A digitalização de processos já não é mais somente um diferencial competitivo. Automatizar rotinas de trabalho, eliminar o excesso de papel e integrar os departamentos tornou-se uma necessidade para as empresas que querem se manter relevantes no mercado.
A exemplo disso, o estudo “Conceituando e medindo a transformação digital” afirma que a pandemia da covid-19 acelerou a movimentação de várias organizações rumo à digitalização e que isso acabou “proporcionando uma mudança de mentalidade em relação a uso e aplicação de tecnologias no mundo dos negócios”.
No entanto, tal transformação, que implica a conversão de dados analógicos em formato digital e atinge várias áreas das organizações, como o setor de RH, requer uma implementação estratégica para gerar todas as suas vantagens. Afinal, digitalizar não é só trocar papel por sistemas. Trata-se de repensar a forma de trabalhar.
Para detalhar melhor o assunto, este artigo focará em abordar os seguintes tópicos:
- O que é digitalização de processos?
- Principais áreas e setores que podem ser digitalizados
- Quais são os benefícios da digitalização de processos nas empresas?
- Como digitalizar processos na empresa?
- Desafios comuns na digitalização e como superá-los
- Principais ferramentas e softwares para digitalizar processos
Tenha uma boa leitura!
O que é digitalização de processos?
A digitalização de processos é a prática de transformar informações e atividades que antes eram feitas de forma manual, ou em papel, para o meio digital. Para tal, usa-se tecnologias, como softwares, que registram, armazenam e acessam dados de forma online.
O estudo “O fenômeno da digitalização e as estratégias digitais em países emergentes” destaca que a digitalização remodelou o mundo, já que o “advento da internet e das mídias sociais, seguido por tecnologias como a computação em nuvem e a inteligência artificial (IA), alterou radicalmente a forma como interagimos, aprendemos e tomamos decisões”.
Essa digitalização acabou revolucionando muitos mercados e passou a estar presente em várias áreas das empresas. Um exemplo envolve as notas fiscais: antes, elas ficavam em pastas físicas; contudo, hoje podem ser emitidas, guardadas e consultadas online.
Principais áreas e setores que podem ser digitalizados
Tuanny Honesko, coordenadora de marketing da Feedz, diz que saber “contar com a ajuda da tecnologia pode ser muito útil para estabilizar sua produtividade”. Nesse ponto, a digitalização de processos entra como aliada em todas as áreas de uma organização.
Alguns dos setores que se destacam por terem grande potencial de transformação com a digitalização estão:
- Recursos humanos e departamento pessoal (DP): aqui, a digitalização reduz drasticamente a burocracia e traz mais transparência. Em se tratando da folha de pagamento automatizada, por exemplo, os cálculos de impostos, benefícios e encargos são feitos em sistemas de um jeito mais fácil;
- Financeiro e contábil: esse setor costuma ser um dos mais beneficiados, já que lida com grande volume de informações. A integração com órgãos fiscais exemplifica isso, diminuindo as chances de autuações e trazendo segurança no cumprimento de obrigações;
- Jurídico e contratos: a rotina jurídica também deixa de ser dependente de arquivos físicos e prazos manuais. Por exemplo, graças à assinatura eletrônica, contratos e documentos podem ser validados com validade legal;
- Saúde e gestão de prontuários: os prontuários online, por exemplo, deixam as informações médicas acessíveis para diferentes profissionais, permitindo que cada um consulte rapidamente o histórico completo do paciente. No dia a dia, isso facilita nas decisões clínicas e melhora a qualidade do atendimento.
Quais são os benefícios da digitalização de processos nas empresas?
Como pontuado no começo deste artigo, digitalizar processos tornou-se uma necessidade para empresas que querem se manter competitivas. Afinal, essa transformação, na prática, significa adotar soluções que tornam o dia a dia mais simples e reduzem custos.
Cristina Pereira, coordenadora de operações na Comunitive, ressalta algo interessante atrelado à digitalização de processos quando diz que “usar a tecnologia correta faz toda a diferença no trabalho remoto ou híbrido”. O mesmo se aplica ao presencial.
Confira a seguir os benefícios dessa digitalização.
Redução de custos operacionais e de armazenamento
É fato que manter arquivos físicos, pastas e documentos em papel gera um custo silencioso: espaço ocupado, tempo gasto com organização e até despesas com impressão e transporte.
Com a digitalização de processos, esses custos praticamente desaparecem. Em vez de salas cheias de arquivos, tudo fica armazenado em nuvem e com acesso simples. Com isso, a empresa consegue liberar recursos que podem ser investidos em áreas mais estratégicas.
Agilidade e eficiência na execução de tarefas
Um processo manual, cheio de etapas burocráticas, pode levar horas ou dias para ser concluído; porém, quando digitalizado, o mesmo fluxo acontece em minutos, muitas vezes de forma automática.
A exemplo disso, os processos de pagamento de fornecedores, admissões de profissionais e consultas a documentos ficam bem mais rápidos. Além disso, o retrabalho pode diminuir bastante, já que sistemas digitais reduzem a chance de erros humanos.
E quando se trata de agilidade e eficiência, é preciso lembrar que a transformação digital é crucial para a “sobrevivência e o crescimento sustentável” de uma empresa. É o que traz o estudo “Transformação digital: definição de desafios e cenários para uma agenda de pesquisa”.
Conformidade legal (LGPD, Portaria 671, eSocial)
Outro ponto crítico que demonstra um dos benefícios da digitalização de processos envolve a segurança e a conformidade com a lei brasileira. A LGPD, por exemplo, exige que dados pessoais sejam tratados com cuidado e proteção.
Enquanto isso, a Portaria 671, que trouxe mudanças importantes no controle de jornada de trabalho, pode ser atendida com sistemas digitais, ao passo que o eSocial unifica as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em uma plataforma eletrônica.
Por isso, quando a empresa digitaliza seus processos, consegue armazenar e organizar informações de forma segura e garantir que as normas legais sejam cumpridas. Fica mais fácil controlar acessos, gerar relatórios precisos e manter registros atualizados.
Como digitalizar processos na empresa?
Digitalizar processos é um trabalho de transformação estrutural que exige três fatores principais: planejamento, envolvimento da equipe e escolhas bem direcionadas de tecnologia. Só assim a mudança será realmente eficiente. A seguir, confira como realizar esse processo.
Mapeamento e análise do fluxo atual
Antes de qualquer mudança, é importante entender como os processos funcionam atualmente. Deve-se, então, mapear o fluxo de trabalho para saber onde há gargalos, redundâncias ou tarefas manuais que podem ser digitalizadas. Essa etapa é um “diagnóstico”: a empresa vê o que precisa ser mantido, ajustado ou eliminado.
Definição de metas e indicadores
Digitalizar por digitalizar não faz sentido. É preciso ter clareza sobre os objetivos, que, nesse contexto, envolvem reduzir tempo de execução, aumentar a transparência, cortar custos e melhorar a experiência do cliente.
Partindo disso, a gestão da empresa tem de definir os indicadores que ajudem a medir o impacto real da mudança relativa à digitalização de processos, como o tempo médio de execução de tarefas, o número de erros reduzidos e até o volume de papel economizado.
Escolha das ferramentas adequadas
Cada empresa tem seu perfil e necessidades específicas. Na área de RH, por exemplo, ter um sistema de gestão de RH eficiente permite automatizar o controle de ponto, administrar folhas de pagamento, gerenciar férias e benefícios, além de centralizar informações de colaboradores em um só lugar.
O ponto central dessa etapa é entender que, com a ferramenta certa, a digitalização de processos se integra, de fato, ao dia a dia das equipes, aumentando a produtividade, reduzindo erros e garantindo que as tarefas sejam feitas de forma mais ágil e organizada.
Treinamento e engajamento da equipe
De nada adianta implementar tecnologia se os colaboradores não estiverem preparados para usá-la. A importância do treinamento vem à tona aqui, pois ele garante que todos entendam os novos fluxos de trabalho, enquanto o engajamento faz com que a equipe compre a ideia e participe ativamente do processo.
Monitoramento e melhoria contínua
Algo que todas as empresas têm de entender é que a digitalização de processos não é um “projeto com ponto final”. O motivo disso é porque, após os processos estarem funcionando de forma digital, é indispensável acompanhar os resultados, ouvir feedbacks e fazer ajustes sempre que necessário.
Desafios comuns na digitalização e como superá-los
A resistência à mudança certamente é um dos principais desafios na digitalização de processos. Muitos colaboradores podem se sentir inseguros diante de novas ferramentas, mas isso pode ser superado com treinamentos e comunicação clara sobre os benefícios no dia a dia.
Outro desafio está nos custos iniciais de implementação: investir em softwares, equipamentos e capacitação pode pesar no orçamento da empresa. A solução é priorizar os processos mais críticos. Outra forma de contornar isso é digitalizar em etapas.
As questões técnicas, como integração de sistemas, também são desafios dessa digitalização. Por isso, a escolha de soluções flexíveis — ou seja, aquelas que permitem integração entre plataformas — é importante, visto que sistemas que se comunicam entre si facilitam o fluxo de informações e evitam qualquer tipo de retrabalho.
Principais ferramentas e softwares para digitalizar processos
Como visto até aqui, digitalizar processos significa tornar a rotina de uma empresa mais ágil e, com isso, liberar tempo para decisões estratégicas. Embora cada área exija soluções específicas, todas compartilham o objetivo de simplificar a gestão e gerar produtividade.
Entre as principais ferramentas e softwares, destacam-se:
- Sistemas ERP: eles centralizam dados e processos financeiros, contábeis e de gestão;
- Plataformas de controle de ponto que facilitam o registro e acompanhamento da jornada de colaboradores;
- Softwares de automação de tarefas, pois eles reduzem atividades manuais e aumentam a eficiência;
- Ferramentas de gestão de projetos que ajudam no planejamento, no acompanhamento e na colaboração de equipes.
Nesse sentido, a integração que une o ERP da Sankhya à plataforma de ponto eletrônico da Pontotel automatiza o controle de jornada, o cálculo de horas extras e o fechamento da folha de pagamento. Tudo isso em tempo real e com a máxima confiabilidade.
Com essa solução, sua empresa reduz erros manuais, otimiza processos e acompanha melhor a jornada dos colaboradores. Em outras palavras, ela ganha produtividade, mais inteligência na gestão de pessoas, bem como tempo para focar o que realmente importa.
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Conclusão
A digitalização de processos significa muito mais do que adotar ferramentas tecnológicas. Afinal, diz respeito a uma mudança que também engloba o mindset organizacional, sobretudo quando há funcionários que podem acabar resistindo a esse tipo de mudança.
Embora haja desafios no caminho, os benefícios em médio e longo prazo superam qualquer obstáculo. Como abordado ao longo deste artigo, por meio dessa digitalização, é possível aumentar a produtividade e garantir maior eficiência em todas as áreas da empresa.
Além disso, processos mais ágeis e integrados resultam em equipes mais engajadas e clientes mais satisfeitos. Tudo isso, em conjunto, favorece a competitividade de qualquer negócio no mercado. Investir na digitalização é, portanto, preparar uma organização para crescer de forma sustentável e, ainda, adaptar-se às demandas do mundo digital.
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