As empresas podem adotar diferentes medidas para melhorar sua gestão financeira e garantir um crescimento sustentável no longo prazo. Isso inclui estratégias para reduzir custos da folha de pagamento, já que esse item pode comprometer uma parcela significativa do orçamento do negócio.
Dependendo do setor, as despesas com a folha podem representar até 20% da receita da empresa. No comércio, por exemplo, esse percentual costuma variar entre 10% e 15%. No entanto, a diminuição desses gastos deve ser realizada com cuidado. Simplesmente demitir funcionários nem sempre é a melhor alternativa.
Para auxiliar nesse processo, este artigo explicará como reduzir custos da folha de pagamento, mas sem comprometer a produtividade e os resultados do negócio. Para isso, serão abordados os seguintes tópicos:
- Quais os principais custos na folha de pagamento?
- Como funciona a redução de custos na prática?
- 10 Estratégias para reduzir custos na folha de pagamento
- Como um bom controle de ponto ajuda a reduzir custos com a folha de pagamento?
Boa leitura!
Quais os principais custos na folha de pagamento?
O orçamento destinado à folha de pagamento de uma empresa que contrata funcionários em regime celetista inclui vários gastos obrigatórios e eventuais. Conheça os principais custos envolvidos a seguir:
- Salários;
- Adicionais, como horas extras, adicional noturno, adicional de insalubridade e de periculosidade;
- Encargos sociais e trabalhistas, como INSS, FGTS, IRRF e PIS;
- Benefícios obrigatórios e espontâneos, como vale-transporte, vale-alimentação e plano de saúde;
- Custos com rescisões e passivos trabalhistas.
Como funciona a redução de custos na prática?
Para reduzir os gastos com a folha de pagamento, a empresa precisa realizar uma análise detalhada das despesas relacionadas a salários, benefícios, encargos e demais obrigações trabalhistas. O primeiro passo é avaliar como esses custos estão distribuídos.
Essa avaliação pode revelar gargalos e oportunidades de ajustes. No entanto, é importante que a redução de custos não seja associada apenas à demissão de funcionários. Afinal, diminuir despesas também envolve aumentar a eficiência operacional.
Na prática, as estratégias mais adequadas para diminuir custos variam conforme a realidade de cada organização. Além disso, elas devem ser adotadas com cuidado para evitar problemas. Entenda a seguir.
Cuidados para evitar cortes que prejudiquem a produtividade e o clima organizacional
A empresa deve escolher com cuidado o que cortar e como fazer esses cortes. Isso porque as medidas adotadas podem afetar a produtividade e até o clima organizacional do negócio.
A demissão de colaboradores e a retirada de certos benefícios, por exemplo, podem gerar insegurança e insatisfação, sentimentos que se refletem no comprometimento e no engajamento dos colaboradores.
Para evitar esses problemas, é importante analisar com atenção onde os custos realmente podem ser reduzidos sem comprometer a operação. Além disso, a empresa deve ser transparente quanto aos motivos dos cortes, como eles serão implementados e de que forma contribuirão para manter a competitividade do negócio.
Conduzir pesquisas de clima organizacional e incentivar o feedback também são ações importantes para acompanhar como a equipe está reagindo às mudanças e ajustar as estratégias, se necessário. Tudo isso é essencial para garantir que a empresa continue produtiva e eficiente, mesmo após os cortes.
10 Estratégias para reduzir custos na folha de pagamento
Existem várias estratégias que a empresa pode adotar para diminuir os gastos com a folha de pagamento e melhorar seu desempenho financeiro. Conheça algumas delas a seguir e entenda como aplicá-las:
1. Escolha o regime tributário adequado
No Brasil, as empresas podem optar entre três regimes tributários: Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Cada um deles é indicado para negócios com diferentes níveis de faturamento, porte e características.
Além disso, eles impactam o cálculo da folha de pagamento de maneiras distintas. Quando a empresa adota um regime inadequado ao seu perfil, pode acabar elevando seus custos operacionais.
Por isso, a escolha do regime tributário deve ser feita com base em uma análise detalhada da realidade financeira da empresa. O ideal é contar com o apoio de um contador para identificar o regime que ofereça as melhores vantagens fiscais para o negócio e ajude a reduzir os custos com a folha de pagamento.
2. Reduza horas extras
O excesso de horas extras pode elevar os custos da folha de pagamento e ainda impactar negativamente a saúde física e mental dos colaboradores. Isso porque trabalhar além da jornada regular pode causar estresse, fadiga e sobrecarga de trabalho.
Para evitar esses problemas, a empresa precisa investir em estratégias para reduzir as horas extras. Por exemplo, investigar as causas do excesso, definir prazos realistas e melhorar a gestão de projetos e a distribuição de tarefas. O ideal é que os funcionários façam horas extras somente quando for muito necessário.
3. Terceirize atividades
Em vez de manter seus próprios funcionários, a empresa pode terceirar atividades que não fazem parte do core business da empresa, como serviços de limpeza, transporte e manutenção.
Isso é vantajoso porque a empresa terceirizada assume as responsabilidades trabalhistas, como salários e rescisões trabalhistas. Como resultado, os custos da folha de pagamento da empresa contratante são reduzidos, já que ela se isenta de diversos encargos relacionados àquela função.
4. Automatize processos
Automatizar processos significa transformar atividades manuais e repetitivas em procedimentos automáticos com o apoio da tecnologia. Essas tarefas vão desde ações simples, como o registro de ponto, até rotinas mais complexas, como o cálculo da folha de pagamento e a gestão de benefícios.
A automação minimiza erros e falhas humanas que podem gerar custos com retrabalho e até passivos trabalhistas. Com processos mais eficientes, a empresa pode aumentar sua produtividade sem precisar ampliar a equipe.
5. Revise benefícios e políticas internas
Os benefícios corporativos e certas políticas internas, como o plano de cargos e salários, costumam representar uma fatia significativa dos custos com pessoal. Por isso, é importante revisar essas despesas regularmente para identificar e ajustar eventuais excessos.
Ao reavaliar os benefícios oferecidos, por exemplo, a empresa consegue detectar quais benefícios são pouco utilizados pelos colaboradores. Em vez de simplesmente cortá-los, ela pode substituí-los por alternativas mais acessíveis e alinhadas às necessidades da equipe.
6. Capacite e treine a equipe de RH e DP
Reduzir custos não significa cortar todos os investimentos. Na verdade, se a empresa deseja aumentar a eficiência na gestão de pessoas, é essencial direcionar recursos para áreas estratégicas. Isso inclui investir na capacitação e no treinamento das equipes de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP).
Esses setores desempenham funções-chave na organização, como admissão e demissão de colaboradores, cálculo da folha de pagamento e gestão de benefícios. Por isso, é importante que os profissionais estejam sempre atualizados sobre a legislação trabalhista e os procedimentos necessários para realizar suas atividades.
Afinal, uma equipe bem treinada consegue acompanhar mudanças nas normas legais, seguir processos padronizados e aplicar estratégias que otimizem a gestão de pessoas. E o mais importante: profissionais capacitados evitam erros que podem gerar retrabalho, inconsistências nos cálculos e até passivos trabalhistas.
7. Monitore e analise indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators), são métricas que ajudam a empresa a avaliar a eficiência e a performance dos colaboradores em diferentes aspectos.
Para reduzir os gastos com a folha de pagamento, a organização pode acompanhar indicadores como produtividade, engajamento, custo total por colaborador e taxa de rotatividade.
A análise contínua desses KPIs facilita a identificação de áreas ineficientes e oportunidades de melhoria. Essas informações podem ser utilizadas para orientar estratégias mais econômicas e eficazes na gestão de pessoas e de custos.
8. Adote trabalho híbrido ou remoto
Adotar um modelo de jornada flexível, como o trabalho híbrido ou remoto, pode trazer vários benefícios para os colaboradores e para a empresa. Com a flexibilidade de jornada, os colaboradores conseguem equilibrar melhor sua vida pessoal e profissional.
Além de aumentar a satisfação dos colaboradores, essa flexibilidade contribui para o bem-estar geral da equipe. E colaboradores mais satisfeitos tendem a ser mais produtivos, engajados e comprometidos com a qualidade das entregas.
Para Bruno Rodrigues, CEO e cofundador da GoGood, a jornada flexível também é uma vantagem competitiva. Segundo ele, “a flexibilidade é um fator de atração, de retenção de talentos e é especialmente uma questão de bem-estar”.
Isso porque muitos profissionais, especialmente aqueles da Geração Z, veem o trabalho flexível como um benefício essencial e inegociável. Na verdade, 46% dos profissionais consideram a flexibilidade um fator decisivo ao escolherem uma empresa.
Ou seja, organizações que adotam modelos híbridos ou remotos têm mais chances de atrair talentos qualificados e manter os que já fazem parte da equipe. Além dessas vantagens, uma jornada flexível contribui para a diminuição de custos com transporte, alimentação e estrutura física, ajudando a reduzir os gastos com pessoal.
9. Reavalie modelos de contratação
O modelo tradicional de contrato, regido pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), já não é mais a única alternativa disponível para as empresas. Com o surgimento de novas formas de trabalho e mudanças na legislação trabalhista, diferentes modelos de contratação passaram a ser viáveis.
Além da CLT, hoje é possível contratar profissionais como PJ (Pessoa Jurídica), trabalhadores temporários, jovens aprendizes, estagiários, entre outras modalidades. Cada uma dessas opções possui características específicas e é indicada para diferentes contextos.
Ao reavaliar os modelos de contratação que utiliza, a empresa consegue identificar quais funções podem ser atendidas por formatos alternativos. Isso ajuda a reduzir os custos com a folha de pagamento sem comprometer a eficiência da equipe.
10. Controle o absenteísmo e turnover
O absenteísmo se refere a ausências, atrasos, saídas antecipadas e licenças dos colaboradores. Esses comportamentos impactam a produtividade e geram custos adicionais com substituições ou sobrecarga de tarefas entre os demais membros da equipe.
Já o turnover se refere à taxa de rotatividade, ou seja, à frequência de entrada e saída de colaboradores. Quando essa taxa é alta, pode indicar falhas na gestão de pessoas ou problemas no clima organizacional.
Ambos são indicadores importantes do desempenho da equipe e da eficácia da gestão de pessoas. Se não forem controlados, podem aumentar os gastos com horas extras, treinamentos e perda de produtividade.
Para evitar esses problemas, é fundamental monitorar continuamente esses indicadores. E essa tarefa se torna mais simples com o apoio de um sistema de controle de ponto eletrônico.
Como um bom controle de ponto ajuda a reduzir custos com a folha de pagamento?
Um bom controle de ponto garante mais precisão, eficiência e agilidade no registro e na gestão da jornada de trabalho dos colaboradores. Como a folha de pagamento está diretamente relacionada a essa jornada, contar com um sistema eficiente é essencial para acompanhar faltas, atrasos e outros fatores que impactam o cálculo salarial.
A Pontotel facilita ainda mais esse processo. Nossa plataforma simplifica o registro de ponto e se integra diretamente com sistemas de folha de pagamento, como o Sankhya. O resultado é um processo de fechamento de folha mais ágil, preciso e confiável. E isso faz a diferença na rotina de empresas como a Navecunha.
“Antes, usávamos sistemas separados para o ponto e a folha de pagamento. Agora, com a integração entre Sankhya e Pontotel, tudo é feito em um único sistema, simplificando o processo”, comenta Fernanda, analista de RH da Navecunha.
Além disso, quem utiliza a Pontotel tem acesso a diversos recursos avançados que otimizam a gestão de pessoas, como banco de horas robusto, múltiplas formas de registro de ponto, geração automática de relatórios e muito mais!
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Conclusão
A folha de pagamento pode comprometer uma fatia importante do orçamento das empresas. Isso porque ela reflete várias despesas fixas e variáveis relacionadas a força de trabalho, como salários, adicionais, benefícios e verbas rescisórias.
Para reduzir custos da folha de pagamento, é importante fazer uma análise detalhada desses gastos e implementar algumas estratégias de otimização de folha. Conforme explicado, essas medidas podem incluir a redução de horas extras, a terceirização de serviços, a escolha do regime tributário mais adequado, entre outras ações.
Na prática, a redução de custos pode ser alcançada por meio da gestão mais eficiente dos recursos humanos e da reavaliação de outras medidas. E isso se torna muito mais fácil com o apoio de um bom sistema de controle de ponto, como a Pontotel.
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