Empresas com mais de 20 funcionários têm a obrigação de registrar a jornada de seus funcionários. No entanto, durante esse processo, muitas vezes é possível se deparar com desafios, tais como esquecimento de bater o ponto, registros em horários incorretos e outras falhas processuais. Para garantir a integridade desses registros, é fundamental a implementação do ajuste de ponto.
O ajuste de folha de ponto é um procedimento vital que visa corrigir essas falhas e garantir que os registros de jornada de trabalho dos funcionários estejam em conformidade com as normas legais e a realidade operacional da empresa.
No entanto, esse processo vai muito além de simplesmente corrigir erros de registro, trata-se de uma prática estratégica que pode trazer benefícios significativos para a organização. Por isso, é importante e necessário que esse procedimento aconteça regularmente e todos os funcionários estejam cientes de seu funcionamento.
Portanto, é de extrema importância que as empresas estejam devidamente preparadas para lidar com o processo de ajuste de folha de ponto, visando garantir maior transparência na relação de trabalho. Para explicar o assunto com detalhes, serão abordados os seguintes tópicos neste artigo:
- O que é o ajuste de ponto na folha?
- Qual a importância de fazer o ajuste de ponto?
- Como fazer ajuste de folha de ponto corretamente?
- Qual o melhor sistema de controle de ponto para ajustes de ponto?
Aproveite e aprenda sobre o ajuste de ponto. Tenha uma boa leitura!
O que é o ajuste de ponto na folha?
O ajuste de ponto na folha de ponto é um processo utilizado pelas empresas para fazer a correção e o registro preciso das horas trabalhadas pelos funcionários.
Existem muitos problemas na rotina de registro de ponto que fazem com que essa ação seja necessária, como o esquecimento de bater o ponto, a inconformidade de registro de horário ou qualquer outra diferença que possa acontecer durante o processo de marcação de ponto.
Em termos gerais, o ajuste de ponto é um mecanismo que possibilita que a empresa corrija e atualize os registros de entrada e saída dos seus funcionários para corresponder ao real tempo de trabalho realizado.
Essa atividade garante que os trabalhadores sejam remunerados corretamente, promovendo a transparência, e também assegura que a empresa esteja consoante as regulamentações trabalhistas.
O ajuste de ponto é crucial para manter a integridade dos registros de jornada, cumprir com as obrigações legais e evitar processos trabalhistas. Além disso, proporciona dados precisos que podem ser valiosos para análises de produtividade, planejamento de recursos e tomada de decisões estratégicas na organização.
Resumidamente, o ajuste de ponto na folha é um processo crucial para garantir a harmonia entre a gestão de recursos humanos e a eficiência operacional da empresa.
Qual a importância de fazer o ajuste de ponto?
O registro de ponto correto é fundamental para uma boa relação de trabalho. É a partir desses dados que a empresa elabora a folha de pagamento, com ajustes relacionados a faltas, horas extras e atrasos, por exemplo.
Ao realizar o ajuste de ponto em caso de falhas no processo, a empresa não apenas assegura que o funcionário receba a remuneração devida, mas também cumpre com as obrigações legais, previne potenciais casos de fraude e facilita a realização de auditorias para garantir a integridade dos registros de jornada.
Veja a seguir com mais detalhes porque é tão importante fazer o ajuste de ponto!
Precisão do pagamento
Não há dúvidas que a precisão do pagamento é um dos motivos de mais importância quando diz respeito ao ajuste de ponto. Isso porque exatidão na remuneração dos funcionários não apenas impacta diretamente em seus salários, mas também tem um papel fundamental na manutenção de uma relação saudável e positiva com a empresa.
Assim, se o funcionário esqueceu de bater ponto em um dia, por exemplo, ele consegue fazer o ajuste de ponto e não ter o desconto no salário referente a essa falta inexistente. Nesse processo, é importante o acompanhamento do gestor e do RH para observar se o funcionário realmente estava presente no dia de solicitação de ajuste.
Conformidade legal
O ajuste de ponto tem um papel importante na garantia do cumprimento da legislação trabalhista brasileira, conforme previsto no artigo 74 da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas). Segundo a CLT, as empresas devem registar com precisão as horas trabalhadas pelos seus empregados.
Dessa forma, os ajustes de ponto permitem corrigir eventuais erros ou omissões em seus registros, garantindo que os funcionários sejam remunerados conforme as normas trabalhistas estabelecidas pela CLT.
Ao adotar o ajuste de ponto, as empresas podem evitar multas, ações judiciais, processos trabalhistas e problemas com autoridades trabalhistas, e garantir relacionamentos éticos e legais com os colaboradores.
Prevenção de fraudes
Outro motivo que faz com que o ajuste de ponto seja importante na empresa é a prevenção de fraudes. Ao corrigir erros e irregularidades nos registros de horas, por exemplo, evita-se que funcionários manipulem as horas de trabalho para receberem horas extras não cumpridas ou mascarem alguma falta e atraso.
Conforme uma pesquisa conduzida pela American Payroll Association (APA), mais de 75% das empresas nos Estados Unidos enfrentam problemas de fraudes no registro de ponto, especificamente por meio do fenômeno conhecido como “buddy punching”.
Dessa maneira, o ajuste de ponto resguarda a empresa de fraudes e garante que os funcionários sejam pagos pelo real tempo trabalhado, mantendo a ética nas relações de trabalho e evitando que a empresa tenha prejuízos com pagamentos indevidos.
Auditorias facilitadas
A auditoria é um processo que consiste em verificar com atenção dados e documentos de operações financeiras, contábeis ou de conformidade de uma empresa para checar se as informações estão corretas e se é preciso realizar ajustes ou correções.
Nesse sentido, o ajuste de ponto facilita a auditoria porque, ao corrigir e atualizar com exatidão o tempo de jornada de trabalho, é possível ter um acompanhamento e histórico para uma auditoria completa e confiável. Assim, os ajustes de tempo podem servir como prova para a prestação de contas da empresa e possíveis defesas em ações trabalhistas.
Como fazer ajuste de folha de ponto corretamente?
Agora que já ficou evidente a importância do ajuste de ponto e por que é benéfico que a empresa o adote, é preciso entender como fazer esse processo da melhor forma para ser transparente e conforme as leis trabalhistas.
Sobretudo, é preciso saber identificar o erro ou a inconformidade, realizar a correção, passar pela aprovação do funcionário e, mais importante, utilizar um sistema de controle de ponto que possibilite fazer tudo de forma rápida e simples. Entenda como fazer o ajuste de folha de ponto com o passo a passo a seguir!
Identificar o erro ou a discrepância
O primeiro passo é perceber que houve um erro ou discrepância no processo de registro de ponto. Normalmente, essa percepção vem do funcionário, mas o gestor também pode acompanhar os registros para verificar se estes estão sendo feitos corretamente.
Os principais erros são esquecimento de marcação de ponto, registro em hora incorreta, batimento de ponto em feriados ou em locais incorretos. Casos como estes, ou semelhantes, devem ser levados para correção.
Registrar a correção necessária
Após perceber o erro de registro, é o momento de iniciar o processo de correção, que muda conforme o sistema de ponto adotado pela empresa. Um sistema de ponto digital sempre é o mais fácil e rápido para fazer a correção dos registros, porque esta pode ser feita pelo próprio funcionário com aval da gestão.
A correção é realizada com o acesso ao sistema, dispositivo ou documento com a folha de ponto. O funcionário autorizado faz o registro da correção e adiciona uma justificativa. Por exemplo, pode-se colocar na motivação justificativas como “Esqueceu de bater o ponto” ou “Não precisava bater o ponto neste dia”.
O registro da correção pode partir da gestão ou do funcionário, porém é sempre importante que ela seja verificada pelo empregado e pelo empregador para garantir a transparência no processo.
Obter a aprovação do funcionário
Quando a solicitação de ajuste não parte do próprio funcionário, é preciso obter sua aprovação para que ele confira que os ajustes realizados refletem de forma precisa as horas efetivamente trabalhadas.
Logo, a empresa deve explicar por que os ajustes foram realizados, apresentar as mudanças feitas, solicitar a conferência do colaborador e dar-lhe a oportunidade de revisá-las ou alterá-las, se necessário. Esse processo garante confiança e maior precisão no processo de ajuste de ponto.
Utilizar um sistema de controle de ponto
O ajuste de ponto pode ser um processo rápido e descomplicado quando se utiliza um sistema de controle de ponto. Com ele, é possível realizar as alterações em apenas alguns cliques, de forma segura e autentica.
Com um sistema de ponto digital, o funcionário consegue, por exemplo, solicitar o ajuste e adicionar sua justificativa, sendo encaminhada para a conferência da gestão. Isso evita a necessidade de comunicação externa e centraliza os processos em um único lugar.
Além disso, esses sistemas mantêm um histórico completo de todos os registros, facilitando auditorias e comprovações legais.
Dessa forma, o sistema de controle de ponto facilita o ajuste da folha, otimiza o tempo do RH e evita desperdícios com documentos que precisariam ser refeitos ou reimpressos para realizar as mudanças necessárias.
Qual o melhor sistema de controle de ponto para ajustes de ponto?
Existem diversos sistemas de controle de ponto disponíveis no mercado, sejam manuais, mecânicos ou eletrônicos. A escolha do sistema deve seguir as necessidades da sua empresa, mas, atualmente, o sistema de ponto digital é o mais benéfico e fácil para a realização de ajustes de ponto de forma prática.
A Pontotel possui a melhor plataforma com sistema de controle de ponto online, que traz uma evolução no registro de ponto. Isso porque não se trata apenas de um relógio físico, mas, sim, de um software que funciona na nuvem, ou seja, online e offline.
É possível acessar o nosso sistema por diversos meios eletrônicos, com uma variedade de formas de registro, tais como computador, tablet, celular.
Nossa plataforma de gestão e controle de ponto vai além do simples registro de ponto. Oferecemos uma interface robusta que unifica registro, tratamento e gestão do ponto em um único sistema.
Sendo assim, com a Pontotel, o processo de ajuste de ponto também é facilitado. Tanto na versão desktop, como no aplicativo, o próprio funcionário pode realizar a solicitação da correção do ponto e comunicar a motivação. Em seguida, imediatamente a gestão tem acesso à solicitação de ajuste e consegue fazer a aprovação de imediato, antes do fechamento da folha de ponto.
Logo, nossa plataforma de ponto online é a melhor forma de realizar ajustes de ponto em sua empresa. Agenda uma conversa através do formulário abaixo e descubra como a Pontotel pode facilitar sua rotina empresarial e acabar com as preocupações dos setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.
Conclusão
Neste conteúdo, ficou evidente como o ajuste de ponto é uma ação necessária para toda empresa que faz o controle da jornada de trabalho dos funcionários. Trata-se de uma prática que proporciona mais transparência e segurança jurídica para empregado e empregador.
Além disso, foi possível perceber que, ao assegurar que os registros de ponto estejam precisos e consoantes à legislação, o ajuste de ponto contribui para o bom relacionamento na empresa.
Assim, o ajuste de ponto pode ser considerado não apenas um procedimento administrativo, mas também uma ferramenta que contribui para fomentar relacionamentos sólidos e para o sucesso a longo prazo de qualquer empresa.
Portanto, tal prática merece atenção e investimento por parte de todas as empresas preocupadas com a qualidade de suas operações e o bem-estar de seus colaboradores.
Seguindo as dicas apresentadas neste artigo, será possível escolher o melhor sistema para fazer o ajuste de ponto da sua empresa, além de realizá-lo com segurança e conformidade legal.
Conseguiu aprender sobre o funcionamento do ajuste de ponto? Então, compartilhe este texto com seus colegas de trabalho para eles se atualizarem também e continue acessando o blog Pontotel para sempre ler os novos conteúdos!
