A forma como a tecnologia transformou o trabalho nas áreas de recursos humanos e departamento pessoal é notável: ela simplificou a gestão de ponto, facilitou o controle de jornadas e abriu espaço para que os especialistas de RH concentrem-se na gestão de pessoas. Um exemplo disso é o software de ponto eletrônico.
Essa solução centraliza dados da jornada dos colaboradores, permitindo o compartilhamento e armazenamento em nuvem e eliminando vários obstáculos burocráticos.
“Eu acho que já passou da época em que falávamos sobre a tecnologia como uma ameaça, não é mesmo? Infelizmente, ainda vejo muitos amigos do RH receosos em relação à tecnologia tirar nossas oportunidades. Na verdade, eu vejo ela como uma grande aliada, pois ela me ajuda muito a otimizar meus processos, seja através de testes de recrutamento, seleção e outros.” Lara Avelino – Analista de RH, Psicóloga organizacional e Recrutadora da Pontotel.
Neste artigo você encontrará as principais dúvidas sobre software de ponto eletrônico e ao final da leitura saberá como e porque escolher o melhor sistema para a sua empresa, otimizando a sua gestão.
Confira os principais assuntos:
- O que é um software de ponto eletrônico?
- Quais suas funcionalidades?
- Software ponto eletrônico: é permitido por lei?
- Qual o melhor software de ponto eletrônico?
- Como escolher um bom software de ponto eletrônico?
Boa leitura!
O que é um software de ponto eletrônico?
O software de ponto eletrônico é um programa que tem como finalidade registrar a presença e permanência dos colaboradores no local de trabalho.
Um dos primeiros softwares de ponto eletrônico a chegarem no mercado foram as máquinas que registram ponto via crachá e, ao longo dos anos, foram surgindo modelos mais modernos como o relógio de ponto biométrico e o cartão de ponto digital.
Mas, hoje em dia, já existem softwares de ponto com funcionalidade em nuvem e totalmente digitais para o controle de jornada.
Quais suas funcionalidades de um software de ponto eletrônico?
O principal objetivo do software de ponto eletrônico é captar o registro de ponto do colaborador e passar essa informação para o RH de maneira digitalizada, facilitando assim a gestão do ponto.
Para o colaborador, somente o registro de ponto seria suficiente. No entanto, para o setor de pessoal, é necessário realizar as seguintes tarefas:
- Transportar os registros de marcação para o software e realizar o tratamento dos dados;
- Checar todas as informações e fazer o tratamento do ponto;
- Tirar os apontamentos e encaminhar as informações para a folha de pagamento.
Todo software de ponto eletrônico deve coletar informações confiáveis, permitir que a empresa trate os dados com transparência e impedir a manipulação pelos colaboradores.
Segundo o Tribunal Superior do Trabalho (TST), houve um aumento de 19% em processos trabalhistas ligados a falhas no registro de jornada, em comparação com o ano anterior. Adotar um sistema confiável reduz riscos de multas, simplifica a folha de pagamento e libera tempo para atividades estratégicas.
Registro de ponto
Para que as informações cheguem até o software de ponto, primeiro é necessário que o colaborador faça o registro.
Todos os dias os colaboradores devem fazer seu registro de ponto para informar a presença e permanência na empresa, e o cumprimento da sua jornada de trabalho estabelecida. A marcação de ponto diária é o que garante o cumprimento da sua jornada, e em contrapartida oferece informações para a empresa efetuar a sua folha de pagamento.
A marcação pode ocorrer de forma tradicional, com um relógio de ponto, ou por meio de um aplicativo moderno.
Tratamento de ponto
Após o registro do funcionário, os dados precisam ser devidamente tratados. A etapa do tratamento do ponto eletrônico pode ser um desafio para muitas empresas, afinal, são inúmeras as situações para gerenciar, como faltas, atrasos, feriados, esquecimento do registro, e horas extras.
Por isso, o software de ponto eletrônico é um aliado para auxiliar no controle de jornada do seu colaborador.
Ao integrar o sistema de ponto a um software de tratamento de dados, o processo se torna mais eficiente. Assim que o colaborador registra seu horário, o sistema identifica automaticamente horas extras, atrasos ou faltas.
Juridicamente, a gestão do ponto eletrônico requer muito cuidado e atenção. Além de garantir a segurança da empresa quanto às leis trabalhistas, ele também garante ao colaborador o cumprimento das suas obrigações, direitos e até mesmo segurança pessoal.
Gestão de ponto
A gestão de ponto precisa ser excelente em qualquer empresa para garantir uma folha de pagamento correta. Tanto para o setor de RH/DP, como para os gestores, o ideal é que o sistema possibilite um painel de controle com características de Business Intelligence.
Ou seja, com inteligência de gestão de negócios para apontar dados como a produtividade dos colaboradores, a frequência, férias, identificação de problemas e soluções, intuitivamente.
Outro fator que facilita a vida dos gestores é a possibilidade de visualizar relatórios totalmente configuráveis. Isso porque existem relatórios com indicadores de desempenho, essenciais para as práticas da gestão de pessoas.
Software ponto eletrônico: é permitido por lei?
Sim, o software de ponto eletrônico é permitido por lei. Entretanto, possui regulamentações de sistemas, operação, armazenamento e tratamento dos dados.
Além da obrigatoriedade do registro de ponto prevista na CLT, duas portarias foram consolidadas para orientar o uso desses sistemas e aumentar sua segurança para empresas e colaboradores.
Artigo 74 da CLT – § 2º
O Artigo 74 da CLT determina que empresas com mais de 20 colaboradores devem registrar o ponto diariamente por meio manual, mecânico ou eletrônico. Veja:
Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
A CLT, no entanto, não previa quais eram as regras que o registro de ponto eletrônico deveria seguir, por se tratar de um documento redigido em 1943 e de lá para cá bastante coisa mudou.
Por isso, as Portarias 1510 e 373 estabeleceram regras sobre o que era permitido ou proibido nos softwares de registro de ponto, prevenindo manipulações indevidas.
Portaria 671
A Portaria 671/2021 substituiu as Portarias 1510 e 373, trazendo uma regulamentação mais ampla e moderna para o registro de ponto eletrônico.
Seu principal objetivo foi padronizar e detalhar melhor as regras, garantindo mais clareza e segurança jurídica para empresas e trabalhadores.
Com essa atualização, algumas exigências foram aprimoradas, incluindo:
- Obrigação da emissão de comprovante de registro de ponto, seja eletrônico ou impresso;
- Eliminação da necessidade de acordos coletivos para a adoção de sistemas alternativos;
- Extinção de arquivos antigos, como AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais), substituídos por um novo padrão fiscal;
- Espelho de ponto mais detalhado, garantindo maior transparência no controle da jornada;
- Oficialização dos três modelos de registradores eletrônicos de ponto:
A Portaria 671 modernizou a gestão da jornada de trabalho, permitindo que as empresas adotem soluções mais tecnológicas, sem abrir mão da segurança e conformidade com a legislação.
Qual o melhor software de ponto eletrônico?
O melhor software de ponto eletrônico é aquele que resolve o problema da sua empresa e segue as regras da CLT, oferece agilidade, segurança e gestão.
Para que você escolha o melhor software para a sua empresa, confira algumas funcionalidades essenciais de um controle de ponto:
- Sistema completo com sistema de registro de ponto e painel de controle intuitivo;
- Segurança tanto no registro como no manuseio e exportação desses dados;
- Acompanhamento em tempo real e visualização por colaborador e equipe;
- Gestão operacional que controla equipes;
- Gestão de escalas.
Sobretudo, o software e a empresa contratada precisam oferecer treinamento e suporte, bem como acompanhamento da utilização da plataforma.
Como escolher um bom software de ponto eletrônico?
O ponto eletrônico feito através do relógio é conhecido por ter duas possibilidades: o controle de ponto biométrico e o controle de ponto com cartão.
O sistema biométrico permite segurança pois escaneia características únicas do colaborador sua impressão digital. Contudo, esse sistema requer um lugar adequado na empresa para a instalação do aparelho, bem como a manutenção constante: a verificação do relógio em tempo real, a troca das bobinas para comprovação, etc..
Já os sistemas que utilizam cartão para registro de ponto utilizam código ou chip para rastrear o registro do colaborador. Através da aproximação de um cartão ao aparelho leitor, o registro é realizado. Porém, esse sistema apresenta fragilidade, já que pode ser perdido ou esquecido pelo colaborador, além de ser facilmente forjado e utilizado por terceiros.
Facilidade de uso
Tudo o que o setor de RH não quer é chegar ao final do mês com uma lista enorme de inconsistências no ponto. Ou então, ter colaboradores reclamando de ausências de pontos porque o software não funcionou, não ofereceu um comprovante do registro de ponto, entre diversas reclamações comuns quando a empresa possui um sistema ultrapassado.
Por isso, você deve optar por um software que garanta o registro do ponto eletrônico de maneira prática, com cores para identificar cada marcação, e disposição das informações em plataforma online de maneira intuitiva.
Cálculos automáticos
O problema de muitos softwares é que eles não são integrados a um sistema que trate os pontos de maneira automática, o que dificulta o processo. Outros, porém, possuem integração com outro sistema, mas ainda sim necessitam de bastante intervenção no tratamento.
O sistema de ponto digital facilita todo esse processo, já que oferece cálculos automáticos e muitas vezes um sistema único que apresenta não somente o cálculo das horas extras e banco de horas, como também, apresenta parâmetros para tratar a folha de pagamento do colaborador.
Os cálculos automáticos facilitam o trabalho do setor de RH e reduzem significativamente o tempo para a gestão do ponto. Uma vez que os horários cumpridos, excedidos, ou faltantes aparecem automaticamente e o setor pode intervir de maneira assertiva e pontual para tratar diretamente com o colaborador.
Múltiplas formas de registrar o ponto
Como abordamos anteriormente, as formas de registro de ponto mais comuns são as manuais, porém, com a chegada das empresas que trabalham com registro de ponto online as empresas ganharam diversas maneiras de registro de ponto, como:
- Aplicativo;
- Computador;
- Telefone;
- Importação do REP;
- Código de Barras;
- Ponto por exceção.
A plataforma da Pontotel, por exemplo, oferece todas essas opções, além de oferecer segurança em todo o processo.
Tecnologia avançada
Algumas empresas pensam que o relógio de ponto é a alternativa ideal, porém, além de ser uma tecnologia ultrapassada, geralmente o REP não oferece um serviço que otimize o processamento dos dados registrados no aparelho.
Por isso, a tecnologia avançada e o design intuitivo é um dos principais motivos para aderir a um sistema de ponto online, mas isso requer atenção. Os profissionais precisam compreender a plataforma e não ter dúvidas na hora de utilizar. Tal ferramenta garantirá ao colaborador a segurança de que os seus gestores têm ciência do seu comparecimento ao trabalho.
A autenticação é de extrema importância legal. Empresas sérias oferecem várias maneiras de autenticar o registro do ponto e a usabilidade por parte dos colaboradores, a começar pelo cadastro.
Medidas de segurança como senhas, reconhecimento facial ou por voz e geolocalização são garantias da efetividade do produto e da empresa que oferece esse serviço.
Outras empresas vendem sistemas digitais, porém, com foco em pequenas equipes com centralização em um local físico. O problema dessas empresas é que não há possibilidade de aderir a uma implementação remota, por exemplo, e inviabiliza o gerenciamento inteligente.
Já as empresas que são focadas em processamento em nuvem compreendem que tempo é dinheiro e que os dashboards inteligentes e informações em tempo real oferece aos gestores uma visão completa sobre os resultados de colaboradores e das equipes, bem como sua produtividade e comprometimento.
Na hora de escolher, pergunte sobre a segurança, usabilidade, e especialmente, quais são os serviços de gestão que é disponibilizado.
Integração com folha de pagamento
A Pontotel, por exemplo, tem integração com as principais empresas e produtos para o setor de RH e tratamento da folha de pagamento, como a Totvs Protheus, Senior, ADP, Gosoft, Contmatic Phoenix.
O nosso sistema foi pensado para permitir integrações simples, práticas e rápidas para exportação e leitura de arquivos por outros programas.
Lembre-se de sempre prestar atenção na possibilidade de integrações que o software de ponto que você pretende contratar pode fazer, isso faz diferença e pode impactar o seu setor de RH.
Além do mais, muitas das empresas que não vendem sistemas completos ou com possibilidade de integração, acabam por perder tempo e ter que executar uma parte do trabalho manualmente.
O interessante do sistema de ponto eletrônico online é que ele permite que o sistema atue constantemente e que quase não precise de intervenção humana.
O tratamento deve ser digital, por nuvem, com garantia de segurança e alta acessibilidade, e claro, ser prático, ágil e oferecer redução de custos e tempo dos seus profissionais de RH.
Qual o software de ponto eletrônico mais recomendado para empresas?
A Pontotel é um software de registro, gestão e tratamento de ponto inteligente, seguro e completo. Possui banco de horas com regras de cálculo personalizáveis, cálculo de horas automático, diversas medidas de segurança e integração com os principais sistemas de folha de pagamento.
É a plataforma de controle de jornada completa que a sua empresa precisava.
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Conclusão
O sistema de ponto eletrônico digital é uma solução que possibilita formas melhores de lidar com um dos principais assuntos quanto se fala em preservação e cumprimento da CLT: o registro de ponto.
Através de sistemas inteligentes, a empresa e os colaboradores podem ter acesso a uma plataforma prática e transparente, e lidar com esses dados com segurança e de maneira estratégica.
É importante que as empresas possam aderir à novas tecnologias para otimizar recursos financeiros e tempo para aplicá-los de maneira estratégica e competitiva.
Os gestores, por sua vez, precisam cada vez mais de maneiras eficientes de ter acesso a dados em tempo real sobre o que está acontecendo em sua empresa. A informação interna clara e precisa pode ser a chave para resolver muitos problemas corporativos.
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