornada dos colaboradores.
A gestão de presença é uma prática essencial para monitorar a presença dos funcionários no local de trabalho. Além disso, com ela, fica mais fácil planejar escalas de trabalho e organizar o cumprimento de horas extras.
Ademais, um negócio com gestão de presença organizada consegue se resguardar juridicamente e agir com maior transparência quanto ao controle de jornada dos colaboradores.
Sabendo da importância do assunto, neste artigo, as seguintes questões relacionadas ao tema serão abordadas:
- O que é gestão de presença?
- Qual a importância da gestão de presença?
- Como funciona a gestão de presença?
- O que diz a lei sobre gestão de presença?
- Quais as vantagens da gestão de presença na empresa?
- Quais os tipos de gestão de presença?
- Desafios da gestão de presença no trabalho remoto
- Como escolher a gestão de presença mais assertiva na empresa?
- Qual o melhor controle de gestão de presença do mercado?
- Qual o papel do RH na gestão de presença?
Boa leitura!
O que é gestão de presença?
Também conhecida como controle de ponto, a gestão de presença é uma rotina empresarial na qual as empresas marcam os horários de trabalho dos funcionários — entradas, saídas, intervalos e horas extras — para o fechamento correto da folha de pagamento.
Isso ajuda a acompanhar e controlar as horas trabalhadas, monitorando e controlando as jornadas dos colaboradores, bem como assegurando que eles estão cumprindo devidamente o número de horas e minimizando ocorrências de atrasos e faltas não justificadas.
Qual a importância da gestão de presença?
A gestão de presença desempenha um papel crucial nas empresas, por garantir o cumprimento das obrigações legais, o correto pagamento de salários e a otimização do uso de Recursos Humanos.
Além disso, ajuda a manter um ambiente de trabalho disciplinado e produtivo. Com isso, a empresa pode organizar melhor o dia a dia de trabalho dos funcionários, montando escalas de trabalho corretamente e planejando horas extras, quando necessário.
É possível também com a gestão de presença identificar possíveis faltas e atrasos e planejar ações de forma assertiva para diminuir taxas como a do absenteísmo.
Como funciona a gestão de presença?
A gestão de presença funciona a partir de um modelo de controle de jornada, que registra as entradas e saídas dos colaboradores. Esse controle pode ser realizado por meio de diferentes métodos: controles de ponto manual, mecânico, eletrônico ou automatizado.
Em cada um deles, com suas particularidades, os funcionários registram suas entradas e saídas, e esses registros são utilizados para a empresa calcular corretamente os valores a serem pagos, baseados na jornada de trabalho do funcionário.
O que diz a lei sobre gestão de presença?
A legislação trabalhista menciona que todas as empresas que possuem mais de 20 funcionários precisam realizar obrigatoriamente o controle de jornada desses colaboradores, ou seja, realizar a gestão de presença deles.
Essa obrigatoriedade está prevista no art. 74 da CLT:
“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Apesar de a lei especificar que essa obrigatoriedade é necessária apenas para empresas com mais de 20 funcionários, a gestão de presença é recomendada para pequenas, médias ou grandes empresas.
Afinal, esse controle pode trazer mais transparência às relações trabalhistas, oferecer segurança jurídica à gestão de jornada e facilitar o fechamento da folha de pagamento.
Quais as vantagens da gestão de presença na empresa?
A gestão de presença pode oferecer às empresas uma série de vantagens, que vão da segurança jurídica, em função de um controle mais organizado dos dados, à redução de custos, por evitar que haja gastos com processos trabalhistas.
Confira mais detalhes destes benefícios a seguir.
Maior segurança jurídica
A gestão de presença dá à empresa maior segurança jurídica, uma vez que, dependendo do controle de ponto escolhido, como o REP-P, existem medidas antifraude que garantem a autenticidade das marcações.
Dados autênticos de jornada, gerados por esses sistemas, trazem transparência às relações trabalhistas, evitam problemas legais e asseguram o comprimento das leis trabalhistas.
Redução de custos
Outra vantagem da gestão de presença é que ela proporciona uma redução nos custos neste processo.
Isso acontece porque a alocação de recursos humanos se torna mais assertiva, evitando o cumprimento de horas extras excessivas e desnecessárias ou até mesmo pagamentos indevidos, por erros no registro de ponto e na folha de pagamento.
Com a gestão de presença, a empresa ainda se resguarda juridicamente e evita gastos com processos trabalhistas, pois terá acesso a dados concretos e autênticos dos colaboradores, eliminando erros na folha, possíveis causadores de ações judiciais.
Maior assertividade na gestão
Por meio da gestão de presença, o controle de jornada se torna mais assertivo, já que a empresa pode ter acesso a dados em tempo real para organizar o dia a dia de trabalho dos funcionários.
Isso facilita o planejamento de escalas de trabalho e as organizações de horas extras, além de fornecer informações privilegiadas para identificar possíveis causas de faltas e atrasos.
Quais os tipos de gestão de presença?
O mercado oferece uma série de possibilidades para a empresa conseguir realizar a gestão de presença. Modelos que vão desde os processos manuais, passíveis de fraudes, até os mais modernos, que funcionam em nuvem e são mais seguros. Conheça os principais tipos.
Controle de ponto manual
O controle de ponto manual é o mais tradicional do mercado. Nele, os funcionários registram manualmente sua jornada quando chegam e saem do trabalho em uma folha ou livro de ponto.
É uma forma antiga e simples de registro, por isso, expõe as empresas que a utilizam a erros na folha de pagamento e fraudes nos registros de jornada, como o buddy punching (ponto amigo).
Mecânico
Este é outro modo bem tradicional para registrar a presença dos funcionários. Nesse método, um relógio de ponto mecânico, também conhecido como REP-C, é utilizado para marcar a entrada e saída dos trabalhadores.
O colaborador, por meio da própria biometria, bate o ponto no equipamento, e este emite um comprovante da jornada, armazenando os dados na memória do seu sistema. Além de não ser móvel, esse modelo exige que a empresa tenha outro sistema para tratar os dados de registro.
Uma desvantagem do controle de ponto mecânico são os custos, extremamente elevados, já que o equipamento é caro, precisa ser instalado na sede da empresa e possui manutenções custosas, pois qualquer ajuste precisa ser realizado presencialmente pelo técnico do equipamento.
Eletrônico
Atualmente, o controle eletrônico de presença é o mais recomendado e possui alternativas muito avançadas para a gestão de jornada de forma assertiva. Entre os dois principais modelos, descritos pela Portaria 671, estão o REP-P e o REP-A.
O controle de presença automatizado é feito por sistemas que utilizam dispositivos específicos para permitir que os registros sejam realizados de formas online, remota e até mesmo offline, via web ou aplicativo.
A partir disso, a empresa tem acesso a dados em tempo real para tomar suas decisões quanto à jornada dos colaboradores.
No mercado, o sistema REP-P é o mais moderno, com funcionamento em nuvem e informações de jornada centralizadas, permitindo que os gestores acessem os dados a qualquer hora ou lugar.
Até mesmo os colaboradores são beneficiados com o REP-P, por meio de múltiplas formas de registro de ponto, agilizando e trazendo transparência à relação trabalhista. Já o REP-A, outra forma automatizada, só pode ser utilizado via acordo ou convenção coletiva.
Desafios da gestão de presença no trabalho remoto
É fundamental, numa rotina corporativa que passou por inúmeras mudanças nos últimos anos, considerar os novos desafios que surgem no controle de gestão de presença por meio dos modelos de trabalho híbrido ou remoto.
No contexto atual do mundo corporativo, questões relacionadas ao controle de presença no trabalho remoto incluem alguns desafios. Dois deles estão destacados a seguir.
Dificuldade em monitorar as atividades dos colaboradores
As empresas precisam equilibrar a gestão de presença com a liberdade dos funcionários para serem mais atrativas atualmente. Neste processo, confiança e comunicação aberta são importantes, e controles digitais de jornadas podem ajudar.
Permitir que os colaboradores registrem a própria jornada, mesmo não estando na sede da empresa, contribui para que ela se torne mais eficiente e, ao mesmo tempo, para as empresas terem certeza de que o trabalho está sendo cumprido no horário predefinido.
Demanda por flexibilidade nas jornadas de trabalho
Segundo um estudo da International Workplace Group (IWG), mais de 85% dos colaboradores acreditam que uma jornada flexível é um fator decisivo para ficarem numa empresa.
Neste cenário, muitas empresas querem dar flexibilidade de horários aos funcionários, mas precisam garantir que o controle de jornada seja preciso e siga as regras internas da organização e as leis, sem que a distância seja um fator para queda de produtividade.
A gestão de presença aparece como uma ferramenta valiosa para abordar essas questões de maneira eficaz, aliando o controle de jornada a uma avaliação mais precisa da jornada do colaborador, independentemente do local de trabalho dele, mesmo em jornadas remotas.
Como escolher a gestão de presença mais assertiva na empresa?
Ao escolher um sistema de gestão de presença, é necessário considerar alguns fatores, que farão a diferença para uma definição assertiva e de fato irão facilitar o processo de controle de jornada.
A seguir, confira três questões essenciais a avaliar antes da escolha.
Facilidade digital
Sistemas digitais são mais eficientes e precisos, e trazem ao departamento pessoal (DP) maior facilidade para gerir os dados de jornada para o fechamento correto da folha de pagamento.
O modo digital também possui funcionalidades como acesso a dados em tempo real, com armazenamento de informações centralizadas, em nuvem, e acesso via web ou aplicativo, agilizando todo o controle da jornada dos funcionários.
Além disso, oferece facilidades de registro aos colaboradores, que podem bater seu ponto por celular, tablet e web, até mesmo offline.
Maiores funcionalidades de gestão
É importante considerar sistemas que ofereçam recursos adicionais, como geração de relatórios de jornada, que detalham o dia a dia de trabalho dos funcionários e dão aos gestores do DP um suporte a informações privilegiadas de faltas, atrasos ou horas extras.
Quanto mais funcionalidades neste processo, mais tranquila, ágil e eficiente é a gestão de presença, permitindo que a empresa se torne mais estratégica e assertiva para definir a jornada de cada colaborador.
Integração com outros sistemas
A integração com o sistema de folha de pagamento e outros softwares é importante para a eficiência e a agilidade da gestão de presença e também deve ser considerada na escolha, complementando de modo prático o serviço do RH e do DP.
Modelos de gestão de presença como o REP-P oferecem esse tipo de facilidade, integrando-se facilmente aos mais diferentes tipos de sistemas de forma rápida e prática no processo de implementação.
Qual o melhor controle de gestão de presença do mercado?
A Pontotel tem o melhor controle de gestão de presença do mercado, com uma plataforma que une tecnologia a uma gestão humanizada, feito para pessoas onde quer que elas estejam.
Com o nosso controle de gestão de presença, sua empresa poderá armazenar e organizar informações em um só lugar, com acesso a dados em tempo real via web ou aplicativo, agilizando a tomada de decisões.
Na plataforma Pontotel, os dados de jornada são autênticos em função de uma série de medidas antifraude, garantindo a segurança jurídica neste processo.
Além disso, a plataforma oferece múltiplas formas de registro: reconhecimento facial, senha, geolocalização, foto e voz, até mesmo offline, para agilizar essa rotina.
Com a nossa plataforma, é possível também ter acesso a mais de 30 tipos de relatórios de jornada para consulta — atrasos, faltas, inconsistências e outros — para que a gestão de ponto se torne mais assertiva.
Com todos esses recursos disponíveis e cálculos automatizados da folha de ponto, as rotinas do RH da sua empresa se tornarão mais eficientes, produtivas, transparentes e tranquilas.
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Qual o papel do RH na gestão de presença?
O departamento de Recursos Humanos desempenha um papel fundamental na gestão de presença, sendo responsável por implementar políticas, treinar funcionários, supervisionar o sistema de controle de ponto, garantir o cumprimento das leis trabalhistas e promover a cultura de presença no local de trabalho.
É desse setor a responsabilidade também de avaliar as rotinas de trabalho e verificar possíveis motivos que estejam levando os colaboradores a faltas e atrasos e, assim, criar ações para evitar problemas nestas rotinas.
O RH tem como papel também verificar se os processos de gestão estão sendo feitos de modo correto e efetivo, a partir de uma avaliação da produtividade dos colaboradores, da gestão de escalas de trabalho e das horas extras cumpridas.
Conclusão
A gestão de presença é uma importante forma de gestão para a empresa conseguir acompanhar de perto o dia a dia de trabalho dos seus funcionários, podendo tomar decisões mais estratégicas e assertivas na sua rotina.
Mas, além disso, a gestão de presença garante que a empresa tenha maior segurança jurídica no controle de jornada, uma vez que há transparência na relação trabalhista. Porém, esses benefícios só são possíveis por meio de um controle digital.
Neste conteúdo, foi visto que, com a automatização, fica mais fácil gerir os dados de jornada em tempo real, facilitando a organização de escalas, evitando sobrecarga de equipes e facilitando a tomada de decisões, até mesmo em relação a novas contratações.
A Pontotel é a melhor ferramenta para o controle de presença de mercado, como citado anteriormente, aliando tecnologia de ponta a uma gestão de pessoas e possuindo funcionalidades que auxiliarão o seu RH a ser menos burocrático e mais estratégico no controle de jornada.
Já pensou em modernizar o controle de jornada da sua empresa e ser mais assertivo na tomada de decisões? Se quiser saber mais sobre o tema, acesse o blog Pontotel e leia mais artigos como esse.
