Controle de ponto para funcionários de condomínio

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O controle de jornada em condomínio é sempre muito complicado, isso porque existem diferentes escalas, jornadas e postos diferentes de trabalho. 

Todas as informações sobre essas jornadas refletem diretamente na folha de pagamento de um condomínio, por isso, ter controle de tudo que acontece é essencial para não extrapolar o orçamento e manter a transparência com os funcionários. 

Se você quer saber mais sobre como funciona o controle de ponto para funcionários de condomínio, quais são as vantagens de adotar e como organizar a jornada de trabalho da melhor forma continue lendo esse texto. 

Temos muita coisa pela frente, então vamos começar. Confira alguns assuntos que você encontrará ao longo do texto.  

Como controlar a jornada de trabalho num condomínio

Como falamos no início do texto, controlar a frequência em um condomínio pode ser muito complexo as vezes. Lidar com a troca de turnos, faltas, atrasos e férias  somente com anotações no papel é uma forma arriscada de manter o controle da jornada desses colaboradores

Então, a melhor forma de se saber tudo o que acontece em relação aos horários dos colaboradores em um condomínio é ter um sistema ágil que realiza as marcações de forma automática e ainda possibilita a organização das jornadas e a criação de escalas.

Diferente de uma empresa, cada cargo dentro de um condomínio possui uma jornada diferente, como veremos a seguir:

Jornada de trabalho de porteiro

A portaria de um condomínio é um daqueles postos que nunca pode estar vazio, o tempo inteiro existe movimento de pessoas entrando, saindo e até mesmo entregas chegando. 

Por isso, geralmente a jornada de um porteiro funciona entre turnos e escalas. 

É comum algumas portarias possuírem três turnos de jornada organizados em uma escala 6x1, em que os colaboradores trabalham por 6 dias e folgam 1, respeitando a regra da legislação que exige pelo menos 1 domingo de descanso ao mês. 

Vamos usar um exemplo. 

O porteiro do turno da tarde, pode iniciar sua jornada às 13h e termina às 22h, somando as 8 horas de trabalho diárias e 1 hora de pausa de almoço. 

Jornada de trabalho de zeladora

Já o posto de zeladoria não exige que o colaborador fique à disposição do condomínio 24 horas por dia, por isso, geralmente ele faz uma jornada de 44 horas semanais.

Como exemplo, ele pode trabalhar de segunda a sexta das 9h às 18h com 1 hora de almoço, e aos sábados 4 horas. Assim ele completaria as 44 horas semanais.

Jornada de trabalho de jardineiro

controle para condominios jardineiro

Em alguns condomínios é normal que o serviço de jardinagem seja terceirizado, mas outros preferem contratar um profissional para se dedicar exclusivamente ao condomínio. 

Se esse for o caso, eles possuem uma jornada mais ou menos parecida com a do zelador, de 8 horas diárias e 44 horas semanais. A disposição de jornada dele depende da demanda do condomínio, desde que sejam respeitados o limite da legislação. 

Administradora de condomínio: é necessário?

Com todos esses cargos e escalas é necessário que um condomínio tenha uma administradora de condomínios. Não só para cuidar das relações trabalhistas, mas também para ajudar o síndico em toda a manutenção do condomínio. 

Manter um condomínio com diversas residências funcionando não é nada fácil, é preciso fazer a gestão de áreas comuns, dos funcionários e até mesmo dos pagamentos do condomínio, e nem sempre o síndico pode cuidar de tudo sozinho e estar todos os dias à disposição do condomínio. 

É justamente esse o papel de uma administradora, tornar a vida do síndico menos agitada dando auxílio em tarefas burocráticas para que ele possa se dedicar ao bem estar do condomínio. 

Agora, você sabe qual é o nosso papel nessa relação entre administradora e condomínio?

Vou te explicar primeiro como funciona o nosso sistema e depois como ele pode ajudar o seu condomínio. 

Como funciona o PontoTel?

O PontoTel é um sistema robusto, que uniu o registro, tratamento e gestão do ponto, em um só lugar. 

No PontoTel você possui uma variedade para bater o ponto, tais como computador, tablet celular, folha de ponto, e até mesmo os relógios de ponto físicos.

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O funcionário registra o ponto e instantaneamente o horário é inserido no nosso sistema, dessa forma as informações podem ser conferidas em tempo real. 

E mais, o sistema é totalmente anti-fraude pois possui 6 medidas de segurança, entre elas: reconhecimento facial, por voz, senha e geolocalização. Com eles, você fica sabendo onde e por quem o ponto foi batido. 

E não paramos apenas nas marcações de ponto, temos um um sistema completo de controle e gestão de ponto. E o que isso quer dizer? Bom, além de fazer o registro do ponto,  através do sistema é possível fazer todo o tratamento dos pontos batidos, que inclui arrumar as inconsistências, inserir justificativas para atrasos, adicionar dispensas ou atestados e muito mais.

Além disso, o sistema ainda realiza cálculos de horas de forma automática, então você não precisa se preocupar em saber quantas horas extras o colaborador fez no mês, ou na semana, o sistema já te dá essa resposta.  

O intuito do nosso sistema é entregar a maior eficiência no registro, no tratamento e na gestão de ponto completa, para acabar de vez  com o problema no controle de jornada. 

Como a PontoTel pode ajudar seu condomínio?

Antes de começarmos a falar sobre como a PontoTel pode ajudar o seu condomínio, eu quero que você imagine a folha de ponto dos funcionários. É uma folha cheia de rasuras, ou uma folha fácil de ser compreendida?

Os colaboradores chegam e saem no horário previsto ou o condomínio está sempre pagando horas extras para um funcionário que precisou ficar no posto quando outro se atrasou? Agora uma pergunta matadora: Qual funcionário irá trabalhar no próximo feriado?

Todas essas informações são fáceis de se saber quando se tem um controle de jornada organizado. Vamos falar de como podemos ajudar o seu condomínio:

Melhoria na folha de ponto 

controle para condominios folha de ponto manual rasurada

Um dos grandes problemas das folhas de ponto no condomínio são as anotações manuais, já que nem sempre os colaboradores anotam seus horários de forma correta e às vezes até podem errar na marcação, causando rasuras e falta de entendimento das informações.  

É nisso que a PontoTel pode ajudar o seu condomínio, fazendo com que as marcações sejam fiéis, organizadas e que todas as jornadas sejam cumpridas conforme combinado em contrato. 

Gerenciamento de escalas 

As escalas também são um grande problema de se organizar manualmente, se por algum motivo um dia algum colaborador precisar render outro, pode acabar com toda uma programação.

Gerenciar as escalas através do nosso sistema é muito mais fácil, é possível fazer alterações de última hora, saber quais são os dias que o funcionário irá folgar e até mesmo responder a pergunta que eu te fiz no início deste tópico: “quem irá trabalhar no feriado”. 

Cálculo de adicional noturno 

De acordo com a legislação, o trabalhador que atua a partir das 22 horas deve receber o adicional noturno, que é um acréscimo de salário em sua remuneração por se dedicar ao trabalho no período da noite. 

Com certeza em um condomínio existem os funcionários que fazem o turno da parte da noite, logo todas as horas que esse colaborador trabalhar a partir das 22h devem ser calculadas para receber o adicional. 

O sistema da PontoTel já faz isso de forma automática, ele separa quantas horas noturnas o seu colaborador fez. Assim fica muito mais fácil na hora de calcular a remuneração.  

Caso você queira saber mais sobre como funciona o trabalho noturno, temos um artigo completo para você, continue sua visita ao nosso blog e confira: “Adicional Noturno: Como Funciona, Cálculo, Horas, CLT, Valor!”

Tudo isso somado trará para o seu condomínio uma boa redução na folha de pagamento. Isso porque as informações da jornada refletem diretamente na remuneração mensal do colaborador, e uma melhora na organização dessas jornadas permite o cálculo exato das horas trabalhadas.

Dessa forma, serão contabilizados as informações reais dos atrasos, horas extras e faltas, de modo que os dois lados da relação trabalhista sejam beneficiados com o controle de ponto.  

Vantagens em ter o PontoTel para seu condomínio

controle para condominios melhoria na folha

Depois de tudo que eu te contei acima, se eu te disser que o sistema da PontoTel ainda tem outras vantagens você não vai acreditar, mas é verdade, e vou te dizer o porquê!!

Com o PontoTel você consegue ter:

  • Informações sobre todas as ocorrências de jornada
  • Solução para erros operacionais
  • Proteção trabalhista 
  • Registro de ponto móvel 
  • Bom custo benefício

Vamos ver em detalhes cada um deles.

Informações sobre todas as ocorrências de jornada

Uma das maiores vantagens do sistema de ponto da PontoTel é que ele traz informações sobre a jornada de trabalho dos colaboradores. Dessa forma, o síndico consegue ficar a par de tudo que acontece. 

Por exemplo, se algum morador tiver um problema em determinado dia e horário com uma entrega, fica fácil saber quem estava presente na portaria no momento e esclarecer todo o ocorrido. 

Solução para erros operacionais

Quando se trabalha em regime de escalas é muito comum que na troca de turnos haja algum atraso da parte de um funcionário, e nem sempre os minutos a mais que o colaborador que deveria ser rendido são contabilizadas.

Todo mês as administradoras de condomínio recebem várias contestações de incoerência nos holerites dos funcionários. 

Isso acaba gerando um clima organizacional ruim e apesar de um condomínio não ter uma estrutura de empresa, esses conflitos existem como em qualquer escritório. 

Por isso, a anotação correta dos horários traz um alívio para os funcionários que serão reconhecidos, principalmente aqueles que sempre se dedicam em substituir outro colaborador que teve uma emergência. Nada mais justo do que ele receber por isso, não é mesmo? 

Com o controle de ponto você tem todas essas informações, e os funcionários  vão ver que a relação entre eles e o condomínio é de total transparência. 

Proteção trabalhista 

controle para condominios vantagens proteção trabalhista

De acordo com a nova resolução da lei trabalhista, estabelecimentos com mais de 20 funcionários devem fazer a anotação da jornada dos colaboradores. 

Um condomínio nem sempre atinge esse número de funcionários, por isso na maioria dos casos não existe uma preocupação em controlar a jornada por outro meio que não seja a simples folha de ponto!  

Mas você já ouviu a seguinte frase: “O custo de não ter custo?”

Pois é, muitas empresas cometem uma falta grave que é a anotação britânica do ponto. Esse tipo de anotação diz respeito a quando o funcionário registra sempre seus horários de entrada e saída sem nenhuma variação.

O problema é que de acordo com a súmula nº 338 do Tribunal Superior do Trabalho,

 essa prática é proibida. Veja o que diz o parágrafo terceiro da súmula: 

“Os cartões de ponto que demonstram horários de entrada e saída uniformes são inválidos como meio de prova.”

Caso o colaborador do condomínio entre na justiça exigindo alguma reparação à respeito de horas extras, fica difícil o condomínio comprovar que a acusação é injusta. 

E acredite, não são poucos os casos de processos na justiça trabalhista que envolvem a jornada de trabalho, o cálculo errado de horas extras, a falta de administração dos intervalos, ou até mesmo dobra de turno, que podem levar o seu condomínio a passar por diversos problemas com a justiça trabalhista. 

Por isso eu te digo, o controle de ponto não é apenas uma ferramenta que as empresas utilizam por obrigação, ou apenas uma forma de vigiar os funcionários. Ele auxilia a gestão da empresa por completo, e protege a relação de trabalho de forma jurídica. 

O controle de ponto para condomínios é uma proteção para os dois lados da relação, tanto para os colaboradores quanto para o condomínio. 

Registro de ponto móvel 

De todas essas vantagens eu acredito que a melhor delas é que o registro de ponto é totalmente móvel e pode ser separado por locais de trabalho. 

Então por exemplo, o ponto pode ser batido de qualquer lugar do condomínio e não somente da portaria, assim que o trabalhador chegar ao seu posto, seja ele faxineiro, jardineiro, segurança ou até mesmo o porteiro, ele pode utilizar o seu próprio celular para bater o ponto. 

E não se preocupe, a localização do ponto sempre captura o endereço correto, então você terá a certeza de que os colaboradores estarão batendo o ponto dentro do condomínio. 

Outra vantagem desse sistema ser móvel, é que a coleta das informações podem ser feitas de qualquer lugar. Se o condomínio utiliza uma administradora, todo mês é necessário levar os documentos até ela. 

Com esse sistema não! Através de um login, tanto o síndico como a administradora podem obter as informações utilizando um celular ou um computador. Isso proporciona muito mais agilidade e rapidez para a gestão do seu condomínio. 

Bom custo benefício

Lembra que mais acima eu te falei que por ter uma pequena quantidade de colaboradores nem sempre o condomínio investia em um controle de ponto? Eu entendo perfeitamente.

Ter um relógio de ponto eletrônico é um grande investimento, pois com ele, também existem os custos de manutenção, de sistemas auxiliares e ainda é um equipamento fixo.

Mas, com um ponto eletrônico móvel igual ao da PontoTel, o seu condomínio não precisa gastar com um relógio caro e ainda terá um sistema muito mais eficiente. 

É uma solução que se encaixa na sua demanda, você pode contratar pela quantidade de funcionários e melhor, é tudo um único sistema, não existe isso de contratar apenas o registro e separado o tratamento. 

Você terá uma gestão completa do começo ao fim! Mas se você ainda não está 100% convencido de que ter um controle de ponto é uma boa ideia, eu posso detalhar um pouco mais sobre como essa ferramenta te ajuda a resolver uma série de problemas que os condomínios enfrentam. 

Facilidades de utilizar a ferramenta

Como vimos mais acima, o problema com o custo de um relógio de ponto já estaria resolvido na adoção de um sistema como o da PontoTel, dá para utilizar o aplicativo para tudo, até mesmo para a gestão do ponto. 

Mas eu sei que você pensou “e se o funcionário perder o celular?”. Bom, não precisa se preocupar com isso porque a maior facilidade mesmo do sistema é ser tudo em nuvem, então mesmo que o celular dele quebre, caia na água ou qualquer outra coisa, o ponto já está no sistema assim que foi registrado. 

Como acompanhar horas extras?

controle para condominios como acompanhar horas extras

Todo síndico já deve ter passado por aquela situação de perceber apenas no final do mês a quantidade de horas extras que um colaborador precisou fazer. 

Mas com o sistema da PontoTel você não precisa esperar até o final do mês. Através do painel de acompanhamento é possível ver em gráfico a quantidade de horas a mais que foram realizadas, com isso é mais fácil fazer uma ação ou até mesmo reorganizar a equipe.  

Lembre-se: de acordo com a legislação trabalhista, todo colaborador em regime de CLT deve trabalhar no máximo 8 horas por dia. E o artigo 59 complementa que podem ser feitas apenas 2 horas extras por dia. Estar atento à jornada dos colaboradores para que esse limite não seja ultrapassado é essencial para o bom andamento do condomínio. 

Como funciona a folha ponto?

Eu sei que já te disse que o colaborador registra o ponto através do sistema. Mas eu não te expliquei como isso aparece no sistema. 

Bom, a folha de ponto da PontoTel é como se fosse a folha manual, porém preenchida eletronicamente e totalmente organizada. No sistema você irá encontrar a folha do funcionário com os seguintes campos:

Sta​​​​tus

Caso tenha ocorrido alguma pendência, ela aparecerá neste campo

Funcionário

Neste campo aparece o nome do colaborador

Entrada

Horário de registro da entrada

Pausa

Horários de registro de pausa

Saída

Horários de registro de saída

Jornada

Informação sobre qual é a jornada do funcionário

Apontamentos

Cálculo de quantas horas o funcionário realizou, com informações de:
Horas Trabalhadas
Horas Extras
Horas de atraso

Observações

Informações sobre a jornada, como: faltas, dispensas, folgas

Como organizar a jornada de trabalho?

O bom desse sistema é que a jornada de trabalho do colaborador fica organizada. Ficam estipulados a duração da jornada, os horários de entrada, quanto tempo de pausa o colaborador possui e qual é o horário de sua saída.

Organizar a jornada ajuda no cálculo das horas da folha de ponto, pois o sistema saberá quando o colaborador fez mais ou menos horas do que o previsto. Além disso, como em condominio podem haver trocas de plantões entre os colaboradores, é fácil inserir uma nova jornada apenas para determinados dias. 

Por exemplo, se o segurança do turno da noite precisar se ausentar por alguns dias por conta de um atestado médico, e a equipe se remanejar de forma que o colaborador da manhã o substitua, é possível alterar diretamente a jornada desse colaborador. Isso evitará confusão na hora dos apontamentos.

Como acompanhar o banco de horas?

Sempre existiu uma grande dúvida a respeito da prática de banco de horas em condomínio, afinal, pode ou não pode? A resposta é que sim!

De acordo com a convenção coletiva da categoria de trabalhadores de condomínio acordada em 2018, é válida a adoção de banco de horas para a categoria. Ele funciona da seguinte forma: as horas a mais que um colaborador fizer durante sua jornada de trabalho são acumuladas para utilização em outro dia. 

Entretanto, é preciso muito cuidado para controlar essas horas da forma correta e evitar que ambos os lados saiam prejudicados de alguma forma, e a solução para isso é adotar o controle de ponto. 

Através dele o condomínio consegue acompanhar quantas horas cada colaborador possui, quem tem banco de horas negativo ou quem tem muitas horas acumuladas. Assim é possível  utilizar as informações para coordenar as folgas que os colaboradores têm direito. 

É possível acompanhar tudo isso através do portal online, com relatórios e até mesmo  gráficos que separam por setor. 

Fechamento da folha ponto, é fácil?

controle para condominios fechamento de folha

Depois de todas as coisas que falamos, claro que o fechamento da folha não poderia ser diferente né?

Existem diversas ferramentas no sistema que auxiliam na correção de pontos, inserção de atestados, lançamento de folga ou dispensa. Todas essas coisas podem ser feitas de forma rápida e fácil. 

Assim, o fechamento da folha pode ser concluído em 20 minutos dependendo da sua quantidade de funcionários. 

Bom, depois de tudo que eu te falei você deve estar pensando: “como eu entro em contato com esse sistema maravilhoso?”.

Brincadeiras a parte, eu tenho uma solução especial para você!

Como entrar em contato com a PontoTel?

Diversos condomínios e administradoras de condomínio já utilizam o PontoTel, e elas viram o quanto esse sistema pode auxiliar no controle de jornada dos funcionários e organizar a rotina do condomínio.

Agora se o seu condomínio ainda não adota nenhum controle de jornada, você pode fazer isso de duas formas. 

A primeira é verificar se a sua administradora já utiliza o PontoTel. Nós temos algumas parcerias com administradoras, elas disponibilizam o aparelho de bater ponto para o condomínio, e realizam toda a gestão de ponto do começo ao fim.

Nesse caso o síndico também pode ter acesso às informações, mas não precisa se preocupar que toda a gestão é feita pela administradora. 

E se a minha administradora ainda não utilizar o PontoTel? 

Bom, nesse caso ela está perdendo tempo e você pode sugerir que ela adote uma parceria com a gente, uma vez que isso será benéfico não só para o seu condomínio mas para todos que ela administra. 

Agora se você ainda não possui uma administradora de condomínio e está pensando em aderir a uma, a dica é procurar uma que esteja atenta às novas formas de gestão do mercado e que ofereça ferramentas tecnológicas para seu condomínio. 

Uma  outra opção é o síndico contratar direto para o condomínio. Nessa opção ele deve cuidar de toda a gestão do ponto fazer os apontamentos e o tratamentos de ponto. 

De qualquer forma, o que não pode é deixar de ter um controle de jornada em condomínio.

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Conclusão

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Chega de sofrer para organizar as jornadas e escalas, conheça o sistema que vai revolucionar a gestão do seu condomínio.

E o melhor, tudo isso é feito através de um único software, e os seus colaboradores possuem a facilidade de registrar o ponto até mesmo através de um celular. 

Com certeza você nunca tinha pensado em algo tão fácil para gerenciar a jornada dos seus colaboradores.  Agende uma demonstração!

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