Conheça os principais erros na folha de pagamento e como a Pontotel ajuda a evitar

Além de lidar com cálculos complexos de salários, impostos, horas extras, adicionais noturnos e benefícios, o RH tem de ficar atento a eventuais mudanças na legislação trabalhista e fiscal brasileira. Afinal, isso faz com que ele evite os erros na folha de pagamento.

Nesse sentido, o estudo “Auditoria em folha de pagamento departamento pessoal” revela a importância da auditoria para as empresas para “verificar se houve algum erro ou fraude e colaborar nas possíveis falhas”, isto é, evitar que tais problemas aconteçam.

Outro ponto que esse estudo traz é que implementar esse processo de auditoria no setor de recursos humanos é uma das formas de auxiliar na hora de controlar e prevenir falhas ou erros que passam despercebidos ao longo do tempo.

Ainda, deve-se lembrar que as várias jornadas de trabalho, como escalas 12×36 e contratos especiais, aumentam a complexidade da gestão: qualquer descuido, como o lançamento incorreto de horas, já gera inconsistências na folha de pagamento, multas e até processos trabalhistas.

Este texto abordará os principais aspectos sobre esse tema por meio dos seguintes tópicos:

• Principais erros na folha de pagamento
• Consequências de uma folha de pagamento incorreta
• Como evitar erros na folha de pagamento
• Como a Pontotel ajuda sua empresa a evitar erro

Tenha uma ótima leitura!

Principais erros na folha de pagamento

Antes de conferir os principais erros na folha de pagamento, é importante considerar o que diz Juan Alejandro, gerente de RH:

“Identificar corretamente os erros na folha de pagamento é crucial. Uma análise completa de registros, planilhas de ponto e formulários fiscais permite entender o problema e seu impacto”

Isso se dá devido a folha de pagamento ser um dos processos mais críticos para qualquer empresa, afinal, é ela que garante que os colaboradores recebam corretamente seus salários e benefícios. Acontece, no entanto, que os erros, mesmo os pequenos, podem gerar diversos problemas. Entenda a seguir:

Lançamento incorreto de horas e benefícios

Um dos erros na folha de pagamento mais frequentes envolve o lançamento incorreto das horas trabalhadas, das horas extras e dos benefícios dos funcionários. As razões por trás dessa falha são registros manuais, falhas de comunicação e sistemas não integrados.

Por exemplo, se um funcionário trabalha horas extras em um dia da semana, mas essas horas não são contabilizadas, ele receberá menos do que o devido um erro que vai gerar insatisfação. Enquanto isso, lançar benefícios indevidos, como vale-transporte para funcionários afastados, também é um problema porque gera custos desnecessários.

Cálculo errado de encargos trabalhistas

Os encargos trabalhistas são complexos e envolvem vários tributos e contribuições, como INSS, FGTS, IRRF, adicionais e contribuições sindicais. Por esse motivo, um cálculo incorreto desses encargos pode gerar multas, juros e autuações fiscais, além, é claro, de comprometer a gestão financeira da empresa.

Um exemplo comum é o erro na base de cálculo do FGTS sobre horas extras ou adicionais de insalubridade, que resultará em pagamentos divergentes ou até mesmo em duplicidade O que as empresas têm de ter em mente é que, ao longo do tempo, essas pequenas divergências se acumulam e impactam seu orçamento.

Falhas na atualização de dados dos colaboradores

Como ressalta a gerente sênior de RH Kajal Thakur, os “dados incorretos de funcionários são, de fato, um erro comum no processamento da folha de pagamento”. Por isso, manter os dados de todos os colaboradores atualizados é indispensável para garantir cálculos corretos da folha de pagamento.

Afinal de contas, informações como salário, benefícios, cargo, data de admissão ou afastamento influenciam os valores que a empresa pagará, por isso, na prática, quando esses dados não são atualizados, o que acontece é o seguinte:

• Um funcionário promovido poderá continuar recebendo o salário antigo;
• Um colaborador desligado poderá receber benefícios indevidos;
• Descontos obrigatórios poderão ser aplicados de forma errada.

Consequências de uma folha de pagamento incorreta

Os erros na folha de pagamento não afetam só os números da empresa, já que a confiança dos colaboradores também é prejudicada. Além disso, tais falhas trazem tanto impactos imediatos quanto no longo prazo. A seguir, confira os detalhes sobre isso.

Impactos financeiros para a empresa

Um dos pontos que as empresas devem entender é que erros na folha de pagamento vão gerar prejuízos diretos e indiretos: enquanto pagamentos indevidos geram desperdício de recursos, pagamentos abaixo do que deveriam geram custos com correções e juros.

Além disso, falhas no cálculo de encargos e impostos levarão a multas e juros na Justiça do Trabalho. O retrabalho necessário para corrigir tais inconsistências também gasta tempo e recursos do RH e contabilidade: menos produtividade, mais custos operacionais.

Riscos legais e fiscais no descumprimento da lei

A legislação trabalhista e fiscal brasileira impõe regras rígidas sobre pagamento de salários, benefícios, encargos e contribuições. Em virtude disso, qualquer erro ou atraso pode acabar resultando em ações judiciais, autuações e penalidades legais.

A exemplo disso está a aplicação incorreta de descontos obrigatórios, que certamente levará a processos trabalhistas. Além disso, as inconsistências em tributos como INSS também irão gerar autuações fiscais, multas e juros. Tanto as finanças quanto a reputação da empresa é prejudicada por conta disso.

Redução do engajamento dos colaboradores

Funcionários que percebem erros recorrentes em seus contracheques podem se sentir desvalorizados e perder confiança na empresa. Esse tipo de situação, além de ser bastante desagradável para eles, acaba gerando desmotivação e queda de produtividade.

Essa imprecisão nos pagamentos também afeta a percepção de transparência na organização. Diante disso, os colaboradores insatisfeitos até podem começar a questionar outros processos internos ou, tão pior quanto isso, se afastar do compromisso com metas.

Como evitar erros na folha de pagamento

Apesar dos erros na folha de pagamento poderem acontecer em qualquer tipo de empresa, há formas práticas de minimizá-los e até os eliminar.

A verdade, porém, é que nem sempre a empresa tem um RH proativo todo o tempo. Confira, a seguir, estratégias para garantir maior precisão nos processos de recursos humanos.

Revisar os lançamentos frequentemente

A conferência constante de lançamentos é importante para identificar as inconsistências antes que elas se tornem problemas maiores. No dia a dia, isso inclui:

• Conferir horas trabalhadas, horas extras e banco de horas;
• Verificar o cálculo de benefícios, como vale-alimentação, vale-transporte e adicionais;
• Checar se os descontos de impostos e contribuições estão corretos;
• Atualizar informações sobre mudanças na função, no salário ou na situação do colaborador.

Automatizar com sistemas de gestão integrados

Outra forma de lidar com os erros na folha de pagamento envolve o uso de um sistema de gestão específico para esse tipo de processo.

O que deve ficar nítido aqui é que, ao usar um sistema de gestão integrado, a empresa consegue minimizar as falhas humanas e ficar dentro da lei brasileira. Entre os benefícios de se fazer essa automação estão:

• Cálculos automáticos de salários, benefícios e encargos;
• Integração com sistemas de ponto eletrônico e banco de horas;
• Atualizações automáticas de mudanças na legislação trabalhista e fiscal;
• Geração de relatórios precisos e históricos de pagamentos para auditoria.

Capacitar frequentemente a equipe de RH

Uma equipe bem treinada também é importante para a empresa lidar com erros na folha de pagamento. Essa capacitação deve incluir a atualização sobre legislação trabalhista e fiscal brasileira, que eventualmente sofre mudanças, boas práticas de conferência e auditoria de lançamentos, e gestão de banco de horas, benefícios e cálculos variáveis.

Como a Pontotel ajuda sua empresa a evitar erros

A gestão da folha de pagamento é uma das tarefas mais complexas do RH, e é exatamente por isso que o sistema da Pontotel, nossa plataforma para controle de ponto, é a melhor alternativa. Com ela, as empresas evitam inconsistências e têm uma administração de jornadas mais eficiente. Entenda os detalhes disso a seguir.

Plataforma completa para gestão de ponto e folha

O software da Pontotel vai muito além de um simples registro de horários: ele permite o registro de ponto online e offline, seja por celular, tablet, computador ou relógios de ponto físicos, e tudo isso garante flexibilidade e controle completo.

Com reconhecimento facial e biometria, o sistema elimina fraudes e assegura que a marcação seja feita pelo colaborador correto. Enquanto isso, seu simulador de regra de cálculo de horas verifica se os apontamentos estão de acordo com as regras da empresa e da CLT. Com isso, sua empresa evita surpresas ao fechar a folha de pagamento.

Outro diferencial é que o fechamento de folha otimizado permite correções, aprovações e justificativas de forma ágil e segura. Além disso, a aprovação e a assinatura virtual da folha também aumentam a transparência e segurança jurídica.

Integração com sistemas de RH e contabilidade

O software da Pontotel se integra facilmente com outros sistemas de RH e contabilidade. Em termos mais práticos, isso traz uma sincronização automática de dados entre esses setores e ainda reduz o retrabalho e as inconsistências na folha.

Além disso, nossa ferramenta realiza cálculos automáticos de encargos trabalhistas, horas extras e benefícios. Graças a isso, sua empresa garante maior conformidade com a legislação brasileira e convenções coletivas.

Conheça o sistema da Pontotel e evite os erros na folha de pagamento. Fale com um dos nossos especialistas. Para isso, preencha o formulário abaixo:

Conclusão

A gestão da folha de pagamento e do controle de ponto exige atenção, conhecimento e uso de ferramentas adequadas por parte da empresa. Se feito corretamente, esse gerenciamento evitará os erros na folha de pagamento citados neste conteúdo.

As empresas, uma vez cientes de que as divergências de banco de horas, falhas na atualização de dados e descumprimentos legais geram vários problemas, têm de adotar as melhores práticas para garantir que a folha de pagamento seja precisa e confiável.

Nesse sentido, elas precisam investir em processos estruturados, capacitação da equipe de RH e, principalmente, soluções tecnológicas, como a Pontotel, a melhor entre elas, já que garante precisão, segurança e integração no controle de ponto e na folha de pagamento.

Gostou deste conteúdo? Leia mais artigos interessantes no blog Pontotel.