Fechamento da folha de pagamento: como funciona, o que diz a lei e passo a passo para evitar erros e atrasos

O fechamento da folha de pagamento é uma etapa importante para a saúde financeira e a conformidade trabalhista de toda empresa. Apesar de complexo, esse processo pode ser organizado para ser preciso, evitando erros que geram multas e até processos trabalhistas.

É preciso destacar que as empresas “devem, por força de lei, elaborar folha de pagamento das remunerações pagas ou creditadas aos empregados e demais trabalhadores contratados”, como traz o artigo “Estudo sobre a compreensão da folha de pagamento”.

Outro fator de peso é que, além dos aspectos legais, “a falta de conhecimento da área trabalhista, e principalmente da composição da folha, compromete a tomada de decisão”. Isso também acaba virando “empecilho para a manutenção e o crescimento de empresas”.

Esse tema traz mais nuances, e este texto abordará as principais por meio dos tópicos abaixo:

• O que é o fechamento da folha de pagamento?
• O que a legislação diz sobre o fechamento da folha de pagamento?
• Quando ocorre o fechamento da folha de pagamento?
• Quais informações devem estar na folha antes do fechamento?
• Passo a passo para o fechamento da folha de pagamento
• Como calcular corretamente o fechamento da folha?
• Principais ferramentas para fechar a folha de pagamento

Continue acompanhando o texto e tenha uma boa leitura!

O que é o fechamento da folha de pagamento?

O fechamento da folha de pagamento é o momento em que a empresa reúne, confere e calcula todas as informações relacionadas aos salários dos funcionários para um determinado período. 

Nesse processo, são apurados os valores como horas trabalhadas, horas extras, benefícios, descontos e impostos, garantindo que o pagamento seja feito corretamente e dentro dos prazos legais. 

O fechamento envolve, ainda, a preparação dos relatórios necessários para o cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais brasileiras. Relacionado a isso, vale destacar o que diz a advogada Giovana Corrêa Novello Benites:

“A folha de pagamento não só tem função contábil, operacional e fiscal para as empresas, como é uma obrigação prevista no artigo 225 do Decreto 3048/1999.”

Diferença entre fechamento da folha de ponto e da folha de pagamento

Saber distinguir os conceitos de fechamento da folha de ponto e da folha de pagamento é importante para a empresa ter um bom processo de gestão trabalhista. Veja a tabela:

Aspecto	Fechamento da folha de ponto	Fechamento da folha de pagamento
Definição	Registro e conferência das horas trabalhadas pelos funcionários, incluindo atrasos, faltas e horas extras.	Apuração e cálculo final dos valores a serem pagos aos colaboradores, considerando salários, descontos e benefícios.
Objetivo	Controlar a jornada de trabalho e validar o cumprimento da carga horária.	Garantir o pagamento correto e completo dos salários e encargos trabalhistas.
Informações incluídas	Horas de entrada e saída, horas extras, faltas, atrasos, banco de horas, etc.	Salário bruto, adicionais (noturno, insalubridade), descontos (INSS, IRRF), benefícios, férias, 13º salário.
Quem usa	Departamentos de RH e Pessoal para monitorar presença e jornada.	Departamentos de RH, Financeiro e Contabilidade para calcular e efetuar pagamentos.
Resultado final	Dados que servem de base para o cálculo da folha de pagamento.	Valor líquido a ser pago ao colaborador e geração de relatórios fiscais.
Documentação gerada	Relatórios de jornada e apontamentos de presença, por exemplo.	Holerites, guias de recolhimento de impostos e contribuições.

O que a legislação diz sobre o fechamento da folha de pagamento?

A legislação trabalhista brasileira, especificamente a CLT, estabelece regras importantes para o fechamento da folha de pagamento. Ela determina, por exemplo, que a empresa registre e discrimine corretamente todos os valores pagos aos funcionários, como salários, adicionais, descontos e benefícios. É o que garantirá a transparência no processo.

Além disso, também fixa prazos para o pagamento dos salários, que tem de ser feito até o quinto dia útil do mês seguinte ao trabalhado e, independentemente da modalidade de trabalho, “não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês, salvo no que concerne a comissões, percentagens e gratificações” (art. 459).

A empresa também tem de manter registros atualizados e organizados da folha de pagamento para possíveis fiscalizações ou auditorias. Outro aspecto relativo ao fechamento da folha de pagamento envolve os descontos. Sobre isso, a CLT pontua, em seu art. 462, o seguinte:

“Ao empregador é vedado efetuar qualquer desconto nos salários do empregado, salvo quando este resultar de adiantamentos, de dispositivos de lei ou de contrato coletivo”

Junto a isso, as informações da folha de pagamento precisam ser enviadas regularmente ao eSocial, que, conforme o Decreto n. 8.373, é o “instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas”.

A CLT também especifica que a organização tem de fazer “o recolhimento da contribuição previdenciária e o depósito do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, na forma da lei, com base nos valores pagos no período mensal e fornecerá ao empregado comprovante do cumprimento dessas obrigações”.

Por fim, mas não se limitando a isso, visto que há mais nuances envolvendo o fechamento da folha de pagamento, é necessário ressaltar que os “empregadores ficam obrigados a descontar da folha de pagamento dos seus empregados, desde que por eles devidamente autorizados, as contribuições devidas ao sindicato, quando por este notificados” (art. 545).

Quando ocorre o fechamento da folha de pagamento?

Em linhas gerais, o fechamento da folha de pagamento ocorre no final do mês, normalmente no último dia útil, para todos os cálculos e conferências serem feitos com calma antes do pagamento aos colaboradores.

No entanto, a lei não determina um dia específico para fechar a folha. O importante, nesse sentido, é que o pagamento seja feito até o quinto dia útil do mês seguinte ao período trabalhado.

Algumas empresas podem optar por fechar a folha alguns dias antes do fim do mês, como no dia 25, para facilitar o processo interno. É uma alternativa válida desde que a empresa consiga ajustar possíveis alterações, como faltas ou horas extras, antes do pagamento.

Quando fecha a folha para quem paga dia 5 e dia 20?

Para quem recebe salário no dia 5, o fechamento da folha de pagamento costuma ser feito até o último dia útil do mês anterior. Com isso, há tempo para processar todos os cálculos, conferir dados e garantir que o pagamento seja feito corretamente e no prazo.

Agora, para quem recebe no dia 20, o fechamento geralmente se dá até o dia 10 ou 15 do mesmo mês, dependendo do calendário interno da empresa, para o pagamento ser feito no dia 20 sem atrasos.

Em ambos os casos, o importante é que o fechamento aconteça com antecedência suficiente para permitir a revisão e o cumprimento dos prazos legais. É assim que a empresa consegue evitar qualquer problema com atrasos ou inconsistências no pagamento.

Como adaptar o fechamento a diferentes cronogramas de pagamento?

Para adaptar o fechamento da folha de pagamento a diferentes cronogramas, deve-se planejar as etapas do processo conforme a data em que os colaboradores recebem seus salários. Veja como fazer isso:

• Defina a data de pagamento: saiba exatamente quando o pagamento será efetuado;
• Estabeleça um prazo interno para fechamento: considere um prazo que permita coletar, conferir e processar todas as informações;
• Organize a coleta dos dados: garanta que o registro de ponto, horas extras, faltas e benefícios estejam atualizados com antecedência suficiente para evitar retrabalho;
• Realize o cálculo e a conferência: faça os cálculos salariais, descontos e encargos dentro do prazo estabelecido, com revisões para evitar erros;
• Prepare os relatórios e documentos: gere holerites e demais documentos para que estejam disponíveis antes do pagamento;
• Seja flexível com particularidades: para colaboradores com contratos diferenciados ou em situações especiais (como férias ou afastamentos), ajuste o cronograma para incluir essas variáveis.

Quais informações devem estar na folha antes do fechamento?

Antes de fazer o fechamento da folha de pagamento, é indispensável que ela contenha todas as informações necessárias. É o que vai garantir precisão e deixar a empresa dentro da legalidade. As informações são:

• Registro completo da jornada de trabalho, incluindo faltas, horas extras e adicionais (noturno, periculosidade, insalubridade, etc.);
• Detalhes sobre benefícios concedidos, como vale-transporte, vale-alimentação e outros;
• Todos os descontos previstos, incluindo impostos (INSS, IRRF) e encargos obrigatórios (FGTS);
• Registros de férias, licenças médicas, afastamentos e qualquer alteração no contrato;
• Informações sobre rescisões contratuais, quando aplicável, para cálculo correto dos valores a pagar.

Passo a passo para o fechamento da folha de pagamento

Fazer o fechamento da folha de pagamento vai assegurar que os colaboradores sejam remunerados corretamente e a empresa esteja em dia com suas obrigações legais. Os dois lados ganham. 

Confira um passo a passo para fazer isso:

• Apuração de jornada e eventos variáveis: reúna todas as informações sobre a jornada de trabalho dos colaboradores: horas trabalhadas, horas extras, faltas, atrasos, licenças, etc. Ainda, contabilize eventos variáveis, como adicionais, bônus, comissões e outros valores que impactam a remuneração;
• Conferência de encargos: verifique e calcule corretamente os encargos obrigatórios, como INSS, FGTS e IRRF;
• Lançamentos finais e validações: registre todos os valores apurados, incluindo salário bruto, descontos, benefícios, adicionais e deduções. Faça uma revisão detalhada para evitar erros, conferindo nomes, cargos, valores e documentos;
• Geração e envio ao eSocial: com a folha pronta, gere os eventos do eSocial referentes ao fechamento, especialmente o evento S-1200, que contém os dados completos do pagamento do colaborador. Ainda, atente-se ao prazo legal para envio: até o dia 15 do mês seguinte ao mês de referência.

Penalidades pelo fechamento e envio em atraso

O não cumprimento dos prazos legais relativos ao fechamento da folha de pagamento pode acarretar multas aplicadas pelos órgãos fiscalizadores brasileiros, como a Receita Federal e o Ministério do Trabalho.

As multas, porém, não são o único problema: também há as complicações trabalhistas. Os funcionários podem questionar salários incorretos ou atrasados e isso virar uma ação judicial. Há, ainda, o risco de bloqueio ou complicações no recolhimento de tributos como INSS, e a regularidade fiscal da empresa prejudica-se com isso.

Como calcular corretamente o fechamento da folha?

Considerar todos os elementos que compõem o salário e as deduções do colaborador é a única forma de garantir que o fechamento da folha seja feito de forma correta. Os principais pontos que precisam ser observados nesse sentido são:

Descontos fixos obrigatórios

Os descontos fixos obrigatórios são valores que incidem sobre o salário de forma regular. Alguns deles são o INSS, que se trata da contribuição previdenciária calculada segundo faixas salariais, e o IRRF, Imposto de Renda Retido na Fonte, que varia conforme o salário e os dependentes.

Descontos variáveis

Enquanto isso, os descontos variáveis, por definição, dependem de situações específicas, como quando o funcionário falta ou quando se atrasa, mas não justifica. Também entram nessa lista vale-transporte, vale-alimentação (caso haja desconto previsto em contrato ou convenção coletiva) e até adiantamentos feitos ao trabalhador.

Adicionais e horas extras

Além do salário-base, é necessário incluir no fechamento da folha de pagamento as horas extras, calculadas geralmente com acréscimos de 50% ou 100% dependendo do horário, bem como o adicional noturno, de insalubridade, de periculosidade e outros previstos legalmente. Quando aplicável, gratificações e comissões também entram no fechamento.

Outros encargos

Além dos descontos e adicionais que impactam o salário do funcionário, a empresa precisa contabilizar encargos que não são descontados do colaborador, mas que fazem parte do custo total. Alguns deles são a contribuição patronal ao INSS, o recolhimento do FGTS (8% sobre a remuneração) e eventuais impostos ou contribuições sindicais.

Principais ferramentas para fechar a folha de pagamento

As planilhas eletrônicas, como Excel e Google Sheets, são ferramentas acessíveis para organizar dados e fazer cálculos na folha de pagamento. Essas alternativas, no entanto, ainda dependem da inserção manual, o que pode gerar erros para o setor de RH.

Por essa razão, para garantir mais precisão e agilidade, muitas empresas optam por softwares especializados. Eles automatizam todo o processo e mantêm a conformidade com as leis trabalhistas brasileiras. Como pontua Lara Avelino, analista de RH, psicóloga organizacional e recrutadora:

“A tecnologia é uma aliada, seja pela flexibilização que ela traz, seja pela ajuda na otimização de funções. Então, realmente precisamos entender a tecnologia não como uma inimiga, independente da sua geração ou idade, mas compreender que ela pode auxiliar e fazer parte do seu dia a dia para que o colaborador otimize suas funções”

Tais sistemas de gestão de ponto eletrônico conseguem registrar com exatidão a jornada dos colaboradores, facilitando o cálculo correto de horas extras, faltas e atrasos. Eles, quando integrados aos sistemas de folha, tornam o fechamento mais rápido e confiável. Graças a isso, evitam-se as falhas que acontecem nos registros manuais.

Como a Pontotel pode ajudar no fechamento da folha de pagamento?

Contar com ferramentas que integrem o controle de jornada dos colaboradores é o que fará uma empresa tornar o fechamento de folha de pagamento mais ágil e preciso. Nossa ferramenta, oferece recursos que facilitam todo o processo. Na prática, o software minimiza erros e otimiza o trabalho do time de recursos humanos. Confira os recursos:

Integração de jornada com folha

O sistema da Pontotel conecta automaticamente os registros de ponto dos funcionários ao sistema de folha de pagamento, assegurando que todas as horas trabalhadas, as faltas, as horas extras e os dias de home office sejam contabilizados corretamente. O RH, graças a isso, consegue eliminar a necessidade de lançamentos manuais, diminuindo a chance de falhas.

Redução de erros com apontamentos automatizados

Com o sistema automatizado de apontamentos, nossa ferramenta permite a verificação e correção centralizada das folhas de ponto, facilitando o trabalho do RH e dos gestores. Além disso, oferece mecanismos de segurança, como assinatura digital e criptografia, que garantem a integridade das informações, tornando o fechamento mais seguro e confiável.

Otimize o processo de fechamento da folha de pagamento da sua empresa com a Pontotel. Fale com um dos nossos especialistas. Basta preencher o formulário abaixo:

Conclusão

O fechamento da folha de pagamento é o que faz a empresa assegurar a remuneração correta de todos os seus colaboradores e o cumprimento das obrigações legais brasileiras. Esse processo, no entanto, requer bastante cuidado e organização.

O uso de ferramentas, como sistemas integrados de controle de jornada e folha, auxilia a reduzir erros e a agilizar o fechamento. A Pontotel destaca-se nesse sentido, já que, por ser completa em termos de funcionalidades, otimiza o trabalho do time de RH.

As empresas, portanto, têm de entender que um fechamento assertivo e no prazo fortalece o relacionamento entre elas e seus funcionários. Isso se resume a evitar problemas, mas também se trata de respeitar o quadro de pessoal, pagando no dia certo e nos valores corretos.
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