O acompanhamento de jornada online é resultado da evolução das tecnologias aplicadas ao setor de Recursos Humanos (RH).
Como o nome sugere, essa prática permite que gestores e profissionais do RH gerenciem a jornada de trabalho dos funcionários de forma mais simples e eficiente. Afinal, tudo é feito online, direto na tela de um celular ou computador, por exemplo.
Assim, fica mais fácil otimizar tarefas, agilizar processos e ainda aumentar a segurança jurídica da empresa, já que a prática facilita o cumprimento da legislação trabalhista.
Além desses benefícios, o acompanhamento online da jornada ainda viabiliza a adoção de diferentes modelos de trabalho, como o home office e o trabalho híbrido.
Por conta dessas vantagens, acompanhar a jornada online é uma prática associada à transformação digital das empresas. Portanto, trata-se de uma tendência que veio para ficar!
Para explicar como essa prática funciona e ajudar empresas a entender se vale a pena investir nessa solução, neste artigo, serão abordados os seguintes tópicos:
- O que é o acompanhamento de jornada online?
- Como funciona o acompanhamento de jornada online?
- O que diz a lei sobre acompanhamento de jornada online?
- Quais as tecnologias e ferramentas envolvidas no acompanhamento de jornada online?
- Quais os benefícios do acompanhamento de jornada online?
- Como implementar o acompanhamento de jornada online?
- Qual a melhor plataforma para acompanhamento de jornada online?
Boa leitura!
O que é o acompanhamento de jornada online?
O acompanhamento de jornada online se refere ao método de gestão de jornada de trabalho realizado de modo online.
Para utilizar esse método, a empresa precisa implementar um sistema de controle de ponto eletrônico que pode ser utilizado em dispositivos digitais, como computadores, smartphones e tablets.
Dessa forma, os funcionários da empresa poderão registrar seus horários de entrada, saída e intervalo por meio desses dispositivos.
As informações registradas no sistema são enviadas para uma plataforma integrada com armazenamento em nuvem.
Assim, os profissionais do RH que têm acesso ao sistema central podem acompanhar a jornada dos colaboradores em tempo real e de forma online, diretamente na tela de um dispositivo móvel.
Por esse motivo, o acompanhamento da jornada online é considerado um método mais prático, fácil e eficiente de monitorar os horários de trabalho dos colaboradores.
Como funciona o acompanhamento de jornada online?
Conforme explicado, o acompanhamento de jornada online depende da adoção de um sistema de ponto eletrônico. Após a implementação dessa plataforma, os funcionários poderão registrar o ponto em um aplicativo de ponto instalado no seu celular ou em um sistema de ponto web instalado no seu computador.
Para isso, é importante que o colaborador seja cadastrado no sistema de ponto eletrônico e tenha acesso à internet. Dependendo do fornecedor desse sistema, o funcionário também poderá fazer o registro de ponto offline.
Os dados registrados são enviados para uma plataforma central, que armazena as informações em nuvem. Dessa forma, os profissionais do RH que têm acesso ao sistema central podem acompanhar a jornada de trabalho dos funcionários em tempo real.
Além disso, eles também podem utilizar outros recursos oferecidos por esse tipo de plataforma, como cálculo automático de folha de ponto, produção de relatórios, gestão de escalas, entre outras funções.
Por isso, empresas que investem nesse método de acompanhamento têm mais facilidade para cumprir suas obrigações legais e ainda otimizam a rotina do RH.
O que diz a lei sobre acompanhamento de jornada online?
Para entender o que a lei diz sobre esse tema, primeiro é importante lembrar como ela regulamenta o controle de ponto.
Segundo o artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), qualquer empresa com mais de 20 funcionários é obrigada a adotar algum sistema de registro de ponto.
Dessa forma, é possível acompanhar a jornada de trabalho dos trabalhadores e gerar informações relevantes para aumentar a segurança jurídica tanto da empresa quanto dos funcionários.
Ainda segundo o artigo 74, esse registro de ponto pode ser realizado de forma manual, mecânica ou eletrônica. Conforme explicado, o acompanhamento de jornada online só pode ser feito por meio de um sistema de registro de ponto eletrônico.
Além de estar previsto na CLT, o ponto eletrônico é regulamentado pela Portaria 671, que consolidou, unificou e atualizou os modelos de ponto eletrônico permitidos no país.
Desde então, as empresas podem utilizar os Registradores Eletrônicos de Ponto Alternativo (REP-A) e via Programa (REP-P). Ambos permitem o acompanhamento da jornada online, bem como o registro e o tratamento de ponto online.
A diferença entre esses dois tipos de REP é que os sistemas alternativos (REP-A) só podem ser utilizados mediante acordo coletivo ou convenção de trabalho. Já o REP-P dispensa a necessidade desses acordos porque conta com registro no Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI).
Quais as tecnologias e ferramentas envolvidas no acompanhamento de jornada online?
O acompanhamento da jornada de trabalho online envolve uma combinação de tecnologias e ferramentas necessárias para monitorar e registrar o ponto dos funcionários de forma digital.
Conforme explicado, a principal ferramenta utilizada nesse acompanhamento é o sistema de controle de ponto eletrônico do tipo REP-A ou REP-P.
Por meio desses sistemas, funcionários e gestores têm acesso a aplicativos ou plataformas web que permitem o registro, o monitoramento e o tratamento de dados relacionados à jornada de trabalho.
Para evitar fraudes durante o registro de dados, esses sistemas devem contar com tecnologias de autenticação de dados, como reconhecimento facial, geolocalização, biometria e senhas únicas.
Além disso, essas plataformas também devem apresentar recursos que garantem a segurança dos dados registrados, como criptografia e autenticação por dois fatores.
Outra ferramenta que aumenta a segurança desse tipo de sistema é o armazenamento em nuvem, que, além de viabilizar o monitoramento de dados em tempo real, também assegura que os dados registrados não serão violados ou roubados.
Além dessas tecnologias, os sistemas de acompanhamento de jornada online também podem oferecer recursos que permitem a integração com a plataforma de folha de pagamento, a gestão de banco de horas e os cálculos automatizados, por exemplo.
Quais os benefícios do acompanhamento de jornada online?
Acompanhar a jornada de trabalho dos funcionários de modo online garante à empresa benefícios em diversas áreas, desde segurança até produtividade do RH.
Confira a seguir as principais vantagens dessa prática.
Transparência e visibilidade
Uma das principais vantagens de monitorar a jornada dos funcionários online é aumentar a transparência e a visibilidade dos dados registrados no sistema.
Afinal, as informações de jornada podem ser acessadas com facilidade tanto pelos gestores quanto pelos colaboradores, que podem acompanhar seus registros no sistema.
Essa transparência contribui para o aumento da confiança entre empregador e colaborador, fortalecendo o relacionamento entre as duas partes.
Gestão em tempo real
Outro benefício associado a esse acompanhamento é a possibilidade de visualizar e monitorar os dados da jornada em tempo real.
Dessa forma, o RH consegue acompanhar os registros do ponto dos funcionários no momento que eles ocorrem.
Assim, o setor pode agir rapidamente para minimizar ou solucionar problemas relacionados à falta e atraso de funcionários, entre outras questões que podem impactar o funcionamento da empresa.
Otimização da produtividade
Ao acompanhar a jornada online dos funcionários, o RH obtém dados e indicadores que ajudam a compreender o nível de engajamento e produtividade dos funcionários.
Com base nessas informações, fica mais fácil definir estratégias para otimizar os resultados dos colaboradores.
Ajustes na escala de trabalho, na distribuição de tarefas e na alocação de funcionários, por exemplo, podem ajudar a otimizar a produtividade das equipes.
Facilitação do trabalho remoto
Outro grande benefício associado ao acompanhamento online da jornada de trabalho é a possibilidade de monitorar funcionários que realizam trabalho remoto.
Afinal, o sistema que viabiliza esse monitoramento dispensa a necessidade da presença física do colaborador para a marcação de ponto.
Na prática, além de facilitar a gestão de funcionários que atuam de forma remota, esse sistema também permite que a empresa adote o regime de trabalho híbrido e monitore funcionários que realizam trabalho externo ou estão em viagem corporativa.
Como implementar o acompanhamento de jornada online?
O primeiro passo para acompanhar a jornada dos funcionários online é implementar um sistema de controle de ponto eletrônico. Conforme explicado, esse sistema deve ser do tipo REP-A ou REP-P.
Como existem vários fornecedores desses modelos de ponto eletrônico, é fundamental pesquisar as características e os benefícios de cada um deles.
Para isso, é essencial avaliar aspectos como recursos, escalabilidade, compatibilidade com dispositivos e integração com outros sistemas utilizados pela empresa.
Além disso, é importante verificar se o sistema está em conformidade com a lei, se oferece tecnologias que garantem a segurança de dados e se conta com uma interface intuitiva.
Após analisar essas características e escolher um sistema que melhor atenda às necessidades da empresa, o próximo passo é instalar a plataforma nos dispositivos utilizados pela organização.
Para isso, é necessário contar com o apoio do setor de Tecnologia da Informação (TI) e com o suporte oferecido pelo próprio desenvolvedor do sistema. Depois, é necessário treinar os profissionais do RH para utilizar a plataforma de ponto online e cadastrar os funcionários da empresa.
Por fim, é fundamental preparar os colaboradores para usar a nova tecnologia. Isso pode ser feito por meio de treinamentos e compartilhamento de guias para orientá-los a utilizar a ferramenta
Vale lembrar que é fundamental monitorar regularmente o uso do ponto eletrônico e coletar feedbacks dos colaboradores sobre o sistema. Com base nesses dados, é possível organizar novos treinamentos e até fazer ajustes para otimizar o acompanhamento da jornada de trabalho.
Qual a melhor plataforma para acompanhamento de jornada online?
É a Pontotel! Nossa plataforma é repleta de tecnologias e recursos que facilitam o acompanhamento de jornada online e ainda ajudam a criar um RH estratégico.
Isso é possível porque nosso sistema de ponto eletrônico do tipo REP-P oferece várias funcionalidades para simplificar a rotina das empresas e garantir uma gestão eficiente e humanizada.
Para atingir esse objetivo, nossa solução oferece diversos recursos. Conheça alguns deles abaixo.
Relatórios em tempo real
Os relatórios são ferramentas eficientes que facilitam a síntese, a análise, a apresentação e o compartilhamento de dados e indicadores sobre a jornada de trabalho.
Em vez de produzir essas documentações de forma manual, os usuários da Pontotel conseguem gerar mais de 30 tipos de relatórios de forma automática, tais como relatórios de dispensa, férias, afastamento, entre outros apontamentos.
Esses documentos podem ser elaborados com dados históricos ou obtidos em tempo real, facilitando o monitoramento da jornada dos trabalhadores.
Múltiplas formas de registro online
A Pontotel também oferece múltiplas formas de registro de ponto online. Isso significa que os funcionários podem bater o ponto por meio de aplicativo, sistema web e até QR Code.
Para evitar fraudes, nossa solução ainda utiliza várias tecnologias para garantir a autenticidade dos dados, tais como foto, senha, biometria, gravação de voz e reconhecimento facial. Assim, é possível registrar o ponto de forma fácil, simples e segura.
Plataforma de gestão para acompanhamento de jornada em tempo real
Nossa plataforma ainda conta com um sistema que centraliza e integra dados armazenados em nuvem, que podem ser acessados em tempo real.
Assim, fica mais fácil corrigir erros e inconsistências do registro do ponto, realizar ajustes na escala para garantir o funcionamento da empresa, entre outras atividades realizadas pelo RH.
Tudo isso é feito em uma plataforma 100% adequada à Portaria 671 e à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), garantindo a segurança jurídica e informacional da sua empresa.
Quer saber como a Pontotel funciona na prática?
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Conclusão
O acompanhamento de jornada online é uma prática que proporciona diversos benefícios à empresa.
Além de facilitar o monitoramento dos funcionários e viabilizar diferentes modelos de trabalho, essa prática aumenta a transparência e ajuda a otimizar a produtividade dos colaboradores.
Isso porque seu funcionamento possibilita o registro de ponto, o acompanhamento em tempo real da jornada de trabalho dos funcionários e até o tratamento dos dados gerados.
Em outras palavras, acompanhar a jornada online otimiza a rotina do RH e ajuda a torná-lo mais estratégico.
No entanto, para implementar essa prática, é fundamental que a empresa adote um sistema de controle de ponto eletrônico eficiente e seguro, como a Pontotel. Dessa forma, controlar e monitorar a jornada de trabalho dos funcionários será mais fácil e eficiente.
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